03物资采购管理办法.doc

物资采购管理办法1 目的和范围1.1 为进一步规范集团公司的物资采购行为，保证采购过程符合质量、职业健康安全和环境管理体系的要求，持续降低采购成本，打造具有竞争力的物资采购供应链，实行“分类集中、两级实施”的集中采购管理模式，特制定本办法。1.2 本办法适用于集团公司、分（子）公司、事业部、各类项目经理部。2相关术语2.1 A类物资（集采材料）：集团公司规定的15类材料：（1）钢材（含彩钢板）（2）水泥（3）电缆（4）油漆（5）阀门、管件（不含玛钢件）（6）电缆桥架（7）高强螺栓（8）焊接材料（9）木材（10）门窗（11）保温材料（12）轨道配件（13）砼外加剂（14）灯具（15）滑触线。2.2 B类物资（自采材料）：A类材料以外的所有材料。2.3 集中采购（集采）：分（子）公司、事业部、项目经理部使用，由上级主管单位采购供应的行为。其中由集团公司的集采称为一级集采；分子公司、事业部的集采称为二级集采。2.4 自行采购（自采）：非集采材料各单位自己采购供应的行为。2.5 委托采购（委采）：属于上级主管部门集中采购的材料，受上级部门委托进行的采购行为。3 原则3.1 招标采购原则：除厂家直供协议采购外，凡具备条件的物资采购，必须进行邀请招标或公开招标采购。3.2 集中采购原则：3.2.1分（子）公司、事业部使用的钢材、水泥由集团公司集中采购统一付款；其余材料由各单位物管部门自行界定采购范围。3.2.2 A（C）类项目经理部使用的钢材、水泥、电缆、油漆由集团公司集中采购统一付款，其它A类物资由集团公司集中采购，项目经理部付款；B类物资由项目经理部自采。3.3 比质比价采购原则：不具备招标条件的应执行询价比价采购；按“性价比”最优的原则确定采购供方和价格。3.4 按照分级授权、责权统一、奖罚分明的原则：采购单位须明确本单位采购工作流程及各职能部门、各级物资采购管理人员的职责和权限。4 职责4.1 集团公司（材料管理部）4.1.1 负责对材料系统采购人员的管理与培训。4.1.2 对分（子）公司、事业部、项目经理部的采购行为的监督、检查、指导。4.1.3 集团公司物资管理系统信息化管理软件的运行维护及考核管理。4.1.4 汇总并编制一级集采采购计划。4.1.5组织集团公司物资合格供方的开发与管理。4.1.6对一级集采材料价格信息发布及价格变动趋势的分析预测。4.1.7 配合工程投标时的材料询价报价工作。4.1.8组织一级集采材料的采购招标或比质比价，签订采购合同并组织现场交付。4.2 分子公司、事业部（物资管理部门）4.2.1 负责本单位物资管理系统信息化管理软件的运行维护及考核管理。4.2.2 定期考核本单位物资采购人员的采购管理工作。4.2.3 及时编制并上报一级集采材料的需用计划；汇总并编制二级集采材料的采购计划。4.2.4组织本单位物资合格供方的开发、管理，并定期上报。4.2.5推荐合格的供方参与一级集采材料的采购招标或比质比价，并确认中标价格。4.2.6 负责集团公司委托采购材料的招标采购或比质比价采购，签订采购合同，组织现场交付，并将采购合同及时上报。4.2.7 组织本单位二级集采材料的招标采购或比质比价采购，签订采购合同并组织现场交付。4.2.7及时确认一级集采材料现场交付的数量、外观质量及资料。4.2.8对本单位下属分公司、B类项目经理部的采购行为的监督、检查、指导。4.3 项目经理部（物管部）4.3.1 负责本项目物资管理软件的运行与维护。4.3.2 及时编制需用计划、采购计划，及时编制并上报集采采购计划。4.3.3 自采及委采材料物资合格供方的开发、管理，并定期上报。4.3.4 委采材料和自采材料的采购招标或比质比价，签订采购合同，并定期上报。4.2.5 组织对进场物资的验收并记录、及时确认集采材料现场交付的数量、外观质量及资料。4.3.6 对专业项目部的采购行为的监督、检查、指导。4.3.7及时搜集和识别项目所在地政府主管部门发布的有关材料管理的法规信息并组织实施。4.3.8 负责采购物资的成本控制。4.4财务部门4.4.1 物资供方编码管理4.4.2 集采物资资金管理4.4.3 物资采购借款、结算、核销、挂账、付款管理。4.4.4 参与大宗材料的招标采购4.5造价部门4.5.1 组织分（子）公司、事业部、项目经理部的材料计划编制及审核。4.5.2 参与材料的招标采购。4.5.3 参与采购合同的会审工作。4.6质量技术部门4.6.1材料检验实验工作的监督管理。4.6.2审核具有特殊质量技术要求的采购合同。4.6.3新材料信息的搜集、应用和推广。4.6.4材料质量验收标准的识别和判定。4.6.5组织因工程材料质量问题造成工程重大质量事故的调查处理。4.7安全部门4.7.1组织安全防护用品合格供方的开发、评审及考核。4.7.2 负责材料采购合同中涉及职业健康安全条款的审核。4.7.3负责特殊物资搬运方案的审批。4.8 纪检委4.8.1监管本单位物资采购行为的合规性。4.8.2组织物资采购违法违纪事项的调查和处理。4.8.3 参与招标采购与比质比价采购。4.8.4参与因采购质量造成工程质量重大事故的调查处理。5 计划管理5.1 需用计划的编制与审批5.1.1项目经理部的需用计划编制由项目施工单位的造价、技术、安全人员根据施工图纸、技术方案、施工措施、设计变更、现场签证及施工进度等资料进行编制。经部门负责人审核后，由项目经理审批。5.1.2 集团公司、分（子）公司、事业部的需用计划编制由造价或工程部门根据本单位的经营、施工需求进行编制。经审批后，上报物资管理部门。5.1.3 需用计划的格式按照集团公司颁布的统一格式编制，并应按材料用途分类编报，同时要注明工程名称、图号、材料名称、规格型号、计量单位、需用数量、质量标准、需用时间等及其它特殊要求。5.3 采购计划的编制与审批5.3.1 项目经理部的采购计划（自采和集采）由物管部材料人员根据审批通过的需用计划进行编制，经物管部长审核后报项目经理审批。审批通过后的自采采购计划由物管部执行采购，集采采购计划会同付款资金计划报上级采购部门执行采购。5.3.2分子公司、事业部的采购计划（一级集采和二级集采）由物资管理科根据审批通过的需用计划进行编制，经审批的一级集采计划会同付款资金计划报集团公司材料管理部执行采购，二级集采计划由物资管理科执行采购。5.3.3集团公司的采购计划（一级集采）编制由计划合同科根据经审批通过的需用计划或下级上报的一级集采计划编制，经审批通过后执行集中采购或委托采购。6 供方管理6.1 供方评价6.1.1物资采购部门通过多种渠道搜集潜在供方的信息，必要时须进行实地考察并深入了解、如实评价，以便及时补充合格供方的范围满足采购需求。6.1.2评价内容包括：a) 供方的经营（生产）资质、规模、财务状况和市场业绩等基本情况。b) 质量保证能力、供货能力、价格竞争力、交货准确率、快速响应能力和售后服务。c) 采购过程中存有的重大危险源、重要环境因素及控制措施。d) 如供方是商家时，还应对其所供物资的生产单位的质量保证能力等进行评价或验证，并收集其相关的资质资料。6.1.3评价准则：a）具有国家或行业认可的资质；b）应具有营业执照、产品的生产许可证；c）应具有产品检验合格证明；d）供方的产品应满足环境保护和职业健康安全要求；6.1.4供方评价必要时可以进行产地取样、抽检、封样等，并如实填写供方评价表（记录1）6.2 供方选择6.2.1 各采购单位必须成立以主管领导为组长，成员有各专业部门负责人及使用单位材料负责人组成的比质比价招标采购领导小组。6.2.2供方的选择准则a）供方所报价格是否满足集团公司降低成本的要求；b）供方交货期、履约能力是否满足工程进度的要求；c）供方的服务质量和优惠条件是否达到集团公司的要求；d）供方其他履约表现是否达到集团公司的要求。6.2.3原则上物资采购招标（或比质比价）应在合格供方名录范围内进行，如需邀请合格供方名录以外的供应商参与采购招标时，采购单位应先对其投标资格进行审核并记录。6.3 合格供方名录6.3.1 集团公司年度合格供方名录由集团公司材料管理部编制，经材料管理部部长审批，在集团公司信息平台发布。6.3.2 分（子）公司、事业部、A（C）类项目经理部的年度合格供方名录，应在每年的12月15日底前上报集团公司，由集团公司审核后，统一在集团公司的信息平台发布。6.3.3 原则上物资合格供方名录及评价资料由各单位保存，保存期限不得低于五年。6.4供方管理6.4.1 供方考核管理6.4.1.1 对供货商的供货资格实行考核，通过对供应商的质量保证能力、价格的竞争力、市场业绩及服务满意度等四个方面进行考核。6.4.1.2供方的动态考核分为半年度考核和年度考核两种情况。对于零星采购材料或地方性材料的供方须半年度考核，其它材料供方须进行年度考核。6.4.2供方重新评价6.4.2.1采购单位须按半年度和年度对物资供方如实进行评价考核，根据考核结果编报供方重新评价表（记录2）。6.4.2.2重新评价的准则a）产品质量是否达到合同要求；b）有无环境和安全事故；c）供货是否及时,服务是否周到；6.4.2.3有下列情况之一的为不合格供方a）因使用所提供的物资影响工程质量的；b）物资供应不及时而影响工期的；c）供方服务态度差，服务质量低的；d）有重大环境或安全事故的；e）与我公司发生法律纠纷的。6.4.2.4经过重新评价后的合格物资供方年底在集团公司信息平台公布，各采购单位不得使用不合格供方物资。7 招标采购管理7.1凡具备条件，采购额度在50万元以上的批量采购，须进行招标采购。7.2 视具体情况招标采购可采取公开招标和邀请招标两种形式。7.3邀请招标采购时，集团公司名录内合格供方优先享有投标权和供应权；原则上参与投标竞价的单位数量不少于五家且每项批量物资的有效报价不少于三家；其中生产厂家的比例不得少于百分之六十（钢材等市场习惯采用代理制销售的物资除外）。7.4物资采购招标须执行规范的程序，招标文件须采用规范的文本，且招标文件、投标报价、评标记录和评标报告等招标记录须归档保存。8 比质比价采购管理8.1每批物资采购询价时参与报价的供方数量不得少于三家，批量的物资采购询价时生产厂或指定一级经销代理商的报价不得少于二家。参与报价的供方必须是集团公司的合格供方8.2 采购询价时，由采购单位编制询价单（记录3），询价单除明确采购材料的具体要求外，还须注明付款方式、交货批次（时间、数量、地点）、计量方式、供方报价截止时间等内容，且负责人签字并加盖业务专用章；同时要求供方报价时在询价单上写明供货价格、可供数量、生产厂、报价人姓名、联系电话并加盖公司印章。必要时应要求供方的业务联系人出具法人授权委托书。8.3根据询价竞价的结果，采购人员须与采购侯选供方进行再次采购议价，及时编制物资采购比价表（记录4），经部门负责人核准后，并填写比质比价中标供方记录（记录5）方可实施采购。如采购价格非最低报价的，采购人员须在次低价的报价单上如实记录理由并由部门负责人签字确认。9 采购合同管理9.1 合同的编制：9.1.1由采购人员起草采购合同，合同条款的内容必须满足集团公司有关规定及质量、技术和国家法律法规要求。9.1.2 采购合同中必须明确付款条件及付款时限。9.1.3 采购合同必须明确供方提供票据的形式、种类、时间、方式等。9.1.4采购合同要注明在到货地点卸车落地后验收交接，规避途中运输物资丢失、损毁的风险。9.1.5 采购合同必须明确发生违约时的解决方式及起诉地点。9.1.6采购单位要对物资采购活动是否存有重大危险源和重要环境因素进行认真识别采购合同中要体现供方提供的产品对环境和职业健康安全方面的影响。9.2编号管理：物资采购合同须编制合同编号，各单位由合同主管部门明确统一采购合同编号的编制方法。一般按：XXX（单位或项目简称）-XX年-XXXX流水号。9.3 合同会审管理：各单位须建立采购合同会审签订程序，公开招标的集采材料的采购合同，须经本单位的造价、财务、市场、审计、纪检等职能部门和使用单位会审；非招标采购的材料采购合同应由本单位相关部门进行会审。项目自采及委采材料的所有合同须经项目经理部各部门负责人及项目经理会审。9.4 合同的签订9.4.1签订合同（协议）前，要严格审查供方签约人的资格，签约资格确认如下：a) 签约人为法人的，应出具企业营业执照的复印件（加盖企业公章）、法人身份证明和身份证复印件；如签约人为法人委托的，应出具法人委托书和身份证复印件。b) 物资采购合同应由经办人和授权委托人签字。9.5 合同归档管理9.5.1采购单位须建立采购合同台帐（记录7）9.5.2文本形式的采购合同的管理由采购单位人员负责收集、整理和保管。项目经理部的采购合同，待工程结束后，采购合同文本转交集团公司材料管理部存档管理，不得在项目上作报废处理或私自损毁。9.5.3 采购合同至少要保存到合同失效后五年10 结算管理10.1采购人员必须按月及时将采购物资报销挂账。并依据采购合同提出付款申请。10.2集团公司集采材料执行集团公司材料字20119号文件大宗材料集中采购统一付款细则。10.3 分（子）公司、事业部、项目经理部的财会人员应根据材料采购合同认真审核采购付款申请的合规性，对于委托采购材料，采购人员应出示有效的委托授权后，财会人员才能办理付款手续。11 考核11.1各单位须根据本办法制定适合本单位的物资采购考核管理办法。11.2 考核管理办法的内容应包含如下内容：a）材料计划编制审批上报的准确性与及时性。b）材料性价比与满足使用要求的合理性。c）采购核销挂账、报销付款的及时性。d）采购供方选择的合理性。e）采购合同的规范性。f）采购供应及采购反馈的及时性。11.3公司全体员工有权对违反本规定损害企业利益的行为向公司举报。公司保护举报人的合法权益。11.4 集团公司对以下人员予以适当奖励：a) 降低采购成本贡献突出的采购人员及其他人员。b) 严格履行职责成绩显著的采购质量、价格监督人员。c) 举报违反本规定的采购行为经查证属实的检举人员。11.5 对违反本规定弄虚作假、以权谋私、收受商业贿赂的人员，根据情节轻重给予通报批评、记过、解聘、解除劳动合同等处分或处理；构成犯罪的移送司法机关处理。12 记录12.1 供方评价表（记录-1）12.2 供方重新评价表（记录-2）12.3 物资采购询价单（记录-3）12.4 物资采购比价表（记录-4）12.5 比质比价中标供方记录（记录-5）12.6 采购合同（记录-6）12.7 采购合同台账（记录-7）13 相关文件13.1 大宗材料集中采购统一付款细则13.2 大宗材料集中采购管理办法13.3 物资供应管理办法14 本办法由集团公司材料管理部起草并负责解释。15 本办法自颁布之日起实施，原材料采购管理规定自行作废。记录1： 物资供方评价表产品类别供方名称负 责 人供方地址评审日期联系电话评价标准：满足标准打“”是否具有国家或行业认可资质的厂家；是否具有营业执照、产品生产许可证；是否具有产品检验合格的证明；供方的产品满足环境保护和职业安全健康要求；其他资质、资料：参加人员意见经办人： 签字：物管部长： 签字：项目经理： 签字：审批结果： 合格供方 部长签字： 不合格供方 审批日期：制表人： 记录2： 物资供方重新评价表供方名称生产产地项目使用的产品：项目使用产品情况：重新评价准则：符合打“”有下列之一者，淘汰项打“” _产品质量是否达到合同要求 _有无环境和安全事故 _供货是否及时服务是否周到 _使用所提供的物资影响工程质量的 _物资供应不及时而影响工期的 _供方服务态度差，服务质量低的 _有重大环境或安全事故的_与我发生法律纠纷的 结论： 物管部长:使用单位：项目经理：制表人： 日期：16记录 3物 资 采 购 询 价 单 编号：序号物资名称规格/型号材质单位数量验收标准交货时间/地点/数量付款方式供方报价生产厂名 称可供数量123456说明：询价单位（盖章）： 联系电话：报价单位（盖章）： 联系电话：联系人：传 真：联系人：传 真：询价时间： 年 月 日 时 分 报价截止时间： 年 月 日 时 分报价时间： 年 月 日 时 分 报价有效期： 年 月 日 时 分记录 4物 资 采 购 比 价 表询价单位（盖章）： 编号：序号使用单位项目名称计划编号物资名称规格材质数量技术标准供 方 报 价中标价中标单位联系人（电话）单位1单位2单位3单位41234567891011采购均价询价人： 时间： 采购负责人： 时间：记录 5比质比价招标中标供方记录工程名称：材料名称规格型号需用量参 评 供 方总 价信 誉备 注评价结果:信誉：运 输包 装 交 货 期 服 务 其 它 优 惠确定价格：参评人部门（职务）参评人部门（职务）参评人部门（职务）制表人： 批准： 年 月 日记录 6采 购 合 同合同编号：_ 签订日期：_供方： 需方：根据经济合同法和有关政策规定，经双方协商，签订本合同，以资共同信守。规格型号单 位数 量单 价金 额交货时间一、 产品质量标准及包装要求： 二、 安全环保要求： 三、 质量检验及验收方法： 四、 交（提）货单位及方法、运输方式及地点：五、 费用负担：六、 结算方式： 七、本合同依法签订，经供需双方盖章和代表人盖章（或签字），即具有法律效力，双方均应严格执行，任何一方不得擅自变更或解除，如因故需要变动，应经双方协商一致另立协议后才能变更或解除。任何一方不按规定履行合同，按经济合同法承担经济责任。七、 其他：八、 _