我对电子的认识.doc

我对电子文件的认识新近颁布的国家标准电子文件归档与管理规范中，电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”电子文件的两个基本特征：第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。电子文件是以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文件材料。与传统的纸质文件相比,电子文件有很大的特性。这些特性使电子文件在处理、保管和利用等方面既有利又有弊,而如何趋利除弊往往成为时代的主题之一。一、电子文件之利进入二十一世纪，计算机以其智能、快捷、准确的特点大幅度地提高了工作效率，普及于各行各业，节约了劳动力。作为计算机应用于档案工作基础的电子文件，虽然应用才开始，但已在许多方面体现了它的优越性。总之，电子文件这一工具革命不但符合现代社会高效性的要求，而且最大程度上满足了利用者的需求，因此是一种推动社会向前的有利有益的革命。它主要有以下几点优点：1、文件存储的密集性纸张的载体大，不利于存放，而电子文件可以利用极小的空间存储大量信息，大大节约存放空间，甚至可以将一个图书馆的资料全部放在几张光盘中。电子文件的这种信息存储的密集性特点，也使文件或档案更便于携带。2、信息易复制和检索电子文件可以做到复制后得到的电子文件与原来的电子文件无任何区别，复制十分方便而容易，并且不会出现模拟文件复制中其清晰度随复制代数增加而下降的问题。电子文件的易复性为它的利用带来莫大好处。电子文件的检索功能较强，可实现多种形式的目录与索引以及全文检索，极大地提高查询速度、查全率和查准率，这是纸质文件所无法比拟的。3、信息获取的多样性电子文件使信息获取具有多样性的特点。一方面，通过电子文件传输的信息媒体更多样化，如文字、语言、图形、动画、影像等信息都可以同时存储、传送和高质量地为用户获取。另一方面，电子文件使用户获取信息的方式也具有多样化的特点，即将被动获取变成主动获取，甚至可在某种程序上进行信息的创造性获取。通过计算机网络，电子文件可以进行远距离的快速传输，可以不受时间和空间的限制，能够提供多用户检索，因此用户能随时随地通过网络快速查询、阅读、复制到任何档案信息。将电子文件同时供许多人利用，有利于档案信息资源共享，扩大了档案信息的利用面和利用速度。由于电子文件可使档案的开发和利用工作都在网络中进行，既提高了档案为社会经济建设服务的效率，又节省了费用，为当今的知识经济社会做出巨大贡献。4、档案管理的高效性电子文件可与计算机管理无缝连接，大幅度地提高了工作效率，并可使文件与档案管理实现规范化、一体化、自动化、网络化，因此极大地提高文件和档案管理的工作效益和效率，并减轻档案管理人员的工作量。从甲骨缣帛到纸质档案再到电子文件都不过是在保持延续一种社会记忆。在纸上它是静止的、消极的，实际上冰结了这种社会记忆；而电子文件使它活跃、丰富起来，这必然会释放新的文化力量。另外，电子文件通过计算机为人与周围智能环境的交往提供强大设施，也就是在质上改变了人与人、人与社会的关系，并以前所未有的速度促进了生产力的发展。二、电子文件之弊电子文件、计算机及相关技术的运用在给档案工作带来效率和发展的同时，也把大量新问题摆在档案工作者面前：1、文件的原始性问题电子文件降低了档案的本质属性和基本价值。原始记录性是档案的本质属性。这是由档案的形成和它本身的特点决定的。电子文件便于修改，便于拷贝的特点使人们对其原始性失去了信任，它的法律认可度被大大地打了折扣。2、管理的复杂性问题电子文件载体的保管条件与纸质档案相比，有不同的特别要求。电子文件必须在专用库房中，对室内温湿度进行严格控制，并配置除尘、防火、防磁场的设施，还要严格防范不断产生的计算机病毒。3、电子文件的安全问题电子文件利于传播，不管是在世界的哪一端，只要存在网络，就可以将电子文件传输至目的地。也正是由于这个特性，近两年来发生信息泄密事件不断的攀升，企业对于电子文件管理的失误造成企业利益大受损失的事情频频发生。企业（包括个人）与信息泄密的战争越演越激烈。保护电子文件安全，防止信息泄密是电子文件发展至今引发的最大的问题。传统的纸制文件，保护方便，只需要锁到安全的地方，或者撕毁或者烧尽，即可防止信息的泄密。而电子文件的保护工作更加复杂。即使从计算机电脑上删除了文件，也有可能让“技术高超”的人恢复。防火墙、杀毒软件、数据加密软件等，都是信息时代的产物，而它们的产生只有一个原因，就是为了保护企业的电子文件信息的安全。4、信息的可变性问题计算机系统中信息的相对独立性和电子载体的可重复利用性使信息面临着被随意改动、删除、剪接的可能性，也面临着被盗窃甚至销毁的危险。此外，目前开发的信息系统，由于机型不同，软件各异，虽然大多数系统的功能相近，但通用性差，彼此不兼容，数据交换困难重重，难以共享，在资源共享和公共检索等方面表现出明显的局限性。简要结语我们要突破传统的文件和档案的思想认识、管理模式，探索电子文件自身运动规律，创造适合于电子文件和档案的管理方法，使用正确的方法防泄密。作为防泄密的专家，厦门天锐科技有限公司自主研发了绿盾信息安全管理软件，针对电子文件的特性，采用“事前主动防御，事中全程控制，事后有据可查”的设计理念，对电子文件进行强制透明加密，防止任