商务英语信函的各组成部分及解释.docx

商务英语写作的组成( Components)我们通常说的商务英语写作主要指的是商务信函或者邮件等方面的写作，常用的商务信函主要有信封、信头、档号、日期、信内名址、特殊标识、称呼语、标题、信尾客套话、签名、附件和副本等组成部分。（1）信封（Superscription）收件人的名字位于最上方，一般而言，我们可以在距离信封左端10厘米，上端3.5厘米的地方写收件人的地址。地址的写法要按照从小到大的顺序，比如房屋编号、楼层、门牌号、建筑名称、街道名称、城市名、省名/州名（美国的州名用两个字母的缩写）、邮政编码、国名，需要采用单行间隔。如需特殊邮寄方式，或说明邮件类别，可根据需要在信封左上角进行标注。Eg： Air Mail 航空 Express 快递邮件 Registered 挂号邮件 Printer Matter 印刷品 Photo Inside 内有照片 Via Air Mail 航空邮件 Sample of Goods 货物样品 Via Air Mail Registered 航空挂号如果是私人信件或密件，需要由收信人亲自开启的，可在信封左下角进行标注。Eg： Private 私人信件 Personal 个人信件 Confidential 私密信件（2）信头（Letterhead）大多数公司的信纸上都印有公司名称、地址及联系方式，这就是我们通常说的信头。信头的目的是让收信人一目了然，便于其查阅和回信。如果用普通的信纸书写，那么信头应该在信纸的右上角。字数较多时，可从信纸中间或者偏右的地方写起。字数较少时，则适当享有移动一些，使整个信头的重心落在右上角。（3）档号（Reference）过去进行商务往来时，信头上都往往印有“Our ref”（本函档号）和“Your ref”（来函档号）字样。但是现在这种方式不多见了，通常是打字员将档号作为单独一行插入信函中。档号由作者姓名的首字母（通常大写）和打字员的首字母（大写小写均可，依个人喜好而定）组成。档案或者部门标号也可能包括在内。（4）日期（Date）封内日期是写信或者打字时的日期，这个日期必须要写完整。通常的写法有两种，第一种是日/月/年，如：8 February 2011；第二种是月/日/年，这这种情况下通常要加逗号，如：February 8, 2011。同时，也有两种最简单的方式，如美式的写法为：2/8/2011（月/日/年），在其他一些国家则为：8/2/2011（日/月/年）。（5）信内名址（Inside Name and Address）信内名址，包括收信人的姓名和地址。应该写在信纸的左上角，并分行打印，与信封上的排列相同。从信纸的左边顶格开始写，低于写信人的地址和发信日期一两行。其顺序依次为收信人的姓名、职称、公司名称，然后写地址。需要注意的是，称呼收件人要与他们的签名完全一致，如：一个人的签名为“Denis Staebler”, 那么信内名址中就应该使用此姓名，并冠以礼貌称呼“Mr.”。如果简化为“Mr. D Staebler” 就不妥了。另外，给国外写信时，国家名称应放在地址的最后一行。要在信内地址上方标明信函为航空邮件，中间需要空一行。（6）特殊标识（Special Markings）如果所寄信件属于机密信件，那么通常把“confidential”一词作为信内名址的一部分，写在地址上方，中间空一行。“confidential”一词也可以有两种书写方式，第一种是全部大写；第二种是只大写首字母，并在单词下加上下划线。（7）称呼语（Salutation） 称呼语是指信件开头对收件人的客套称呼用语。对收件人的称呼应自成一行，写在低于信内名址一两行的地方，左端顶格写。没个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，因国家和地域不同而有所差别。美国人和加拿大人常用冒号，英国人则多用逗号。如果收件人的名字已经出现在信内名址中，通常要使用带名字的称呼语。称呼可以包括收信人的职务和尊称，但这要视收信人与写信人的关系而定。对普通男子用Mr.；对未婚女子用Miss.；对已婚女子用Mrs.;对婚姻状况不明确的通常用Ms.；对教授或博士(医生)用Prof或Dr. (后跟本人姓)。Eg：Dear Denis/ Dear Mr. Smith/ Dear Miss Clark.对外公函中，即信件是写给某个机构而不是单独某个人时，应使用较为正是的称呼语“Dear Sirs”。如果你的信是写给某个部门或者单位的不知名负责人时，最为保险的做法是使用称呼语“Dear Sir or Madam”（8）标题（Heading）标题是信函内容的重要提示，可有可无。如今很多商务信件都省去了这一部分。它通常置于称呼语下方，中间空一行。标题一般需要大写，但是也有人致答谢各个单词的首字母，然后再加下划线。（9）信文（Body of the letter）信文是信件的主体部分，也就是信的内容。信的开头第一个字母通常和称呼开头第一个词平齐。也有往后退四个或八个字母的。信文的开头语（opening）和结尾语（ending）有很多常用的固定说法，以后会慢慢介绍。（10）信尾客套话（Complimentary Close）信尾客套话是写信人对收信人的一种谦称，只占一行。当然其位置也会跟整篇商务文书的写作格式一致。第一个词的首字母大写，末尾用逗号。最常见的结尾语为：Yours faithfully 主要用于“Dear sir/ Dear sirs/ Dear Sir or Madam”为称呼语的信函中Yours sincerely 多用于带有名字的信函中。（11）签名（Signature）书信签名都必须有写信人签名，不签名的书信不具有负率效力。信尾客套话下方应空出四至五行用于签名。写信人的头衔或者部门应该直接置于名字的正下方。亲笔签名下面还应该将姓名打印上去。当写信人为男性时，一般不注明“Mr.”这样的称呼，而若为女性，则往往需要加上礼貌称呼，置于她名字后面的括号中。如果是授权代表公司签名，则必须在亲笔签名的前一行写明公司名称。这时通常要在写信人姓名前写上“for”。（12）附件（Enclosure）当有附件时，可以用不同的方式予以提示。第一种是在自己的名字/头衔的那一行下方空一行，在行首写“Enc.:”, 附件的文档按照顺序从上到下，每行各写一个项目；第二种是在信纸左下角粘贴彩色“enclosure”（附件）标签；第三种是在信函下方打印“Enc”或者“Encs”；另外也可以在“Encs”或“Enclosures”之后标明附件个数的情况。例如：（Enclosure）。（13）副本（Copies）商业书信除了正文以外，有时也需要寄送副本给有关部门或者人士。可以用“cc”（carbon copy的缩写，也可写作CC开头），后接副本收件人的姓名和头衔。如果有两个以上的副本收件人，则按姓氏字母排列。Eg：cc：Mr. Adib Jones，Chief Executive（表示将此信副本发送给首席执行官Adib Jones先生）如果写信人不希