估价项目档案管理.doc

估价项目档案管理1.规范的需要房地产估价规范401规定：“自接受估价委托至完成估价报告期间，房地产估价应按下列程序进行：1，明确估价基本事项；2，拟定估价作业方案；3，搜集估价所需资料；4，实地查勘估价对象；5，选定估价方法计算；6，确定估价结果；7，撰写估价报告；8，估价资料归档”。规范406进一步明确：“完成并出具估价报告后，应对有关该估价项目的一切必要资料进行整理、归档和妥善保管”。 显然，及时做好估价资料整理归档，是每个项目估价程序中的一个必不可少的重要环节，是估价机构和估价人员严格执行规范的需要。 2、应对外部审核的需要 行业行政管理部门和行业协会，以及有关客户，往往会从不同的角度，提出对某个估价机构的某些房地产估价项目档案资料进行审核。其中，用于房地产估价机构资质审查(如资质年检和资质申请)、估价报告质量抽查和估价报告技术鉴定(如房屋拆迁估价的技术鉴定)的，由房地产行业行政管理部门和行业协会组织进行(可称之为行业审核)；有关客户，如承担房地产信贷业务的商业银行，承担司法鉴定业务的各级机构，以及大型企业集团公司、大型房地产经纪公司或房地产投资公司等，为了防范风险或解决有关估价争议，也需要对房地产估价机构已出具的估价报告和其他归档资料进行质量评判性审核(可称之为客户审核)。 行业审核的结果关系到估价机构的资质、专业胜任能力的行业评价和市场准入问题。客户审核的结果关系到估价机构的社会公信力评价、商业机会以及有关的法律责任和经济责任问题。 显然，做好估价项目档案管理工作，是估价机构和估价人员应对外部审核的需要，是关系到估价机构生存和可持续发展的一件大事。 3、保护自己、防范风险的需要 估价项目档案实际上是经整理、归档和妥善保管的各个估价项目资料信息的载体，通过该载体记录的具有依据凭证作用的各项信息，可以清晰地追溯一个个估价项目从估价机构接受委托、估价人员搜集资料和现场查勘、进行估价测算和确定估价结果、撰写和出具估价报告的整个估价过程。 正因为估价项目档案具有上述作用，一旦某个估价项目事后发生争议(近年来，有关房屋拆迁和房地产抵押等方面的估价争议时有发生)，该项目档案资料即成为争议双方均十分重视的重要法律文件。 在发生争议的情况下，只要估价的主客体和估价目的是合法的，估价过程是符合规范的，估价结果是合理的，估价项目原始档案中有必要的依据凭证资料，就能有效地支持估价结论和整个估价活动，澄清估价机构和估价人员的责任，从而达到保护自己、防范风险的目的。 4、提高估价专业水平和报告质量的需要 估价机构通过加强估价项目档案管理，可以促使估价人员注意搜集和整理一切必要的、可以作为技术支撑和依据凭证的估价资料。如除了注意搜集估价对象有关资料外，应在采用市场比较法时，还要搜集各个可比实例市场交易价格资料和现场调查资料；在采用收益法时，还要搜集各个可比实例的市场租金、租期和费用等项资料，以及现场调查资料。这样做有助于达到不断提高估价人员专业水平和估价质量的目的。 此外，估价项目档案作为估价机构的重要技术资料，还具有较高的开发利用价值。如可供新进员工学习培训(尤其是技术含量较高的估价技术报告)，可供今后同一地区类似房地产估价或同一房地产再次估价时借鉴参考，可进行二次信息开发利用(如对估价结果进行分类、分析和整理，供机构内部借鉴参考)等等。估价项目档案管理的主要工作原则 在加强房地产估价资料归档管理中，主要应遵循下述工作原则： 1、及时性原则 应归档的估价项目资料，时间稍久的，往往很难搜集齐全。因此，必须强调及时性原则，要求估价人员在出具估价报告后的一定时间内，及时将一切必要的资料整理归档，避免出错或丢失资料。 2、真实性原则 估价项目档案具有依据凭证作用，必须强调归档资料的原始、合法和真实性。 3、完整性原则 估价项目档案应涵盖全部估价活动，具有较好的完整性，以确保对整个估价活动过程的可追溯性。 4、可操作性原则 估价项目资料应便于整理归档，切忌过于繁琐和盲目求全；应便于查找保管，并满足保密的要求；应便于开发利用。加强估价资料档案管理的具体做法 在加强房地产估价资料档案管理工作方面，主要采取下列一些具体做法： 1、建立健全估价项目档案管理制度对归档资料内容、归档资料形式(纸质文档资料、电子文档资料和影像资料等)、归档时间，以及有关立档(估价资料经审定入库)、保管(含纸质文档和电子文档)、使用(含档案信息开发利用)和销毁等各个环节的管理，做出较详细而具体的规定。而且，上述有关的档案管理制度文件和表格，均纳入质量管理体系文件中。 2、明确归档估价资料的内容 具有保存价值的一切必要资料都应整理归档。将应归档资料分为下述四类，并在档案目录中明示： (1)估价报告类：包括估价结果报告和估价技术报告，含必要的附件资料。 (2)工作流程类：包括估价项目受理审定表、委托协议书、估价项目安排表、估价工作计划书、估价报告三级审核及重大估价问题讨论记录表、估价报告流转签发及修改记录表、委托方签收及评价意见表、评估工作小结。 (3)备查资料类：现场查勘记录、估价调查资料及其他估价有关参考资料、委托方提供的资料清单、未列入估价报告附件的委托方提供资料。 (4)档案管理类：立档审查表和估价报告电子文档查找编目。 3、明确归档的时间要求和立档审查要求 估价人员在出具估价报告后一个月内，应按有关要求将该项目一切必要的资料整理归档。 部门经理在每个月的月底或适当时候，应对估价人员已出具估价报告的项目资料整理归档情况进行督促检查。 估价人员整理好有关资料、准备归档时，项目负责人、部门经理和档案管理人员，应按立档审查要求(含归档资料种类、数量及其内容质量等方面的要求)，对拟归档资料认真进行审查，如确认符合要求，方可在填妥立档审查表后，准予立档入库。 4、重视档案室的硬件建设和软件建设 在硬件建设方面，主要抓下列事项： (1)设档案室。档案室内严禁吸烟，并注意防火防水防晒防盗，保持一定的室温和适当通风。 (2)纸质档案的保管，采用目前档案管理系统较先进的手动密集架，以便最充分地利用档案室的有限空间，存放尽可能多的档案资料。 (3)书面归档资料应选用较好的纸张。所有签字不准用园珠笔。 (4)电子文档采用质量好的耐久光盘脱机保存。每张光盘均可存放一定数量估价项目的归档资料。光盘集中存放在一个专用的铁皮柜内。所有光盘均有备份，并另行存放。 在软件建设方面，主要抓下列事项： (1)制订和不断完善一整套涉及归档、立档、保管、使用和销毁等各个环节的档案管理制度文件和程序文件，并纳入质量管理体系文件，以指导档案管理各项具体工作。 (2)制订和不断完善有关纸质文档和电子文档的编目，以便查找。 (3)制订和不断完善有关档案资料二次信息开发利用的具体技术路线、电子表格和编目，以便开发利用和查找。 (4)针对档案室的有限空间、档案保管的较长年限以及纸质档案数量的逐年快速增长三者之间客观存在的矛盾，不断探索合理的解决办法。估价资料管理措施1、评估报告的台帐建立要建立格式和内容一致的估价报告微机登记台帐和书面登记台帐，摘录各份估价报告的项目名称、委托人、评估项目、项目规模、估价时点、估价结果等事项，其栏目要与房地产估价机构信用档案中的“估价项目基本情况”内容保持一致，以减少上报信用档案的工作量。估价报告的台帐建立，应自接受委托时开始逐项登记。2、明确归档估价资料的内容估价报告的归档备案估价报告交付后，应及时归档备案，并采用微机存档和书面存档两种方式。1) 微机存档的估价报告，应包括以下内容：a) 房地产估价结果报告；b) 房地产估价技术报告；c) 现场勘察数码照片。2) 书面存档的估价报告，下列资料必须完善：a) 房地产估价委托书；b) 房地产估价报告（必须附有技术报告）：c) 房地产估价现场勘察表；d) 房地产估价收费通知单存根联；e) 房地产估价业务流程单；f) 委托人提供的相关权证资料等附件。有保存价值的一切必要资料都应整理归档。将应归档资料分为下述四类，并在档案目录中明示：(1)估价报告类：包括估价结果报告和估价技术报告，含必要的附件资料。(2)工作流程类：包括估价项目受理审定表、委托协议书、估价项目安排表、估价工作计划书、估价报告三级审核及重大估价问题讨论记录表、估价报告流转签发及修改记录表、委托方签收及评价意见表、评估工作小结。(3)备查资料类：现场查勘记录、估价调查资料及其他估价有关参考资料、委托方提供的资料清单、未列入估价报告附件的委托方提供资料。(4)档案管理类：立档审查表和估价报告电子文档查找编目。3、归档的时间要求估价人员