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如何回复客户邮件 目录 一 又爱又恨的电子邮件 二 电子邮件制胜十法则 三 如何回复邮件案例 THEGOODANDTHEBADOFE MAIL 电子邮件的好处及利弊 我们为什么喜欢它 我们为什么讨厌他 THEWEAKESTLINKSINYOURE MAIL 电子邮件中的最薄弱环节 1语句表达过时2过多使用冗长的表达法3要多用主动语态4注意标点符号的使用5太多客套 THEWEAKESTLINKSINYOURE MAIL 电子邮件中的最薄弱环节 1你是从古代穿越过来的吗 THEWEAKESTLINKSINYOURE MAIL 电子邮件中的最薄弱环节 1你是从古代穿越过来的吗 THEWEAKESTLINKSINYOURE MAIL 电子邮件中的最薄弱环节 2Somanylong windedexpressions过多使用冗长的表达法 KISS原则 KeepItShortandSimple 使用像 buy try start 和 end 这样的短词 而不要用 purchase endeavour commence terminate THEWEAKESTLINKSINYOURE MAIL 电子邮件中的最薄弱环节 3Let sgetmoreactive要多用主动语态 不要说 要说 Arrangementshavebeenmadeforarepeatordertobede spatchedtoyouimmediately TheseminarwillbeconductedbyAdrian Thecauseofyourcomplainthasbeeninvestigated Ihavearrangedforarepeatordertobesenttoyoutoday Adrianwillconducttheseminar Ihavelookedintothismatter THEWEAKESTLINKSINYOURE MAIL 电子邮件中的最薄弱环节 4ColonsColonsColons冒号冒号冒号 Date 12JanuaryTime 9 00Venue SheratonTowershotelDate12JanuaryTime9 00VenueSheratonTowershotel THEWEAKESTLINKSINYOURE MAIL 商务写作中的最薄弱环节 5Thankyou 谢谢你 使用自然文体 就仿佛在交谈 而不要使用那些已经存在论数十年的枯燥的套话 10STEPSTOGOODBUSINESSE Mail 商务邮件制胜十法则 1RememberyourABC记住你的ABC2Becourteousandconsiderate礼节周到3Useappropriatetone使用恰当的语气4Writenaturallyandsincerely自然而然真诚的写作5RemembertheKISSprinciple牢记KISS原则6Usemodernterminology使用现代语句7CCtothewholeworld抄送给全世界8Vaguesubjectline模糊的主题行9Useactivenotpassivevoice用主动语态 不用被动语态10ComposeCLEARcommunications用 CLEAR 手法撰写文书 10STEPSTOGOODBUSINESSE Mail 商务邮件制胜十法则 1RememberyourABC记住你的ABC Accurate 准确 Brief 简洁 Clear 清晰 认真核对实施准确涵盖所有相关细节细致校队 保持句子简短使用简单的表达法使用非专业性语言 使用简单 明了的语言用轻松 自然地风格撰写不要拘泥礼仪或过分亲昵 10STEPSTOGOODBUSINESSE Mail 商务邮件制胜十法则 2Becourteousandconsiderate礼节周到 问候语 礼节 呼应 第一封信DearMr Ms分清男女 之后关系好了再Hi brother friend 立即回复所有信件 即使不能立即回答客户问题 你也要发邮件告诉客户你会很快给予相近慎重的答案 今天的今天一定要回 香港 台湾 韩国2个小时内回复 印度11点之前回复 中东下午1点前 澳大利亚收到后马上回 欧洲下午三点前一定要回 美国下班前回 根据各国的时差和工作习惯统计 重点突出 意思明确 牢记3R原则 引导你的读者 Reader 给予你期望的答案 Response 否则你永远不能确定是否会得到你希望的结果 Result 落款 要有完整称呼 落款有公司标识以及详细联系资料 10STEPSTOGOODBUSINESSE Mail 商务邮件制胜十法则 DearJagtap Howareyou ThisisCarrie colleagueofAlina Thanksforyourinquiry wehavesomequestionstoconfirmwithyou 1 Thematerialforthebeltisfusedaluminazirconiawith4tpye 40 60 80 120 whichtypedoyouneed 2 BOSCHGWS5 100haslittledifferentfromwhatyouhaveseenitonfactory Atlast happyNewYearinadvance Bestregards CarrieYantaiSanmonMachineryEquipmentsCo Ltd A Room1306 No 462SouthQingnianRoad ZhifuDistrict 264000 Shandong ChinaT 00865356656652 F 00865356527199 M 008618561088021 Skype carriezhang0100W E carrie 有称呼 有问候 有自我介绍 使用1 2清楚明确 公司信息明确 温馨的节日祝福 10STEPSTOGOODBUSINESSE Mail 商务邮件制胜十法则 令人不舒服的主题行 措辞即无理又生硬 过时说法 结尾很无礼 staffs 一词不加 s 结尾处不能偷懒 10STEPSTOGOODBUSINESSE Mail 商务邮件制胜十法则 3Useappropriatetone使用恰当的语气 不要说要说 Wecannotdoanythingaboutyourproblem Thisproblemwouldnothavehappenedifyouhadconnectedthewirespropertly YourTV sguaranteeisup soyouwillhavetopayforittofixed Unfortunatelyweareunabletohelpyouonthisoccasion Theproblemmayberesolvedbyconnectingthewiresasshowninthehandbook YourTV sguaranteehasended sounfortunatelyyoumustbearthecostofanyrepairs 10STEPSTOGOODBUSINESSE Mail 商务邮件制胜十法则 3Useappropriatetone使用恰当的语气 一下表达法在商务写作中要避免使用 Yourfailuretoreply Youdidnotsee Wemustinsist Youshouldnotexpectto Yourrefusaltoco operate Youhaveignored Thisisnotourfault Icanassureyou Youfailedto Ihavereceivedyourcomplaint 10STEPSTOGOODBUSINESSE Mail 商务邮件制胜十法则 4Writenaturallyandsincerely自然而然真诚的写作 不要说要说 Ihavepleasureininformingyou Ishouldbegreatfulifyouwouldbegoodenoughtoadviseus PleasereverttoussoonestWedonotanticipateanyincreaseinprices Pleasefavouruswithaprommptreply Iampleasedtotellyou Pleaseletmeknow Ihopetohearfromyousoon Wedonotexpectpricestorise Ihopetohearfromyousoon 10STEPSTOGOODBUSINESSE Mail 商务邮件制胜十法则 5RemembertheKISSprinciple牢记KISS原则 有人对人们对不同长度句子的理解程度做过调查 95 75 4 7 10个单词 15 20个单词 27个单词或更多 10STEPSTOGOODBUSINESSE Mail 商务邮件制胜十法则 5RemembertheKISSprinciple牢记KISS原则 KISS 的意思地用短词而不是长词或者复杂的词不要说要说 commenceregardingpurchaseutilizerequireendeavour attemptterminatestateexpediteadvise informvisualisedespatchassist startaboutbuyuseneedtryendsayhurry speeduptellseesendhelp 10STEPSTOGOODBUSINESSE Mail 商务邮件制胜十法则 5RemembertheKISSprinciple牢记KISS原则 KISS 的意思能用单词表达就不要用短语不要说要说 Ishouldbegladifyouwouldintheeventthatatthepresentmomentintimeintheverynearfuturewewouldliketoaskyou pleaseifnowlaterplease 10STEPSTOGOODBUSINESSE Mail 商务邮件制胜十法则 5RemembertheKISSprinciple牢记KISS原则 要避免使用下列短语 IhavenoticedthatIthascometomyattentionthatIampleasedtoinformyouthatIamwritingtoletyouknowthatImustinformyouthatPleasebeinformedthatPleasebeadvisedthatThankyouinanticipationThankyouandregardsKindestregards 10STEPSTOGOODBUSINESSE Mail 商务邮件制胜十法则 6Usemodernterminology使用现代语句 不要说要说 Pleasebegoodenoughtoadvisemepleaseberemindedtheabove mentionedgoodsEnclosedherewithyouwillfind pleaseletmeknowpleaserememberthesegoodsIenclose 10STEPSTOGOODBUSINESSE Mail 商务邮件制胜十法则 7CCtothewholeworld抄送给全世界 10STEPSTOGOODBUSINESSE Mail 商务邮件制胜十法则 8Vaguesubjectline模糊的主题行 SMART原则Specific 具体明确 Meaningful 有意义 Appropriate 恰当 Relevant 相关 Thoughtful 关切 10STEPSTOGOODBUSINESSE Mail 商务邮件制胜十法则 9Useactivenotpassivevoice用主动语态 不用被动语态 Timplayedtheviolin TheviolinwasplayedbyTim 10STEPSTOGOODBUSINESSE Mail 商务邮件制胜十法则 10ComposeCLEARcommunications用 CLEAR 手法撰写文书 Clear 清晰 Logical 具有逻辑性 Empathetic 设身处地 Accurate 精确 Right 正确 不要在读心人心中留下任何疑问 使用明确的手法来帮助自己表达 用熟悉的单词和简单的语句 而非模棱两可的措辞 还要记住使用读者能看懂的 直截了当的语言 写作要体现出友好 自然和交谈式的风格 信件的结构要符合逻辑 以介绍信开头 中间不封就你的要点进行逻辑性阐述 然后得出一个自然的结论 其中表明你需要读信人采取的行动 最后用恰当的一行句子结尾 将自己置于读者的立场 问问自己读信人阅读我的信件时会有何中感受 如有不清楚或措辞不当的地方 再发信前就要修改 确保所有相关细节都包括在内 时间 日期 姓名 事实及数字 并且都是精确的 在发信之前仔细校队 不仅仅是检查拼写 以确保一切都完全正确 E Mail WORK点评电子邮件 主题行不具体 首字母要大写 这类缩写知识和手机短信 不适合电子邮件 要使用大写字母 表示月份不要简写 词首要大些 大写字母像是在喊叫 让人感到粗鲁无礼 避免在结尾处使用这样的缩写 E Mail WORK点评电子邮件 主题行符合 SMART 原则 称呼简单明确 友好的结尾给又见画上圆满的句号 起始段简短 段落之前清晰 HOWTOREPLYE MAIL 如何回复邮件 首次询问邮件 要报价邮件 要样品邮件 要求折扣邮件 跟进邮件 HOWTOREPLYE MAIL如何回复邮件 DearSir MadamDuringarecentvisittotheIdealHomeExhibitionIsawasampleofyourplastictileflooring Ithinkthistypeofflooringwouldbesuitableforthegroundfloorofmyhouse butIhavenotbeenabletofindanyonewhoisfamlilarwithsuchtiling Wouldyoupleasegivemethefollowinginformation 1Whatspecialpreparationwouldbenecessaryfortheunderflooring 2Inwhatcoloursanddesignscanthetilesbesupplied 3Arethetileslikelytobeaffectedbyrisingdamp 4Woulditbenecessarytoemployaspecialisttolaythefloor Ifso canyourecommendoneinmyarea Ishouldappreciateyouradviceonthesematters Yoursfaithfully Enquiry询问函 介绍此次活动的背景情况 将具体问题加上编号 结尾处提出要求 HOWTOREPLYE mail如何回邮件 DearMrWilsonThankyouforyourenquiryof18Augustregardingourplastictileflooring Acopyofourbrochureisenclosedshowingthedesignsandrangeofcoloursinwhichthetilesaresupplied Bottomline 22theSquara Rugby isaveryreliablefirmwhichcarriesoutallourworkinyourarea Ihaveaskedthecompanytogetintouchwithyoutoinspectyourfloors Theirconsultantwillbeabletoadviseyouonwhatpreparationisnecessaryandwhetherdampnessislikelytocauseaproblem Ourplastictilefloorishard wearingandifthetilearelaidprofessionally Iamsuretheworkwillgiveyoulastingsatisfaction PleaseletmeknowifIcanprovideanyfurtherhelp Yoursfaithfully Reply回复函 确认收到对方的询问函 并告知随函附寄了产品宣传样册 针对具体问题提出解决办法 保证提供高质量的产品 温馨结尾 增加好感 HOWTOREPLYE mail如何回复邮件 DearXX Thankyouforyourinquiryof16thSeptember Wearepleasedtohearthatyouareinterestedinourproduct suckerrodcoupling We veenclosedthedetailedinformationoftheproductforyourreference ProducttoasterSpecificationxxxxxxxxxxxxxxxPackage1pcs boxDelievery15daysPrice10usd pcsPaymentL CForpurchasequantitiesover1 000pcsofindividualitemswewouldallowyouadiscountof1 PaymentistobemadebyirrevocableL Catsight Welookforwardtoreceivingyourfirstorder Sincerely 开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人 开头语特忌讳主动过多介绍自己 因为会给人一种推销的感觉 给人的第一感觉就不好 报价简洁明了全面 Quotation报价函 HOWTOREPLYE mail如何邮件 DearMr Thornton Wearepleasedthatyourcompanyisinterestedinourproducts Thesamplesyouhaverequiredarenowavailable Theyarefreeofcharge butitisourcompany spolicytorequestaCertificateofIncorporation SampleswillbesentimmediatelyassoonastheCertificateofIncorporationhasbeensenttoourfaxnumber 86 535 6527199 Sorryfortheinconvenience Wesincerelyhopethislittleformalitywillnotstandintewayofourfuturerelationship Wehopeyoucanunderstandourpositionandlookforwardtoourfurturecooperation Withbestregards 字体选用arial 字号选择较小字号 对年长及位高权重者可用Mr 或Mrs 起称 但大部分时间可直呼其名 如DearThomas 如果要分段 尽量一个段落只表达一个意思 并最好由不超过三个以上的句子组成 要知道很多老外的英文书写也不是太好 对太长太复杂的句子理解有困难 尤其是一些非英语国家的客户 段与段之间至少且至多空一行 第一次联系客户时 除非客户在询盘中提出 最好不要主动附上图片 以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截 Requestsforsamples要求提供样品 HOWTOREPLYE mail如何回复邮件 DearMr Hansen Thanksyouforyourletterof18Augustandforthesamplesofcottonunderwearyouverykindlysenttome Iappreciatethegoodqualityodthesegarments butunfortunatelyyourpricesappeartobeonthehighsideevenforgarmentsofthisquality Toacceptthepricesyouquotewouldleavvemewithonlyasmalprofitonmysalessincethisisanareainwhichthepricipaldemandisforarticlesinthemediunpricerangs Ilikethequalityofyourgoodsandwouldwelcometheopportunitytidobusinesswithyou MayIsuggestthatperhapsyoucouldmakesomeallowanceonyourquotedpriceswhichwouldhelptointroduceyourgoodstomycustomers Ifyoucannotdoso thenImustregretfullydeclineyourofferasitstands Ihopetohearfromyousoon Withbestregards 确认收到对方来函 以及样品 然后致谢 再次表达对产品质量的好感 表示希望合作并要求给予好的折扣 Customerdemanddiscount客户请求给予优惠 样品质量好 但是担心利润少 HOWTOREPLYE mail如何回复邮件 DearMr Daniels Iamsorrytolearnfromyourletterof23Augustthatyoufindourpricestoohigh Wedoourbesttokeeppricesaslowaspossiblewithoutsacrificingquality Tothisendweareconstantlyinvestigatingnewmethodsofmanufacture Consideringthequalityofthegoodsofferedwedonotfeelthatthepriceswequotedareatallexcessive However bearinginmindthespecialcharacterofyourtrade wearepreparedtoofferyouadiscountof4 onafirstorderfor 1000 Thisallowanceismadebecauseweshouldliketodobusinesswithyouifpossible butImuststressthatitisthefurthestwecangotohelpyou Ihopethisrevisedofferwillenableyoutoplaceanorder andIlookforwardtohearingfromyousoon Withbestregards 确认收到对方来函 并就客户提出的价格过高给与回复 鉴于对方因为是新客户 因此表示将给与优惠 Reply回复函 保证价格的合理性 HOWTOREPLYE mail如何回复邮件 DearXXHopeyouarefine myfriend ItisregretthatIhaven treceiveanyinformationfromyourside MayIhaveyourideaaboutouroffer Wewilltrytosatisfyyouuponreceiptofyourreply Aswedon twanttolostagoodcustomerlikeyou Ifthereisanythingwecandoforyou weshallbemorethanpleasedtodoso Hopewecanbuildgoodcooperationwithyour Yourssincerely 亲切的问候 Follow upletters跟进信 希望满足客户的要求 对未来展望 公司介绍怎么写 公司介绍三行Howlong When What HOWTOREPLYE mail如何回复邮件 如果客人还没有回信 一周后再问客人不回信的真实原因 一般情况 70 的客人会告诉你他的原因 DearXX Gladtocontactyouagain Haveyoukindlycheckmyoffer Hopetheyareworkableforyourmarket Sorrythatwestilldon treceiveanyinformationfromyou Iwouldapprreciateforyouranycommentaboutouroffer includingprice quality sercive Nomatterifitispositiveanswer Itisgreathelpforustomeetyourrequirement Waitingforyourfavorablereplysoon Bestregards 亲切的问候 Follow upletters跟进信 询问客户是否看到过邮件 以及有没有什么问题 对未来展望 适时跟踪 一般客户都是同时询问很多的供应商 所以要适时提醒他你把他放在心里 并让他知道你在等待 比如公司有了什么技术改进或者新的产品开发 可以发送给很多客户 或许机会就在那里 HOWTOREPLYE mail如何回复邮件 之后的日子里 可以尝试新产品的报价 刺激下客人的神经 我通常是这样写的 DearXXGoodday myquotation