公 文 处 理 规 则.doc

巨化集团公司管理标准Q/JHGS 00 00 G 001-2005 公 文 处 理 规 则2005-05-24 发布 2005-05-24 实施巨化集团公司 发布10Q/JHGS 00 00 G 001-2005公文处理规则1 范围本标准规定了巨化集团公司的公文处理原则、文件种类、文件格式、发文稿纸格式、行文规则、管理体制和文件制发、公文办理的程序等。本标准适用于巨化集团公司（以下简称公司）党政、公司机关各职能部门以及各所属单位党政公文处理工作。2 职责 2.1 各部门根据职责进行公司各类公文的拟稿、会签，对二级单位提交的公文进行阅处； 2.2 公司办公室、党委办公室负责公文处理的综合协调；负责推进办公自动化等工作。2.3 各部门必须按党的方针政策和上级有关规定，认真做好公文处理工作，不断提高公文质量和运作效率。3 管理内容和方法 3.1 公文处理原则3.1.1 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。3.1.2 公文处理应坚持实事求是、认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率。3.1.3 公文处理必须准确。要时刻注意公文的精确性，在各个环节上保证公文处理质量。3.1.4公文处理必须及时。要时刻注意公文的时效性，保证及时、适时、迅速地处理。3.1.5 公文处理必须确保安全。在公文处理中要坚持保密制度，不发生失、泄密事件等。3.1.6 公文处理必须统一由公司和所属单位办公室承担。公文的格式、办理程序上实现规范化、制度化。3.1.7 公文处理必须执行档案书写要求。公文的拟稿、修改、会签、审核、签发、批示、批办、注办等，一律使用碳素和蓝黑墨水的钢笔或耐久性较好的笔，不得使用纯蓝色笔、圆珠笔、铅笔、水彩笔等不耐久字迹材料处理公文。3.2 公文种类3.2.1 决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。3.2.2 通告：在单位内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。3.2.3 通知：发布规章制度，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部，用“通知”。3.2.4 通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况，用“通报”。3.2.5 报告：向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问或要求，用“报告”。报告一般独立成文，不能夹带呈请事项。3.2.6 请示：向上级机关请求指示、批准，用“请示”。3.2.7 批复：答复下级机关的请示事项，用“批复”。3.2.8 意见：对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。既可作上行文，也可作下行文或平行文使用。3.2.9 函：向不相隶属机关相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门提出请求批准和答复审批事项等，用“函”。3.2.10 会议纪要：记载、传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”。3.3 公文格式3.3.1 公文格式包括文件通用的纸张尺寸、书写形式和文件各结构的组成。3.3.2 制发公文的格式标准采用GB/T9704-1999国家行政机关公文格式标准。其中公文用纸的幅面尺寸采用国际标准A4型（210mm297mm）。公文页边与版心尺寸要求：公文用纸天头（上白边）为37mm1mm;公文用纸订口（左白边）为28mm1mm;版心尺寸为156mm225mm（不含页码）。3.3.3 制发的文件，文字从左到右横写、横排、左侧装订。3.3.4 公文中各要素标识规则3.3.4.1 密级和保密期限密级指文件秘密程度的等级。无密级文件不标注密级。秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。用3号标准黑体字顶格标识于版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号标准黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。“绝密”、“机密”公文应当注明份数序号（用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行），一般编4位数，从“0001”号起编。3.3.4.2 紧急程度紧急程度是对公文送达和办理的时间限度。分为“特急”、“急件”。如需标识紧急程度，用3号标准黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。3.3.4.3 发文机关标识通常称为文件版头或“红头”，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成，用套红大字居中标识，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。公司设“巨化集团公司文件”、“中共巨化集团公司委员会文件”、“巨化集团公司办公室文件”、“中共巨化集团公司委员会办公室文件”以及“巨化集团公司会议纪要”等版头，各下属单位原则上只设单位文件版头，不设科室文件版头。公司新成立的单位要制发文件版头，须经过公司党政办公室审批同意。公司文件版头由公司党政办公室印制，各下属单位的文件版头由各单位党政办公室印制。会议纪要作为公文的特殊格式，其标识用红色标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。3.3.4.4 发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成，三者缺一不可。位于发文机关标识（文件版头）以下，红线（分隔线）以上，用小3号标准仿宋体字居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红线，党委文件版头红线中间应加“”。各下属单位机关代字按集团公司规定使用。联合发文只标明主办机关发文字号。3.3.4.5 签发人上行文应当标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用小3号标准仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用小3号标准楷体字标识签发人姓名。各单位主送公司的请示、报告、意见，必须由发文单位主要负责人（指各单位党政正职或主持工作的负责人）签发。3.3.4.6 标题标题是公文内容的高度概括，由发文机关、主题（事由）和文件种类三要素组成。位于红线（分隔线）下空2行处，用2号加粗标准宋体字，可分一行或多行居中排布。分行排列要做到词意完整，排列对称，间距得当，醒目美观。标题一般应当标明发文机关。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。3.3.4.7 主送机关即主要受理公文的机关。标题下空1行，左侧顶格用小3号标准仿宋体标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关和名称，应按顺序写明执行、主办、答复本文件的主要收受机关的全称、规范化简称或同类机关的简称。上行文一般只写一个主送机关。如果确需同时上报两个上级机关，可在主要收受机关的后面加上“并报”。若上报的主送机关较多，可用“抄送”的形式，按机关性质、职权范围和隶属关系依顺序书写排列于“抄送”栏。公司行政普发文件的主送机关为“各公司、厂、中心、院、部、处、室”，公司党委普发文件的主送机关为“各公司、厂、中心、处、院、机关党委（总支）”。公司下属各单位给集团公司的行文主送应当统一规范使用“巨化集团公司”、“巨化集团公司党委”。3.3.4.8 公文正文即文件的主要内容。主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用小3号标准仿宋体字。3.3.4.9 附件附件是正文的补充材料或参考材料。公文如有附件，在正文下一行左空2字用小3号标准仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号；正文中不得使用“附件如文”、“附件附后”字样。附件应与公文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。3.3.4.10 成文日期表明公文的正式生效时间，用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。一般情况下成文日期以领导人签发日期为准；经会议讨论通过的文件，以通过日期为准；规章制度以批准日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。成文时间与印章的具体标识位置见“公文生效标识”。3.3.4.11 公文生效标识公文生效标识是发文机关对公文生效负责的凭证。写机关全称或者规范化简称，排列在正文下偏右位置。联合行文，主办机关应当排列在前。发文机关可以用印章代替。a) 单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm,端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。b) 联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。两印章间互不相交或相切。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用规范化简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。c) 特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，印章与正文必须同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。3.3.4.12 附注用于表达文件中需要说明的有关事项，如需要解释的名词术语，或用于表达文件的传达范围、方法等。向上报送“请示”或“意见”，还应在附注处注明联系人的姓名和电话。公文如有附注，用小3号标准仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在主题词上空一行。3.3.4.13 主题词“主题词”用3号标准黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号标准宋体，各词目之间空1字；词目的填写，根据文件性质、内容和文种，按统一编发的主题词表确定。主题词最多不超过六组。3.3.4.14 抄送机关主要是除主送机关以外需要告知公文内容的机关。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用小3号标准仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。抄送机关名称用全称、规范化简称或同类机关统称。3.3.4.15 印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用小3号标准仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。3.3.4.16 版记置于主题词以下（含主题词）的各要素统称为版记。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。3.3.4.17 页码文件张页的顺序编号。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号字一字线，一字线距版心下边缘7mm。3.4发文稿纸格式3.4.1本企业制发文件拟稿的发文稿纸，参考中华人民共和国国家标准GB/T 9704-1999国家行政机关公文格式等规定，采用国际通用A4规格标准。3.4.2公司发文稿纸由公司党政办公室负责印制；各下属单位发文稿纸由党政办公室负责印制。3.5 行文规则3.5.1巨化集团公司根据隶属关系，在职权范围内对上、对下、对内、对外行文。3.5.2巨化集团公司党政办公室在职权范围内或经公司授权，可对上、对下、对内、对外行文。3.5.3公司所属各单位可以用本单位的名义制发文件，在巨化集团公司内部可对上、对下、对内及互相行文。一般不得对巨化集团公司以外的机关和单位以“文件”形式行文（巨化股份公司以及具有法人资格的多元化子公司因特殊情况除外）。在公司批准的范围内，可向行业主管上级机关行文。3.5.4向下级或平级机关的重要行文，应同时抄送直接上级机关。3.5.5行文一般不得越级，因特殊情况，必须越超行文的，应同时抄送越过的机关。“请示”应当一文一事；只有要求上级机关给予答复时，才能使用，不能事事请示；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送给自己的下级机关。“报告”不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、和“报告”。主送公司的请示、报告、意见一般报送5份，需公司总经理办公会审议的报送15份。3.5.6行文应坚持少而精的原则，注重效用。对本企业内无指导意义，没有具体要求或可行文也可不行文的不应行文。3.6 文件制发文件的制发程序主要包括：拟稿、审稿、会签、签发、打字、校对、印刷、用印、装订、分发等。3.6.1 拟稿指草拟文件草稿。一般由专业部门或办公室承担。主要文件，领导应亲自动笔或拟定提纲。拟稿必须使用本规则规定的“发文稿纸”，执行本规则规定的“文件格式”标准。草拟文件应当做到：a) 符合党和国家的方针、政策、法律、法规及上级有关规定。b) 重点明确，情况确实，观点正确，表述准确，条理清楚，层次分明，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。c） 人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义（用括号注明）。日期应当写明具体的年、月、日。d） 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语中作为词素的数字必须使用汉字外，其余一律用阿拉伯数字表示。在同一公文中，数字的写法应前后一致。e) 应当使用国家法定计量单位。f） 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。各级序号不得混用，以免层次难分。g） 用词要准确、规范。在使用非规范化简称时，应当先用全称，并在圆括弧内注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。h） 拟稿完毕后，还应根据文件的性质和承办要求，在发文稿纸上注明拟稿、审稿、标题、附件、主送机关、抄送机关、秘密等级、缓急时限以及发文范围等相关内容。3.6.2 审核文稿审核是对文稿内容和格式进行核实。审核包括拟稿部门负责人审核、各办公室审核和文件签发人审核。审核程序是：拟稿人拟稿完毕后将文稿送拟稿部门负责人，由其审核确认并签署姓名及日期。需要会签的还要送有关部门审核会签。然后送办公室审核，最后由办公室送领导人审核签发。文稿审核重点要把住“五关”：a) 行文关：审核是否需要行文；如需行文，以何名义、文种行文合适。b) 政策关：审核文稿内容是否与党和国家方针政策、法规和上级规定及本企业的规章制度和以前发布的文件相矛盾；文稿内容前后是否矛盾；文稿中政策界限是否明确具体，措施是否切实可行，措施的执行者、执行方法、执行期限规定是否恰当；涉及其他部门的事项是否已征得同意等。c) 文字关：审核文字表达是否准确；文句是否精炼简洁、符合语法、合乎逻辑；用词是否恰当；标点符号是否正确；时间、数字、引文有无错漏等。d) 格式关：审核文稿是否符合标准规定的文件格式。e) 手续关：审核文稿会签、审批等手续是否完备。办公（文秘）部门在审核文稿时，对文件格式或文字表达不符合本规则规定的文稿，可直接修改；对内容有较大问题的文稿，可与拟稿人协商修改或退回重拟。3.6.3 会签凡两个或两个以上机关单位联合行文，或文稿内容涉及有关单位的问题时，拟稿人应将文稿送联合行文机关或有关单位负责人会签。会签中有较大修改意见的应写在发文稿或附纸上，不能在原稿上直接修改。拟稿部门也不得将已审核、会签、修改的文稿重新誊抄或打印后作为底稿。3.6.4 签发签发是机关、单位领导人对文件签署发表意见。文件签发人必须填写明确意见及本人姓名和签发日期（年、月、日）。各单位（部门）不得将公文直接送领导签发。公司党政文件由公司党政正职或副职签发。重要文件，包括以巨化集团公司（党委）名义制发的上行文由公司党政正职签发。经会议讨论通过的文件可授权公司党政办公室主任签发。各下属单位文件由单位党政正、副职签发。重要文件由党政正职签发。联合行文，由所在发文机关的有关领导签署意见，最后由主办单位领导签发。3.6.5 打印打印是将领导签发的文稿印制成正式文件。公司及公司部委处室制发的文件统一由公司党政办公室负责打印。各下属单位制发的文件由各单位党政办公室负责打印。文件打印要做到排列整齐、图文完整、字迹清晰、纸面整洁。秘密文件应指定专人打印。打印机密以上文件，承办者应在现场。秘密文件的校对稿和废纸印毕即销毁。3.6.6 校对校对是把文件的校样与经领导人签发的原稿进行校正。校对由拟稿或拟稿单位负责一校，办公室文秘部门负责二校。校对要做到准确，无错字、漏字，并在发文稿纸上签上校对人姓名和时间。3.6.7 用印用印是在打印完毕的公文上加盖文件制发机关印章，以示生效。用印由各机关单位指定的印章管理人员负责。并按标准规定的格式用印。公司及各下属单位办公室均要设立“第一读者”，公文应由“第一读者”阅读无误后，才予发送。3.6.8 装订公文应左侧装订，做到无掉页、无倒页、无重页。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯的外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。3.6.9 分发将制成的文件发送至文件收受机关。应严格按照发文程序、发送范围、应发份数分发，并履行发文登记手续。与公司局域网连接的单位，原则上不再发送书面文件。3.7 收文办理收文办理指对受到公文的办理过程，一般包括签收、登记、传递、审核、拟办、批办、承办、注办、催办、清退、立卷归档等程序。随着办公自动化的推进，部分办理过程可以在办公自化系统完成。3.7.1 签收上级机关发送至本公司的业务公文以及公司所属单位报送公司及办公室的各类公文，均由公司党政办公室秘书科统一签收。公司发送至各单位、各部门的公文由各单位、各部门文书人员签收。3.7.2 登记文书人员收到来文的当日在收文登记簿上进行分类登记。登记项目包括收文日期、来文单位、文件字号、标题、密级、份数等，并附上“文件处理单”一并传递办理，同时要做好公文运转全过程的记录。本公司有关人员外出开会带回的上级机关文件或上级机关直接寄发至公司有关业务部门的文件，必须及时送交办公室文书部门办理登记手续。3.7.3 传递公文在本公司内部运转处理过程中，一律由各单位、各部门确定的专（兼）职文书按公文处理规则传递，不得压件、误传、泄密，其他人员不得传递文件。3.7.4 审核收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；文种使用、公文格式是否规范。3.7.5 拟办由公司和各下属单位党政办公室主任或秘书对来文如何处理提出请示性、建议性意见，供领导和部门审定、办理。根据文件的内容和要求，按“阅知件”、“阅示件”、“阅办件”、“存查件”、“退回件”等五种情况分别签署拟办意见。a) 阅知件来文不需办理，只需有关领导或部门阅知后存档立卷的，可签署“请、 同志（部门）阅”。来文内容重要、事关全局，必须让单位的领导成员都知道，可签署“请公司（厂）各位领导传阅”。来文中提出的问题可以交有关部门处理即可，但又需让分管领导知道的，可签署“请同志阅，并由同志（部门）处理”。b) 阅示件来文需要办理或传达贯彻执行，需请领导人员阅后批示，再由有关部门根据批示办理的，可签署“请同志阅示”。来文的内容涉及到两位分管领导人，需共同研究后提出处理意见，再行处理的，可签署“请、同志阅示”。来文内容重要，需由领导成员集体研究决定的，可签署“请公司（厂）各位领导传阅，并建议提交会议集体研究决定”。c) 阅办件对需要办理的公文，要提出如何办理的意见供领导批示参考，可签署“请同志阅示，拟请办理”。若领导阅示后未明确批示，只签署姓名，即表示同意拟办意见，文书人员可按拟办意见转办，有关部门应按拟办意见办理。来文中提出的一般性业务问题，职能部门有权处理的事项，可签署“请同志（部门）阅办”，并直接答复来文单位。要办的事情较重要，需办理完毕后向分管领导口头(或书面)汇报的，可签署“请同志(部门)阅办，办毕向同志汇报”。d) 存查件来文属一般性质，办公室或拟办人知道即可，不必传办，可签署“此件存查”。e) 退回件对不符合本规则规定的公文，经党政办公室主任批准后，拟办人员可将公文退回呈报单位并说明理由。3.7.6 批办批办是各级领导对来文（阅示件）如何办理作出批示。批示时要在（文件处理单）批示栏内对办理原则、方法措施、承办单位（包括主办、协办单位）、承办人员、承办时限或传达范围、传达方式等签署明确的意见。3.7.7 承办承办是有关部门、单位根据“批办”或“拟办”意见，对文件进行办理或落实文件的要求。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。（1）文件承办的原则：a) 对领导有具体批示意见的文件，遵照领导意图具体办理。b) 对需要回复的文件，及时回复。回复的方式根据要求决定。（2）在公文承办过程中，因工作需要复印、翻印上级机关发至本企业的文件时，按以下规定办理：a) 绝密文件和注明不准复印、翻印的文件，一律不得复印、翻印。b) 秘密、机密文件的复制，必须报经公司保密委员会办公室主任批准，并建立台帐。c) 其他文件的复印，需经公司或下属单位办公室领导批准。d) 复制的文件，按正式文件处理程序处理。3.7.8 注办文件承办完毕，承办人必须在文件处理单上注明办理情况和结果，并签署姓名和日期。3.7.9 催办催办是各级办公部门和有关领导对公文承办情况进行督促和检查。公文催办的重点是：a) 上级公文中需要本部门、本单位承办落实的事项。b) 上级发文要求报送处理结果的。c) 要求下级报送贯彻落实情况的。d) 下级请示必须行文答复的。公文催办，可采取电话、文字或上门催办三种办法，并做好催办记录。3.7.10 清退清退是指承办单位把已经处理完毕的公文，在办