工业工程现场改善宝典11 IE组织与部门建立.doc

IE组织与部门建立一IE部門組織架構的建立二IE部門運作機制建立1、 成員資料庫建立2、 值星機制建立3、 例行會議機制建立三IE專案工作開展介紹1、 IE專案策略2、 IE專案開展 四IE工程師應具備的素養IE组织与部门建立隨著經濟全球化、資訊網絡化，市場競爭如暴風驟雨，日趨激烈。正所謂“IE無所不在，IE無所不能”。朝著“降低成本，提高質量和生產率”的核心目標，各行業領域對工業工程手法應用的重視亦有增無減。獨立的IE組織與部門如雨後春筍般建立于各公司。一個公司內IE組織與部門如何定位IE組織與部門如何運作IE成員需要擔當什么樣的工作執掌IE組織與部門如何處理好與其他部門的關系等等以上各項問題直接影響到IE組織與部門在一個公司作用的發揮。一IE部門組織架構建立定IE部門職責前,首先要部門的組織定位,也就是在IE組織的功能是甚麼?生產技術提供?流程設定?標準化推動?運籌規劃?亦或以上功能兼包含?可通過與上級主管溝通確認IE組織的功能。1、IE部門公司定位根據所定義的IE組織功能將該組織建立于對應部門下面。此部分甚為重要如IE組織分屬部門不當將直接影響到未來IE工作推動力度的強弱。故此應對IE部門的定位建立一個在全公司范圍內的組織架構圖。范例如以下范例一所示。 范例一2、IE部門成員組織架構一個完整的部門由該部門的主管及非主管組成。主管包括經/副理、課長、組長等職位；非主管即為主管以外的人員。一個IE部門應根據其所在公司的定位、需在公司所擔當的職務份量、公司規模大小來正確評估本部門人力需求。如部門人力評估需求過緊，則造成部門成員工作擔當過重，負荷不了而怨聲載道; 如部門人力評估需求過鬆，則造成部門人力的浪費，給公司增加人工成本。一個部門在成立初期，是無法做到人力需求恰到好處的，這需要在以後的工作開展中不斷調整直至最佳狀態。為便於主管對下屬的管理，同時，保証部門內各組成成員能各行其職責，應建立部門內成員的組織架構圖表。如范例二所示。經/副理課長系統工程組績效工程組組長A組長B組員A組員A組員B組員B組員C組員C組員D組員D范例二 同時，針對部門內當前人力應制定出相關工作執掌，以達到權責明確，分工均衡之目的。以范例二為例來劃分A、B兩組各成員的工作執掌，並繪制出如范例三所示的工作執掌圖表。工作執掌的繪制應做到透明化、合理化，即每個人應知曉所要擔當的職責，同時每個人應具備該能力去擔當對應的工作執掌。 工作執掌圖表繪制出來後，IE部門主管需審核確認，並且有必要將IE部門內的工作執掌圖表發給相關單位知悉。如此做法，可以做到如有需求時，相關單位可以找對應的E人員進行配合執行，不會因找錯人而造成困擾。有了合理的工作執掌分工後，緊接要做的事就是根據每個人的工作執掌進行相關動作。IE 人 員 工 作 職 責系統工程組人員職責專案負責線別組長A1每日巡線關注產能瓶頸達成率和良率2關注產線產出及良率分析原因並進行現場改善3工時評估生產力與效率提升4標准工時量測輿維護5作業標準及生產流程制定與修改 統合系統工程組工作分配ALL組員A各機種SMT、線外加工工站ALL組員B各機種組裝工站ALL組員C各機種測試工站ALL組員D各機種包裝工站ALL績效工程組人員職責專案負責線別組長B1產能及效率提升2Layout及產線規劃3提案改善主導4人力及異常費用分析5人工成本計算統合績效工程組工作分配ALL組員AH12廠房規劃ALL組員B多能工培訓執行ALL組員C人力及標準工時系統建立ALL組員DSFC系統導入執行ALL范例三二IE部門運作機制建立1、成員資料庫建立IE部門須建立部門內所有成員的資料庫，如范例四所示。在該資料庫中有成員對應的就業記錄、聯系方式、專業技能、興趣愛好、籍貫等等。每當有新進同仁加入團隊時，應及時將同仁的相關信息錄入到部門的資料庫中。如此，可以加強部門同事之間的了解，同時有利於主管對下屬的管控。當IE部門內的人員穩定下來後，助理或相關負責人應將部門內所有成員的聯系方式做成聯系卡的形式，以供同事間聯絡之用，同時，可體現該部門的團隊精神。序號姓名工號電話籍貫專業畢業學校工作經歷興趣愛好1XXXXXXXXXXXXXXXX 范例四同時，為方便同事間的聯絡，加強成員的團隊意識，建議將部門內所有成員的聯絡方式（如分機號、手機號）制成聯系卡片的形式。考慮到存儲空間的限制，應將聯系卡片與廠牌等隨行攜帶物放置於一起，以供緊急之用。2、值星機制建立沒有規矩，不成方圓。一個完善的IE部門應當建立健全的值星機制。此作法目的是為了避免發生突發事件時，課內相關運作仍然可以繼續開展下去，同時，每個成員應謹記其部門不會因為某個人的原故而無法運作下去！舉個例子。原來的早會記錄及會議追蹤都由張三來做，有天，張三突然沒有來上班，則早會記錄及會議追蹤由誰來做？水平理不理想？流程正不正確？如在此之前其他人沒有做過相同事情， IE部門主管突然面對這些問題會頭痛。因此，至少讓每位員工對課內日常運作執行一次是必要的！此外，為使每位新進同仁能迅速適應IE部門的運作，更快投入工作開展當中去，須讓新進同仁親自執行課內相關事務。通過這種方式，即可以讓同仁及早熟悉運作，又可以讓同仁深切體會到，即使是課內一件小小的日常工作也是需要細心花力氣來完成的，如此一來，同事之間的理解就會加強。對於沒有設置專門助理來處理課內事物的IE部門，值星機制的建立尤為重要。針對課內運作，IE主管應要求下面員工將各值星事項做成程序文件形式，同時，將針對當前部門人力，排配出值星表，每隔一時間段（可以每星期為周期）輪流值星一次，如范例五所示。如此一來，充分做到實現作業流程化，流程簡單化，流程合理化，流程標準化，標準系統化。Date: 20060712 A版每周值星排配表周次W15W16W17W18W19W20值星張三李四王五趙六孫七田八備注上周值星本周值星下周值星 范例五3.例行會議機制建立每個公司、部門都有自行的例行會議，根據級別不同，所要召開的例行會議也不同，如：全組例會、全課例會、全公司例會等。IE部門也有所要召開、參加的例行會議。對於IE部門所要召開的例行會議，基於IE部門內的運作模式，可以每隔一個時間段召開一次部門內部的例行會議，如，可以定義每周的一個時間點召開一次IE課內周會。通過召開此類例行會議可以追蹤上時間段未達成的各工作狀況及原因，可以共同討論重要事件的解決對策及注意事項，此外， 可以安排未來時間段的工作計劃。對於部門所要召開的例行會議，IE部門可以找專人進行會議的主持及相關追蹤，有執行值星制的IE部門亦可由當周值星進行主持及追蹤。對於所要參加的例行會議，IE部門應派專人參加。參會人員應熟知會議流程。在例行會議召開前，參會人員應清楚是否需要提供相關報告資料。如需要提供相關報告資料，參會人員應了解報告是否有完成，是否足夠完善。同時，在會議召開前，參會人員應追蹤上次例會是否有需要IE部門配合執行的事項，如有，應清楚了解對應事情的發展狀況，必要時，可以提供相關報告資料佐証。會議召開過程中，參會人員需做好會議記錄，如有IE部門需要配合執行事項，應清楚狀況。每次會議召開完畢後，參會人員應及時向上面主管匯報會議精神，並偉達相關資訊。總之，參會人員在例會上的一切表現代表著整個IE部門的形象，因此，每次召開相關會議時，參會人員應認真慎重，不可以馬虎對待。三IE專案工作開展介紹IE的三大功能為：成本績效的有效掌控，價值工程的開創，資源的分配與有效運用。如何達成該三大功能呢？主要通過開展IE專案來實現。IE部門的主管應全力推廣IE手法在公司各部門的改善應用。1、IE專案策略具體說來，IE專案策略分爲如下三大類。策略一：全面了解各單位需求,重新調整探討IE定位 内容： 了解各單位對IE需求及生產製程,重新合理定義IE定位；通過合理分工建立或完善IE組織功能；進行IE佈局及Contact List建立,並初步開展IE相關工作。 策略二：全面推展效率提昇系統優化及IE訓練等相關事項 内容： A. 5S管理整理整頓清節清掃素養B. 生産綫平衡方面：提昇UPPH與平衡率，精減人力，降低成本； C. SMED方面：縮短換線、換模時間，提高生產效率，提昇產能； D. 倉儲管理方面：合理規劃倉儲各區域，提昇空間利用率，降低庫存，節約成本； E. 設施規划與物流分析方面：規劃新產線Layout及跟蹤產線架設；提高工廠物流體系、搬運方式與包裝方式及碼頭和電梯利用率； F. 流程標準化方面：檢討產綫各段制程以達到最優化；協助建立相關程序文件及標準化表單；協助進行電子系統表單優化；通過生管系統流程優化推動JIT，降低庫存成本；G. 成本核算方面：對包材/耗材/備品/治工具進行價值評估；進行產線投資效益評估；新產品導入進行功能與成本分析；建立製造成本核算標準與實際成本差異分析及快速報價機制；H. 目視化管理顏色管理; 看板管理;I. 一個流和CELL生產方式的推行;J. IE培訓方面：推動全公司范圍內的IE知識培訓；積極參與配合各單位推動提案改善、TPM、QCC等；生產制程影片的拍攝，如人因工程、精益生產。 策略三：累積改善經驗、記錄標準化攝影及系統化IE運作管理 内容：建立一個以SOP、SIP、錯誤示範、提案改善為主體的Knowledge网絡資訊實現快速分享和傳承經驗；應用的IE運作管理體制；以成本為導向,持續深入推動相關專案並參與實務運作。2、IE專案開展2.1專案細化執行專案開展初始，專案小組應充分收集相關資訊，如：服務單位的組織架構及產品組成；服務單位IE的定位；專案工作開展時直接對應窗口是何人、何職務等等，課内同仁可靈活運用“一張笑臉，兩句好話，三思後行，四季送情”的原則逐漸建立起良好的人脈關係，為專案的順利開展奠定基礎。專案開展過程中，專案小組需針對專案的具體執行在各個時間段實現計劃的細化，如可以一個星期為時間段，列出在此時間段内所要完成的事項，然後去達成相關事項，從而一步步將專案推進。開展專案工作時，專案小組成員要全力融合到服務單位中去，積極參與服務單位的相關日常工作了解服務單位的現狀，靈活運用IE技術手法分析問題並解決問題。同時，各位同仁應有效合理其他單位的相關資源，如：仿真、教育訓練、攝影等等。結合必要支援，專案小組群策群力嚴格按照規劃時間將專案一步步向前推進直至該專案順利結束。2.2 專案進度匯報專案負責人應主動向相關主管報告階段工作。專案若發生重大變更要第一時間匯報IE部門主管。 每週規定時間召開一次周會例會專案小組成員須將所負責各專案的當周進度填寫到周會報告中周會報告格式統一當周周會時由專案小組成員負責匯報專案進度。當服務單位主管對于階段工作報告不滿意時，專案小組應檢討問題點，並提出改善糾正措施，直至服務單位主管滿意。2.3 專案小組掌控為使各專案小組能順利推進專案工作同時確保專案小組成員工作量適度各專案負責人必須采用一定方式掌控組內成員工作事項的執行達成狀況。比如為建立人脈關系可以擬定相關時期內組內成員須結識的人員數量及其相關職務聯系方式辦公地點為盡早了解工作可以要求組內成員前往相關地點發現一定數量的問題點并提出改善對策為及時解答困惑可以規定每天開會檢討半個小時。以上相關資料可以存放於公共路徑中，以便Team內成員必要時查找相並人員資料及資訊。各專案負責人可以采用合適于本組內成員的方式進行掌控風格不一掌控方式必須知會IE部門主管。2.4 專案結束事宜在對應時間内，通過專案小組成員的辛勤工作，在達成預期的目標后，專案小組應與服務單位完成專案實施。專案小組在專案整個過程有義務協助服備單位進行專案實施。當專案實施完成后該專案即可結案。專案小組在專案實施後須持續進行相關追蹤確認專案效果，採用“PDCA”循環不斷提升。在專案開展過程中，專案小組需將專案相關資料整理做成專案報告。隨著專案的推進，專案報告需不斷更新。專案結案后，專案負責人需完善專案報告， 此後，由辦公室負責人對專案報告做存檔動作。如此可以建立標準資料庫。2.5 專案績效評估在專案開展過程中，凡是績效突出者，在獎金及升遷方面應優先考慮。IE部門主管可以採用合適的評定方式。如可以採用由專案互評、服務單位評定、部門主管考評、學習成長率四項綜合打分等。四IE工程師應具備的素養一名稱職的IE工程師應具備什麼樣的品質呢？總的說來，需要具備以下七項基本素養，即：個性及內在特質、工作意愿、三心、努力程度、工作歷練、專業技能、教育背景。 個性及內在特質是指應該具備的基本品質，如誠實、善良、熱情、耐心、合作意識等。這些因素將直接影響著工作生活態度，並從中反映出來。有些人做事隻以自己我為中心，他人意見根本無法採納，那麼這種人就缺乏團隊合作意識，沒有人喜歡和這種人合作，自然也不受大家歡迎；有些人處處為他人著想，考慮問題周到全面，那麼這種人就會很受主管同事歡迎，與之工作生活起來就會很舒心。IE工程師是公司的積極分子，需要與每各單位打交道。因此IE工程师應始终从全局和整体出发，建立良好人脈關系，充分發揮人格魅力，成為公司內部名副其實的沟通者、咨询者、和协调人。 一個人工作最起碼條件就是必須有意願工作。如果沒有工作的意願，即使去做某件事，完成後的結果也隻會達到一般水平。反之，如果是滿懷意願，充滿興趣去做事，就會充分發揮其積極主動性，利用一切用效資源，力求達到最完美的效果。因此，良好的工作意願是事情成功的一半！ 三心，即：責任心上進心企圖心。一個人是否有無責任心，往往從生活中的小事可以看出來。如果一個人的責任心很強，那麼隻要他許諾去完成一件事，那麼他會想盡辦法在規定時間內完成。反之，如果一份工作安排給一個沒有責任心的人去做，時常會Delay，甚至搞砸，如此隻會增加別人的負擔，更別說替人分擔憂慮了。這樣的人，別人是不敢再交待事情讓其去處理的。上進心也就是指達到了一個層次後，仍然不斷往更高的方向去摸索研究，尋求進步。俗話說：活到老，學到老。我們平時除了工作，同時也應不斷學習新的理念與技巧，將自己的專業水準提高一個檔次，增強自己的競爭優勢。“不想當將軍的士兵，不是好士兵”這句話恰如其分地形容了企圖心。IE有四大職系，分別為：現場工程、績效管理、價值工程、經營管理。學IE的同仁必須從現場工程歷練起，但不能一直局限於現場工程一塊，因此，IE工程師要具備企圖心，往更高的階層靠近。當然，胸懷企圖心，並不意味著目標一定會實現。未來發展的結果，還需要整個過程中的不斷努力。謹記：機會總是留給有準備的人！“勤能補拙”這句話反映出勤奮的重要性及功能性。勤奮從某種意義理解為努力程度。俗話說“人外有人，山外有山”。努力可以讓我們對舊知識“溫故而知新”；努力可以讓我們攝取到外界新的理念，新的技術。反之，如果我