行政办公管理制度.doc

环球石材集团行政办公管理制度环球石材集团有限公司行政办公管理制度行政资源部编制二00九年九月二十六日目 录保密制度3会议管理制度8文件管理制度14档案管理制度25印章管理制度31保 密 制 度第一章 总则第一条 目的为加强公司秘密的保密工作，维护公司权益，根据国家相关法律法规及公司章程的规定，结合公司实际情况，特制定本制度。 第二条 释义公司秘密是指关系公司的利益，依照一定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的，经公司采取保密措施的技术信息、经营信息等信息。第三条 职责总裁负责公司保密工作，各部门在其职权范围内负责本部门保密工作。第四条 保密义务公司董事、监事及高级管理人员和公司各职能部门、业务单位以及公司所有人员都有保守公司秘密的义务。 第二章 保密范围和密级确定第五条 公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项： 1、公司重大决策中的秘密事项。 2、公司的战略规划及经营决策。 3、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、重要会议记录。 4、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。 5、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。 6、公司员工人事档案，工资性、劳务性收入及资料。 7、其他经公司确定应当保密的事项。一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。 第六条 公司密级划分 公司密级划分为绝密、机密、秘密。1、绝密：是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益遭受特别严重的损害；2、机密：是重要的公司秘密，泄露会使公司权益遭受到严重的损害；3、秘密：是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益遭受损害。 第七条 公司密级的确定1、绝密级文件、资料包括下列内容：战略规划、利润规划、集团财务报告、商业计划书、重组并购方案、投资预算、核心技术文件（新工艺、新产品、新技术等）、中高层考核方案及集团认为需列为绝密的资料。2、机密级文件、资料包括下列内容：集团经营计划（总结）、集团经营分析、重要会议记录、专项审计报告、销售定价策略、主要供应商资料、公司内部结转价、资金报表及集团认为需列为机密的资料。 3、秘密级文件、资料包括下列内容：薪酬及绩效考核体系文件、财务管理制度、公司人事档案、员工个人薪酬资料、专项调研（考察）报告、重要合同（协议）、专业性培训资料、程序源代码、信息系统账号密码及尚未进入市场或尚未公开的各类信息。 第八条 属于公司密级的文件、资料，应当依据本制度第六条、第七条的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。第三章 保密措施第九条 属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总裁或分管副总裁或相关职能部门委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由信息资源部负责采取保密措施。 第十条 对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：1、未经总裁或分管副总裁批准，不得复制和摘抄。 2、收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。3、在设备完善的保险装置中保存。 第十一条 属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。第十二条 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总裁批准。 第十三条 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施1、选择具备保密条件的会议场所。 2、根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定。 3、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。4、确定会议内容是否传达及传达范围。第十四条 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过公司规定以外的方式传递公司秘密。 第十五条 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告行政资源部；行政资源部接到报告，应立即作出处理。 第四章 责任与处罚第十六条 出现下列情况之一者，给予警告以上行政处分或经济处罚（详见人力资源管理制度）。1、泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的。 2、违反本制度第九条、第十一条、第十二条、第十三条、第十四条规定的秘密内容的。3、已泄露公司秘密但采取补救措施的。 第十七条 出现下列情况之一的，予以开除并酌情赔偿公司经济损失。情节严重的移送司法机关追究法律责任。1、故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的。2、违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。 3、利用职权强制他人违反保密规定的。 第五章 附则第十八条 本制度规定的泄密是指使公司秘密被不应知悉者知悉的。第十九条 本制度由行政资源部负责解释，修订亦同。第二十条 本制度自公司董事会审议通过之日起实施，公司原有相关规定与本制度有冲突的，以本制度为准。 会议管理制度第一章 总则第一条 目的为了提高公司会议效率，保证会议质量，特制定本制度。第二条 适用范围本制度适用于集团召开的各类正式会议，各职能部门及业务单位内部会议管理参照本制度执行。第三条 管理职责1、行政资源部是集团会议管理的归口部门，负责集团会议的管理工作。2、职能部门负责所分管会议的管理工作。第二章 会议类型类型 要点召集单位（人）参会人员周期主要内容董事会会议董事长董事会成员及其他受邀请人员每季度及临时会议详见董事会运作规程第六条员工大会执行机构授权集团人力资源部集团员工每年年初1. 总结集团上一年度工作，提出新年度的工作方向。2. 表彰先进职工。执行机构会议总裁执行机构成员每月上旬详见执行机构运作规程第十四条业务大区会议执行机构执行机构成员、业务大区总经理、副总经理每月上旬详见执行机构运作规程第十五条总裁办公会议例会总裁执行机构成员各职能部门、业务单位负责人及其他相关人员每年第二、第四季度详见执行机构运作规程第十七条半年度会议每年七月份详见执行机构运作规程第十九条年度会议下一年第一季度专题会议召集人由召集人确定研究、探讨各专项问题，提出解决方案。临时会议召集人由召集人确定研究、探讨临时发生的重大问题，提出解决方案。第三章 会议准备第四条 会议计划1、会议计划由会议召集部门拟定，包括：会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、会议召集人（或部门）、参会人员、会议内容、会议日程、会议议程、会议资料清单、会议筹备工作、会议费用预算等。2、会议计划需报相关领导审批。第五条 会议通知1、会议召开前，会议召集部门应提前通知参会人员，以便做好参会准备。通知内容包括会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、出席及列席人员、会议内容、会议日程、会议议程等。2、集团组织的重要、大型会议须提前至少10天书面或邮件通知；职能部门例会，除第一次和有变动时通知外，不另行通知。其他临时会议可采用口头（直接或电话）形式及时通知。第六条 会议资料准备 1、会议所需要的文件由召集部门拟制，并报相关领导审核。2、如需与会人员准备发言材料或提供相关资料，应在会议通知时具体说明。所需材料必须在开会前至少5天发给会议召集部门。3、会议资料应在开会前至少3天发给参会人员。第七条 会场准备 会议召集部门需提前选定并预约会场，开会前须到会场确认会议设施、会场布置、会议用品等相关事宜。重要和大型会议，应成立临时会务组，分工到人，逐项落实：1、会场内外的布置及会议设施的准备。如会场内部的会标、横幅、桌椅、座牌、灯光、音响、放映、录音、鲜花、茶水等；会场外部的条幅、拱门、彩旗、欢迎牌、指示牌等。2、参会人员食宿安排。包括三餐、饮品、水果等；住宿安排应落实每个参会人员的房间号。3、会议用品准备。包括会议礼品、奖品、会议证件（代表证、工作证、记者证）、会议服装等。4、会议人员接送安排、参观游览车辆安排，车票、机票、船票的预定等。5、会议宣传报道安排。包括会议录像、照相、邀请新闻单位、安排采访、会议情况采写、报道等。对重要和大型会议应安排录像和照相、录音，记录会议的全过程；对外有宣传意义的会议，应邀请新闻记者参加，并向其提供相关材料，会后由记者撰稿在相关媒体上进行宣传报道。 第八条 会前检查 开会前，会议召集单位领导必须亲自组织对会议各项准备工作进行全面认真地检查。对照会议计划逐项确认会议通知、会议资料及会场准备等各项工作是否均已完备，如发现问题，应立即采取补救措施。第四章 会间组织第九条 会议签到 会议召集部门应准备好会议签到表，与会人员到会时需签到。第十条 会议纪律1、参加会议的人员不得迟到、早退，不得缺席或中途无故退席。因故不能参加会议，必须提前向会议主持人请假，经批准后可委派代表参加会议；如会议中途确需离席，须经会议主持人同意。2、参加会议人员的通讯设备，开会时应设为静音或震动，重要电话需接听时应到会议室外接听，严禁在会场内大声接打电话。3、与会人员、会议记录人员及服务人员，务必保守会议秘密。第十一条 会议组织会议主持人应掌握好会议进程，把握会议方向，控制会议时间，维持会议秩序，使会议顺利、有序地进行。第十二条 会议发言1、重要和大型会议的领导讲话应由会议召集单位准备好发言稿或发言提纲，并经领导审阅。2、若需参会人员在会上发言或作报告，会议通知时应作说明，以便发言人提前做好准备。3、会议发言应严格控制时间，力求使会议开得紧凑、高效。4、会议参加人员必须专心聆听发言，并不得打断他人发言。第十三条 会议讨论1、会议讨论时，主持人要把握会议方向，组织与会人员紧密围绕讨论议题展开讨论。与会人员要踊跃发言，但应避免话题扯得太远，或讲与议题无关的话。2、会议若需划分成若干小组进行讨论，主持人应为每个小组指定组长或由各组自行推选组长，由组长组织本组讨论。第十四条 会议记录1、参加会议的人员应做好会议记录，重要的会议，会务组应为每位与会者准备好记录本和笔。2、会议召集单位应安排专人做会议记录；若会议分组讨论，还应安排好各组讨论记录。3、会议记录要做到内容完整、记录准确，对会议的结论、意见或决定事项，必须详细、准确记录。第五章 会后工作第十五条 会场检查及清理 会议召集单位应安排专人进行会场检查及清理，包括：1、清理会议室电脑上临时保存的本次会议相关资料，将需存档的资料及时备份到本部门电脑，以确保机密文件不泄露。2、清点检查会议使用的各种设备仪器及其他物品，及时归还相关部门。3、收存需回收的剩余文件、资料、文具、礼品等。4、清除会场留存的各种会议标志。第十六条 财务结算会议中发生的财务费用，应在会议结束后，按公司财务规定，及时结算。第十七条 会议纪要 由会议召集单位指派专人根据会议记录整理、拟写会议纪要，经会议主持人审签后，由会议召集部门指定人员按主持人签发的范围发送给相关人员。第十八条 会议跟进 1、参加会议的人员，负责会议精神的传达与贯彻。2、会议布置的工作，会后由相关部门或单位确定专人负责跟进，并及时向会议召集部门汇报进展情况。第十九条 会议资料归档 会议召集部门须及时将相关资料归档。第二十条 会议总结重要和大型会议结束后，会议召集部门应认真总结，分析得失，不断提高会议质量和会议组织水平。 文件管理制度第一章 总则第一条 目的为加强集团文件管理，确保文件有序流通，使文件管理高效安全，特制定本制度。第二条 范围本制度适用于集团层面文件管理，各职能部门、业务单位参照本制度执行。第三条 职责行政资源部为集团文件管理归口部门。第二章 文件类别第四条 按密级分类1、绝密。是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益遭受特别严重的损害。2、机密。是重要的公司秘密，泄露会使公司权益遭受到严重的损害。3、秘密。是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益遭受损害。第五条 按公司规定处理时限分类1、特急件：随到随办。2、急件：一天内处理完毕。3、普通件：二天内处理完毕。第六条 按文件内容分类1、请示：请上级指示和批准，用“请示”。2、报告：向上级汇报工作，反应情况，用“报告”。3、批复：答复请示事项，用“批复”。4、公告、通告：向企业内外宣布重大事件，用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。5、通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位公文，用“通知”。6、通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。7、决定、决议：对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”；经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。8、函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。9、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。10、计划、规划：未来某段时间内所要做的工作或行动，用“计划”；对公司经营具有重大影响，且需要执行的计划，用“规划”。11、总结：对整体工作执行情况进行归纳、汇总，用“总结”。12、制度：规范公司行为，要求公司员工共同遵守的约定，用“制度”。13、规定：要求公司员工该怎么做、不该怎么做的条文，用“规定”。第三章 收文管理第七条 集团所有外来文件，统一由行政资源部负责接收、登记、分发。1、行政资源部指定专职或兼职人员负责文件接收工作；2、外来文件由负责人员登记记入文件接受登记簿。登记项目包括：收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号、文件标题。参加各种会议带回的文件材料，在传达、汇报结束后应交行政资源部，个人不得存放。3、根据文件标明的收件部门、单位、个人或文件性质，分别送对应部门、单位或个人处理。第八条 对某些有特殊要求的文件应按如下规定予以注明1、对有密级的文件应注明“秘密”、“机密”、“绝密”字样。2、需紧急处理的文件应注明“特急件”、“急件”字样。3、传阅文件应注明“传阅”字样。4、不需传阅直接存档的文件，应注明“存档”字样。第九条 必须优先处理电报、特快专递类文件、信件，不得拖延，当 即处理。第十条 下班后或规定工作时间以外（如节假公休日）送达的文件，一律由值班人员接收，于此后第一个工作日上班后移交行政资源部相关人员。特急文件可先请示行政资源部部长，并按指示办理。第四章 发文管理第十一条 董事会文件、集团重大投资规划、集团年度计划（总结）及集团指定打印发文的文件，一律以纸质形式发文；其他文件应通过KM、邮件发文。第十二条 集团以及集团职能部门、业务单位以集团名义对集团外组织或个人发送的文件，统一由行政资源部发送并登记备案。第十三条 集团下发或转发给各职能部门、业务单位的文件，由行政资源部负责落实，文件领取人须在文件接收登记簿上签字。第十四条 发文程序1、各职能部门、业务单位需要以集团名义发文，应事先向行政资源部提出申请。2、行政资源部同意后，由申请发文部门或单位草拟文稿。文稿拟就后，应在发文稿纸首页详细写明文件标题、发送范围、打印份数、拟稿单位与拟稿人。3、部门或单位负责人核稿并签字。4、行政资源部文书对文稿内容、格式进行把关，行政资源部负责人进行审核。5、文稿送公司领导签发。6、经领导签发的文件由文书统一编号并交申请部门或单位打印。7、文件打印清样，由专人校对，并在发文稿上签名。第十五条 行政资源部收到审签原件后，可根据文件发放范围，通过KM、电子邮件（仅限集团内部使用的电子邮件）、张贴等途径发布。禁止使用RTX发布正式文件。第十六条 集团所有发放的文件，必须注明文件发送范围和制作份数，并将原件及副本（各1份）存档。第五章 文件制作第十七条 文件制作要求 1、要符合国家法律法规和公司规章制度的有关规定。 2、要求情况真实、观点明确、文字精炼、条理清晰、层次分明、标点符号正确、篇幅简洁。 3、引用的文件要写明发文单位、文件编号、标题和发文时间。 4、拟写文件必须统一使用A4文件稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁。 5、数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、财务数据、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字外，其他用汉字书写。 6、不能滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，须用全称。 7、尽量减少联合发文，避免联合审签过程中时间延误和扯皮。第十八条 文件制作流程 1、拟文 1.1、拟文要获得上级同意。 1.2、由具体承办单位或人员起草文件。 1.3、发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。 2、核稿 2.1、以集团名义的发文稿在送相关领导审签前，须由起草文件部门或单位负责人审核后送交行政资源部核稿。 2.2、审核时如发现不妥之处，必须进行修正，属于重要的原则性的问题，须退回原承办单位修改。 3、签发 依据公司运作规程和审批权限要求，由相关领导审核签发。 4、签发后的公文不得再做任何修改。若确需修改，必须重新送签。5、公文签发后，以集团名义发文的文件，由行政资源部负责编号、打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方，符合公文格式要求；装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页；印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，若末页无空档，可另起一空白页注上发文单位及日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。第六章 文件处理第十九条 行政资源部秘书负责集团文件的传阅。第二十条 传阅文件实行登记制度，阅文人收到文件后，应在文件传阅登记簿上登记，阅完后文件退回并注明。第二十一条 阅文者不得将文件在同级之间横向传递，阅完后应退还给秘书，由秘书交给下一个传阅者。第二十二条 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给他人阅看。对尚未传达的普通文件也不得向外泄露其内容。第二十三条 各级领导对送来的文件要及时阅批。属特急的，随到随办；属急件的，当天批阅；一般文件，二天内批阅；需研究不能短时间处理的，也应先书面或口头简要回复，并在一周内批复。第二十四条 为防止文件在传阅过程中积压，延误事情办理，秘书须及时催阅，以提高处理文件效率。第二十五条 本企业人员借阅普通文件，无须经其主管领导审批，由秘书自行掌握。借阅秘密、机密文件，尤其是在阅读范围之外的人员，必须经分管副总裁或总裁批准。绝密文件只有董事长、监事总监、总裁以及总裁授权人可以借阅，且须按时归还；其他人员（指阅读范围内的人员）只能在指定地点阅读。借阅文件，须在文件借阅登记簿上签字。第二十六条 公司文件原则上不对外借阅。如确实需要借阅，须持有介绍信，经分管副总裁或总裁批准，在文件管理人员陪同下，在指定地点阅读。密级文件一律不准对外借阅。第二十七条 借阅者必须做到：保护文件不得丢失；不得翻印、裁剪、涂改文件；做好保密工作，不得转借他人；爱护文件、注意清洁；在规定时间内阅读，阅后退还。第二十八条 借阅的文件交还时，必须当面点交清楚。如果发现遗失或者损坏，应立即报告主管领导并及时处理。第二十九条 复印普通文件，经其主管领导签字批准，即可送交行政资源部复印；密级文件一律不准复印或摘抄，如确须摘抄，须经分管副总裁或总裁批准，文件管理人员须对摘抄内容进行审查。第七章 立卷保管第三十条 文件保存期限，除法律或其他特殊的条例限制外，分为4种期限：1、永久保存。2、保存10年。3、保存5年。4、保存1年。第三十一条 保存期限划分及确定的标准如下1、永久保存1.1、公司章程等公司成立时形成的文件。1.2 股东大会文件。1.3、制度性规定及与此有关的基础性文件。1.4、董事会会议的记录、纪要及形成的书面材料。1.5、执行机构会议、总裁办公会议、年度总结会等会议的记录、纪要及形成的书面材料。1.6、重要的契约文书，以及有关的契约解除与变更文书。1.7、机构设置、撤并、名称更改，启用印信文件材料，发明、专利等专题成果。1.8、重要资产及权益得失、保全及变更有关的文件。1.9、六职等以上员工人事变更、奖惩有关的文件。1.10、重要的诉讼文件。1.11、重要的统计及调研报告。1.12、有关公司历史的文件。1.13、工程设计图及图纸。1.14、其他经核定须永久保存的文件。2、保存10年2.1、集团及职能部门、业务单位的年度经营计划、年度工作总结、半年度工作总结。2.2、经营方针与经营计划的实施细则。2.3、一般财产与权益得失、变更和保全的文件。2.4、35职等人事变更的文件。2.5、一般的诉讼、登记文件。2.6、各种调查报告。2.7、其他经核定须保存10年的文件。3、保存5年3.1、普通会议记录、纪要及形成的书面材料。3.2、不需要保存10年的账簿、报告、调查资料及参考资料。3.3、期满或解除的合约。3.4、其他经核定须保存5年的文件。4、保存1年招聘通知，普通会议、培训及活动通知和临时性文件等保存价值不大的文件。5、财会账簿和传票等与财务工作密切相关的资料，按照财务管理制度要求立卷保管。第三十二条 按照文件不同性质将文件分成人事行政类、经营管理类、经济财务类、对外业务类等案卷类目。第三十三条 专（兼）职人员应及时收集、整理办理完毕或经领导批存的文件材料，按照“案卷类目”条款放入保存文件夹内“对号入座”，并在文件立卷登记簿上注明。第三十四条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。第三十五条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷，其他文件的立卷按照有关规定执行。第三十六条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第三十七条 所有的密级文件，一律保管于保险柜或带锁的文件柜中。第三十八条 文件接受登记簿、文件立卷登记簿、文件传阅登记簿、文件借阅登记簿、文件销毁登记簿等与文件管理有关的重要凭证，要立卷归档，妥善保存。第八章 文件销毁第三十九条 除按规定必须存档的文件外，其余文件可以按有关规定定期销毁。不准向废品收购部门出售应销毁的密级文件。第四十条 凡需要销毁的文件，均须登记造册，经过鉴别和主管领导批准后，在监察审计部人员监督下销毁，且须在文件销毁登记簿签字。第九章 附则第四十一条 本制度最终解释权归行政资源部，修订亦同。第四十二条 本制度自颁发之日起执行。 档 案 管 理 制 度第一章 总则第一条 目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案,特制定本制度。 第二条 依据1、中华人民共和国档案法；2、企业档案管理规定；3、外商独资企业档案管理暂行规定。第三条 适用范围集团各职能部门、业务单位。第二章 机构及职责第四条 公司行政资源部下设档案室，是集中管理档案的机构，负责接受、整理、保管和提供利用公司的档案。第五条 贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和公司的相关制度。第六条 制定档案室的工作计划和档案具体管理的规章制度。第七条 监督指导各职能部门、业务单位的档案工作。第八条 负责公司档案的保管和利用工作。第三章 归档范围第九条 企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。第十条 董事会、监事会、执行机构形成的文件材料。第十一条 财务、会计及其管理方面的文件材料。第十二条 法律、人事、劳动工资管理方面的文件材料。第十三条 经营管理方面的文件材料。第十四条 生产技术管理方面的文件材料。第十五条 产品生产方面的文件材料。第十六条 仪器、设备方面的文件材料。第十七条 基本建设方面的文件材料。第十八条 科学研究、技术引进、技术转让方面的文件材料。第十九条 教育培训方面的文件材料。第二十条 市场及IT信息等方面的文件资料。第二十一条 本公司历史沿革、大事记载方面的文件材料。第四章 档案的管理第二十二条 对企业规定应当立卷、归档的材料，必须按照规定，定期向公司档案室工作人员移交，档案实行集中管理，任何人不得据为己有。第二十三条 档案室应建立科学、实用的管理制度，配置必要的设施，采用先进的技术，确保档案的安全及便于利用。第二十四条 公司普通档案对公司员工开放，密级档案按权限及审批手续查阅，不许带出档案室；外部人员查阅公司档案须按公司借阅管理规定办理。第二十五条 档案室平时要认真做好防火、防盗、防霉、防蛀、防水等工作。1、档案室必须配备专用的消防器材，并按要求定期检查。2、安全使用电器设备，定期检查电器线路，室内严禁吸烟、使用电炉及带易燃易爆物品。3、档案室须安装火警及防盗装置，并有切实可行的措施。4、档案室须设消毒装置，新接受的档案须经消毒除尘处理。5、档案室温度、湿度应控制在规定范围之内。第五章 平时归卷第二十六条 各部门、各单位对处理完毕或批存的文件材料由专人（兼职）集中统一保管。第二十七条 各部门、各单位应根据当年的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”条款必须简明确切，并标上条款编号，便于检索。第二十八条 各部门、各单位公文承办人对所承办的公文应及时收集齐全、加以整理，送交本部门、本单位档案管理员归卷。第二十九条 各部门、各单位档案管理员应及时将上交的材料“对号入座”，并登记注明，便于追溯查阅。第六章 平时立卷第三十条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门、单位兼职档案管理人员配合档案管理员组卷、编目。第三十一条 立卷须遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第三十二条 应归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整。第三十三条 绝密文件要单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切关系，也要随同绝密文件立卷。第三十四条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷。但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年度立卷；跨年的规划放在针对的第一年度立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。第三十五条 卷内文件应按排列顺序，依次编写页号。第三十六条 案卷装订前，卷内文件材料要除掉金属物（各单位归档前应做到）。第三十七条 案卷要有目录，且要置于案卷前面，便于查阅。第七章 档案的借阅第三十八条 档案属企业所有，主要供本企业利用。1、普通文件原则上不外借，如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司总裁或分管副总裁批准，方可查阅无密级档案。2、密级文件不许外借。第三十九条 各部门、单位工作人员在开放时间内可直接查阅本部门、本单位的无密级档案；如需查阅非本部门、非本单位档案，须经原形成档案的部门或单位领导批准；如需查阅有密级的档案，须经总裁或分管副总裁批准。第四十条 档案的借阅者，应负责档案的完整和完好，不得影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注语，并不得转借。第四十一条 档案一般不得借出档案室，如有特殊情况，无密级档案可做短期外借，最多十天，但必须经过行政资源部部长批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期归还者，取消下次借阅资格。第四十二条 本公司人员查阅密级档案，在办理规定手续后，还须档案管理人员陪同。第四十三条 借阅的档案，须妥善保管，如有遗失应立即报告档案室及公司领导，并积极采取补救措施。第八章 逾期档案的处理第四十四条 对超过保存期限的档案，由档案管理人员登记造册，经行政资源部部长和档案形成部门领导共同签字，报总裁或分管副总裁批准后，按规定销毁。第四十五条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁档案的文件材料作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人员应在销毁册上签字。销毁册作为永久档案保存。第九章 罚则第四十六条 有下列行为之一者，对直接主管人员或其他直接责任人根据人力资源管理制度给予处罚： 1、将公司活动中形成的应当归档的资料据为己有，经告知仍拒绝交档案室归档的。2、因个人原因造成档案损坏或遗失的；3、涂改、伪造档案的；4、出卖、倒卖档案的。第十章 附则第四十七条 本制度解释权归集团行政资源部，修订亦同。第四十八条 本制度自颁发之日起实施。 印章管理制度第一章 总 则第一条 目的为使印章的使用和保管规范化、制度化，确保印章的正常使用和绝对安全，特制定本管理制度。第二条 范围本制度对集团所有印章的刻制、启用、使用、保管、遗失、停用、违纪责任等过程进行管理。第二章 印章种类和刻制第三条 印章种类1、印鉴：公司向政府主管机关登记备案的印章或指定业务专用的印章。2、部门章：刻有集团部门名称的印章。3、职章：刻有董事长、总裁等其他高层领导职务名称的印章。4、职衔签字章：刻有董事长、总裁等其他高层领导职务名称与签字（姓名全称）的印章。5、法人代表私章：专指刻有集团法人代表姓名全称并授权业务单位使用、保管的印章。6、内部专用章。特指对外不具有法律效力、集团各业务单位内部使用的具有某种特定用途的印章。第四条 印章刻制1、刻制印章事先绘制式样，经对口单位或权责人批准（公司注册章须报董事会批准；职章、职衔签字章、法人代表私章须本人书面签字同意；合同专用章须报业务单位总经理批准；其他印章刻制须报行政资源部批准），到公安机关指定的制作单位刻制。不得私自刻制印章。取送印章要按照取送秘密文件对待，取送重要印章时须由不同部门的二人同行。2、印鉴、部门章、职章、职衔签字章、法人代表私章，合同专用章等印章应在行政资源部统一制作。3、刻制的印章必须在行政资源部备案。第三章 印章领取第五条 印章领取人需持有单位主要负责人签字的领章证明、本人身份证（工作卡）到印章颁发部门领取，印章领用人和印章颁发人（公司注册章、合同专用章、职衔签字章、法人代表私章等主要印章，还须有见证人）均须在印章领取登记簿上签字登记。第四章 印章启用第六条 集团及集团职能部门启用行政印章，必须以正式文件发出启用通知，并明确启用时间。第七条 职章、职衔签字章、法人代表私章启用由私章所有人自行确定启用时间，并以正式文件发出启用通知。第八条 业务单位自行决定业务用章启用时间，并报行政资源部备案。第五章 印章使用第九条 印章使用须遵守申请、批准、登记、用章的程序。印章使用的范围与批准人的权责相适应。印章使用批准人与印章保管人不能是同一人。第十条 印章使用必须填写用章申请单。使用公司注册章、合同专用章、法人代表私章必须由单位主要负责人或其授权委托人批准；职章、职衔签字章必须由本人批准；部门章、内部专用章，由部门主要负责人或其授权委托人批准。第十一条 印章使用人必须携带用章申请单和所需盖章材料交印章保管人审阅；驻东莞区域外单位使用公司印章，必须将填写好的用章申请单连同所需盖章材料一并传递其委托人，代为办理。若不符合用章条件，印章保管人有权拒绝盖章；符合用章条件，印章保管人方可给予盖章，并在用章申请单上盖同枚印章。所盖印章材料须留一份复印件给印章保管人备案。第十二条 使用公司注册章、香港章、合同专用章、法人代表私章，必须在印章使用登记簿登记。登记的主要项目有：时间、编号、用印单位、用印次数、使用人姓名、经办人姓名、批准人姓名、盖印人姓名等。使用其他印章，可参照上述登记项目进行登记。第十三条 印章保管人不得给空白信笺、介绍信、证明信盖章，特殊情况由法人代表签字，方可给予盖章。第十四条 印章保