前台接待流程及话术.doc

接待流程及话术前台的接待，主要分为电话和来访者接待，相关接待流程有以下规范：一、电话接待1、 接听电话当我们接听电话的时候应该热情，因为我们代表着公司的形象。在电话铃响的第二声和第三声的时候接起电话。首先要说“你好，*公司，很高兴为您服务”，切忌以“喂”开头，要勤说“请问”“请稍等”之类的谦词。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。前台接起电话的声音要不紧不慢，并最终保持轻松愉悦的声调，不得在电话中和来电者使用不文明语言。应调整好的表情，微笑可以通过电话传递，使用礼貌用语如“谢谢您”“请问有什么可以帮你吗 ？”“不用谢”等。2、随时记录在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备，而不得不请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。3、自报家门一拿起电话就应清晰说出自己的全名，有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样，一旦对方说出其姓名，你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。4、来电转接转接电话时，要礼貌的说“请稍等”，并马上转接过去。对方如果要求转接领导，又知道领导的姓名，就要礼貌的询问，对方的姓名，单位。要求前台要有一定的辨别能力，分辨出无关电话和重要电话的区别，对于重要电话进行转接和记录。如果来电方是作广告、推销、不能说出需转接者姓名的电话或与公司无关的来电就要拒绝。应该用礼貌的借口，比如先让其先发传真，如有需要再联系。5、 做好来电记录 电话机旁要备有来电登记表，如有无法提供明确需转接者信息的来电者，进行来电登记，尤其对客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。4、去电礼仪：你好，我是*公司前台某某，现向你征询一件事，可以吗？通话结束前应说：真的很感谢你的帮助，谢谢。”6、 让客户先收线 再打电话和接电话过程中都应该牢记让客户先收线。因为一旦先挂上电话，对方一定会听到“嗒嗒“的声音，这会让客户感到很不舒服。因此，在电话即将结束时，应礼貌地 请客户先收线，这时整个电话才算圆满结束。7、接打内线电话接打内线电话时一定要自报岗位名称如：“你好前台。”二、来访者接待 1、遇到有访客来时，应立即起立招呼来访客人，面朝向来访者点头，微笑致意：“您好，请问; “您找哪一位？请问贵姓？”是否有预约？确认无误后引领至其需要到的部门。如找市场部某位同事，请来访者到接待间等待，立即帮其联系，并倒水给客人。如果等待的时间很长，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并向其说明，然后再帮忙催一下来访者要找的相关人员。2、 接待来访者时候，避免让来访者自己进入办公区域，如经过接洽者允许后，需前台人员引导来访者到办公区域 3、联系需拜访者后，如果来访者要找的人不在，委婉告知客人相关负责人不在，是否愿意等人回来，或者明天再来访。4、送客 客人离开时，要起身送客，礼貌用语“请你慢走，再见！”|等客人离开后，应立即将客人使用过的一次性杯子整理好，保持接待间的整洁，以便接待下一批客人。三、对内接待：1、 早上上班主动向公司同事，特别是公司领导问好（如早上好，*总早，*总好之类的会语，下班时也主动向其他同事告别（如你忙/我先走了等）2、 前台要