机关档案管理办法.doc

北戴河区政局机关档案管理办法为做好局机关文书档案资料的立卷归档和利用服务工作，进一步推进档案工作规范化、制度化和标准化，依据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案实施办法、河北省机关档案管理工作目标认定办法（以下简称办法）及秦皇岛市归档文件整理办法实施细则（以下简称细则），结合我局工作实际，制订本办法。第一条 凡属细则中明确的机关归档范围的各种文件材料及相关的图表、声像、实物、电子文件等各种门类和载体的历史记录(以下统称综合资料)，按照文书立卷的要求，组成案卷，集中统一管理。第二条 局档案管理办公室隶属局办公室，负责机关综合档案室归档管理工作，设专（兼）职档案管理员。档案员负责各自业务资料的收集、整理、立卷、保管、移交工作。第三条 综合资料归档工作纳入各股室及下属事业单位职责范围，做到每项综合资料都能完整、准确、系统地归档保存。各股室、下属事业单位所形成的综合资料因工作需要留存的，自行备份或留存复印件，原件须移交局综合档案室归档。第四条 承办重大会议、重大活动的股室及下属事业单位应及时向办公室提供信息，便于机关综合档案室管理人员对重大会议、重大活动跟踪了解，做好档案归档指导工作。重大会议、重大活动结束后，承办股室、下属事业单位应及时做好综合资料的收集、整理、立卷、保管工作，并按规定期限移交机关综合档案室归档。由多个股室、下属事业单位参与的重大会议、重大活动，综合资料由主办股室、下属事业单位负责收集、整理、立卷、保管、归档。重大会议、重大活动主要是指：（一）党和国家领导人、省部级及市厅级领导来我局视察、考察、调研和指导民政工作开展的各类座谈会；（二）局领导参加的有较大影响和意义的各类活动；（三）国（境）内外各界知名人士、友好团体到我局的访问、考察、参观；（四）以市民政局名义组织召开的重要会议、重大活动；（五）其它具有重大影响和意义的活动。第五条 文书立卷归档时间各类文书档案，以及随文件材料产生的电子档案，按照纸制文件及其电子版本同步整理的规范要求，及时整理、立卷，每季度一次集中移交机关综合档案室。各股室、下属事业单位按要求形成的大事记，每季度一次集中报送机关综合档案室。组织机构沿革过程中产生的档案，由办公室整理后，每年一次移交机关综合档案室集中保管。声像档案由承办股室、下属事业单位按要求整理，自形成之日起1个月内移交机关综合档案室。第六条 文书立卷归档要求（一）文书立卷归档遵循综合资料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。（二）归档综合资料应完整、准确、系统。归档的文字材料应符合规定格式，做到工整、清晰，对破损的文件材料应托裱，书写材料不符合要求或字迹已扩散的应复制并与原件一并装订。工程类项目档案还须有施工绘制图。（三）归档文件材料应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件等多种文字形成的资料一并入档。（四）文书立卷档案工作由各股室、下属事业单位负责，报送的立卷档案，按归档文件目录填写，并按局文书档案保管期限注明保管年限。制作电子归档文件目录，便于查阅。（五）声像档案立卷工作由机关综合档案室负责。第七条 各股室、下属事业单位要加强档案管理，做好保密工作，确保档案安全。各股室、下属事业单位和个人查阅档案时，须经局档案管理办公室领导同意。对重要、珍贵的档案资料，一般不提供档案原件。各股室、下属事业单位和个人向机关综合档案室查阅档案的，须做好档案查阅登记。第八条 办公室要积极推进档案信息化建设，为机关各项工作提供优质便利的档案查阅等服务，并做好向区档案局档案移交工作。第九条 对保管期限已满的档案，由局保密工作领导小组进行鉴定，对