供应商对账管理制度.doc

供应商对账管理制度一、目的为了规范供应商对账，高效有序的进行财务对账工作。二、适用范围凡与本公司发生业务关系并签订供销合同的供货商。三、定义：1、账期：指供应商供货后，到给供应商对账的时间，每月至少应与供应商进行一次对账。2、对账节点：与供应商签订的有效合同中规定的对账周期为对账节点。对账初核工作由采购部完成，要求供应商将对账单寄出或用其他方式送达我公司，对账单列明从对账周期中所有采购明细及应付款金额。采购部收到供应商的对账单，就在账期供货的品种、名称、规格、数量、单价、金额等，对照相应手续齐全的进货单、验收入库单、合同、发票进行逐一单据核对，如有差异，应立即查明原因。3、审核节点：从对账时间结束的第二个工作日开始的3个工作日内为审核时间；审核时间是财务部对供应商单据的进一步核实过程。对账单经双方确认无误后，供应商在对账单上签字或加盖公章。4、付款节点：从审核时间结束的第二个工作日开始的3个工作日内为付款时间，是向通过对账、审核的供应商进行付款的时间。付款时，采购部填写“工作呈批单”并附进货单、验收入库单等原始单据，按审批流程经相关负责人进行付款审批。原则上一律采用银行转账的方式付款，特殊情况供应商委托工作人员前来我司收款时，必须出示供应商的介绍信、收款委托书及身份证原件，经我公司核对无误后，方可收取现金或票据。四、职责1、财务部负责对账工作的执行与监督。2、采购部负责供应商与财务相关问题的协调与沟通。五、内容1、账款审核及记录，当所购物资入库后，采购人员在进货单注明是否付款的情况，仓管员将手续齐全的进货单、验收入库单等原始单据上交到财务部，财务部在收到单据的当天核对完毕，核对内容包括物资请购单、订购单、送货单、验收入库单等，所有单据核对无误后，记录应付账款。2、 送货单与验收入库单上的任何数据不得涂改或添加，对于确实由于送货变动需要改动的，必须要有本公司仓库负责人及验货人签字确认方能生效。3、供应商需及时把退货单带来冲账，当月提交的退货单当月扣除。对于退单货处理产生的相关问题确需协商解决的，须报总经理批准，否则将依据退货单扣除。4、在对账过程中，如有发现对账单据有重复对账且证据确凿，收回重复对账的单据，此对账期不予对账，并上报总经理。5、对账单确认无误后，供应商在对账单上签字，可带走对账单复印件。对账单据应妥善保管，若供应商将对账单据丢失，由此引起的后果由供应商负责。6、合同到期在对账期前，供应商应事前预约对账，由采购部协调对账日期。7、严格按账期对账，对于已定的对账日期，逾期未来对账的，则顺延至下一对账期。供应商对账时应把单据找齐，送货单据超前或滞后不予对账。8、 本制度经总经办批准后自发布之日起执行。附：供货商对账流程执行部门:采购部 协助部门：仓储物流部、财务部无误进货单加盖已收货章返供货商，验收入库单一联采购部保存，一联仓储物流部保存，一联返财务存档对账。仓储物流部对照物资请购单、进货单，根据供货商实际送货情况入库并打印验收入库单。供应商根据采购部订货单送货到仓储物流部，仓储物流部根据供应商进货单核查商品数量品质等。对账金额有差异，联系供应商查明原因对账无误，告之供应商并得到对方确认财务付款通过后，采购部通知供货商结算货款。对账结算流程完毕。采购部根据复核无误的对账单填写工作呈批单至相关负责人审核付款采购部根据进货单、验收入库单初核对账单，签字后交财务复核采购部