QP-001及资料管理程序.doc

文件制订/修订核准表文 件 类 别ISO/TS16949 系统文件程序文件 作业标准文件文 件 名 称文件及资料管理程序文 件 编 号QP-001发 行 编 号领 用 单 位总经理管理代表开发部生管部品保部营业部管理部生产部分 发 份 数11111111制 订/修 订 记 录版本发行日期修订编号制 订/修 订 要 点1.02005.07.01新制订1.12006.01.24修订 P 4-3 , 5.2.2节之相关改版方式之叙述.1.22006.04.18修订: P 5-2 之 2. / 4.1 / 4.2 / 4.5 / 5.2.1 相关文字.1.31.41.51.61.71.81.9制 订/修 订 页 次 记 录版本页1234567891011121.01.11.2 1.31.41.51.61.71.81.9核 准审 核承 办制订单位管理部名称文件及资料管理程序版本1.2编号QP-0011. 目的：使全公司之文件都能在一既定之系统运作，使文件之制订、修订、废止、分发、回收皆能有效予以管制。2. 范围：全公司有关质量及环境管理系统运作所需之文件，均适用之。3. 权责：3.1 文件审查：部级主管。3.2 文件核准： 3.2.1 系统文件：总经理。3.2.2 程序文件：总经理。3.2.3 作业标准文件:协理以上主管。 3.3 文件修订、废止：原制订单位。3.4 文件之发行,分发与回收：文件管制中心。4. 定义： 4.1 系统文件：质量及环境管理手册。 4.2 程序文件：管理责任、合约审查、文件管制.等，如质量及环境管理手册内所订定之各项程序。 4.3 作业标准文件：作业标准、使用手册、检验标准.等，凡在制程或事务流程上须 使用之资料文件均属之。 4.4 表单：为各项作业执行时，所使用之报表、单据等，在未填写前统称；表单经权责 人员填写确认核准后，并规定需保存者称为记录，如：检验记录、矫正记录 、测试记录/报告.等。 4.5 外部文件：国内（CNS）、国外（JIS、ASTM）或国际标准（ISO）、或客户 提供之技术资料及图面、政府法令、相关利害团体要求.等外来文件称之。 4.6 机密文件:凡公司内部之会计报表、人事薪资或工程资料.等限阅文件称之。5. 作业内容： 5.1流程图：附图一。 5.2 文件编码系统：各类文件之制订，均需由制订单位依文件编码系统编码管理。5.2.1 文件编码系统： 5.2.1.1 系统文件 :QA-001、EA-001 5.2.1.2 程序文件、作业标准文件及表单等。 - 到 - :文件类别(QP代表质量程序书、EP代表环境程序书；SO代表作业标准；FO代表质量表单;FE 代表环境表单) 5.2.1.3 用于产线或包装等以个别产品料号而分别使用之作业标准书,其编码原则如下: SO- ; & 到 为流水码; 为文件类别号码, 例如: 04:冲压作业标准书, 06:包装作业要领,12: 点焊作业标准书, 05:组立作业要领书,且于需要时可依此扩编之。 5.2.2 版本制订：原则上,第一、二、三、四阶文件首次制订时为第一版，以1.0表示，代码依次递增为1.1;1.21.9；2.0；2.1;2.2。 然而,当修订内容文件之页数未超过总页数之百分之二十( 20 % ) 时 ,则可只修正被修订之当页的表头部份 “ 编号 ” 栏位内, 于文件编号后附注上修订的 年 / 月 / 日期, 如 “ QP-001 11/01/25 ” ,以利分别; 唯必须于该文件之封面 “ 制订/修订 记录”表中详细描述之 。 5.3文件之制订： 5.3.1 依其业务或组织任务之需要由主办单位制订并填写文件制订/修订核准表提出并编订分发份数与分发单位，经权责主管审查及核准后，并依文件编码系统编号，交由文件管制中心进行分发作业。 5.3.2 文件审查及核准时，如有疑点或异议，由主办单位修正后，重新提出。 5.3.3 作业标准文件，可依实用性由各单位自行编订并经权责单位审查核准后，交文件管制中心发行。 5.4 文件之修订： 5.4.1 文件于执行中，若有不合现状须修订、增订者，则须由提议单位填写文件修订 /废止申请单并详述原因，交予主办单位研议审查修改；如审查有争议时，则 申请单一律呈送总经理裁示。 5.4.2 经修订之文件审查、核准、发行之作业，同文件制订作业。 5.4.3 为便于版本区分得将文件修改完成后之最新版本，予以置换并记录于文件制订 /修订核准表，以示区别。 5.4.4 文件经修订审查核准完成，送文件管制中心进行分发。5.5 文件之废止： 5.5.1 文件废止之申请、审查、核准作业，同文件修订作业。 5.5.2 文件废止后，原文件之编号，不可重复使用。 5.6 文件之分发与回收：5.6.1 文件之分发份数及对象，需参照文件制订/修订核准表之分发单位及份数进行分发作业。 5.6.2 文件之分发由文件管制中心进行之，发出之文件并须加盖发行章，并请收文单位于文件分发回收一览表记录上签收。 5.6.3 文件修订时，文件管制中心须依文件分发记录，将修订版予以换发，同时将旧版文件予以收回销毁。 5.6.4 回收时须注意收回数量及内容完整性，并须登录文件分发缴回记录表内，经文件管制中心主管确认后销毁。 5.6.5 各单位保存之文件，如有遗失、破损或其它临时性之需求，可填写文件补发申 请单，经部门主管核准后，向文件管制中心申请补发。5.6.6 外部文件与资料：依外来文件管理程序 5.6.7 低阶文件与高阶文件抵触时，以高阶文件为主；内部文件与国内、外或国际标 准、客户合约、政府法令.等外来文件抵触时，应以国内、外或国际标准、客 户合约、政府法令.等外来文件为主。 5.7 文件之档案管理： 5.7.1 系统文件、程序文件、作业标准文件、表单之正本由文件管制中心保存。 5.7.2 文件管制中心对历次变更之文件原案，应盖参考文件章与新版有效文件 分开保存。 5.7.3 文件之存档，必须易于取阅或调阅。 5.7.4 任何人不得于正式文件上书写文字、符号，亦不得擅自影印，但可作重点划记。 5.7.5 产品图面之管理，依工程技术资料管理程序执行。 5.7.6经核准发行后之文件，由文管中心以文件管制总览表列册管理。 5.8 相关产品之技术资料:如B.O.M，工程变更等依工程技术资料管理程序与工程变更管理程序执行。 5.9印章格式需有年月日。 5.10 表单作业之管理: 5.10.1 表单分发:为方便各单位影印使用，不盖管制文件章。 5.10.2 表单修订或废止:填写文件修订/废止申请单经核准后便可进行更换作业。 5.11 经核准发行之文件，由文管中心保管并以文件管制总览表列册。 5.12 对外文件之分发加盖暂行章给于分发(如验证公司、客户、分包商等)由管理代表填具文件补发申请单经总经理核准后，失效作废之文件则不于回收，若属工程图面资料之分发依工程技术资料管理程序执行。 5.13 文件管制中心均需设有专人管理，且其文件之管理必须纳入内部质量稽核项目中，以确保资料之正确使用。 5.14 暂行文件之发行： 5.14.1 发行时机：l 因急需而暂时更动作业标准。l 量产前之样品试作。5.14.2 发行程序：依文件制定及分发程序办理(参照5.3项及5.6项条文)，但须于文件上标示临时发行章字样及有效期间，逾期自动失效，各受文单位自行按规定销毁，文管中心不予回收