11_科技文件材料管理办法.doc

科技文件材料管理办法1 目的和范围1.1 为使公司科技文件材料的形成、归档及利用得到有效控制，使其管理工作规范化和具有可操作性，特制定本规定。1.2 本规定适用于公司各类科技文件材料的归档和利用的管理，并作为 “文件控制程序”和“记录控制程序”的支持性文件执行。2 引用标准、法规文件2.1 中华人民共和国档案法2.2 中华人民共和国档案法实施办法2.3 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 118222.4 建设工程文件归档整理规范 GB/T503283 术语定义3.1 科技文件材料是科学技术文件材料的简称，指记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像、等不同形式技术文件的总称。注：科技活动的特点，导致科技文件材料归档时间的随机性与阶段性。3.2 科技档案企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。注：科技文件材料和科技档案是同一事物的两个不同发展阶段，科技文件材料是科技档案的前身状态，科技文件材料转化为科技档案是一种功能上的转化，是一种质变过程（科技文件材料的现实效能是指导与协调生产、科技活动，是本质属性，如果一旦失去这一属性，科技文件材料就发生质变）。3.3 工程档案科技档案的一类，即基建类管理活动形成的档案。3.4 科技资料为参考目的搜集而来的科技文献材料，统称为科技资料。3.5 归档是从事科技、生产活动的各部门，把具有保存价值的科技文件材料，经系统整理，组成保管单位（卷、册），向档案管理部门移交保存的过程。3.6 利用直接借阅、参考、复制加工档案资料，或间接使用档案资料中提供的信息的行为。3.7 原始文件材料科技档案中由文字原稿、原图、底图，表格、计算资料的底稿和原始记录照片、底片等组成的档案。3.8 成品由原始文件材料经整理加工的技术报告书、说明书、竣工报告书、兰晒图、兰晒图表等印制的文件材料。3.9 工程相关资料指与公司生产活动过程密切相关或近似雷同但又不属于该过程（或产品）的具有利用价值的科技文件材料。4 职责4.1 公司各职能部门负责相应业务范围内科技文件材料的搜集、编制、形成、积累和归档；4.2 资料归档工作涉及的主要部门为总工办、市场企划部和综合办。其职责分别是： 总工办负责科技文件材料形成过程的控制和监管，敦促工程管理部、技术质量部和市场企划部实施、充实和综合利用有效科技文件材料； 市场企划部负责公司合同管理； 综合办档案室负责科技档案（工程档案）的妥善保存和利用管理，并督促各生产部门将已完成的工程成品资料和原始文件材料及时归档，最大限度的为生产和经营服务。编制：包括审签而具有法律、技术作用流通：依据各专业科技工作的固有程序，规律性的进入各工作环节积累鉴定档案形成阶段运转过程聚集过程归档转化过程搜集识别利用科技文件材料科技资料科技（工程）档案5 科技文件的阶段图6 科技文件的归档管理6.1 公司工程成品资料和原始文件材料由各职能部门整理、审批完善后交由综合办归档管理，详见归档管理细则；6.2 公司合同及相关文件材料交由市场企划部统一管理，详见招投标管理办法；6.3 公司工程相关资料由各职能部门识别、主管批准，收录于公司科技文件材料库，科技文件材料库暂由综合办代管，参照归档管理细则执行。7. 科技资料的利用7.1 借阅办法7.1.1 本公司工作人员借阅档案，必须经部门负责人批准，在综合办档案员处登记。7.1.2 借出成品资料档案，一次不得超过三项，借出期限为3个月，超过借出期限必须办理续借手续。7.1.3 原始档案资料一般只能在公司本部查阅，如外带出差需经总工办批准。7.2 借阅违规罚则7.2.1 综合办工作人员每月底按三个月借阅周期清理一次档案借阅情况，填写催还清单，催还档案。借出的档案，逾期不还又不办理续借手续者，每天按3元收取借阅人档案使用费，每月底前，综合办分别按规定出据凭证，报请财务部从其当月工资中支付。7.2.2 借阅者不得私自将借阅的档案，进行剪贴、删改、加注、展点、划线、涂改、拆散，严禁将档案转借他人和外单位使用，以及公布、倒卖。违者将追究责任，予以罚款和行政处罚，根据情节，罚款金额为1001000元。7.2.3 借出的档案要妥善保管，不得损坏或遗失，如有遗失，必须写明原因，由部门领导签字或加盖部门公章，报综合办备案。丢失成品资料重新加工的费用按26倍于制作成本的费用从个人工资中扣罚；原始资料丢失按5001000元标准进行经济处罚。若逾期则先按6.2.1条款执行，直到写出遗失报告，处理完毕为止。7.3 外单位利用档案7.3.1 勘察、施