世园会 档案管理条例22010.doc

园区管理处档案管理制度为规范西安世园投资（集团）有限公司园区管理处的档案员立卷工作，加强处室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容；理顺工作流程，提升处室工作水平，特制定本制度。一、总则1、 为规范西安世园投资（集团）有限公司园区管理处的档案员立卷工作，特制定本制度。2、 归档的文件材料必须按月度或季度立卷，本处室内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。3、 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交兼职档案员归档。工作变动或因故离职时应将经办的档案材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、主要职责(一) 综合管理部档案员职责1、 制定处室档案管理工作的规章制度；2、 对处室文件资料的归档工作进行指导和监督；3、 做处室档案的收集、整理、保管和利用工作；4、 做好向有关档案机构移交永久性档案的工作；5、 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。(二)各部门兼职档案员职责1、 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。2、 认真执行日常归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每月一日前应将上月的归档文件材料归档完毕，并向综合管理部做好档案原件交接签收手续。3、 承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。三、档案种类1、 法规性文件。包括浐灞生态区党工委、管委会等上级颁发、需本处执行的，或由世园公司发行的各种标准、规章制度等；2、 重大决议。包括由上级部门下达与本处室有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；园区管理处处务会议及周例会、专项会议、及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议纪要等； 3、 计划性文件。包括本处室的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等；4、 总结性文件。包括本处周报、季度和月度工作计划和总结、各部门的周、季度和月度工作计划和总结、专项工作计划和总结、调查报告等；5、 批示性文件。包括上级和本处的各类决议、命令、决定、工作指示等；6、 凭证性档案员资料。包括本处室各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如本处室代表西安世园投资（集团）有限公司与有关单位签订的合同、协议书等的原始记录和文本。7、 汇报性档案员资料。包括本处及各部门上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及本处领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类档案员资料；8、 劳动人力资源资料。包括处室的人力资源任命、调整、管理、人才引进和培训、员工工资、福利等方面的文件材料。9、 声像制品资料。包括本处各部门在其经营活动或政治、文娱活动中，以及在外学习、考察或外部部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。10、 题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。四、档案管理的基本程序 包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相互独立，但又相互制约。五、档案的收集管理把分散的，以及其它部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到综合管理部的档案室，以及各部门（包括综合管理部、参观者服务部、贵宾接待部、展园管理部、展馆管理部、志愿者管理部、票检管理部、信息技术管理部，下同）将与其相关的档案资料收集、汇总的过程；收集的主要方式是归档，即把处室活动产生的有保存价值的各种材料，由其它部门协同综合管理部进行整理、立卷、归档。(一)原则1、 凡本处室印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由园区管理处综合管理部统一收集管理。2、 坚持部门收集、管理档案制度。各部门均应指定兼职档案员，负责管理本部门的档案资料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知综合管理部。3、 工作活动中，由多部门参与办理并形成的文件材料，由主办部门负责收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。4、 本处室工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向综合管理部办理归档手续、相关负责人签字认可后财务部门才给予核报差旅费。5、 本处室召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向综合管理部办理归档手续。(二)日常归卷1、 各部门都要建立健全日常归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由兼职档案员集中统一保管。2、 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的案卷类目。案卷类目的条款必须简明确切，并编上条款号。3、 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门兼职档案员归卷。4、 兼职档案员应及时将已归卷的文件材料，按照案卷类目条款，放入平时保存文件卷夹内对号入座，并在收发文登记薄上注明。(三)立卷归档的要求1、 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由各部门兼职档案员配合，综合管理部档案室行政管理人员负责组卷、编目。2、 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。3、 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。4、 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。5、 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。6、 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。7、 案卷封面，应逐项按规定用黑色或蓝黑色钢笔或碳素笔书写，字迹要工整、清晰。（四）档案借阅制度1、 借阅档案，必须由借阅人认真填写档案借阅登记表，方可借阅。2、 查阅本部门主管业务范围内的案卷，可直接到园区管理处综合管理部档案室借阅；其他人员借阅非主管业务范围内的档案，则需经本部门及管理管理部负责人同意后方可查阅。3、 向园区管理处综合管理部借阅特别重要文件或机密文件，需经园区管理处处长或处长助理同意批准。4、 借阅人员应对档案的保密、安全和完整负责，不准带入公共场所，不得传播、 污损、抽拆、涂改和转借