公司会议管理制度.doc

公司会议管理制度1. 目的： 为规范会议管理，提高会议质量和效率，特制定本制度。2. 适用范围： 本制度适用于公司及各部门的工作会议和专业会议，如公司例会、总经理办公会议、公司专项会议、部门例会等。3 会议要求 3.1 会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通，协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。 3.2 会议应注重质量，提高效率，会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则和办法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。 3.3 讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻、落实，力求取得具体成果。 3.4 严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会。4 会议类型及其安排如下 4.1 公司例会 4.1.1 公司例会为每月8号和25号各召开一次。 4.1.2 列席会议人员为各部门负责人，会议由总经理主持，总经理因故不能出席时，授权公司其他领导成员主持。 4.1.3 公司例会的主要内容：会议主持人通报重要事项；各部门负责人报告本部门上月工作成果，对照上月会议安排，逐条逐项检查落实完成情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议；提出本月工作安排方案等；制定下月工作计划；与会人员讨论有关事项；会议主持人安排和部署下月公司整体工作并宣布议定事项。 4.1.4 公司例会由办公室负责组织和记录，议定事项形成公司例会会议纪要，由办公室起草，经办公室主任审核后，由总经理或主持会议的其他领导签发。 4.2 总经理办公会议 4.2.1 总经理办公会议不定期召开，由总经理根据需要决定召开，总经理办公会议议题由公司领导成员提出，或由公司各部门提出建议后，由总经理确定；公司领导成员对议题如有意见或建议，需在会前提出。 4.2.2 总经理办公会议研究决定公司重大事项，主要内容包括： 4.2.2.1 审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目； 4.2.2.2 审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏损方案； 4.2.2.3 审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度； 4.2.2.4 研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案； 4.2.2.5 研究公司重大改革方案和布置； 4.2.2.6 审议通过公司重要规章制度； 4.2.2.7 研究决定公司生产经营和管理中的重大问题； 4.2.2.8 讨论公司年度工作报告，听取公司各部门的工作汇报； 4.2.2.9 总经理认为应研究审议的其他问题。 4.2.3 总经理办公会议参加范围为：总经理主持会议，各部门负责人参会。 4.2.4 总经理办公会议议定事项形成总经理办公会议纪要，由办公室根据会议记录起草纪要，报总经理签发。 4.2.5 总经理办公会议的材料、记录、纪要均为公司秘密文档，由办公室妥善保存，并于下一年度的二月底前统计归档；查阅会议材料、记录、纪要经办公室主任批准。 4.3 公司专项会议 公司专项会议是公司领导根据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就专项工作召开的办公会议。 专项会议由总经理或其他公司领导成员召集和主持，有关部门负责人参加。 会议由专项工作主办部门负责组织和记录，办公室配合工作；会议议定事项形成专项会议纪要，由专项工作主办部门起草，经办公室审核，报主持会议的公司领导签发。 4.4 公司部门例会 4.4.1 部门例会，由各部门自行安排，或由各部门负责人根据工作需要决定，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等，不得与公司会议冲突。 4.4.2 部门例会由各部门负责人主持，该部门全体员工参会。 4.4.3 部门例会的主要内容：部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；每位员工汇报上月工作情况及下月工作计划；与会讨论事项；部门负责人提出部门下月工作要点、具体安排和有关要求。 4.4.4 部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录，形成决议由部门负责人签发，抄送办公室归档。 4.5 安全例会 4.5.1 每月19日召开安全例会，会议由董事长主持，各部门负责人参会。 4.5.2 传达和学习贯彻上级有关安全生产法律法规、规章和会议精神。 4.5.3 分析和研究本公司安全生产和管理现状，对有关存在的事故隐患落实整改期限、人员和经费。 4.5.4 研究和制订落实安全生产管理目标和考核指标办法。 4.5.5 听取安全生产管理部门负责人的工作汇报，部署阶段性安全生产工作。 4.6 公司及部门其他临时性会议，另行安排确定。5. 责任划分 5.1 主管部门：办公室 5.1.1 办公室负责公司例会的组织准备工作，会中服务、监督，会后撰写会议纪要并分发， 保管会议纪要原件，安排和监督会议决议的执行。 5.1.2 办公室负责协助安排其他各种专项会议。 5.1.3 办公室对会议前后各事项有奖惩提议权。 5.2 行政文员 5.2.1 确定会议时间。 5.2.2 收集会议相关材料。 5.2.3 拟定会议议程，并通知参会人员。 5.2.4 安排会场，准备设备器材。 5.2.5 撰写会议纪要并分发。 5.2.6 保管会议纪要。 5.3 主持人：主导会议进程，处理突发状况。 5.4 参会人员： 5.4.1 遵守公司会议管理制度。 5.4.2 会前准备发言材料并提交一份于行政文员。 5.4.3 准时参会，并在会议签到表上签到。 5.4.4 会中积极发言、参与讨论。 5.4.5 做好本人记录。5.4.6 会后就会议精神向下作宣贯，落实会议决议。6 会议通知 6.1 会议通知的内容：会议名称、主持人、会议时间、地点、参会人员、会议主题及议程。 6.2 除紧急会议外，其他会议至少提前一个工作日出书面通知，由办公室起草，主持人签发后发至各与会人员。 6.3 紧急或临时会议可电话或口头通知参会人员会议地点、时间、主持人、会议主题。7 会议纪要 7.1 公司级会议由办公室文员负责现场记录，会后整理起草会议纪要，由主持人签发后发放传阅，传阅范围由会议主持人确定，并由办公室存档备查。 7.2 各部门的会议纪要，由本部门指定人员记录起草，部门负责人签发后由记录人员负责日常归档、保管，同时将一份副本送至办公室统一归档备查。 7.3 会议纪要为公司的机密档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度的有关规定执行。8. 会议纪律 8.1 任何人不得无故缺席，如确定有紧急情况，须提前请假（中层干部人员请假需总经理批准，其它人员向会议组织部门请假），否则视为缺席，与会人员不得无故迟到或缺席（提前请假获批者除外）。 8.2 会议期间，与会人员须将手机关机或调成振动状态，不允许接听电话，如有重要电话应离场接听，以免影响会议效果。 8.3 未按