晋鼎源公司合同管理办法.doc

山西晋鼎源科技开发公司管理制度 Q/JDYZD-2013 合同管理办法第一章 总 则第一条 为加强合同管理工作，维护公司合法权益，根据中华人民共和国合同法等法律、法规和集团公司有关规定，结合企业实际情况，特制定本办法。第二条 本公司及各授权部门与外单位签订任何合同都受本办法约束，都应按本办法要求接受审核，监督和管理。 第三条 各部门未经企业法定代表人或企业主要负责人授权，不得以单位或部门名义对外签订合同，任何部门经授权与外单位签订合同都应按本办法规定的操作流程办理合同签订。第二章 管理职责第一条 公司对合同实行授权委托、归口管理、全过程监督的原则。建立领导主管，职能部门及承办人员专管相结合的合同综合管理体制。第二条 公司综合部是合同管理部门；公司内部合同承办单位为合同起草与执行部门；财务部为审计和监督部门。第六条 合同管理部门的主要职责：（一）制定、完善、实施合同管理制度；（二）制定合同示范文本，负责合同文本的文字审核，合同专用印章保管、使用，合同原件集中保管与归档；（三）协助公司领导办理授权委托事宜，负责对合同管理及考核工作；（四）办理与合同管理相关事项。第七条 合同承办部门的主要职责：（一）根据公司法定代表人或企业主要负责人授权，具体负责合同谈判；（二）负责合同起草，保证合同范围内的技术、质量、安全、数量、工期、价格和违约责任的合法性、可行性和有效性，最终确保企业的利益。（三）负责相关部门对合同会签及合同履行。（四）负责对合同纠纷的具体处理事宜。第八条 合同经办人的主要职责：（一）经办人在合同签订前应先做好谈判准备和项目可行性分析，并就合同主体内容及有关条款与拟签订合同方进行协商谈判，拟订或参与拟订有关合同稿；（二）依法签订、变更、终止合同，并依本办法办理合同审批手续；合同发生变更或解除时，合同经办人要及时通知单位负责人或法人代表；（三）未经本单位负责人授权，在谈判中不能随意向对方出具要约和承诺性的文件；（四）合同经办人是合同谈判、签订和合同履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文本与经各级评审后的合同文本在条款内容上的一致性；（五）完成合同和与合同履行、变更、终止等有关的文件的备档工作；（六）合同经办人若暂无法人委托证时，需有公司领导授权和具体从事相关工作，方可进行合同谈判。合同谈妥后由持有法人委托证的人员在授权范围内代表公司签约，但合同经办人要对合同承担主要责任，有法人委托证的代表签约人承担相关责任。第九条 公司由职能部门根据总经理的授权，对合同进行动态监督管理，有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜由职能部门和集团公司法律顾问对各部门实行指导。第三章 合同订立与履行第十条 订立合同必须内容合法、具体，条款齐全，责任明确，用语确切，手续完备，程序合法。第十一条 合同签订的基本操作流程为：申报、审查会签、订约三部分。（一）申报：由合同承办部门拟出合同初稿，并填写“合同审查会签表”报审。（二） 审查会签：合同审查会签表填好，并经主管领导同意后，承办部门根据合同涉及内容确定相关送审部门，办理会签手续。参加会签的部门应指定专人负责审核，并在“合同审查会签表”上签注审查意见后送合同管理部门。（三）订约：对经过审查的合同，合同承办部门应根据审查意见进行修改定稿，定稿后送公司法定代表人或公司主要负责人审批、签字，综合部加盖合同专用章。第十二条 法定代表人或企业主要负责人委托他人订立合同，必须填写授权委托书。委托书必须载明代理人的姓名、职务、代理事项以及代理的权限，不得进行委托事项不明确的授权。第十三条 合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。公司保存合同正本一式三份，其中送综合部留档1份、承办部门和财务部各留存1份，其他部门是否要保存视具体情况而定。第十四条 业务部门和财务部应根据合同编号设立合同台账，每一份合同分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。第十五条 如发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，承办部门除催促对方当事人继续履行外，应将对方不履行或不完全履行合同的情况及时向公司总经理汇报并通知职能部门。第十六条 财务部依据合同履行情况做好收付款工作，对具有下列情形的业务，不予付款：1、应当订立书面合同而未订立书面合同的；2、收款单位与合同当事人名称不一致的；3、付款内容不符合合同条款规定的。第十七条 在合同履行过程中，合同对方所开具的票据必须先由具体承办部门审核签字认可，经公司领导签字同意后，再转财务部审核付款。第十八条 凡有合同业务的部门都应建立有关合同签订、审批、履行、纠纷处理等有关情况登记台账和档案资料。第十九条 公司对合同的管理工作定期进行考核，并将考核情况纳入各部门经理业绩考核范围。第二十条 在合同管理工作中成绩显著和为企业避免损失或挽回重大经济损失的部门和个人将给予表扬或物质奖励。第二十一条 对违反合同管理规定，在合同签订、履行、管理中失职、渎职或以权谋私，损害企业利益者，视情节轻重，依据有关规定追究相关责任人的行政、经济责任；构成犯罪的，则移交司法机关追究刑事责任。第四章 附 则第二十二条 本办法由公司合同管理部门负责解释、补充。第二十三条 本办法自下文之日起执行。 合同的订立、变更、解