公文管理制度 (2).doc

公文管理制度一、 目的为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。二、 适用范围适用于公司各部门、各项目的所有公文管理。三、 公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。三、职能范围：行政部负责公司各类公文及公司各级对外发文（含电子版）的整理、归档。各部门或项目负责以本部门或项目为收发对象的公文的收文及保存归档。公司负责对各部门及各项目公文的收发指导与管理监督工作。四、 公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷、归档等一系列衔接有序的工作。五、 公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。 四、文件存档要求，按档案管理制度执行。五、文件的种类：a) 决定/决议：指对重要事项或重大行动做出安排、奖惩有关部门或人员，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。b) 通知：指用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。c) 通报：指用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况。d) 报告：指向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。e) 请示：指向上级单位请示指示、批准。f) 批复：指答复下级单位请示事项。g) 函： 指不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，或向有关主管部门请求批准等。h) 会议纪要：指传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行。六、 公文的格式：a) 公文的构成：标题、正文、落款、印章或签发人、抄送（或抄报）、联系人及方式、签字、附件等部分组成。b) 书写要求如下： “文件标题”：准确扼要地概括公文的主要内容。标明公文种类，标题中除法律法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。“抄送”：写明部门全称或姓名职务。“联系人及方式”写明发文单位此项工作的联系人和联系方式“正文”：要求内容属实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下使用简称时，一般应先用全称，并注明简称，请示应一文一事，报告中不得夹带请示事项。“附件”说明或提供参考资料。“落款”：写部门全称，应当标注于正文右下方，以最后签发负责人的签发时间为准。（一）公文用纸幅面及版面尺寸1.公文用纸幅面尺寸 公文用纸采用A4型纸。 （二）公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 （三）排版规格与印制装订要求1.排版规格 正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。 2.制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。 3.印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 4.装订要求 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90，无毛茬或缺损。 七、文别格式及适用范围：“红头文件”仅适用于公司内部重要公文。“内部文件”适用于公司各级部门的各类公文。“对外文件”适用于以公司名义的各类对外公文。“对客文件”适用于以售后服务部名义的各类对客户的公文。“公司文件”使用于各部门的请示公文。“工作联系单”适用于各部门/各项目之间的工作协作发文。“文件传阅单”适用于公司内各类文件的会签审批。八、编号规则：a) 公文的编号：按公司的要求及格式统一进行编号。b) 发文类别代码：“函”-HJ 、 “请示”-QS、 “报告”-BG、“决定”-JD、 “通知”-TZ、 “会议纪要”-HY、“通报”-TB、 “批复”-PF 。 代码规则：公司：华特-HT 公司职能部门：行政部-XZ 人力资源部-HR 财务部-CW 总经办-GM 综合业务部-YW 房产部-FC 技术工程中心-GC 政策项目部-ZC 合同能源中心-EPC 环保部-EP 顺序号：本部门或项目本年度发文流水号。公司发文编号：云华（X）字HT-（XX发文类别代码）20XX第00XX号公司职能部门发文编号：HT/职能部门代码(发文类别代码) 20XX第00XX号,如行政部通知，例如HT/XZ(TZ)20131113-0001。 九、 行文权限对外行文：指以公司名义对公司以外的单位及个人发文的行为。对内行文：指公司各级机构对公司内部发文的行为。应当在正文后右下角，发文单位负责人签发姓名，具有公章的单位还应加盖公章。十、 发文要求：各级各部门拟发公文时，相关负责人要严格把关，确保对外发出的公文内容准确得当。签发人签字或盖章后方可签发。发文时办理发文登记手续。（填写发文登记表）文件管理人员应对发文存档保管。办理签收手续。文件发出并办理完签收手续或审批返回后，将有签收手续或有领导批示意见的正文替换原存档正文。 十一、收文处理：及时办理收文登记手续。（见收文登记表）签收时应当逐件清点，重要公文要逐页查点，发现问题及时向发文单位查询并采取相应的处理措施。对需要下发相关部门处理的公文要填写收文处理表，随时掌握文件的去向，及时催办文件，以免漏办、延误。处理完毕后，应当在收文处理表“处理结果”一栏注明处理结果，并由处理责任人签字确认。十二、公文的借阅、立卷、归档和销毁：借阅文件的手续，按档案管