档案管理系统白皮书.doc

白皮书白皮书 WD3 0WD3 0 档案信息管理系统档案信息管理系统 二二 三年三年 白皮书 第 2 页 WD 3 0WD 3 0 档案信息管理系统档案信息管理系统 一一 前言前言4 1 1 背景介绍背景介绍4 2 应用现状及存在的问题4 3 要求及目标5 4 4 规范及参照标准规范及参照标准5 4 1 法律法规5 4 2 规章制度5 4 3 业务规范6 二二 文档信息管理系统文档信息管理系统7 1 1 系统图示系统图示7 1 1 设备连接图7 1 2 档案业务流程图8 2 2 系统功能框图 略图 系统功能框图 略图 9 3 3 系统功能简介系统功能简介10 3 1 文件管理10 3 2 整理编目10 3 3 鉴定销毁11 3 4 档案保管12 3 5 档案统计13 3 6 查询13 3 7 档案编研14 3 8 档案利用14 3 9 移交进馆14 3 10 档案信息维护15 3 11 权限管理15 4 4 设计原则设计原则16 三三 系统特点系统特点16 1 1 专业化专业化16 2 2 文档一体化文档一体化17 3 3 多媒体文档统一管理多媒体文档统一管理17 4 4 界面友好 操作简易界面友好 操作简易17 5 5 标准化 规范化标准化 规范化17 6 6 检索灵活多样检索灵活多样17 7 7 统计报表功能丰富强大统计报表功能丰富强大17 8 8 安全 保密安全 保密17 白皮书 第 3 页 四四 系统实施内容系统实施内容18 1 1 库房设施建设库房设施建设18 2 2 安装的软硬件设备安装的软硬件设备18 3 3 档案整理立卷档案整理立卷18 4 4 档案信息数字化档案信息数字化19 五 版本划分五 版本划分19 1 1 单机版单机版19 2 2 网络版网络版19 白皮书 第 4 页 WD 3 0WD 3 0 档案信息管理系统档案信息管理系统 一一 前言前言 21 世纪 是数字化的信息世纪 千变万化的数字演绎着世界的 斗转星移 计算机 信息技术的不断创新与突破 创造着人类的日 新月异 应运而生的 WD3 0 档案信息管理系统是合理运用数据库 图像处理 信息处理 INTERNET 技术的新一代多媒体档案系统 1 1 背景介绍背景介绍 各企事业单位每年产生大量的各类档案和资料信息 但由于历史的原因 档案分布在各部门 并且未经整理 这些档案 资料对日常业务管理和决策存 在很高的利用价值 另外 档案综合管理规范化 标准化 也是 ISO9000 标准中的一个要素 2 2 应用现状应用现状及存在的问题及存在的问题 在传统的档案管理中 档案查询需要搬动原始介质 费时 费力 维护成 本也很高 如何经济有效的储存管理各种类型的档案资料 如何利用信息信息 技术高效管理保存档案资料 充分地向内部各部门提供档案利用服务 成为一 个越来越紧迫的问题 建设数字化档案是档案管理现代化的必然选择 它可以在目录管理的基础 上 逐步实现档案全面数字化管理 包括纸张 录像带 录音带等各种介质存 放的档案资料 通过 internet intranet 提供档案信息服务 利用者通过浏览 器可以进行主题词 责任者 全文检索多种途径的档案查询 在查询目录的同 时 可以直接查阅数字化的档案资料 档案查询通过计算机广域网 局域网在 个部门 下属机构进行 便于充分利用档案 白皮书 第 5 页 3 3 要求及目标要求及目标 建立健全档案工作 完成历史档案收集 分类 整理 装订 组成案卷 然后到编目 将会计档案整理作为当前的重要工作内容 建立数字化档案室 馆 建立档案目录中心 在完善现有档案工作基础上 建立 多媒体数字化档案室 馆 通过 INTERNET INTRANET 技术 能在一定范围内进行档案信息的收集 交换 处理和查询 在确保安全的情况下提供网上服务 利用者通过测览器可以在网 上进行主题词 责任者 全文检索多种途径的档案查询 实现在任何地点 任何时间 都能自由 及时 准确的查询到档案信息 杜绝由于物理分割而造成的资源利用上的不便 实现信息高效运转和及时利用 同时 在计算机管理系统中 体现以信息资源为基础的管理思想 并将其应用 到具体的实践中 4 4 规范及参照标准规范及参照标准 4 14 1 法律法规法律法规 中华人民共和国档案法 中华人民共和国档案法实施办法 深圳市档案寄存中心档案寄存办法 会计档案管理办法 深圳市档案室 馆 关于利用馆藏档案 资料的暂行规定 国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法 4 24 2 规章制度规章制度 深圳市档案室 馆 档案鉴定制度 白皮书 第 6 页 深圳市档案室 馆 档案整理工作制度 深圳市市属机关 团体 企事业单位档案移交进馆办法 深圳市档案局 馆 安全保卫保密制度 深圳市档案室 馆 岗位责任制 深圳市档案室 馆 利用档案收费规定 深圳市档案寄存中心档案寄存办法 4 34 3 业务规范业务规范 档案鉴定工作程序 档案库房 十防 措施 档案库房管理规定 计算机室管理规定 库房防虫防霉工作制度 目录室管理规定 缩微工作管理办法 纸质档案修复程序 真空充氮杀灭菌设备操作规程 库房空气净化与温湿度自动测控系统操作规程 深圳市档案室 馆 档案接收工作程序 白皮书 第 7 页 二二 档案信息管理系统档案信息管理系统 1 1 系统图示系统图示 1 11 1 设备连接图设备连接图 白皮书 第 8 页 1 21 2 档案业务流程图档案业务流程图 档案馆 室 业务流程 收文登记 内部文件 发文登记 文件处理文件分发文件传阅文件催办 文件级著录 归 档 案卷级著录 制作目录组 卷立卷说明档案交接 档案数量统计 档案统计 组织沿革 档案利用 档案编研 大事记 文件汇编 档案保管 基本情况统计基础数字汇编 移交进馆 利用信息登记 借阅 借出登记 立档单位进 馆历史情况 立档单 位历史情况 移交清册全宗历史情况 分类立卷组合 装订盖章装盒 白皮书 第 9 页 2 2 系统功能框图 略图 系统功能框图 略图 WD3 0 档案信息管理系统档案信息管理系统 整整 理理 编编 目目 42 项项 子子 功功 能能 档档 案案 鉴鉴 定定 3 项项 子子 功功 能能 档档 案案 查查 询询 11 项项 子子 功功 能能 档档 案案 统统 计计 9 项项 子子 功功 能能 档档 案案 保保 管管 4 项项 子子 功功 能能 档档 案案 移移 交交 4 项项 子子 功功 能能 档档 案案 信信 息息 维维 护护 党 群 工 作 行 政 管 理 档档 案案 利利 用用 5 项项 子子 功功 能能 档档 案案 编编 研研 指指 南南 文文 件件 管管 理理 12 项项 子子 功功 能能 权权 限限 管管 理理 4 项项 子子 功功 能能 备备 份份 基 本 建 设 设 备 仪 器 会 计 档 案 照 片 档 案 磁 盘 光 盘 档 案 实 物 档 案 科 学 研 究 产 品 生 产 与 技 术 开 发 录 音 录 像 带 档 案 白皮书 第 10 页 3 3 系统功能系统功能简介简介 3 13 1 文件管理文件管理 包括来文登记 内部文件登记 发文登记 文件处理 文件分发 文件传 阅 催办登记 来文登记目录 发文登记目录 内部文件登记目录 来文机关 信息维护 可阅读用户信息等功能 本系统的文件管理功能主要是配合档案管理功能使用的 对于较大规模的 用户 这部分功能需要结合实际情况做二次开发 典型功能界面如下 3 23 2 整理编目整理编目 包括党群工作档案 行政管理档案 基本建设档案 会计档案 设备管理 档案 科学研究档案 声像档案 照片档案 录音录像带档案 磁盘光盘档案 实物档案 业务档案 产品与生产技术档案等的整理编目 以基本建设档案为例 又包含文件级著录 案卷级著录 卷内目录 分类 目录 总目录五个功能 白皮书 第 11 页 整理编目是本系统核心部分 日常工作主要使用这部分功能 为了能够综 合管理不同类型的档案 系统将不同类别的档案按一级类目设置成十三个不同 的子模块 单独进行著录和生成报表 并独立进行查询 同时 本系统为支持 传统的组卷方法和简化的组卷方法 提供了两种不同的著录格式 文件级著录 和案卷级著录 用户可以根据自己的需要选择不同的著录方式并生成相应的报 表 档案目录和案卷目录 典型功能界面如下 3 33 3 鉴定销毁鉴定销毁 档案鉴定工作的内容主要包括两个方面 立卷归档前的文件价值鉴定及对 保管期满的档案的鉴定 这里主要体现在后者 档案鉴定工作的基本方法 直接鉴定法 在具体鉴定每一份或每一组文件 时 应从几个方面综合分析和判断 分析文件的来源 分析文件与立档单位的 关系 分析文件的内容 分析文件的完整程度 分析文件的形成时间 分析文 件的文本 分析文件的外形特征 典型功能界面如下 白皮书 第 12 页 3 43 4 档案保管档案保管 档案保管是对全宗卷 库房温湿度 档案存放位置进行管理 档案保管包括 全宗卷 统一保存全宗卷文件 库房档案温湿度登记 在每天的指定时间对档案库房进行温湿度测量并登记 档案存放位置著录 对档案存放位置进行登记 方便用户调卷 档案存放位置报表 典型功能界面如下 白皮书 第 13 页 3 53 5 档案统计档案统计 档案统计是统计每年档案各方面的使用情况 并将统计结果以各种报表的 形式打印出来 档案统计包括 档案室基本情况年报 档案工作人员情况一览表 库存档 案统计表 档案目录统计表 库存资料统计台帐 档案用房及设备情况一览表 档案库房温湿度情况一览表 档案库房温湿度记录汇总表 档案交接数据 档 案移交清册表 历年档案利用情况一览表 典型功能界面如下 3 63 6 查询查询 档案查询提供了简洁 方便的模糊查询功能 在次功能中用户只能查看 不能修改数据 它主要包括以下一些模块 党群工作档案查询 行政管理档案查询 基本 建设档案查询 设备仪器档案查询 会计档案查询 声像档案查询 科学研究 档案查询 产品生产与技术开发档案查询 保育工作档案查询 实物查询 磁 白皮书 第 14 页 盘 光盘档案查询等 典型功能界面如下 3 73 7 档案编研档案编研 档案编研包括 大事记 基础数字汇编 组织沿革 会议简介 产品介绍 基建工程简介 全宗指南 专题文件汇编 发文汇编等编研工作的相关指导 3 83 8 档案利用档案利用 档案利用是管理档案借阅 档案借出 档案利用等工作 可以打印相应的 报表 档案利用包括 档案借阅登记表 档案借出登记表 档案利用信息表 3 93 9 移交进馆移交进馆 档案移交是指管理立档单位向档案馆移交档案的情况 可以将历次移交档 案的情况以报表的形式打印出来 档案移交包括 档案到期清册 立档单位进馆档案基本情况调查表 立档 单位历史情况简介表 全宗历史情况简介表 白皮书 第 15 页 3 103 10 档案信息维护档案信息维护 档案信息维护是对整个系统的信息进行管理 档案信息维护包括 档案基 本信息维护 档号格式定义 实体分类方案定义 系统功能管理 为促进档案标引的规范化 系统提供了国家标准主题词库和信息分类方案 文件级著录的主题词标引 信息分类标引可以采用系统提供的向导 系统提供默认的实体分类方案并给档案赋予不同的档号格式 用户可以在 系统默认设置的基础上根据自己的需要作相应的修改 典型功能界面如下 3 113 11 权限管理权限管理 权限管理是对系统的用户组及用户进行一系列的管理 能够对用户各种操 作 甚至对每一界面的显示 查询 修改 删除 打印 授权各种功能的权限 加以控制 权限管理包括 操作员管理 级别管理 授权 密码更改 典型功能界面如下 白皮书 第 16 页 4 4 设计原则设计原则 1 操作简便实用 2 结构坚固易扩展 3 严格遵守各项专业规范 4 安全可靠 权限控制严格 5 网络结构合理 系统性能优良 6 系统管理 维护和升级工作简易 三三 系统特点系统特点 本档案管理系统具有许多独有的特色 使其具有强大的功能 1 1 专业化专业化 严格遵循各项档案相关法律法规 合理分类 将文书档案 会计档案 基 建档案 设备档案 科研档案 声像档案管理的功能模块划分成独立部分 因 此具有和强的专业性 白皮书 第 17 页 2 2 文档一体化文档一体化 实现了文件管理的自动归档 极大的方便了用户 3 3 多媒体文档统一管理多媒体文档统一管理 实现了文书 图片 声像档案的统一管理 使用户可以在同一系统里面实 现各种煤体介质档案的管理 4 4 界面友好 操作简易界面友好 操作简易 采用 WINDOWS 风格界面 同时针对档案系统数据输入量大的特点进行了专 门开发 极大的提高了手工输入速度 具有很强的实用性 5 5 标准化 规范化标准化 规范化 软件开发严格按照软件工程的规范进行 质量控制严格 保证了产品标准 规范 6 6 检索灵活多样检索灵活多样 系统的每个模块都配有检索功能 同时又提供了专门的查询检索模块 以 满足用户的各种需求 7 7 统计报表功能丰富强大统计报表功能丰富强大 系统的报表生成模块可以生成档案局要求的各种报表 同时用户也可以根 据需要