常用公文写作技巧.doc

公文写作基础知识公文写作基础知识公文概念公文是用于公务活动的一种应用文书，是统治阶级管理国家，处理政务时用来颁布法律、法规、规章、传达政策法令、请示和答复问题、汇报情况、联系工作、制定计划以及记载政务活动的重要工具。公文出自法定的机关单位，具有处理公务的合法效用。公文分类公文的分类方法各种机关有各自不同的职责范围，并依法形成了各自使用的公文种类。高级领导部门与基层单位，行政机关与业务机关，地方政府机关与军事、外交、经济、科技部门，它们所使用的公文除了共同种类之外，还各有不同的侧重种类，各式各样，差异很大，这就带来公文分类学的复杂性，即从不同角度，有不同的分类法。1）从文体的来源和使用范围分，公文可分为对外文件、收来文件、内部文件三种。2）从行文关系上分，可分为上行文、平行文、下行文三种。3）从文件的机密性分，可分为机密文件、内部文件、公布文件三种。4）从文件的性质、作用分，可分为法规文件、行政文件、党内文件三种。5）从文件的使用范围分，可分为通用文件、专用文件等。公文结构 公文体式的结构包括：发文机关、发文号、秘密等级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄报、抄送机关、印发机关等项。（1）文头部分1）发文机关。发文机关名称或规范化简称加文件种类构成文件头，用套红大字居中印在公文首页上部，以示庄重。2）发文号。包括机关代字、年份、序号。如“国发199号”用黑体字标注于版头下方居中或左下方，下边用一红线与正文区分，有的线中带有五星。3）秘密等级。公文内容涉及国家机密的，应根据机密程度，在公文头的左角或右角，也可在正标题的左上方标明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。4）紧急程度。公文内容紧急，在时间上要求紧急递送的，应根据紧急程度在正文标题左上角注明“急”、“紧急”、“特急”、“限时送达”字样。5）签发人。上报公文应当在发文号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标明签发人姓名。（2）行文部分1）标题。根据字数可占几行，要排列正中，位于发文字号下方，字体比文件头的字体小些，比正文的字体大些。通常由发文机关名称、公文的事由和文种组成。2）主送机关。是公文的致发对象，应标注在标题之下，正文之上靠左，并顶格书写，其后用冒号。标注主送机关，要写明其全称、规范性简称或同类型机关的统称，其名称之前不能标出“主送”字样。3）正文。是公文的主体和核心内容。字体不能太小，字距行距要清晰。要求一文一事，文字准确、简炼、逻辑清楚，标点正确。4）附件。是附属于公文正文之后的文字材料，是公文的重要组成部分。如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。（3）文尾部分1）印章。是公文制发机关对公文生效负责的凭证，除会议纪要和有特定版头的普发性公文外，都应当加盖发文机关印章。2）成文时间。是公文生效的日期。成文日期应标注在公文“落款”即发文机关署名的下面，如无落款，可直接写在正文右下方，必须以汉字标注。3）附注。是用以对文内某些内容事项进行解释说明的格式项目。标注在公文生效标识域以下，主题词检索标识域以上。4）主题词。是用以确切表达公文主旨的规范化名词或名词性词组。主题词必须准确、有惯次性，不能与标题混为一谈。它的位置在文件尾部横线之上，即抄送机关之上，由左向右排列，词与词之间要空一格，不能用标点符号。5）抄报抄送机关。抄报抄送机关是受文的机关单位。标注在文件尾部的横线之下，分列两段，抄报机关在上，名称要使用全称或规范性简称。6）印发机关。指发文机关的办理部门。应在抄报抄送栏之下设印发机关栏，要标明公文印发机关或部门的全称及印发时间。这里的印发时间与成文时间不一样，应晚于成文时间。公文格式第一条 公文一般由眉首，正文、文尾三部分组成。第二条 公文眉首包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容，一般用横线与正文部分隔开。一、发文机关(公文版头)用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，居中。二、发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成，置于发文机关之下、横线之上，居中。三、向上级报送的重要文件，要标注签发人，置于发文字号的同行右端。四、紧急文件分“急件”、“特急件”两种，标于眉首右上角。五、秘密文件应准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标于眉首右上角。第三条 正文部分一般包括标题、主送机关、内容、附件、落款、附注等。一、标题置于眉首之下，主送机关之上，居中。标题一般包括发文机关名称、事由和公文种类，要准确简要地概括公文的主要内容，除发布和批转上级规章性文件外，标题一般，不加书名号，也不用其它标点符号。二、“公告”“通告”“条例”“规定”“决议”“决定”等公文可不标明主送机关，其它公文应标明主送机关。主送机关一般置于正文内容之上、左端顶格。“决议”“决定”若标明主送机关也可置于文稿尾抄送栏。三、正文内容的结构层次序数依次为“一、”“(一)”“1.”“(1)”。规章和规范性文件，按有关规定，用章、节、条、款、项标明层次。四、附件名称标于内容之后，成文日期之前。附件一般与主件合订发送，不能合订的应在附件首页左上角注明文件发文字号，与主件同时发送。五、文件落款，指正文末尾的发文机关名称、印章和成文日期。成文日期以领导签发日期为准。六、公文除会议纪要外，应当加盖公章。加盖印章的公文一般不再另署发文机关名称。文尾部分，包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发日期、份数等项。第四条 主题词。置于横线之上左端，按主题词表规定标引，词目间间隔一个汉字距离。第五条 抄送栏。在主题词横线之下。抄送单位可使用规范化的简称。第六条 印发机关及日期栏。在抄送栏下用横线与抄送栏隔开，左端署印发机关全称，右端署印发日期。第七条 文件份数。标于印发机关及日期栏横线之下，居右。第八条 公文文字从左至右横写，横排。公文用纸为A4型，并用统一印制的红头公文纸印刷，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文标题用二号宋体字，内容用三号仿宋体。17常用行政公文写作技巧公文写作技术规范第一专题 公文写作基本要求公文是一种特殊的文章，写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外，还需要遵循一些特殊的规律，公文写作基本要求就是对这些规律的反映。其内容是：合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。第二专题 行文规则行文规则是关于正确有效传递文件的规定，也是撰拟公文的指导依据。遵守行文规则具有重要意义。行文规则的主要内容包括：根据机关间的工作关系准确行文；选择适宜的行文方式，一般不越级行文；正确选择主送、抄送机关；明确发文权限，不越权行文；坚持“党政文件分开”；联合行文时，作者应为“同级”；行文前需就有关问题协商一致；严格控制文件数量，简化行文手续。第三专题 文稿书写规范文稿书写规范主要涉及：文稿用纸要求；图文区的规定；稿纸的使用；书写格式要求；字体与各种计量单位的使用；标点符号使用；外文字母书写；公文中的数字表示；序号表示；标注格式设计、排版、印刷注意事项的要求；文稿的修改；页码的标注；注释的处理；公式的处理；文中的表格的编排。第四专题 公文写作的一般步骤（一）公文写作前的准备1、明确行文目的和要求。2、确立公文主题。3、选定公文文种。4、占有材料。5、确定具体表达方式。（二）撰拟文稿1、安排好结构，一是确定总体的构成；二是确定正文的具体构成，解决好各组成部分的编排次序，安排各层次、段落间的衔接与转换，处理好开头和结尾。2、拟出写作提纲。3、正式撰拟文稿。（三）审核修改文稿的审核修正要认真严肃反复进行，要按规定的程序进行。第五专题 公文的语言特点公文语言的主要特点是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。这些特点具体体现在公文词语、公文语句、公文表达、公文修辞中。第六专题 公文词语的选择 在选择词语的过程中应注意： 认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际；注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点；注意词语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果；注意词语间的正确搭配，遵循语言法则；注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性及强制执行性；注意针对公文具体收受对象的特点选词，以“有的放矢”便于理解和执行；注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得更加鲜明直接的表达效果；注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性；注意根据文种的不同特点选词，以保证语言得体而有力；注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果，扩展沟通的范围。第七专题 公文中特殊事物和概念的表达要求在对公文中所涉及的事物和概念进行表达的过程中，除了必须遵循一般的语法规则、逻辑规则之外，还必须遵循一些特殊要求。其中特别需要注意：时间的表达；空间的表达；职务、姓名的表达；数量的表达；范围的表达；程度的表达；语气、神态的表达。第八专题 公文修辞公文修辞在其所追求的效果方面，重准确鲜明、质朴平匀、精练顺达，反对含糊暖昧、繁冗堆砌、轻浮造作，重内在美而不只求形式美；在修辞手法方面，以消极修辞手法为主，以积极修辞手法为辅，重在选词炼句及章法方面下功夫，审慎使用修辞格。第九专题 公文专用词语由于表意和表现特殊色彩的需要，公文中有一些出现频率较高的词语。这些词语词形确定，词义精确特定，用途稳定专门，并为从事公文工作的人们所熟悉，它们就是公文专用词语。正确地使用公文专用词语可使写者顺手，读者便当，保证表意精当得体，理解精确周严，可提高制发和处理公文的质量与效率。依照具体用途的不同，公文专用词语可被划分成多种，其中比较常见的有：称谓词语、领叙词语、追叙词语、补叙词、承转词语、祈请词语、商洽词语、受事词语、感盼词语、令知词语、告诫词语、见解词语、判定词语、时态词语、目的词语、报送词语、颁行词语、核查词语、结尾词语等。第十专题 公文语言表达的简化简化公文语言表达的方法主要是： 取消、压缩、替代、合并。第十一专题 公文中避免歧义的一般方法歧义是指语句有两歧或多歧意义，可同时形成两种或多种解释的一种语言现象。在文件中，歧义是一种非常有害的语病，它将使作者与受文者对文件内容无法建立一致的理解，无法实现沟通目的。因此，必须避免歧义的出现。歧义的出现是有规律的。消除歧义的主要途径是语言变换；禁止滥用省略；在语句中增加必要的限定修饰成分；禁用夸张、拟人、反语、双关等修辞格；语调一般不附加语义，必须附加时用标点符号作为辅助表达方式，保证语句含义单一明确；以上下文提供尽可能充分的语言环境。常用行政公文写作技巧一、报告（一）适用情况适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（二）种类按内容分综合性报告、专题性报告按定时与否分定时性报告、随时性报告按适用情况分汇报工作的报告、反映情况的报告、答复询问的报告、报送材料的报告（三）结构及写法.标题：发文机关+发文事由+文种铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告发文事由+文种关于河水质污染治理情况的报告.主送机关.正文：报告原由（有时可以省略）报告事项（这一部份是报告的主要内容）报告结语（“特此报告”或“以上报告，请审阅。”）.生效标记：成文日期+印章（四）写作要求1.内容真实准确2.汇报及时迅速3.不夹带请示事项二、请示（一）适用情况请示适用于向上级机关请求指示、批准。（二）种类请求指示的请示（求示性请示）、请求批准的请示（求准性请示）（三）结构及写法.标题：发文机关+发文事由+文种：省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示发文事由+文种关于购买小轿车的请示.主送机关：一般系上一级领导机关或上一级主管部门.正文：请示原由请求指示的原因或请示批准的理由请示事项请求对什么作出指示或请求批准什么请示结语“请予指示”、“请予审批”、“妥否，请批复。”、“以上内容如无不妥，请批准。”.生效标记：成文日期+印章.附注：请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话例文市统计局关于拨款修复车库的请示市人民政府：我局原有160m2砖瓦结构车库（平房），因年久失修于今年雨季突然倒塌，急需修复。经测算，共需资金40万元。因我局除行政拨款外无另外资金来源，故请能予临时拨款修复车库，以解决车辆越冬之急需。请予审批附件：1.车库维修图纸2.车库维修预算表（市统计局印）二五年八月二十八日（联系人：，联系电话：）改错关于提高山区小学教师待遇的请示报告地区教委、青山县政府：我县地处高山，生活比较恼火，中小学教师工资待遇偏低，影响了教师队伍的稳定和教师工作的积极性。为解决此问题，我们已于二00五年一月正式决定对我县中小学教师实行了生活补贴（小学教师每人每月二十元，中学教师每人每月三十元）。你们的意见如何？请及时告诉我们。另外，为推动中小学体育活动的开展，拟每年初举行一次“青山县中小学体育节”活动。当否？请一并批示。（青山县教育委员会办公室印）2005年3月28日经修改如下：关于对全县中小学教师实行生活补贴的请示青山县人民政府：我县地处高寒山区，生活条件艰苦，中小学教师待遇低，影响了教师工作的积极性和教师队伍的稳定。为解决教师的实际困难，我委拟从2005年5月起对全县中小学教师实行生活补贴（小学教师每人每月20元，中学教师每人每月30元）。增加的经费由我委自行解决。妥否，请批复。（青山县教育委员会印）二五年三月二十八日（联系人：联系电话：）关于重建税务所办公楼的请示报告地区国税局、城建局、国士局、物资局：我局所属城关区、东城区、南郊区三个税务所，因受灾被洪水冲毁，现决定重建三个区税务所办公楼三幢，建筑面积八佰平方米，共需资金八十万元，扩增土地八亩，钢材吨，水泥吨。特此报告县国税局2005年8月16日经修改如下：关于解决重建城关区等3幢税务办公楼经费的请示地区国税局：我局所属城关区、东城区、南郊区3个税务所，在7月28日特大洪峰到来时被洪水冲毁，因转移及时，幸无人员伤亡。为使员工能正常办公，拟重建该3个区税务所办公楼各1幢，建筑面积各800平方米，共需资金80万元。请予核拨附件：税务办公楼经费预算表（县国税局印）二五年八月十六日（联系人：联系电话：）三、通报（一）适用范围1、表彰先进2、批评错误3、传达重要精神或情况（二）特点1、典型性2、时效性3、教育性（三）分类1、表彰性通报2、批评性通报3、情况通报（四）写作方法总的要求：事实典型可靠，时机适合，态度严谨，用语准确。1、标题发文机关+发文事由+文种发文事由+文种文种2、正文“六要素”：人物、时间、地点、事由、原因、后果或影响。（1）事迹（或错误）的发生经过；（2）分析评议：意义影响或根源教训（3）表彰或处理决定（4）希望和要求（情况通报：情况、分析评论、希望要求）3、落款四、通知（一）适用范围1、批转下级机关的公文2、转发上级机关和不相隶属机关的公文3、发布规章4、发布要求下级机关办理和有关单位周知或共同执行的事项5、任免和聘用干部（二）特点1、时效性2、执行性3、知照性4、指示性（三）种类1、规定性通知2、会议通知3、印发类通知4、批转、转发通知（四）写作要求1、针对性强2、理由充分3、内容具体（五）规定类通知的内容要素1、根据和目的2、通知事项3、执行要求（六）会议通知的内容要素1、会议时间、地点2、会议名称3、参会人员4、会议内容、目的5、应作准备和其他事项按所供材料作文：重庆市人民政府拟于今年7月18日21日在渝州宾馆召开区、县（市）长工作会议，专题研究并部署创建卫生文明城市活动。请按公文的要求，替市政府拟写一份会议通知。（600字左右）参考例文：重庆市人民政府关于召开全市区、县（自治县、市）长工作会议的通知各区、县（自治县、市）人民政府：为进一步搞好我市创建卫生文明城市的工作，使全市城市清洁卫生与直辖市的地位相适应，市政府决定召开全市区、县（自治县、市）长工作会议，专题研究和部署全市创建卫生文明城市活动。现将有关事宜通知如下：一、会议时间：2005年7月17日下午报到，18日21日开会，会期4天。二、会议地点： 1、报到地点：渝州宾馆2号楼101室。2、开会地点：渝州宾馆3号楼底层大会议室。三、会议内容：总结交流全市创建卫生文明城市的经验，研究和部署进一步开展创建卫生文明城市的办法和措施。四、参会人员：各区、县（自治县、市）分管城市卫生工作的区长、县（市）长一人。五、需带材料：各区、县（自治县、市）需准备本地区创建卫生文明城市经验材料，打印80份，以便在会上交流。各区、县（自治县、市）接此通知后，请将参加会议人员名单于7月10日前报市政府办公厅综合处。联系人：、联系电话：重庆市人民政府（印）二OO五年六月十五日五、会议纪要（一）适用范围记载和传达会议情况和议定事项（二）会议纪要与会议记录的异同相同点：都是会议的产物，都能记载会议情况和议定事项。不同点：1、性质不同2、内容不同3、形式不同4、发布方式不同（三）作用1、沟通情况2、统一认识3、布置工作4、记载凭证（四）版面格式1、普通公文格式2、特制版头（五）种类1、决策性会议纪要2、协调性会议纪要3、研讨性会议纪要（六）写法1、标题（1）可不用标题（用纪要版头）（2）需要标题（按普通公文版头）2、正文（一般分两部分）（1）会议概况时间、主持人、第几次、出席人、列席人（职务、姓名）（2）会议议定事项分条写出会议议定事项（七）写作要求1、正确客观地写出会议的实际情况，反映出与会者的意见2、抓住会议主要解决的问题，突出会议的重点3、结构清楚，文字精炼，用语准确，概括性强，有条理性4、注意格式规范六、工作计划 工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。工作计划的格式：（1）计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“团委2006年工作计划”。（2）计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。（3）最后写订立计划的日期。工作计划的内容。一般地讲，包括：（1）情况分析（制定计划的根据）。制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。（2）工