无纸化办公在安顺煤矿的应用.doc

研究报告无纸化办公系统在安顺煤矿的应用贵州永润煤业有限公司安顺煤矿11无纸化办公系统在安顺煤矿的应用一、项目背景无纸化办公是指利用现代的网络技术进行办公。在无纸化办公环境中，计算机、应用软件、通信网络三个最基本要素。主要传媒工具是计算机、或是研发出的系统软件。例如：网络传真、传真服务器等现代化办公工具，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事物处理。目前计算机应用软件如WORD、EXCEL等软件只侧重于解决办公中文字录排、表格处理、文件交流等某个方面的问题，而没有从根本上实现整个机关工作的自动化、信息化。随着计算机技术、网络通信技术、数据库技术的发展，一代面向团体工作的软件开发平台应运而生，如各类办公软件等。在这种情况下，根据本部门需求寻求并推广应用一整套办公自动化应用软件，全面提高机关办公自动化工作水平，实现网络数据库共建共享已经成为很多公司机关办公自动化工作的强烈要求。正是基于这种情况，为实现流程规范化，并且方便管理，提高办公的效率和质量。安顺煤矿自2012年5月份，在各部室推行无纸化办公，整个办公自动化系统（OA）项目分项目实现，并分时间实施，系统试用期为1个月，开放30个用户。试用期结束后，将与厂家签订正式合同。正式合同签订后，将不限用户人数，届时将全面实现办公无纸化。二、无纸化办公系统的操作流程和方法自今年5月份以来，我矿实行无纸化办公。公文的处理和文件的签发均在网上操作。公文处理操作流程：登陆OA办公网 进入工作流 新建工作 公文处理 填写文件名称 新建并办理 文件登记 转交办公室主任签发意见 主办部门签发意见 分管领导意见 矿主要领导签发意见 结束流程。公文签发操作流程：登陆OA办公网 进入工作流 新建工作 公文签发 填写文件名称 新建并办理 上传文件 部门负责人核稿 转交办公室主任核稿 分管领导意见 矿主要领导签发意见 办公室文书进行文件登记 结束流程。公文处理和公文签发全部依靠工作流而建立，主要包括：新建工作、我的工作、工作查询、工作监控四个方面功能。（一）新建工作进入工作流 新建工作，选择需要的流程即可新建。如果用户没有流程第一步的经办权限，那么用户在新建界面看不到这个流程；相应的，如果用户没有流程分类所有流程的经办权限，那么用户在新建界面就看不到这个流程分类。所以固定流程注意设置第一步的经办权限，自由流程注意设置流程的新建权限。常用工作流程就是曾经建立过的工作流程，如以前从未建立过，则此栏目暂不显示。在常用工作流程中新建工作时可以选择新建向导或快速新建，点击“新建向导”按钮，可以在有文号修改权限的情况下输入或修改文号，或在文号前后添加前缀或后缀。 在文号输入界面，可以阅读流程说明、查看流程设计图、查看工作表单模版，从而对整个工作流程有大致的了解；点击“快速新建”按钮，可以跳过工作文号输入界面，直接进入工作办理界面，文号由系统自动生成。（二）我的工作我的工作中列举了所有我办理过和代办理得工作，包括以下几方面未接收：是指上一步骤转交到我，而我还没有开始办理（即没有点击“办理”按钮）的工作。办理中：是指上一步骤转交给我而我还没有办理完毕（还没有转交给下一个主办人）的工作。对于未接受和办理中的工作主办人可以委托给他人办理，有管理/监控权限的还可以删除，如图已办结：是指所有我办结的工作，不论整个流程是否结束。工作可以导出，有管理/监控权限的用户可以删除，对于已经转交而下一步还没有开始办理的工作，本步骤主办人有收回工作的权限，收回后可以继续办理。全部工作：所有以上工作的并集。（三）工作查询1.普通查询：指定查询条件，进行工作查询。经办人可以查询自己经办的工作，监控人和查询人可查询该流程所有工作，系统管理员可以查询所有工作。2.高级查询：在高级查询中，必须先选择流程，假如选择“发文”流程，界面如下：选择查询模板，前提是在工作流设置时建立了查询模板，如果在设置时没有建立模板，可以在此自定义一个模板。可以在工作流程基本属性中设置筛选条件进行查询,也可以将表单里的数据作为查询条件，如图“分组字段”决定了查询列表的排列顺序，“统计字段”控制的是表格列的显示字段。无论是在“我的工作”还是“工作查询”中看到的工作，点击本工作的名称/文号，可以预览/打印表单，如图：在预览时可以选择打印的内容，在上端选择“表单、公共附件、会签与点评、流程图”即可。如果本流程设置了打印模板，在打印的时候可以在左下角选择相应的模板进行打印，另外本页面可以导出word文档，也可以导出xml文件。公告通知：以公告的形式将工作内容通知相关部门和人员（四）工作监控目前在我矿的无纸化办公系统中，只有系统管理员和办公室文书有对工作流进行管理与监控权限，那么就可以在这里查看到所有该流程的工作办理情况。可以在下图所示界面设置条件筛选要监控的流程。有监控权限的用户可以对流程的工作进行转交、委托、结束和删除的操作。如下图所示：无纸化办公系统优于传统的文件处理主要表现在以下几个方面：1、无纸化办公系统可实现工作流程的可视化在工作流系统中，工作过程都可以通过“流程”的定义来体现，流程分为固定流程和自由流程两种，固定流程由固定步骤组成，用户事先需定义好，自由流程无需定义流程步骤。每个步骤都需要设定经办人、可写字段、下一步骤、转入转出条件等信息。执行中的工作和已完成的工作，都可以通过工作查询功能进行查询。任何流程都可以指定监控人员和查询人员，监控人员可随时转交下步或终止流程（自由流程），监控人员和查询人员都可以查询该流程全部工作。流程需要支持并发、上级非经办人查询、工作委托、工作销毁。2、公共文件柜功能公共文件柜可作为文档中心、规章制度管理中心和文件共享管理中心进行管理，在文件柜中可以建立无限多级文件夹，而且可以单独对每个文件夹进行权限设置，从而把不同文档柜赋予不同的部门或人员进行管理和维护。权限分为访问、管理、新建和下载/打印权限，可以分别按照人员、部门和角色来进行授权。可以在线建立并编辑Office文件、也可以通过“附件”上传任意类型的文件。这一功能对实现公文的电子归档工作起到了积极的作用。三、无纸化办公系统的取得的效果（一）规范管理流程利用Office Anywhere流程管理子系统可以逐步实现办公流程规范化和无纸化，节省时间、提高效率，流程的责任人可以方便地查询流程的执行情况和每一步的执行状态，减少人为失误、加强业务负责人对矿内部复杂流程的掌控和监控，具体如下： 业务流程支持固定流程和自由流程； 用户自定义流程； 文件流转格式支持office文档、PEF文档等； 在线的批复、签字、印章； 办理过程中可实现归档； 流程监控；（二）实现知识管理有关的所有信息，包括公文、报告、会议纪要、函，档案、政策方针、法律法规、工作计划、合同、会议通知、新闻等由信息系统集中管理；需要时可快速查询相关信息，再不会发生信息丢失的现象；实时地了解到矿内外所发生的任何事情；员工的知识、经验记录在系统中，避免企业的知识流失；方便地追踪相关文档的状态、责任人等信息，提高管理效率。将现有电子邮件系统整合到系统当中。将单位的所有文档进行结构化的存储，并提供各种途径的查询功能；建立单位级的知识库，并且将管理权限细化到不同类别的知识文档；分门户、分权限、个性化管理机构内部所有文档。（三）搭建先进的管理平台通过适用、稳定的技术，实现对现有系统的有效整合可以随时随地得到任何所要求的信息。可以确保获得最新、最准确的信息。可以限制不同部门或个人对信息的不同访问权限。 （四）实现异地和移动办公通过畅通的网络平台，与办公自动化软件进行互联，可以实现单位员工实时的异地办公。通过先进的移动通信设备，可以实现随时随地的办公业务处理。实现及时了解单位内变动的一切信息，对需办公