GooGLE时代的工作方法.doc

GooGLE时代的工作方法工作生活中，你经常会感到紊乱无序、压力重重吗？你经常会在一天结束时感到心累神乏吗？你经常会分不清哪是该做的、哪是不该做的吗？你经常会浑然不觉地浪费着自己的时间和精力吗？你经常会在忙碌的工作与生活中，被压力驱使得失误连连，甚至跌入“恶性循环”的怪圈吗？什么原因呢？-可能你还不太了解大脑的工作方式，继续用陈旧过时的社会结构和根本错误的需求信念来安排生活，结果使大脑负重不堪。这里分享的便是，在生活中组织安排任务和信息的技术，以便让你以最低程度的忧虑、更高的效率、更好的效果来实现你的目标。一为了实现大脑压力最小化，必须要把生活组织得有条不紊。大脑短期记忆的东西一次能够记住的事情最多只有5-9件，有必要从大脑当中移除那些无用的信息，让信息尽可能快地离开大脑，从而让你集中精力于重要的事情。当你执行多重任务时，你就是在妨碍大脑把信息存入短期记忆的努力-这个进程很脆弱，很难从头再来。信息如果不能进入短期记忆，以后你就想不起来。在很多情况下，多重任务-尤其是在你力图完成两项截然不同的任务，而每项任务又都需要思考和注意力的时候，会使得信息难以编码进入长期记忆，所以，多重任务通常会让你降低效率，甚至会让你付出高昂的代价。为记住某事，你得把它从短期忘记转入长期记忆。这个过程称为“编码”。对某事的最佳方式是将其与故事挂钩。记故事要比记事要容易得多。以故事助记忆，在对零散数据编码之前，想想你打算如何处理这些数据。选择你要记住的内容，避免无谓地浪费脑力。二从朝九晚五的工作日，到学校每年都放的暑假，再到“知识就是力量”的假定，很多确立已久的社会结构根本就是完全错误的，它们无不使得有序组织更加困难。我们经常努力让自己的生活去适应过时的社会结构，而不是去修正这些结构，使之适应我们的生活。最终结果是，我们每天都在错误地行事。不过，由于行事方式不对，我们加重了大脑的负担，给自己的生活平添了重重压力。事实上，仅仅因为一直都按照某种特定方式做某事，并不意味着永远都该这样做。有些事情，我们是可以做到的，比如考虑搬家、离单位、学校、教堂和商场更近一些，把路途中浪费的时间和资源降到最少。更要记住，知识不是力量，共享知识才是力量。跟别人一道，最好是不同于自己的那些人，共同寻找解决自己那片天地里某些重大问题的便捷方法。三无论是身体的、心理的还是社会强加给我们的制约，我们人人都有自己面临的独特制约。为了更好地实现有效组织，充分理解你面对的制约和挑战是十分重要：制约来自何处，它们是实际存在的还是主观假想的，这些制约如何对你造成影响，你对它们能够切实做些什么。有两大类制约：可能是真也可能是假的假想制约，实实在在的真实制约。了解二者之间的差异至关重要，这样你才不会因为力图克服那些并不存在的制约而浪费时间和精力。进行组织安排时，要绕开的是实际制约而不是假性制约。很难确定我们面临的真实制约是什么，因为我们在对自己和环境进行客观评价方面真的很差劲。这正是需要我们请示别人帮助的时候。这个时候，我们要对自己坦诚，但是千万不要自我评判。在那些真实制约当中，有些在我们的控制范围之内。其他那些可以缓解，却无法完全克服。另外还有一些制约完全就在我们的控制之外。我们越早辨别出那些制约的性质，我们就可以越早停止在不可能产生积极结果的事情上浪费时间。要懂得什么时候可以忽略自己的制约。找出经验技巧和现成资源之类的优势，在你的制约和优势之间进行权衡比较。还要考虑到可能面临的风险。假如忽略制约，最坏的情况是什么？无论要作什么样的决定，尽量不要让非理性的害怕占据主导。害怕是一种情感制约，经常是可忽略的因素。在不可预料的意外发生之前，对于那些面临压力时还会变本加厉的制约，要及早辨别并准备好绕开它的有效策略，这是十分重要的。假如要面临一场危机，通过这种方式，你可以更好地应对。四目标清晰，才能井然有序。在发动汽车之前，一定要确切地搞清楚自己要到哪里去，还要知道选择什么途径去。对目标有一个清晰的认识，可以为你做的每一件事提供背景和目的，可以帮助你更加有效地安排自己的行为。知道自己的目标，就更容易知道哪些事情重要，哪些事情不重要，哪些信息需要记在脑子里，哪些信息不需要记住。这会让高效工作、井然有序的目标更容易实现。对自己的目标有一个明确而详尽的认识至关重要。目标越明确、越详尽，实现起来越容易，结果的衡量也越容易。在实现目标的方式上要灵活变通。对于目标产生的结果，要学会灵活变通，这样就可以保持开放的状态，如果第一种方法不成功，随时可以找到实现目标的新途径。为了确定明确详尽的目标，要问自己几个类似的问题：我真正需要首先实现的目标是什么？我为什么要实现这个目标？如果我不这么做，会出现什么情况？我必须采取的行动是什么？面对一项重要任务或一个重大项目，一旦你知道了自己的目标和相关的制约，在动手工作之前，要留出些时间，理清思路，轻装上阵。然后要最终决定该不该承担这项任务，要不要委托或请示别人帮忙。计划越大，你的决定可能就越大，事项也越多。遗憾的是，我们很不擅长作决定。不过，我们可以学会克服这一弱点，起码可以通过学习来弥补技巧的不足。在些提出如下建议：-找个信得过的人，把你的决定告诉他，听听他的意见。这个人可以帮助你发现工作中的逻辑问题和主观偏见，不然的话，他也可以让你增强信心，确信自己作出了很好的决定。-比较看看你的决定在不同情况下产生的结果。形象地展望一下这些结果，花点时间“现场体验”一会儿，找找每个决定的感觉。-作好自己的调查研究。补充信息有助于你作决定。不过，没有节制的过量信息实际上会让你更难作决定。-针对你的决定可能产生的结果，列出所有的利弊得失，尽量按照重要程度把它们的优先次序排列好。-对于正在考虑的决定，把支持和反对的理由都写下来。一天之后，再去阅读你写的内容，要大胆质疑自己所作的假设。五每一个人的组织模式都不会是一样的。同一套组织方法放之四海而皆准的观念源远流长，这种组织方法没有考虑我们的个体差异、个体经验、个体制约和个体弱点。鉴于过去几年间出现的种种技术进步，以往那些旧的组织规则已经过时了，再也无法满足我们今天的需要了。我们今天需要的一种全新的的有序组织方法，这种方法能够辨别我们的个体差异，考虑我们自身的制约和弱点，充分利用无所不在的可能技术。这种新式组织方法甚至赋予我们脱离组织的自由。搜索功能是新式组织管理的基础。我们不必在文件归档方面耗费时间和精力，也用不着为了找到重要信息而劳神费力。我们要做的所有工作就是搜索。不要给信息归档，用的时候去搜索就行了。如何获取相关度最高的搜索结果是个问题。一是要尽量增强搜索条件的描述性；二是在搜索条件短语中使用引号；三是使用形容词搜索，可以在词的前边加小波浪号或OR符号；四是拔除不想要的结果，在词的前面加减号；五是通过数值范围获取特定信息；六是搜索特定网站；七是搜索特定类型的文件。这里面还有许多小的技巧。六鉴于每天都有大量信息汹涌而来，只把真正需要记忆的内容记住，这是十分重要的。大脑只保存真正需要记忆的内容。如何做到呢？养成信息过滤的好习惯。清除杂乱信息的第一步就是过滤。为了实施信息过滤，在阅读之前或者阅读过程当中，尽量明确围绕这些信息需要实现的目标。不管是一本书、一篇文章、一个网贴，还是一堆邮件，都应对相关材料进行通读。根据此前设定的目标，立足对信息所作的不同处理，将其分门别类：可以忽略的内容，记下来以备今后复习的内容，以及需要当场记住的内容。也可以根据有关信息的背景，把需要记住的信息划化成更小的类别。大块内容要化整为零。明确获取信息的目标，有助于组织信息，同时也有助于记忆信息。如果没有目标，过滤会更困难。不过，也能实施过滤。重复和回顾通常可以帮你确定目标。每周都抽出一定时间，回顾温习本周搜集的信息。只要有可能，就把大块信息(或行动)分解成小块。信息分解会让你找出其中的规律和主题，从而可以在目标的指引下，采用最有效的方式来组织信息。尽早根据自身情况开始养成信息过滤习惯。万一今后在危急之中面临信息冲击，信息过滤会让你处乱不惊，有条不紊。七没有一个完美无缺的组织方法。一个好的计划就是尽量确定拐点在哪儿，并能找到绕开拐点的途径。用活电子邮箱：把它变成可搜索的历史档案库。尽量使用