金发科技技术改进小组工作指引.doc

小组工作指引金发科技股份有限公司二0一四年十月Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Chapter 1 IntroductionPage No.页 码Page 1 标 题 : 第一章 简介金发科技股份有限公司与许多其他先进公司一样，认为小组工作是有效利用公司人力资源的一个极其重要的方法。有许多因素迫使象金发这样的公司去寻求新的方法来迅速有效地满足市场需求。小组工作给我们提供了一个机会，让我们能够把员工的知识、技能和经验集中起来去解决问题和改进工作。因此，金发科技股份有限公司特别制订下列小组工作指引：“小组将面向重大的业务和业绩机会。小组工作将使金发公司不断地改善其运作。我们将创造这样一个环境，可以重点安排小组去从事如下工作：l 解决关键问题l 改进工作l 实施改进计划l 改善客户服务，增加客户满意程度我们认为，在金发公司内部实行小组工作制度将提高和改善全公司上下的合作。”制订本指引的目的是为金发科技股份有限公司的所有员工提供有关小组工作的信息，如改进小组如何工作，小组的作用和职责如何，小组工作程序，所需要的技巧，对小组的认可和奖励等等。什么叫小组？我们给小组的定义是：一组在技能上可以互为补充的员工，为了一个共同的目的和业绩指标而组成的小组。小组成员采用合作的方式工作，对完成小组指标相互承担责任。以下是一些具体的定义说明：l 人数每个小组4到12人l 互补技能技术、解决问题、决策、人际交往、协调和交际能力的结合l 共同目的小组的目标l 业绩指标为完成小组目标而制订的具体指标l 工作方式小组工作的方式l 互相承担责任小组成员承诺将为实现小组目标而共同工作首先，极其重要的一点是要正确理解小组工作的重要性。我们习惯于把工作当成是个人的事情。事实上，大多数传统的岗位要求都强调个人的职责。在小组里面，个人的职责并没有改变，但小组成员必须相互承担责任。也就是说，为了解决某个问题，小组成员必须协调一致，共同工作。小组成员必须为小组做出贡献，他不但在他本人的专业领域里面是专家，而且在小组成员共同精通的领域里面他也必须是专家。这样，小组就成了一项强大的工具，因为当小组成员在一起协同工作时，他们就形成了一股力量，而这股力量的强度要远大于构成这股力量的各个部分的总和。这就是所谓的协同作用，也是为什么许多公司都采用小组工作的方式来攻克各种难题的原因。Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Chapter 1 IntroductionPage No.页 码Page 2 标 题 : 第一章 简介金发科技股份有限公司准备采用改进小组来解决一些关键的问题（那些曾长期存在但职能部门又难以解决的问题）。改进小组将通过改善工作、寻求解决方案、实施改进计划等方法来解决那些关键的问题。由于改进小组可以约束各职能部门，使其形成一种合力，因此，要完成改进的任务，小组工作将具有更高的效率。金发科技股份有限公司的改进小组要获得成功，下列必备条件必须到位：l 清晰的小组目标和任务指标l 实现小组目标所必需的组织结构和体系l 小组成员必须具备所需的技能，必须来自不同的职能部门l 小组领导必须能够有效地利用小组成员的能力l 采用业绩管理计划（PMP）管理小组及小组成员的工作l 管理层和领导层不断的跟进本工作指引是供所有的金发员工使用，以帮助组建更多高效的小组。Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Chapter 2 How and when teams are formedPage No.页 码Page 3 标 题 : 第二章 组建小组的方式和时间任何个人或集体都可以通过领导层（LT）或小组促进者创议组建小组。当出现业务需要或存在改善客户满意度的机会的时候，就可以组建小组。改进小组的组建需要符合下列条件：一个人无法在规定的时间内完成某项任务或者某项任务中的一项工作。该项工作需要协调，需要综合不同的专业技能及各种层次的人员。需要综合某些知识去解决某个问题，而个人所拥有的知识又不能满足要求。附录A里列有如何选择改进项目的指引或标准。针对某一具体问题而想建议成立一小组时，需要填写小组成立建议书（附录B）并递交给小组促进者或管理层成员。1 成立/组建程序所有组建小组的建议都必须经管理层（MT）审核和批准。管理层将从领导层中挑选小组支持者，并且向小组提出目标要求。然后填写小组成立批准表（附录C）并提交管理层批准。小组支持者将推荐小组组长，小组组长必须经管理层批准。小组支持者和组长将推荐小组成员，同时任何个人都可以毛遂自荐。小组支持者和组长将把小组的目标在小组进展公告栏中公布，以便所有员工有机会自愿参加。但最后确定的小组成员名单必须经管理层批准和小组成员的同意。小组长和小组成员在小组支持者的指导下确定小组工作目标，小组工作目标必须得到管理层的认可。小组促进者和培训员将为所有的小组提供支持。小组成员必须具有多种能力，必须具有相互补充的技能。小组支持者必须确认小组成员是否具有完成队工作目标所需要的技能。如果需要，小组可以提出修改小组工作目标的建议（但必须得到管理层的批准）。由管理层批准小组的成立。2 确定小组目标之程序小组工作目标必须在小组支持者的指导下由小组成员确定，并且必须得到管理层的认可。小组工作目标必须做到具体、可测量、可描述、符合实际、有时间要求、重点突出并形成文件保存。对小组工作目标的更改和修订都必须得到管理层的批准方可执行。小组必须针对工作目标，每月/两月向管理层汇报小组工作进展情况。同时还必须定期向小组支持者和有关部门领导汇报小组工作情况。每次汇报的间隔时间可根据项目的重要性和复杂性确定。在完成了项目安排或行动计划之后，此类汇报的频度可由小组做出最终决定。Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Chapter 2 How and when teams are formedPage No.页 码Page 4 标 题 : 第二章 组建小组的方式和时间3 小组的组成：在通常情况下，小组的规模主要取决于如下一些因素：任务的多少、任务的复杂程度、时间的多少、以及每人在规定的时间限度之内能够完成的工作量等等。建议选择那些有相关经验和专长的员工，或者是项目成果的接受者来作为小组成员。金发科技股份有限公司的小组通常由4-12人组成（不包括小组支持者和小组促进者）。公司鼓励小组向公司内外的专家或员工寻求支持和帮助。4 培训：小组成功的要素包括解决问题的能力，项目的管理能力，部门的、小组的和个人的人际交往能力等等。小组成员应当接受过有关上述能力的训练，如果没有接受过上述训练，则应当由小组促进者为小组成员做分项介绍。Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Chapter 3 Roles and ResponsibilitiesPage No.页 码Page 5 标 题 : 第三章 角色和职责1 小组成员每个小组由具有相互补充技能的跨部门的成员组成。职责 将小组工作作为一个首要任务，并且当作自己工作的一部分来做。 为小组做出贡献，分享知识和经验，提供主意，参加小组的会议和讨论。 倾听和愿意接受别人的意见。倾听和理解别人的意见是小组工作的核心。 完成小组分配的工作，跟进工作过程，收集数据，分析数据、撰写报告。 在实现小组的目标和完成小组任务方面，小组全体成员负有相同的责任。2 小组组长小组组长通常由与小组主要任务有关的主管、工程师或经理担任。小组组长与小组成员分担全组的责任，为小组成员的学习和锻炼提供机会。职责 挑选小组成员 确保小组成员理解各自的工作任务、本项目所涉及的范围以及各类资源。 与小组成员一起制订小组工作计划，以方便小组成员执行。 确定会议安排（时间和议程）。 确保每次会议均有完整的会议记录，并将会议记录分发给有关人员。 跟踪任务的完成情况及时间进度。 确保小组使用正确的方法去解决问题（分析式解决问题法，项目管理，工序改善，等等）。 与小组成员的主管联系，确保小组成员的主管重新安排该小组成员的本职工作，使其能够有时间参加小组的工作。 向小组支持者汇报小组工作。 与小组支持者共同解决资源、障碍、目标、冲突等问题。 处理与外界的关系，确定哪些人将影响到本小组的工作，或者将受到本小组工作的影响。 确保每个小组成员都能够积极参加小组的工作，并且都能够充分利用各自的知识、经验和专长去为完成小组的既定任务而工作。 协助小组解决各种问题。在大多数情况下，问题产生的原因并不在某个个人身上，而是因为采用的方式或系统不正确，对此组长要经常铭记在心。责怪某个个人通常不能解决问题，解决问题的办法是要找出那些错误的方法或系统并且加以改进。3 小组支持者小组支持者由领导层组从管理层中挑选。Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Chapter 3 Roles and ResponsibilitiesPage No.页 码Page 6 标 题 : 第三章 角色和职责职责 推荐小组组长和小组成员。 处理资源的问题。 为小组的工作进展消除障碍。 监察小组的工作进展。 确认小组组长的优点和缺点。 培养小组组长的能力。 确保小组成员的主管重新安排小组成员的本职工作，使其能够有时间参加小组的工作。 解决各种矛盾和冲突。4 小组促进者小组促进者必须具有项目管理、小组组织、数据收集和分析、解决问题和改进工序的能力。小组促进者可以参加小组会议，但小组促进者并非小组领导，也不是小组成员。大多数情况下他们都是小组的局外人，并且保持中立的立场。职责 确认培训需要的协调培训工作 监察小组工作进展 随时向小组提供支持和帮助 帮助小组解决出现的问题 确定小组工作报告的标准格式 鼓励和协助小组采用理性的方式去处理各种问题 激发小组成员的工作热情 为建立新的小组提供建议渠道，推进金发科技股份有限公司的小组建设 记录小组的活动5 领导层领导层担任改善小组的推进委员会职责 指定小组组长、促进者和支持者 审批小组成立批准表和小组目标 每月或每二月进行小组工作进展回顾 为小组提供支持和资源 结束小组 认可及奖励小组和成员Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Chapter 4 Team processes and toolsPage No.页 码Page 7 标 题 : 第四章 小组工作程序和工具1 简介本节包括如下一些理性程序或方法： 分析式解决问题法（ATS） 工序改善五步法 项目管理 质量工具 进展报告，回顾和汇报 小组进展公告栏上述理性程序可以为解决问题、改进工序和项目管理提供系统的方法。其基本含义是：使用数据来指导思考，以数据为基础而不是以感觉为基础来做出决策，确定问题的根本原因而不是仅仅对表面现象做出反应，寻求解决问题的长远办法而不是依靠临时的补救措施。那些收集分析数据和工序的工具可以帮助我们收集数据、编制工序表、分析数据之间的关系、了解工序。如需要有关本节的进一步的信息，请与小组促进者联系。2 分析式解决问题法（ATS）本办法用于解决某个特定的问题。如果你需要的是延续不断的改善，则请参考下面第3项的工序改善五步法。步骤： 辨别问题：小组成员应当将问题进行区别与澄清，问题描述应当得到小组成员的同意。 阐述问题：填写包含“是/而不是、何事、何地、何时、程度”等问题的表格。如有必要，可制订其它表格或记录，用以收集数据。 寻找可能的起因：使用差异和变化，利用知识和经验，采用风暴式思考法，因果图（鱼骨图）等来探讨可能的原因。如果可能，在小组成员之间达成一致意见。 利用“是/而不是”来检验可能的原因。 决定采用何种方式来验证最可能的原因。 采取行动，监察结果，确定该最可能的原因是否就是根本原因。附录D：分析性解决问题法（ATS）3 工序改善五步法“工序改善五步法”用于持续改善。如果你需要解决某个特定的问题，则请参考第2项的“分析性解决问题法（ATS）。5个步骤Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Chapter 4 Team processes and toolsPage No.页 码Page 8 标 题 : 第四章 小组工作程序和工具 理解工序 消除错误 消除呆滞 减少差异 计划持续不断的改进附录E：工序改善五步法4 项目管理项目管理为小组提供了跟踪活动，计划和管理资源的系统方法。定义阶段 确定项目的最终目的、时间安排和所需费用。 制订目标：目标应当做到明确、可测量、可达到，现实的和有时间界限。如果需要，还可以制定具体的阶段性目标。 制定工作分工架构（WBS）。确保所定目标可以通过工作分工来实现。任务完成后应当检查目标的实现情况。 确定对资源的要求。确保小组成员都具有完成任务所需的知识和技能。计划阶段 明确职责：鼓励小组成员主动承担职责。 顺序交付项 计划资源。如果需要，可寻求小组促进者或管理层帮助。 保护计划。确定可能出现的问题，采取预防性措施。实施阶段 开始实施 监察项目进展 修订项目结束和评估附录F：项目管理5 质量工具以下的质量工具帮助小组定义，明确和解决问题。流程图：用于详细说明各个工序步骤，各步骤的先后顺序及其相互关系。流程图可以帮助小组成员整体上更好理解各个工序。Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Chapter 4 Team processes and toolsPage No.页 码Page 9 标 题 : 第四章 小组工作程序和工具检查表：用于收集数据的表格。表格应当设计得简明易懂，不要包括不必要的内容。在大规模使用之前要进行试用。6 进展报告，回顾和汇报小组应定期用“小组工作进程表”之类的表格或者会议记录等形式向小组支持者汇报小组工作的最新进展。小组工作进展的回顾和汇报 由管理层组织，每月/每二月一次。 每个小组20分钟时间，另加10分钟的讨论时间。 所有小组成员参加。附录G：小组汇报指引附录H：小组工作进程表7 进展公告栏为了确保全体员工了解小组的有关活动和工作的进展情况，同时为了推动金发科技股份公司的小组合作，小组进展必须在小组进展公告栏公布。小组进展公告栏由小组组长或小组促进者负责更新，至少每个月一次。小组进展公告栏包括小组工作目标、最近的状况与最初的状况的比较，小组行动计划（可选）.Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Chapter 5 Teamwork skillsPage No.页 码Page 10 标 题 : 第五章 小组工作技巧1 组织有效率的会议尽管各小组成员在会后执行工作任务，但小组的有些工作仍需在会议中，即所有成员都在场时完成。我们可以研究并不断地改进会议。好的会议可以促进项目成功。下面的指引可帮助小组成员发展有效的会议技巧。会议的准备 在召开会议之前安排好会议的时间、地点、会议室、所需的设备以及座位等。 在会议开始之前将会议议程分发给与会人员。 在会议开始之前，收集有关的资料，以便分析问题或作出决定。会议议程是组织有效率的会议的重要保证。典型的会议议程应包括如下内容： 会议之目的。 会议的开始和结束时间。 议题及每个议程的时间安排。 如果可能，应当为每个议程安排优先顺序。会议的组织 按时开会。 指定专人作好会议记录，同时监察会议用时。 在开始会议时，应当回顾一下议程安排和时间安排。 如果通过讨论作出了决定，要确认执行该决定的人员，并作好记录，同时要确定完成时间。 确保讨论不偏离每项议程的议题。 会议结束之后，要将会议记录分发给与会者以及其它有关人员，以便小组成员了解会议情况，同时还能帮助管理人员了解小组工作的进展情况。“100公里规则”会议一旦开始，与会人员必须集中精力开会。任何人都不应该被叫离会场，除非是发生了非常重要的情况，以至于在远离工作地点100公里以外的地方召开的会议都不得不中断。对于那些接听电话或者因其它原因会来干扰小组工作的人，要特别给他们灌输“100公里规则”。改善会议过程采用下列问题来评估会议效果： 会议进行的如何？ 会议的节奏、连贯性和气氛如何？ 是否偏离议题？Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Chapter 5 Teamwork skillsPage No.页 码Page 11 标 题 : 第五章 小组工作技巧 与会人员如何应对别人提出的问题？ 是否还有不同的做法？ 哪些地方做得好，应该继续做下去？ 附录I：会议记录表。设计会议确定议程设计格式会议周期召开会议预热，浏览议程讨论议题确定跟进行动评估会议为设计下次会议收集所需的信息执行会议所作出的决定2 给予和接受有效的反馈不论对个人还是对小组的成长来说，接受和给予开诚布公的反馈意见都是很重要的。反馈的目的是强化或改变对方的行为，以便取得最佳业绩。下面是给予和接受有效反馈意见的指引：要理解反馈的重要性：反馈必须能够激励正确的行为和纠正不正确的行为。既要给予负面反馈，也要给予正面反馈：告诉别人他的工作做得不错，这在任何时候都是一个好的做法。了解当时的处境：在给予反馈之前，考虑怎么做及为何要这样做。Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Chapter 5 Teamwork skillsPage No.页 码Page 12 标 题 : 第五章 小组工作技巧要了解给予反馈的最佳时刻：只有在愿意倾听别人的意见和愿意关心别人的时候给予的反馈最有效果，最具建设性。要了解给予有效反馈的方法 要讲述清楚：讲出自己的所见所闻，给出具体的例证。 不要夸大，不要先谈别人。要使用陈述句，而不是疑问包。不要说“你开会经常迟到”，而要说“我对你开会迟到而感到很生气”。要了解接受反馈的方法 深呼吸 仔细聆听 不清楚的地方可以提问 要表示接受反馈 慢慢理清你所听到的情况下面的比较容易记忆的提供建设性反馈的指引： 当你 尽可能具体地描述某项行为 我觉得 告诉对方你对他的某项行为的感觉 因为我 说明你产生这种感觉的原因 （在讨论过程中停顿） 让对方作出回应 我想 说明你希望对方考虑的改变 因为 说明你认为该改变能够减轻问题的严重程度的理由 你认为 聆听对方的回应，作好讨论和让步的准备3 影响别人人们总是会有不同的观点。下面的指引可以帮助你推销自己的观点。记住：所有小组成员都对小组目标承担责任。永远把精力集中在小组目标上。4.1 仔细倾听别人所说的话，尽量理解隐藏在对方所提要求后面的需求。4.2 预先准备好你的论据，准备好应付那些你在交谈过程中所发现的问题。4.3 把精力集中在小组的目标上。提醒小组成员，小组全体成员都要对小组目标承担责任，我们应当全力以赴去实现小组的目标。要注意防止在小组讨论中出现争输论赢的情况。4.4 对于那些技术性较强或较为复杂的问题，要想办法将其目视化。可以使用草图或准备胶片以帮助理解。Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Chapter 5 Teamwork skillsPage No.页 码Page 13 标 题 : 第五章 小组工作技巧4.5 从其它小组成员中寻求反馈意见。弄清楚他们关心的是哪些问题，你可以怎么做去影响他们。4.6 寻求共同的基础。要想获得人人都开心的结果，在通常情况下，关键的第一步就是要找到意见一致的地方。4.7 注意不要过于激动或者过于自我保护。附录J：成功达成一致意见的小窍门。Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Chapter 6 Team Completion, Recognition & RewardPage No.页 码Page 14 标 题 : 第六章 小组的结束和认可及奖励1 小组结束程序只有在下列情况下小组才能解散： 项目的目的已经达到。 工作计划已经完成。 数据、或者其它改善指标都显示有所进步，而且情况已经明朗，如果要获得更进一步的进展，必须作出新的突破性的努力。 人人都认为该小组不应再继续存在和工作下去，例如：调查显示小组要研究解决的问题并不是真正的问题。 工作重点或情况发生了变化。 当管理层决定解散此小组。正式解散小组是一个非常重要的五一节。小组解散时，要充分肯定初期所投入的大量时间和精力。同时还要利用这个机会从初期的工作中总结出小组的收获，并且让小组发起人和其它有关人员共同分享这些收获。小组的解散则意味着监察改变的情况并且使之标准化的任务已经转移有关的工作小组和主管的身上。一个良好的解散应该包括下列要点：评估小组的工作（参见小组评估）评估应当包括： 主要的收获。 小组的优点和成就。 讨论小组的弱点以及阻碍进步的主要障碍。有关如何改进下一个项目的想法。完善文件档案小组的文件档案是小组活动的记录，因此要写出成果的收获。此点非常重要。进一步活动 分享成果利用小组进展公告栏和信息业务双向沟通 庆祝小组所取得的成果解散小组的要求要向管理层提出，并在下一次管理层会上讨论。解散小组应当由小组支持者和管理层联合作出解散决定。同时还应该讨论小组的成果，并确定其对业绩管理程序（PMP）的影响。Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Chapter 6 Team Completion, Recognition & RewardPage No.页 码Page 15 标 题 : 第六章 小组的结束和认可及奖励在需要结果项目或小组工作的时候，小组通常都会遇到一些问题。小组结束检查表可以帮助小组确定是否已经完成任务，并且帮助安排一些活动以显示项目已经结束。有时，在项目结束以前，也可以利用对照检查表在小组成员中展开讨论：“我们怎样才能知道我们已经完成任务？”此小组结束检查表可在附录K中找到。2 小组工作自我评估在整个项目进行的过程之中，小组需要定期暂停工作并且自我询问“我们干得怎样？”这是小组的一项非常重要也是非常困难的任务。自我询问能够帮助小组早日发现问题，以免这些问题演变成危机。评估应围绕以下两点进行： 效果：我们所做的事情是正确的吗？提出的问题正确吗？所处理的是正确的问题吗？所解决的问题都与项目有关吗？ 效率：我们做事的方法正确吗？我们有没有采取不必要的步骤？有没有重复自己？有没有原地转圈？建议在工作计划的每一阶段结束的时候，每个小组都暂停，回顾一下前一阶段的工作情况。附录L：小组工作评估与检查表（小组使用）附录M：小组工作评估表（小组支持者使用）3 业绩管理程序（PMP）在通常情况下，小组工作都是业绩管理计划的一个组成部分，应当看作是： 能力：小组工作是核心价值指标之一。如果员工参加了小组工作，则应接受独立评价。 目标：适用于小组长或小组成员。建议采用以下标准目标格式：小组组长充分利用小组全体成员的知识和经验，并且亲自参与实际工作领导 小组完成了规定的任务。小组成员参加 小组，积极参与小组的工作，为完成全组的任务作出了贡献。标准的业绩管理程序记分办法在此也同样适用。由小组支持者和领导层根据目标的完成情况共同打分，并且还要在小组解散之后重新审核。Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Chapter 6 Team Completion, Recognition & RewardPage No.页 码Page 16 标 题 : 第六章 小组的结束和认可及奖励结果分数在规定时间内完成所有的小组目标5大部分目标已经完成，但超出了规定的时间4仅完成了部分目标3尽管十分努力，但没有完成目标2没有完成目标，而且小组工作表现不好14 小组（能力）评估指引小组测评应当遵循实时原则，由小组促进者、小组支持者和小组长实施。然而，在小组存在期间此种评估至少进行一次，如有可能或小组项目较长（六个月以上）时，可进行一次以上。测评时要考虑和监察下列方面：方 面投入小组精神实现目标的努力程度小组构成守时情况献身精神沟通情况合作情况业绩管理程序中所列出的评分方法在此也同样适用。在业绩管理程序中要将此评估结果作为小组工作能力来考虑。在小组促进人考察小组工作质量时，上述信息具有非常重要的参考价值。5 照片和信函* 小组画廊小组通告栏将贴有小组的照片和标准格式的信函。 小组成立的时间Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Chapter 6 Team Completion, Recognition & RewardPage No.页 码Page 17 标 题 : 第六章 小组的结束和认可及奖励 小组解散的时间页面的布局如下：左面是有关小组目标和小组成立的说明，右面是关于小组状况和成果的汇报。下部是小组的评论区域，小组工作的经验，成果是怎样取得的，已经作了哪些工作，哪些工作还没有做。小组完成后，公司领导层将在小组进展公告栏上张贴一封信，以公布小组的成就。这封信应以小组的评估结果及达成结果为基础。小组长和小组促进者共同制作文件。为了强调小组工作跨部门的需要，同时也为了让更多的员工参与小组活动，因此，每当小组解散时，在下一期的业务信息双向沟通将发表一篇短讯。该短讯将介绍小组的目标，小组的成立情况，小组所取得的成果，以及公司对小组所付出的能力和所取得的成果的评价。* 个人信函 小组解散之后，小组发起人要向每个小组成员寄送信函和小组照片，以表示赞赏和奖励。 此信函将由管理层、小组促进者和小组支持者签署。6 项目结束之后的职责项目完成之后，小组支持者将负责推广小组的成果，确保小组所做的改进成为该部门日常工作方法的一部分。小组支持者还将负责实施那些小组未能做出的改进。除了监察所做的改进以外，小组支持者或促进者还必须研究那些小组在工作中遇到并且收集到的有关体制的问题或工作障碍。为了保证今后的项目获得成功，研究这些障碍将具有十分重要的意义。如果有几个改进项目在同时进行，这些项目的小组支持者则应当研究那些跨项目的问题，以便总结出一些模式。例如： 能够提供足够的数据以支持所做的结论的小组所占的比例有多大？以图形形式所表示的数据是否能够清楚地显示这些模式？所做出的结论是否能够得到数据分析结果的支持？ 能够详尽地分析原因的小组所占的比例有多大？ 在那些报告问题的小组中，能够接触到数据的小组的比例有多大？ 有多少小组在全面实施某个解决方案之前做过小规模的试行，占多大比例？ 在所做的改进中，在项目完成六个月之后仍能“有所受益”的改进占有多大比例？一年之后？ 有多少小组存在着开会缺席的问题？ 小组成员的出勤率是多少？只有在所做的改进得到应用，改进已经完成，或者新方法已经系统化，项目已经正式结束之后，小组支持者或促进者的责任才告结束。Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Appendix (A) : Project Selection List CriteriaPage No.页 码Page 18 标 题 : 附录（A）：项目选择标准与关键的经营问题有关的工序和项目。经改进后能给公司客户带来好处的问题和工序。与之有关的经理们都认为值得去努力解决的问题或做法。有足够的经理、主管、员工来协同工作，确保项目获得成功。该工序目前不会有任何改变，而且在最近的将来也不会彻底革新。（如果安排小组对可能产生的变化进行研究，此标准则不适用。）没有其它的小组在研究本工序。如果是改进工序的项目，可以较容易地确定项目工作的起点和终点。如果是解决某个问题的项目，则需要清楚的定义和描述。每天或每两天能完成一个工序周期（也即是说，周转时间较快。但对于领导层来说，这也许并不如此重要，因为他们面对的往往是较长期也更为复杂的问题周转时间较快）。小组成立批准表描述的是需解决的问题或改进的机会，而不是需要试验的解决办法。（如果已经对该问题进行过研究，而且有小组正准备实施所选择的方案，此标准则不适用。）Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Appendix (B) : Team Forming Proposal FormPage No.页 码Page 19 标 题 : 附录（B）：小组成立建议书Opportunity identified (Please describe in details):你所发现的组建新小组的机会（请仔细描述）：Benefit of addressing the opportunity利用此次机会将会得到以下利益：Dept. involved to address the issue解决此问题需以下部门的协作：Applied by： Date：申请人： 日期： Disposition of the proposal对此建议的处理： To set up improvement组建一个改进小组。 To assign to work on this issue. 指定人去解决此问题。 To wait until appropriate time等待合适的时机。 Not to consider this opportunity不考虑此机会。 Others其它： MT signature: Date：管理层签名： 日期： Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Appendix (C) : Team Charter FormPage No.页 码Page 20 标 题 : 附录（C）：小组成立批准表Team No.小组编号：Team Name小组名称：Date Started开始日期：Team Sponsor小组支持者：Team Objective小组目标：Team Leader小组组长：Facilitator辅导：Specific Goals/Objectives具体目标：Team Members小组成员：Progress Review Remark小组进度跟踪：Date日期Status完成程度Reviewed byTeam Leader： Team Sponsor:小组组长： 小组支持者： Date： Date：日期： 日期： Signature of team members/ 小组成员签名： Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Appendix (D) : Analytic Trouble Shooting (ATS)Page No.页 码Page 21 标 题 : 附录（D）：分析性故障确定法（ATS）定义关注事项：觉得我们需要做些事情问题：如果出现下列情况，则意味着有一个问题：实际发生的情况与应该发生的情况出现偏离；造成偏离的原因尚不清楚；需要弄清原因，以采取有效措施。解决方案：为了消除问题的起因而采取的行动。判别问题：列出关注事项使它们显示而易见：我们需要解决的问题有哪些？我们面临哪些选择？我们需要采取哪些行动？什么在困扰着我们？区别和澄清一次只解决一个问题你的意思是？具体是什么？我们怎么知道？确定解决先后顺序以便找出首先要解决的关注事项该关注事项的严重性如何？哪个关注事项最为重要？在什么时候解决该关注事项变得困难，耗资巨大，毫无可能或者毫无意义？哪个关注事项最为紧迫？如果我们不采取行动，后果会怎样？哪个关注事项发展最快？Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Appendix (D) : Analytic Trouble Shooting (ATS)Page No.页 码Page 22 标 题 : 附录（D）：分析性故障确定法（ATS）计划下一个步骤以保证有效地和有效率地利用程序是否出现了偏离？起因是否不明？我们是否需要知道起因？我们是否需要做出决定？我们是否有需要保护的行动方案或计划？如果仍不明确，应进一步区别和澄清。如果仍不明确，应进一步区别和澄清。找出真正的原因陈述问题陈述问题，以免偏离轨道出现问题的客观体（群）是什么？它们有什么问题？具体阐述问题以便对问题有完整、准确的描述（见下面是/而不是的问题）：是而不是何事 出现问题的客观体或客观群体是什么? 它或它们有什么问题?哪一客观体或客观群体可能出现问题、但并没有出现问题?它或它们可能会有、但并没有的问题是什么?何处 问题被发现时,该客观体的具体地理位置在哪里? 问题出现在该客观体上何处?问题被发现时,该客观体可能处于、但并没有处于的位置在哪?问题可能出现在、但并没有出现在客观体上何处?何时 最初发现问题是在何时(日期,时间) 问题何时被再次发现(日期,时间)?什么发生规律? 在客观体的历史和全过程中,问题何时被最先发现?最初发现问题可能在、但并没有在何时(日期,时间)问题何时可能被再次发现,但并没有被发现(日期,时间)在客观体的历史和全过程中,问题何时可能被最先发现,但并没有被发现?范围 有多少个客观体有问题?一个单一缺陷有多大?一个客观体上有多少瑕疵和缺陷?发展趋势是什么?(就客观体而言?)(就缺陷而言?)有多少个客观体可能会有、但并没有问题?一个单一缺陷可能还有多大、但并没有那么大?一个客观体上可能会有多少瑕疵和缺陷、但并没有?可能会有、但并没有的发展趋势是什么?Kingfa Sci. & Tech Co., Ltd.金发科技股份有限公司TEAM WORK GUIDELINE小组工作指引 Title: Appendix (D) : Analytic Trouble Shooting (ATS)Page No.页 码Page 23 标 题 : 附录（D）：分析性故障确定法（ATS）设定可能的原因根据知识和经验，或差异与变化做出起因陈述，用于验证事实。与相对应的“而不是”项相比较，“是”项的不同、异常、特别或特色在哪里？还有什么不同？围绕每一差异有哪些变化？还有什么发生了变化？这些差异和变化是如何引发所存在的问题的？证实真正的起因验证可能的起因以便排队解释不通的起困如果-是-的起因，它