前台管理办法.doc

文件类别前台管理办法文件编号版本版次页次管理办法PER-MS003A04/4版本版次修订日期修订内容修订人A02009-03-20整合后，重新发行赵琼华文控中心印章发行控制印章会审部门电子厂模具厂西普电子厂管理一部管理二部总经办签名分发单位电子厂 模具厂 西普电子厂 管理一部 管理二部 总经办生效日期2009年04月01日西可（河源）公司制订审核批准制订日期2009年03月20 日制订单位人事行政部1 目的为了加强公司电话及传真等通讯的管理,确保信息的时效性,提升公司形象,制定此办法.2 适用范围本办法适用于前台文员和前台当班人员.3 定义本办法所称前台文员是公司办公大楼大厅文员4 权责4.1 前台文员负责公司电话转接、文件收发、复印机之管理、来宾接待、车辆使用联系及登记、外来人员食宿申报等事宜。4.2 人事行政部监督本办法之执行.5 程序内容:5.1 电话管理5.1.1 本公司的电话,主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用,不提倡员工在公司内打私人电话5.1.2 职员因公打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间5.1.3 前台接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂听（即挂线）5.1.4 公司不允许职员工在公司挂私人电话有外线电话的业务部门不得到总台挂电话5.1.5 职员未经同意即私挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内私人长途电话的,每次扣50元；私挂香港或澳门电话的,每次扣款100元；私挂国外长途电话的,每次扣款300元屡教不改的,视情节给予降级直至辞退处理5.1.6 值班人员不按上述规定或帮他人挂私人长途电话的,除电话费由其负责外,每发现一次扣50元分屡次不改的，视情节给予降级或辞退处理5.2 前台礼仪、接待5.2.1 前台文员接听外线电话的标准用语为：“您好，西可公司”，当对方告知接听人或分机电话时,说：“请稍等！”如分机占线,说：“电话占线，请稍后再打！”接听内线电话的用语为：“您好，这里是前台！”其它内容视情况回答，总的要求是规范、简洁、礼貌5.2.2 前台文员对待来宾要礼貌大方、热情周到，当来宾到来时,要起立,说:“先生/小姐,你好！”并主动倒茶水,安排到指定位置等待后立即通知被访人员5.3 接待室/会议室管理5.3.1 每天上班时要检查接待室/会议室桌椅是否整齐、干净。5.3.2 遇接待室/会议室有人时，要主动倒水，并检查室内空调温度是否保持25以上。5.3.3 待客人或开会人员走后，应及时整理接待室/会议室桌椅，使接待室/会议室保持整洁，并检查室内电源、空调是否关闭。5.3.4 接待室/会议室的白板使用后应及时擦洗干净。5.3.5 每天下班时要检查接待室/会议室的电源、空调是否关闭。5.4 文件收发管理:5.4.1 各部门传出之文件,须在文件左上角注明对方传真号码;在右上角注明页次后,放于传真指定位置,收发员传出并确认后,放回指定位置,由各部门自行取回.5.4.2 所传入之外来文件,前台应及时分发到各部门，没有及时分发出去的文件或资料应登记于外来文件登记表(见附件一)中，以备查实。5.5 车辆使用联系及登记5.5.1 各部门的用车申请单须交前台登记，由前台通知司机班长安排司机及车辆。5.5.2 月底，前台须将车辆使用汇总资料交财务以便结算核对。5.6 外来人员食宿申报5.6.1 外来人员的需要厂内食宿的，前台负责汇总登记申报资料，并将相关信息提供给后勤部，以便安排食宿。具体参见PER-MS039接待管理办法。5.6.2 外来人员需要外宿的，前台负责协助预订酒店。5.7 负责西可（河源）公司和西可（深圳）公司之间的物品传递联系与登记。5.8 其他临时交代事宜6 相关文件6.1 接待管理办法PER-MS0397 附件 附件一、外来文件登记表附件一：外来文件(FAX-IN)收发登记表西可