中级内部监管--批发企业.doc

二、对卷烟、雪茄烟批发企业的日常监管（一）卷烟、雪茄烟批发企业现行模式、业务流程按照国办发200557号文件精神要求，省公司退出“两烟”经营，在卷烟经营工作中的职责定位是领导、组织、协调、服务。省公司在卷烟经营中的主要作用是：一是制定全省卷烟经营的战略目标和统一方案；二是抓好卷烟经营的规范流程和统一标准建设；三是推动理念创新和管理创新；四是抓好领导班子建设和营销团队能力提升；五是加强对全省卷烟经营工作的指导、检查、考评、监督。地市级烟草公司在卷烟经营中的职责定位是实施主体。在贯彻落实国家局、省局（公司）各项统一标准的基础上，把握市场需求，自主经营，成为人、财、物、市场和卷烟销售一体化的营销主体；加强对市场需求的分析和把握能力，为工业企业提供真实可靠的市场信息；充分发挥网络培育品牌、引导消费的功能，为工业企业提供公开、公平、公正的市场环境；提高物流运行效率、降低成本；提高客户服务水平，打造强有力的高素质营销团队；强化自律，规范运作，成为富有生机和充满活力的营销主体。县级卷烟营销部在卷烟网络建设的定位是具体操作者，是市场营销主体的基础单元，具体落实各项卷烟经营举措，担负着客户服务、品牌培育、信息收集、队伍建设等职能，为地市级烟草公司营销主体发挥重要支撑作用。地市级烟草公司作为卷烟市场经营主体，通过统一订单、统一结算、统一配送、统一信息平台，将卷烟营销、物流配送、市场管理有机结合起来，减少卷烟流通中间环节，实现各种资源共享，逐步形成了“机构扁平化、分工专业化、流程科学化、服务规范化”的现代化卷烟销售网络模式。地市级烟草公司卷烟销售的商流、物流、资金流、信息流是一个完整的、不可分割的体系，现按照商流、物流、资金流、信息流的环路，将地市级烟草公司的业务流程简要分为货源组织流程、卷烟仓储工作流程和卷烟销售工作流程予以阐述。1. 货源组织流程地市级烟草公司下设的营销中心负责卷烟购进工作，在目前按订单组织货源的模式下，卷烟购进主要包括半年需求预测、半年协议、月度衔接三个子流程。首先是结合历史销售进行需求预测，了解工业信息，根据总公司、省公司的相关指标信息，确定形成半年需求预测，协商签订半年协议，其次根据半年协议，通过月度衔接，确定月度可供货源，最后依据月度衔接，工商协商形成月度调运计划，签订购销合同并执行。（1）半年需求预测流程地市级烟草公司通过分析区域市场近几年销售数据，运用数学模型实施半年预测，从市场销售、品牌发展、工业企业品牌发展规划、生产状况等因素得出预测数，经过评定预测结果，基于相关因素分析得出最终的预测结果，经审定后在规定时间上报省公司。（2）半年协议流程根据地市级烟草公司向工业企业提交的半年协议订单，工商双方经过衔接磋商达成一致意向，在中烟电子商务公司卷烟交易平台上签订半年度的卷烟购销协议。根据执行进度，要运用滚动预测的方法，修正半年协议，使半年的货源安排更加能适应市场的变化情况。（3）月度衔接流程地市级烟草公司根据零售客户的订单，结合半年协议、市场销售情况和库存情况，在月度需求预测的基础上，向工业企业提交月度要货信息，工商双方根据此信息协商确定月度的可供货源。月度衔接对半年协议的总量计划进行滚动执行。月度衔接后，工商双方通过衔接沟通，将月度衔接数进行批次分解，形成月度调运计划。根据月度衔接和月度调运计划，工商双方在中烟电子商务公司卷烟交易平台上对半年协议进行分解，签订卷烟购销交易合同，内容包括：合同编号、卷烟牌号、产地、规格、数量、金额、运输方式、发货时间、发货地点、到货地点、结算方式等。2.卷烟仓储工作流程卷烟到货后，严格按照生产经营管理决策系统1号工程进行100%的实物扫码，方可入库，一般来讲，可以分为到货确认工作流程、扫码入库管理工作流程和分拣出库管理工作流程。（1）到货确认工作流程国家局从2005年6月1日起，将烟草专卖品准运证管理系统与卷烟生产经营决策管理系统对接，进行卷烟准运证确认与实物扫码确认的统一。调入单位按照“谁订货、谁确认，谁确认、谁负责”的原则负责卷烟的到货确认，确认的依据为随货同行的准运证和卷烟入库扫码信息。营销部门负责对随货同行的准运证、卷烟购销合同及相关凭证材料归档保管，保存期3年。卷烟到货确认应自准运证签发之日起至准运证有效期满3日内完成确认工作。一般分为查验、核对、确认三个工作流程。查验：主要为查验承运人员随车携带的卷烟准运证、卷烟购销合同、卷烟随货同行发票（以下简称“三证”）。核对：按“三证”所列品种、数量进行核对确认无误后，验收入库。确认：进行实物到货确认和准运证到货确认。在到货确认期限内进行确认的为按期确认；超过到货确认期限的，由专卖部门提交书面说明和准运证复印件、卷烟入库单等证明材料，申请过期确认；对方已签发准运证，但在到货确认期限内未收到卷烟的，应做无法确认。（2）扫码入库工作流程扫码工作人员逐件（条）扫描卷烟产品条码，确认信息进入卷烟到货打码管理系统，清点验收合格到货产品的品牌规格、数量，验看商品有无坏损，根据相关单据对卷烟的品种、数量、规格进行确认。扫码员制作扫码台帐，保管员制作入库台帐，并定期进行核对。（3）分拣出库工作流程一般来讲，卷烟出库按“先进先出、推陈储新”的原则。保管人员根据总领单或提货单上的品名、规格、数量进行发货，与分拣配货人员交接验货，双方签字确认。卷烟发货完毕，保管人员认真复核并录入电脑确认，一般应做到当日出货，当日入账，保证账目、实物、票据以及相关记录相符。3.卷烟销售工作流程（1）合理定量工作流程定量要合理。要科学确定定量的客户、品种、数量的合理比例，要满足零售客户合理货源需求，尊重客户对品牌的选择权。货源供应要对工业负责、对工业的品牌负责，对客户负责。合理定量采取客户分类和产品分类相结合的方式进行。客户分类是指根据零售客户的销售规模、业态、诚信度，结合中国烟草总公司制定的零售客户分类标准，制定零售客户供应分类办法。产品分类是指将所有在销卷烟产品分为紧俏产品、常销产品、新产品三个类型，分别采取不同定量方法。（2）订单采集与确认流程营销中心订单部参考需求预测结果，结合可供货源，实行以电话订货为主的订单采集方式，负责实施接受、记录客户需求和订单采集工作。经过对客户订单是否符合合理定量等情况的审核，制作生成订单，并将订单信息传输至物流中心、资金结算中心等相关部门。（3）卷烟配送工作流程配送部门根据订单信息，确定配送区域、线路、车辆、路线和送货人员。送货员领取货物、送货清单和提供给客户的销售凭证，按照规定的行车路线执行送货任务。配送完成后，送货员整理送货凭证，核对货款，及时缴款。（二）卷烟、雪茄烟批发企业经营业务的规范要求总的要求按照烟草专卖法律、法规及有关规定的许可范围、价格、渠道等签订卷烟、雪茄烟购销合同；按照烟草专卖法律、法规及有关规定的许可范围、价格、渠道等销售卷烟、雪茄烟，必须100%入网、落地、入户销售；按照烟草专卖法律、法规及有关规定，执行卷烟到货确认制度，卷烟入库必须扫码等。（1）卷烟购进方面相关规定有烟草专卖法实施条例第30条规定，国家烟草专卖局关于卷烟交易及准运证管理有关问题的通知（国烟专2006740号）中关于商商调剂、进口卷烟国内交易及卷烟调拨单管理的规定，国家烟草专卖局办公室关于行业企业合并重组等过程中涉及卷烟交易合同及协议变更有关问题的通知（国烟办综2006431号）（2）卷烟仓储方面的规范要求因为准运证到货确认工作基本上是在仓储管理环节完成，所以将准运证管理方面的相关规定放到这一段阐述。相关规定有烟草专卖法第22条、烟草专卖法实施条例第35条规定，烟草专卖品准运证管理办法（国家经济贸易委员会以第31号令），国家烟草专卖局关于实行准运证确认与实物扫码确认统一的卷烟到货确认制度的通知（国烟专2005）568号）。（3）卷烟销售方面的规范要求烟草专卖法实施条例第28、 64条规定，国家局关于进一步规范“两烟”生产经营秩序的纪律要求的通知（国烟监2006225号）、关于进一步整顿规范卷烟生产经营秩序五条纪律的通知（国烟办2003113号）、国家烟草专卖局关于进一步规范卷烟订单采集和货源供应工作的意见（国烟办200820号）。（4）其他有关规范性文件烟草专卖许可证管理办法（中华人民共和国国家发展和改革委员会令第51号令）。国家局关于规范卷烟促销活动暂行规定中规定：“从事促销活动只能通过取得烟草专卖批发企业许可证、烟草专卖零售许可证的卷烟经营商在中国烟草总公司的卷烟销售网络进行，所需卷烟必须从促销活动所在地烟草公司购入，并不得以促销名义开展卷烟经营活动。”（三）对卷烟、雪茄烟批发企业日常监管的主要内容主要内容是卷烟、雪茄烟批发企业遵守烟草专卖法律、法规及行业规范经营有关规定的情况。地市级局主要监管同级烟草公司卷烟经营活动，对卷烟购进、库存、销售等行为进行监管。县级局主要监管卷烟销量、订单采集、零售户管理信息、特殊烟和自营零售店及卷烟配送等环节。日常监管的内容和重点1.对卷烟购进日常监管的主要内容通过监督订货意向过程，落实采购计划、合同签订、合同调整、合同解除、合同变更等卷烟购进业务行为，执行网上实时监控等措施，对业务经营部门是否按照烟草专卖法律、法规及有关规定的许可范围、价格、渠道等签订、执行、变更、解除卷烟、雪茄烟购销合同等情况，对照省局(公司)下达的年度购销存计划总量、订货要求、订货原则进行全过程依法监管。2.对卷烟仓储日常监管的主要内容通过网上实时监控、数据分析报表、实地抽查三种方式，对物流中心是否严格履行卷烟100%扫码入库和到货确认制度，监督到货确认部门是否在核对入库卷烟数量与准运证、合同登记卷烟数量一致后进行了准运证确认，配送部门是否严格按照配送单出库。3.对卷烟销售日常监管的主要内容通过实行网上实时监控、数据分析对比、电话监控、电话核实、实地核查等监管措施，对营销部门是否严格按照烟草专卖法律、法规及有关规定的许可范围、价格、渠道等销售卷烟、雪茄烟，是否做到100%入网、落地、入户销售，是否超出许可范围销售，是否违反价格规定销售，是否将卷烟、雪茄烟销售给无烟草专卖零售许可证的单位或个人，是否遵守卷烟限量和货源分配计划等情况。（四）对卷烟、雪茄烟批发企业日常监管的主要方法1.经营数据的采集采集方法一是实地采集主要是各级内部专卖管理监督部门要求有关业务部门以报送报表、数据、资料等方式获得；二是信息系统采集各级局内部专卖管理监督部门依托信息管理系统，对卷烟的计划、价格、合同、配送等数据进行采集，目前，全国各地市可采集数据的信息系统一般有中国卷烟交易信息平台、准运证到货确认系统、一号工程系统和各单位的卷烟电子营销系统等。需采集的主要经营数据（1）营销部门有关数据的采集卷烟购进计划数据卷烟购进协议数据卷烟购销合同数据卷烟到货确认数据卷烟销售数据订单汇总数据零售客户入网数据卷烟销售限量及货源分配管理办法需要营销部门提供的其他数据（2）配送部门有关数据的采集实物扫码数据卷烟入库数据分拣出库数据退货数据补货数据委托代送数据分品种进销存数据需要配送部门提供的其他数据（3）资金结算部门提供如下数据商品帐数据销售收入数据分品种未达帐数据需要资金结算部门提供的其他数据2.数据对比、分析、核实（1）卷烟购进环节数据对比对比卷烟购进协议签定是否在全年购进计划范围之内。对比月度合同执行是否在卷烟购进协议范围之内。增补卷烟购进计划是否符合相关规定并有相应的审批手续。常见异常情况及问题超出烟草专卖批发企业许可证规定的经营范围购进烟草专卖品。无合同、超合同（数量、品牌、规格）购进卷烟。超计划购进卷烟。从无烟草专卖生产企业许可证或批发企业许可证的企业购进卷烟。(2)卷烟仓储环节数据对比对比月度合同执行数据与到货确认数据是否一致；对比到货确认数据与实物扫码数据是否一致；对比实物扫码数据与卷烟入库数据是否一致；对比卷烟出库数据与订单数据是否一致；对比卷烟入库数据与商品帐数据是否一致；案例1在对某省进行的内部专卖管理监督检查中，检查组在某市公司对其仓库进行实地盘库，发现库存账上反映的利群、大红鹰、南京等品牌卷烟实际数量存在差异，分别比账面库存少了50万支、100万支和170万支，向所属县公司调拨的日期是在县公司访销的后一天，市公司入库的记录又是在向县公司调拨的后一天，但市公司仓库账上做到货处理的时候，该批卷烟还实际还没有进入仓库。经调查核实，该公司存在虚假确认和入库、拆单分摊、体外循环销售卷烟的事实，这些卷烟在工业企业出厂后就已经被卖掉。常见异常情况及问题无证运输卷烟的有关问题：未办理准运证；准运证没有随货同行；重复使用准运证；货证不符（超出或者少于准运证规定的数量、品种或者规格的部分）；使用过期、涂改、复印、传真、伪造、变造的准运证；持有准运证但实际改变到货地点；利用隐瞒、欺骗等手段取得烟草专卖品准运证运输烟草专卖品；卷烟入库前未做实物扫码和实物到货确认，或做虚假到货确认；无法确认或过期确认数据未及时上报省局的；卷烟出库数量与订单数量不相符的；卷烟提前出库的；烟库存量与商品帐数据不相符的；（3）卷烟销售环节数据对比对比预测订单数据与配送数据是否一致；对比实际订单数据与货款结算数据是否一致；对比货款结算数据与销售收入数据是否一致；案例22008年3月6日上午，在日常监管中，通过内管系统对当日卷烟销售情况进行监管，发现某区卷烟零售客户xx大酒店当日订单中有黄金叶（世纪之光）25条；zz大酒店当日订单中有黄金叶（世纪之光）25条、福（硬紫）30条。单品数量较大。比对两客户的近期订单情况及品牌结构，发现两客户从未订购该档次卷烟，存在异常情况。经过对该客户的基本信息、经营能力、地理位置等信息确定此异常情况后，实地走访零售户开展调查，再询问相关的经营人员得以证实。经调查，这80条卷烟是订单部部长为朋友订的，这两个客户是由客户经理提供的，属于虚假订单。常见异常情况及问题超出许可证规定的地域范围销售卷烟；向无烟草专卖零售许可证的单位、个人或者虚拟的客户销售卷烟；未做到100%入网、100%落地、100%落户销售卷烟；违背卷烟限量规定或货源分类投放标准向卷烟零售户销售卷烟；通过虚假订单、拆单分摊、假入网等方式销售卷烟；低于统一批发价销售卷烟。（4）零售户管理信息环节数据对比对专卖零售许可证信息系统、卷烟营销系统中的零售户信息进行对比分析。常见异常情况及问题频繁修改卷烟零售户类别、访销电话等信息的。不同零售户订货电话相同或银行结算账号相同的，分析原因并实地走访零售户，检查是否存在内部人员参与代订卷烟等违规问题。营销系统实际供货零售户与专卖许可证系统内的零售户不相符的（如营销系统零售户数量大于专卖系统零售户数量，则可能有虚拟客户存在，查明原因；如营销系统零售户数量小于专卖系统零售户数量，则存在有证零售户还未进入卷烟营销网络的现象，要及时提醒营销部门）。（5）自营零售店环节数据对比对比卷烟营销系统中自营零售店的卷烟销售数据与有关供货标准；自营零售店的销售台帐；常见异常情况及问题对自营零售店货源供应明显倾斜的，如自营零售店的进货数量与同类别零售户的供货标准存在有较大差距；自营零售店销售本地滞销而原产地供不应求品牌卷烟的量占公司销量的比例过大。检查卷烟零售发票或台账，对一次性销售卷烟数量超过50条的，按无证批发查处。批条烟、罚没烟等特殊用烟的价格、渠道、审批程序违反规定的。3.有针对性地实地监管针对日常监管中发现的卷烟经营中的异常情况，或针对经营中的重要环节，内部专卖管理监督部门应当采取针对性的实地监督管理方式开展监管工作，对异常情况进行核实处理。（1）购进环节实地了解内部专卖管理监督部门向货源采购部门了解掌握半年交易协议、合同执行、订货要求、订货原则等情况。网上核对内部专卖管理监督部门对货源采购部门报送的合同签订情况与合同复印件进行核对，并通过中国卷烟交易信息平台查询核对合同交易情况。异常质询内部专卖管理监督部门通过中国卷烟交易信息平台查询合同交易情况，发现异常时，内部专卖管理监督部门向货源采购部门提出质询意见。（2）仓储环节内部专卖管理监督部门应当定期或不定期检查到货卷烟数与准运证数是否相符，准运证是否有效，到货时间是否在有效期截止时间之前。实物扫码内部专卖管理监督部门应当定期或不定期检查扫码数据与实际购进数量是否相符，购进的卷烟是否按规定程序经实物扫码后入库，是否有计划外购进卷烟的问题。入库手续内部专卖管理监督部门应当定期或不定期检查入库卷烟品种数量是否与合同数量、准运证数量、扫码量一致。到货确认内部专卖管理监督部门应定期或不定期登录生产经营决策系统和卷烟准运证系统，进入实物扫码、准运证确认等相应模块，检查购进的卷烟是否按规定进行到货确认，看到货确认是否做到及时、准确，检查到货确认日期是否在准运证有效期截止时间后3天内。货款回收内部专卖管理监督部门根据日常监管中发现的异常，应对货款回收情况进行核查。主要核查财务部门付款情况是否正常，防止出现违规资金往来及体外循环行为；核查资金结算部门付款原始凭证，核对收款单位是否为协议供货方，品种、数量、金额是否正确无误。出库数内部专卖管理监督部门登录信息系统，随机比对某时间段销售和出库数，看卷烟销售数是否与出库数相符。（3）销售环节分析核实订单订单环节是卷烟销售的初始环节，也是检验卷烟销售能否做到“三个百分百”的重要环节，内部专卖管理监督应当把分析核实订单作为实地监管的重要方法。内部专卖管理监督部门根据信息系统，对营销部门的销售数字进行实时监控，在卷烟销售环节，主要通过对订单的分析，确定可疑订单，进行调查核实。一是零售户单次订货总量或单品牌单次订货数量明显异常的；二是零售户在一个访销周期内订货次数超过营销部门规定的订货频率的；三是超过营销部门核定单品牌或总量限量规定的；四是零售户所订的卷烟结构、数量和经营户所处的地理位置及经营规模、经营业态等明显不符的，比如农村偏远山区的零