工程技术类文件和资料管理规程.doc

碧桂园控股有限公司 工程技术类文件和资料管理规程工程技术类文件和资料管理规程(受控文件)1 目的 对工程系统文件和资料进行控制，明确文件和资料的管理规程，确保工程系统文件资料处于受控状态。2 适用范围适用于碧桂园项目工程技术类文件和资料的控制。3 职责3.1项目公司工程部内务主管负责本管理规程的具体实施，工程部经理负责实施的巡查；3.2项目公司分管领导督促和支持本规程的实施；3.3集团公司对本规程的执行进行检查。4 工作程序4.1 外来文件控制4.1.1 施工图纸的发放流程为：设计单位施工单位工程管理部台帐监理单位相关部门和单位预算对于工程部自留图纸需加盖收文印章和“受控”印章；对于公司内部其他部门留存图纸，工程部应在图纸目录页加盖“受控”印章并编写分发号；发给施工单位、监理单位及其他外单位的图纸可不盖“受控”印章。4.1.2 设计变更、勘测资料、桩基测试报告等技术资料，发放流程为：发文单位施工单位相关部门和单位工程管理部台帐监理单位 汇总项目公司资料员此类文件为受控文件，由工程部负责具体发放。对勘测资料、动测报告等须送设计单位一份，此类文件不需盖收文印章和“受控”印章，但须做收文登记和发放记录。勘测资料、动测报告在项目结束后，汇总至工程部内务主管保管。4.1.3 对外来图集、规范、标准等技术文件，由工程部做好收文登记，填写外来文件处理单，报项目公司总经理审批是否列入“受控”及发放范围后，发放给相关使用部门和人员。4.2 工程管理中的“工程联系单”、“图纸会审纪要”、“会议纪要”等文件均为受控文件，由工程部进行发放和日常管理，并汇总至工程部内务主管。各种会议纪要、会审纪要的发放范围为各参加单位及注明抄送单位。4.3 所有受控文件的发放由文件发放部门做好受控文件发放台帐或工程类受控文件发放台帐的填写工作。4.4 文件编码4.4.1 文件的编码以“碧桂园所在省名称项目名称文件类型【2008】001”为总形式，详释如下：4.4.1.1文字部分用拼音的第一个字母，如“BGYAHWH纪要【2008】001”，“即表示：碧桂园安徽芜湖项目纪要”，文件类型须采用文字表示，以便于识别，文件类型有质量记录、请示、报告、工程技术联系单、会议纪要等。4.4.1.2文件的编码由表式编码和记录编码组成，如 “BGYAHWH纪要”为表式编码，“【2008】001”为记录编码，其中“【2008】”为记录所属的年份，“001”为编码顺序号。4.4.1.3当项目分区和分期开发，且质量记录是针对某一区块或某一期时，记录编码项目号后还须加上分区号和分期号，如BGYAHWH-A区-期纪要【2008】001。4.4.2 设计变更通知单、勘测资料、动测报告的编号采用发文单位原编号；图纸、图集、规范等外来受控文件的编码参照执行。4.5 工程技术文件、资料的更改。4.5.1 当质量记录内容填写出现笔误时，由原记录人进行更改，更改方法为：用两条横线将笔误记录划去，在边上填写正确记录，并签名或盖章。4.5.2 当质量记录的表式需要更改时，由更改申请人填写文件更改审批单，报经项目总经理审批后更改，更改后的表格由资料主管进行分发，工程系统的发放范围为工程部各工程主管，由工程部主管负责对本项目新旧表格进行更换。4.5.3 工程技术文件(非质量记录)的更改可根据实际情况采用发工程联系单或补发修改文件的方式进行更改。更改的审批可采用在工程联系单或修改文件上签字、盖章等形式。4.5.4 图集、规范、标准等换版时，重新办理盖章、登记、借阅手续。同时，工程部负责收回旧版图集、规范、标准等文件，加盖“作废”印章后留用备查。4.6 工程技术文件、资料的管理4.6.1 工程技术文件和资料由工程部内务主管负责日常的管理。4.6.2 工程部内务主管负责做好日常技术文件和资料的整理工作，分类建立受控文件及质量记录的台帐。施工图纸、设计变更单、图集、规范、标准等外来文件以收文登记代台帐。对于工程联系单、整改通知单、施工联系单、图纸会审纪要、设计变更单等，各工程管理人员必须每月整理，并于每月最后一个工作日前交项目公司资料员编目、存档。4.6.3 工程部对于影响平面、立面、改变使用功能、调整户型布局的变更，需立即向策划营销部传递书面的变更资料；对于超出原政府部门批复的变更，还必须向集团公司前期分管领导及相关人员提供详细的变更资料。4.6.4 各种工程技术文件和资料于项目完成后，由工程部内务主管整理后交项目公司资料员统一归