财务共享服务中心业务交流课件.ppt

XX集团财务共享中心业务交流 XX XX 管理咨询公司二零一零年三月 共享服务中心的定义 共享服务策略指通过在一个或多个地点对人员 技术和流程的有效整合 实现组织内公共流程的标准化和精简化的一种创新手段 通常具备如下特点 将组织内非核心职能合并由一个独立部门完成共享服务中心的最重要的使命是提供有效和高质量的服务要求对企业的组织架构 人员分布和业务流程进行重新的变革共享服务中心将原有的中后端服务的职能归并到一个部门 像前端业务一样进行运作强调卓越服务的文化 其员工具有高技能和高效率 并具备服务意识通常设立在低成本 高技能的地区 财务共享中心模型 3 总体设计规划组织流程 提升后端职能 最终支持集团整体发展 建立专业的财务服务组织提升服务水平 通过共享服务实现数据集中 为管理层提供准确 及时和完整的会计信息 加强财务管控 核算体系共享 集中数据平台 财务共享组织 集中资金管理 共享财务职能 降低成本 中英推行财务共享服务的目标 财务共享中心的总体职能定位 核算 报账 资金一体化 这是对未来财务共享中心的职能定位 集中收支在收支双轨基础上实现集中支付 财务共享中心规划的总体原则 公司应首先落实那些有望显著提高财务流程效率 提高资产及资金安全性的转变措施 收益性与安全性显著提高原则 数据集中与标准集中原则 外延固化与内涵灵活原则 循序渐进原则 1 2 3 4 通过共享项目的推行 自然地带动公司内所有数据集中共享 以及公司所有标准集中管理 公司有必要区分财务管理框架转变的外延调整和内涵调整两类模式 对职能及组织的外延先行固化并尽量一次到位 对其内涵则可以循序渐进的实施 按照循序渐进的原则分阶段推进整体项目的实施 财务共享中心模型 3 总体设计规划组织流程 财务共享中心组织设计原则 财务共享中心组织在人员 服务 所有权归属等方面有别于传统的业务部门组织 是一个专业的服务提供部门 执行和监督 专业分工 扁平化管理 共享服务中心通常设立为独立的执行单位其服务的对象是公司内的全体机构 比起传统组织 共享财务中心更强调专业化技能与服务的提供 在岗位设置上通常按照职能进行专业分工 以增强各岗位的专业性与有效性 通常采用扁平化的管理方式 降低管理成本 同时提高面对客户服务的效率 四川分公司 中英人寿总部 北京分公司 广东分公司 福建分公司 财务共享服务中心在整体组织架构中的位置 共享服务中心建立后 中英人寿的财务组织架构仍可保持目前现状不变共享服务中心作为中英人寿总公司财务部下属的独立运作业务单元共享服务中心作为服务提供单元 面向中英人寿的所有机构提供服务 中支公司 支公司 中支公司 支公司 中支公司 支公司 中支公司 支公司 行政管理线 服务提供线 总部财务部门的组织架构 总部财务部 1 制度管理 报表管理 运营管理 税务管理 会计税务部 1 财务管理 财务分析 成本管理 分公司管理 预算及财务管理部 1 预算管理 预算 计划 资产管理 财务共享中心 1 资金管理 单证管理 收付核算组 总帐核算组 结算组 支持维护 分公司筹备支持 内部控制 会计规则与核算要求 会计基础数据 8 5 3 4 财务共享中心所需人力 现有人力 人力缺口 21 12 9 人力测算 1 1 2 0 5 0 5 0 5 0 5 1 2 1 财务共享服务中心内部组织结构 模式一 业务小组按专业分工 根据各自业务流程提供专业服务 各小组的人员直接面向其客户 即本小组对应的业务单位的员工各业务小组设有1个负责人 对所处理业务负责另有1个小组支持业务小组的运行共享服务中心经理的工作直接面向中心内部各小组 财务共享服务中心 行政支持 资金调拨 付款管理 银行账户管理 费用报销 固定资产 投资核算 业务凭证 总帐 税务 报表 模式一表示仅有财务共享服务中心时的组织结构 它具备扁平化的特点 由若干业务小组和1个支持小组构成 系统支持维护 共享服务中心内部组织结构 模式二 结算组 收付核算 资金 出纳 费用会计 总帐核算 应付会计 投资会计 税金会计 财务共享服务中心 行政支持 根据业务流程性质划分四个业务团队 结算组负责资金调拨 付款及银行对帐等资金操作活动核算一组提供费用报销与应付核算方面的会计核算服务核算二组提供投资核算 固定资产 税金和报表等方面的服务支持维护组提供财务系统机构 部门 人员等财务系统维护 同时进行知识管理和Call center的基本运营 另有一个行政小组支持业务单元的运行共享服务中心经理的工作面向中心内部各业务团队负责人 模式二表示仅有财务共享服务中心时的组织结构 它由四个业务团队和一个支持小组构成 支持维护组 知识管理 系统维护 Call center 档案管理 总帐会计 资产会计 付款会计 内部稽核 共享服务团队中 财务共享服务团队为业务单位提供结算 核算和报表服务 其组织结构同模式二信息技术共享服务团队则为整个公司提供IT服务一个支持小组中 业务支持组负责整个共享服务中心的行政工作共享服务中心经理的工作直接面向中心内部各团队和小组 共享服务中心内部组织结构 模式三 共享服务中心经理 行政支持 财务共享服务经理 网络维护 热线支持 热线支持 IT共享服务经理 模式三的共享服务中心包括财务共享服务团队和信息技术共享服务团队 共享服务中心内部组织结构 模式四 模式四适用于建立多元化的共享服务中心 它包括财务共享服务 信息技术共享服务 采购共享服务和其他共享服务 根据提供服务性质的不同 在共享服务中心内部成立多个共享服务团队业务支持组作为独立的支持小组 承担共享服务中心的一些行政职能共享服务中心经理的工作直接面对中心内部各共享服务团队的负责人 2020 1 29 15 可编辑 2020 1 29 16 可编辑 模式评分范围 代表最佳水平 共享服务中心四种组织结构模式的对比 共享服务中心经理 方案一 共享服务中心经理直接向本领域的负责人汇报 筹划指导委员会 首席执行官 方案二 共享服务中心经理直接向筹划指导委员会汇报 共享服务中心经理 财务经理 共享服务中心汇报流设计方案 共享服务中心关键绩效考评指标 工作效率 服务质量 处理差错率财务系统操作熟练度 KPI 工作能力 执行能力沟通能力系统操作能力团队合作精神财务基础知识学习能力 处理速度响应速度反馈速度 服务态度 上班考勤电话接通率对客户反馈时间对客户服务态度 共享服务中心作为一个服务提供机构 以下方面为设计其岗位绩效考核指标的主要考虑方面 整体财务的组织管理模式 总公司 分公司 支公司 会计税务部 财务管理部 财务共享中心 总公司财务部 预算及财务管理 分公司财务部 核算会计 核算会计 支公司财务部 财务共享中心对下属公司的会计操作活动行使业务指导职能 对每个财务人员而言 评价和考核来自行政管理和业务指导双线 两者的权重由其工作内容决定 不存在绝对的行政管理主线 行政管理线 业务指导线 业务支持 支公司作为一种销售单元 未来财务部门主要行使出纳的职责 其财务管理活动将集中由分公司财务部门完成 出纳 出纳 财务共享中心模型 3 总体设计规划组织流程 财务共享的总体运行模式 报帐 报帐 报帐审核 系统性审核 凭证生成与过账 凭证归档 会计档案保管 集中收付 总部报账 资金调拨 出纳银行对帐 系统维护操作 系统变更申请 分级审核 账户管理 信息录入 资金上划资金申请 外部报帐关系分析 报帐中心 报帐点 总公司 分公司 支公司 报帐信息 客户 银行 营销员 员工 供应商 税务局 Life Asia 业务凭证 HR系统 工资及福利费 费用报销 采购 税务 业务收付 佣金 手续费 小手续费 发票 申请单 发票 验收单 完税凭证 团险系统 财务共享内部运行模式分析 报帐中心 核算中心 报帐审核 信息录入 系统审核 凭证生成 凭证归档 会计档案保管 2 报账审核要求系统上线初期 对单据进行严格的审核 未来预算和内审制度完善后 部分报帐审核将转移至事后的稽核 完善的全面预算管理 3 会计档案保管在总公司与当地税务局保持良好关系 良好的税务关系 严格的内审制度 内外部条件 4 报帐中心与核算中心的关系报账审核 信息录入与会计凭证保管通常为同一地点 单据传递 1 单据传递方式通过快递方式传递原始单据 快递公司的质量 对外结算关系分析 核算中心 共享服务的网银平台 分公司 支公司 银行1 支票 现金 客户 银行1 营销员 员工 供应商 税务局 银行转账 支票 现金 银行2 银行3 银行2 手续费 工资报销 佣金 业务收付 采购 税金 1 银行账户管理 2 员工及营销员帐户管理 3 支票管理 财务共享中心涉及流程的原则 基于控制要求 执行业务管理职能 决策支持或业务竞争相关 第三方能提供更便宜或更好的服务 多个分支机构需要该项服务 集团总部财务部 分支机构 外包 共享服务 分支机构 是 否 是 否 否 否 是 是 财务共享中心涉及的流程通常包括标准化的交易过帐或报告 而高附加值的财务活动通常不能共享 财务共享的职能范围 业务凭证生成费用报销固定资产税金准备金与再保工资及福利费费用预提费用摊销库存管理投资 核算职能 资金调拨行政付款银行对帐业务收付 第四阶段 结算职能 凭证归档报表月结 年结 帐薄管理职能 Oracle财务系统维护 系统维护职能 以下流程未来将纳入财务共享的服务范围 各项职能在共享中心与下属公司的分配 SSC 总分支机构财务部 核算职能分配 各项职能在共享中心与下属公司的分配 续 SSC 总分支机构财务部 资金结算 帐簿管理 系统维护 下属公司财务部门的职能定位 现状 财务共享实施初期 财务共享实施全面推广 交易处理 报表与控制 决策支持 业绩评价 单据审核审批流程复核税务申报财务核算会计凭证制作行政收付业务收付银行对帐资