采购业务管理制度.pdf

滨海石化财务稿 11 号 内部资料 采购业务管理制度 采购业务管理制度 第一章 总 则 第一章 总 则 第一条 第一条 为了加强公司采购业务管理 规范采购业务行为 防 范采购业务活动中的差错和舞弊 根据财政部 内部会计控制规 范 采购与付款 等法律法规 结合本公司采购业务特点和管理 需要 制定本制度 第二条第二条 本制度所指采购业务包括采购计划 采购订单 合同 订立 价格评审 物资入库 购货发票 登记应付账款和支付货 款等业务 第三条 第三条 本制度适用于公司总部及所属子公司 分公司的采购 业务管理与控制 第二章 岗位分工与授权批准 第二章 岗位分工与授权批准 第四条第四条 公司建立采购业务岗位责任制 明确规定各岗位的职 责与权限 确保办理采购业务的不相容岗位相互分离 制约和监 督 第五条第五条 公司物资采购业务严格规范和执行如下程序 一 计划与审批 二 请购与审批 三 询价与核价 四 确定供应商 五 订立合同 六 采购与验收 1 滨海石化财务稿 11 号 内部资料 七 物资入库 八 账簿登记与支付采购款 第六条第六条 公司采购业务的基本分工如下 一 物流中心负责编制物资储存计划 二 采购部负责编制物资采购计划 填制请购单 询价与价 格谈判 签订合同 采购物资等业务 三 成本控制中心负责核定物资采购价格 四 财务部负责结算采购款项 登记存货及应付账款等 五 物流中心负责根据物资储存计划和采购计划办理物资入 库 登记保管账等 六 品质部负责物资入库前的质量验收 七 审计部负责定期审计检查采购业务的合规性 合理性和 会计记录的正确性与及时性 第七条 第七条 公司办理物资采购 核价与付款业务的员工应当具备 良好的业务素质和职业道德 办理采购 核价与付款业务的人员 在同一个岗位上连续工作时间不得超过三年 第八条第八条 物资的采购价格 付款政策要严格执行公司授权文件 的规定 各级审批人要在授权范围内行使职权 不得超越审批权 限 第九条第九条 公司授权成本控制中心 采购部 品质部 物流中心 财务部分别办理物资核价 订购 检验 收存和付款业务 其他 任何部门均无权经办采购与付款业务 2 滨海石化财务稿 11 号 内部资料 第十条第十条 公司对于重要的 技术性较强的采购业务 应当专家 评审 集体决策制度 第十一条第十一条 公司对机器设备的采购 以及一次采购价值超过 50 万元的材料采购一律实行公开招标办法采购 第三章 计划与审批控制 第三章 计划与审批控制 第十二条第十二条 公司对采购业务实行严格的计划管理和采购目标 责任制 每年 12 月份 公司总经理与采购部经理签订下一年度的 采购目标责任书 明确全年的采购目标 价格目标 费用指标 及奖惩兑现政策 第十三条第十三条 采购部要将年度采购目标层层分解落实到各个采 购岗位 并将目标分解落实情况报公司备案 第十四条第十四条 物资采购计划的制订 审批程序和责任分工如下 一 计划部负责编制 产品生产计划 和 物资耗用计划 二 物流中心根据 物资耗用计划 和库存储备情况编制 物 资储存计划 三 采购部根据 物资储存计划 编制 物资采购计划 四 成本控制中心审核 平衡上述各项计划 确保各项计划 与公司的全面预算相吻合 五 公司总经理审查并批准 物资储存计划 和 物资采购 计划 第十五条第十五条 实施物资采购的具体依据是 物资请购单 物资 请购单 的填制 审批程序如下 3 滨海石化财务稿 11 号 内部资料 一 采购部根据 物资采购计划 填制 物资请购单 物 资请购单 中必须列明如下事项 1 采购物资的依据 2 采购物资的名称 规格型号 数量和技术要求 3 物资用途及最迟入库时间 4 供应厂家和询价结果 5 采购金额 付款方式与付款时间 6 采购员及采购部负责人签字 二 成本控制中心对 物资请购单 中的价格进行核定 三 公司有关领导按以下审批权限在 物资请购单 审批 1 总金额 1 100 万元以下的采购业务 由总经理审批 2 总金额 100 万元以上的采购业务 由董事长审批 四 经过公司有关领导审批的 物资请购单 是采购物资及 办理验收 入库及付款的依据 第四章 采购价格控制 第四章 采购价格控制 第十六条第十六条 物资采购过程中的价格决策要做到科学有效 公开 公正 比质比价 监督制约 杜绝采购过程中的不正当行为发生 第十七条第十七条 采购部和成本控制中心要广泛收集采购物资的质 量 价格等市场信息 掌握主要采购物资的信息变化 第十八条第十八条 物资采购价格的确定要履行询价 核价 审批 谈 判和备案五项程序 一 询价 采购部按照公司批准下达的 物资采购计划 根 4 滨海石化财务稿 11 号 内部资料 据采购项目的时间要求 在了解市场行情 参考过去采购记录的 基础上 向供应商咨询价格 接受询价的供应商应在三家以上 询价过程和供应商的报价要如实登记备案 二 核价 成本控制中心根据 物资请购单 中的询价情况 在了解采购部询价过程的基础上 通过电话 计算机网络等渠道 查询 核实采购部的询价结果 并将核价的情况记录备案 然后 在 物资请购单 中列明核定的最高采购限价 三 审批 成本控制中心核定的最高限价 经成本控制中心 主任填写审核意见后 按照 公司价格管理制度 规定的价格审 批权限办理价格审批手续 四 谈判 采购部根据领导审批的最高限价 与供应商进行 价格谈判 力争以较低的价格签订采购合同 五 备案 采购部与供应商最终确定的采购价格要填写 物 资采购价格反馈表 报成本控制中心备案 与供应商签订的 物 资采购合同 也要报成本控制中心备案 第五章 采购与验收控制 第五章 采购与验收控制 第十九条第十九条 根据采购物资的性质不同 公司分别采取如下采购 方式 一 一般采购物资在货比三家的基础上 采用订单或合同订 购方式采购 二 小额零星物品采用择优定点采购方式 三 符合公司 招标管理制度 的采购业务及设备购置一律 5 滨海石化财务稿 11 号 内部资料 实行招标采购 第二十条第二十条 除仅有唯一供货单位或公司生产经营有特殊要求 外 公司主要物资的采购应当选择两个以上的供货商 要从质量 价格 供货能力 信誉等方面择优定点采购 第二十一条第二十一条 公司主要物资采购及有特殊要求的物资采购 应 当审查供货单位资格 对已确定的供货单位 应当及时掌握其质 量 价格 信誉的变化情况 第二十二条第二十二条 物资采购到厂 需办理如下验收入库手续 一 物流中心保管员核实到库物资是否与 物资请购单 规 定的品名 数量 供货厂家相符 凡核实无误的 保管员开具 采 购物资待检单 二 品质部根据 采购物资待检单 对待检物资进行质量检 验 并将检验结果填写 质量检验报告单 三 物流中心保管员将检验合格的物资验收无误后 收存物 资并开具 物资收存单 四 供应商开具增值税发票后 经材料核算中心会计对价格 数量等项目审核无误后 开具正式 物资入库单 五 物资入库单 经保管员签字后生效 财务部据此登记账 簿和办理有关结算事宜 第二十三条第二十三条 到库物资与 物资请购单 不符或未经质量检验 的 一律不予办理入库和结算手续 第二十四条第二十四条 质量检验人员应当严格按标准和程序进行检验 6 滨海石化财务稿 11 号 内部资料 并对检验结果承担责任 第六章 货款支付与账目核对 第六章 货款支付与账目核对 第二十五条 第二十五条 采购物资的付款由财务部负责 付款的依据要同 时满足如下条件 一 订有采购合同的 要参照合同规定的时间 方式 金额 付款 二 要在公司货币资金预算范围内付款 三 要在对采购发票 验收证明等相关凭证的真实性 完整 性 合法性及合规性进行严格审核 确认无误的前提下 办理付 款 第二十六条第二十六条 采购付款时 由采购部填写 采购物资付款单 财务副总经理按预算审批 超出预算的付款 必须由采购部申明 理由 经总经理批准后 从预算外资金列支 第二十七条第二十七条 财务部要加强应付账款和应付票据的管理 已到 期的应付款项必须安排到货币资金支出预算中 并经财务副总经 理的审批后 方可办理结算与付款事宜 第二十八条 第二十八条 财务部往来核算会计负责应付账款的核对与清 理 要每个季度至少与供应商核对一次账目 核对结果要填制 应 付账款核对表 备案 核对出的未达账项 要逐项逐笔查明原因 杜绝串户等错误现象的发生 第二十九条 第二十九条 采购部要按供应商设置物资采购台账 及时登记 每一供应商的供货 开票 付款及应付账款余额增减变动情况 7 滨海石化财务稿 11 号 内部资料 第三十条第三十条 采购入库的物资在保管或使用过程中 发现数量和 质量不符合要求的 采购部要及时与供应商联系 并分别情况按 以下程序进行处理 一 数量不足的 要求供应商予以补足 质量问题 尚能使 用的 要求供应商给予价格折让 不能使用的 要求供应商退货 或换货 二 需要退货或折让的物资 均需供应商开出红字发票 三 退货通知单 红字发票均应及时报送财务部入账 第七章 采购业务的监督控制 第七章 采购业务的监督控制 第三十一条第三十一条 审计部负责对公司的采购业务进行监督检查 第三十