KID报表编制方法.doc

6.1金蝶报表处理系统应用基础6.1.1会计报表编制前准备工作在会计报表编制前应将本期所有会计凭证进行审核、过账。凭证过账后，在报表系统中就可以取得相应的数据。6.1.2会计报表的基础概念一张会计报表通常是由以下几部分构成的：页眉（表头）页眉是指报表上部的有关描述部分，如表名、编号、单位、日期等。表体表体是报表的主要组成部分，包括列标题、项目说明和数据。行、列坐标均从表体开始计算。附注附注是报表的补充资料，注意报表的附注始终在表体与页脚之间。页脚（表尾）页脚是指报表底部的描述部分，如制表人、审核人等。我们以损益表的格式来说明报表页眉、表体、附注、页脚的具体划分，如表8-32所示。表8-326.2编制自定义报表下面我们以损益表为例，讲解编制自定义报表的方法。6.2.1新表登记新表登记主要是新建立一张报表并定义报表的名字。进入【报表】模块的【自定义报表】中，在出现的【会计报表】窗口中点击【新建】按钮（如图8-33所示），创建一张新的报表。图8-33如果已经打开某张报表，则可以点击【文件】菜单中的【新建】，或点击工具栏中的【新建】图标，新建一张报表。此时屏幕会出现一张空白的表格，此为报表的表体部分。报表的表体部分列号用A，B，C等字母表示，系统预设15列，最大列数达702；报表行号用阿拉伯数字表示，系统预设25行。单元用“列号”在前“行号”在后的方法表示，如A1、C4等。点击【属性】菜单中的【报表属性】，将会出现【报表属性】窗口（如图8-34所示）。在此窗口的【报表行列】标签页中将【报表名】栏的“未命名”更改为“损益表”。图8-34专家指点：此处设置的报表名为此报表在报表系统中出现的名称（如图8-38中显示的报表名称），它一般与在页眉上出现的报表名称相同，但也可以不同。如果未在报表属性中修改报表名称，则在该报表保存时系统会提示输入报表名称。6.2.2报表格式设计6.2.2.1页眉、页脚、附注设置（1）页眉页脚设置单击【属性】菜单中的【报表属性】，选择【页眉页脚】标签页（如图8-35所示）。图8-35在此窗口对页眉页脚进行设置。在系统中预设了5行页眉，2行页脚。对每行页眉页脚都可以通过预定义类型下拉窗进行预定义，也可以通过单击【编辑页眉页脚】按钮进行自定义页眉页脚的编辑。编辑页眉1在图8-35所示窗口中选择第一行页眉（在没有对其进行定义时，页眉1默认为“|”），单击【编辑页眉页脚】按钮，进入【自定义页眉页脚】编辑窗口（如图8-36所示）。此窗口中上面一行为“编辑栏”，页眉页脚的修改、删除等操作均在此行完成；下面一行为“浏览栏”，主要功能为显示用户在“编辑栏”中编辑的结果，注意，“浏览栏”中不能进行页眉页脚的编辑。将“”改为“损益表”，或直接点击左上角的【报表名】按钮，取报表登记时所定义的报表名称。单击【确定】按钮保存修改。 图8-36【自定义页眉页脚】窗口中其他设置：字体、前景色、背景色：分别对当前页眉（页脚）的字体大小、前景色、背景色进行设置。报表名： 取报表登记时所定义的报表名称。页：取纵向报表的当前页码。总页：取纵向报表的总页码。日期：取计算机当前的系统时间。 分段符： 表示对当前页眉页脚平均分段。总览：对当前页眉或页脚全部显示预览。编辑页眉2选择第2行页眉，单击【编辑页眉页脚】按钮，进入【自定义页眉页脚】编辑窗口，输入“|会工02表”。其中“|”表示分段符，可以通过单击【分段符】按钮产生。编辑页眉3进入页眉3的编辑窗口，输入“单位名称：方氏食品厂|&会计年度年&报表期间月|单位：元”的字样。其中“|”表示分段符；“&”表示取数，&会计年度表示取当前会计年度，&报表期间表示取当前会计期间，如当前会计年度为2003年，会计期间为1月，则报表输出时，“&会计年度年&报表期间月”会自动显示为“2003年1月”，而且可以随着当前会计年度及期间的改变而改变。编辑页脚选择一行页脚，单击【编辑页眉页脚】按钮，进入【自定义页眉页脚】编辑窗口，输入“|制表人：张为汉”。（2）编辑报表附注单击【编辑报表附注】按钮，进入【报表附注】编辑窗口，在此窗口中既可以编辑文字说明，又可以取报表公式及单元数据。如“&.C1”表示取101至109第一期期初余额；“&C4”表示取第3行C列单元格的数据。这样对要求在报表附注中填列科目数据或单元数据提供了灵活方便的功能。编辑完页眉页脚附注后，单击【确定】按钮保存所作修改并退出【报表属性】窗口。6.2.2.2报表行列设置（1）设置总行数、总列数单击【属性】菜单中的【报表属性】，选择【报表行列】标签页，将当前设计报表的预计行列数填入“总行数”、“总列数”中，根据案例中的损益表格式，将总行数设为18，总列数设为4。最后单击【确定】或【应用】按钮保存修改设置。（2）行相关设置将鼠标指针指向行号标志，单击鼠标左键，此时该行呈高亮显示。（如图8-37所示第7行）图8-37新增行数：选择某行后，点击【编辑】菜单中的【插入】，选择【整行插入】，单击【确定】，即在选中的行的位置增加一行。减少行数：选择某行后，点击【编辑】菜单中的【删除】，选择【整行删除】，单击【确定】，即删除所选中的行。增加或减少行数后，行号重新自动按顺序排列。行属性设置：用鼠标选中需调整的行，单击【属性】菜单中的【行属性】，出现行属性窗口，在此可以进行行高调整、前景色、背景色、文本对齐和数字格式的设置，还可以对该行设定隐藏、锁定和强制分页打印等。行高设置：点击【属性】菜单中的【报表属性】，选择【外观】标签页，在此可设置“缺省行高”。每一行的行高也可由用户在报表中自由拖动设定。（3）列相关设置将鼠标指针指向列号标志，单击鼠标左键，即选中该列，此时该列以高亮显示。对列的设置与行相关设置类似。 6.2.2.3字体与数字格式定义（1）字体设置选中某一单元区域，单击【属性】菜单下的【单元属性】中的【单元属性】二级菜单选项，单击【字体】,可对选中的单元区域进行字体设置,一般选择”宋体”,字体大小为四号字,单击【确定】保存设置。专家指点：如果没有对该单元进行字体调整，则该单元默认使用“缺省字体”，缺省字体的大小可在【报表属性】的【外观】标签中，单击【缺省字体】按钮对报表的缺省字体进行设置。（2）数字、对齐格式设置选中某一单元区域，单击【属性】菜单下的【单元属性】中的【单元属性】二级菜单，选择【文本对齐】标签，对选中的单元内容进行水平对齐和垂直对齐的设置。选择【数字对齐】标签，对选中的数字格式进行设置。在右边的方框中可对文本格式和数字格式进行预览。在定义字体和数字格式时，还可以通过按工具栏的功能图标来实现，如：选中相应区域后，可单击工具栏中的图标使区域内的文字或数字等向右对齐；单击图标使数字用千分号分隔。专家指点：在报表属性、行列属性、单元属性中都存在字体、文本对齐、数字格式等属性的设置，在相同属性的情况下，遵循的规则为：由单元格（最高）所在列所在行报表（最抵）6.2.2.4异形表的设置（1）如何处理单元融合用鼠标同时选中需合并到一起的几个单元格，此时这些区域变为黑色（如图8-38所示），单击【属性】菜单中的【单元属性】中的【融合】子菜单下的【融合】选项，或单击工具栏中的（单元融合/解融）图标，系统即将所选的几个单元格合并为一个大的单元格（如图8-39所示）。图8-38图8-39当需要解除单元融合时，选中已融合的单元区域，再次单击【属性】菜单中的【单元属性】中的【融合】子菜单中的【融合】选项，或单击工具栏中的（单元融合/解融）图标，系统即解除所选区域的融合，将其恢复为融合以前的状态。如果需要对整张自定义报表所有的融合区域全部解除融合时，可以单击【属性】菜单下的【单元属性】中的【融合】子菜单中的【全部解融】选项，系统即解除整张报表所有的融合，将其恢复为融合以前的状态。（2）如何定义斜线选中需要定义斜线的单元格，单击【属性】菜单中的【单元属性】中的【定义斜线】选项，或单击工具栏中的（单元斜线）图标，系统进入图8-40所示窗口。图8-40二分、三分：表示将此单元格进行二等分或三等分。横排、斜排：表示“名称1”、“名称2”、“名称3”显示方式为横向排列或斜向排列。斜线颜色：对斜线的颜色进行设施质，系统默认设置为黑色。斜线宽度：改变斜线的粗细。“名称1”、“名称2”、“名称3”：定义在斜线单元之内的文字项目内容。用户可按需要对其进行修改。如：将其修改为“部门”、“金额”、“项目”。自动调整字体：表示“名称1”、“名称2”、“名称3”的字体大小、前景色及背景色是否随此窗口中“字体颜色”标签页中的设置改变而自动变化。（3）如何进行边框设置用鼠标同时选中需设定边框的若干单元格，此时这些区域变成黑色，单击【属性】菜单下的【单元属性】子菜单中的【单元属性】选项，选择【边框】页标签，在此窗口选择要设置的边框种类，选择线形，如：边框隐藏等，在右边的预览框中可以对此设置情况进行预览，设置完毕后单击【确定】按钮确认并退出此对话窗口。 6.2.3报表项目定义在报表相应的单元格内输入报表所需的固定项目，如：“项目”、“行次”、“本月数”、“本年累计数”、以及报表所需的其他项目（如图8-41所示）。图8-41 6.2.4计算公式定义在报表中的某些数据随着会计年度及会计期间的变动也不断地在变动，如损益表中的产品销售收入本月数，因此我们事先设定相应的取数公式，以后每个会计期间让系统自动取出相应科目的数据。在自定义报表中，将光标定位于当前需要设定公式的某个单元格上，按键盘上的F7功能健或单击工具栏中的（公式向导）图标，或者单击【编辑】菜单下的【公式向导】，系统会弹出公式向导窗口。在此窗口中我们可以选择“账上取数”、“表间取数”、“运算函数”、“日期段取数”、“通配符取数”五类函数类型进行公式设定。设定方式均为：在相应的函数类型中填入相应的参数，然后单击【填入公式】按钮，将设定的公式填入向导中的公式栏，再单击向导窗口中的【确定】按钮，退出向导窗口，最后还需单击报表编辑栏中的图标或按键盘上的回车键，以保存公式。下面让我们来学习几种常用的公式。6.2.4.1账上取数我们以损益表中产品销售收入本月数的公式设置为例来说明科目取数公式的设定：先将光标定位在C2单元格上（表明需在此设定公式），单击F7调出“公式向导”窗口，在公式向导窗口选择“账上取数”标签页（如图8-42所示）。图8-42（1）科目代码：取数公式所取值的科目范围。本例中只需取产品销售收入一个科目的值，所以在科目代码中直接输入产品销售收入的科目代码“501”至“501”，或者单击科目代码条目右边的图标，进入科目代码提示窗口，从中选择相应的科目代码。（2）项目类别：取某一科目范围中所涉及到的某一核算项目类别的值，在此例中不涉及，因此项目类别设为“无”，不进行选择。（3）币别：当前公式所取数值的币别，默认为“综合本位币”。（4）会计年度：当前公式所取数值对应的会计年度。系统有三类会计年度类型： 1995、1996、2004：十个固定年度，表示公式总是取所选择的相应年度的数据。本年：表示当前公式取当前会计年度的数据，系统会随着会计年度的变化而变化，总是取出当前会计年度的数据。去年、前年、倒数第三年：表示公式总是取当前会计年度的前一年、前两年或倒数第三年的数据。此例中，我们应该选择会计年度为“本年”。（5）会计期间：当前公式所取数值对应的会计期间。系统有三类会计期间类型： 1、2、312：十二个固定月份，表示公式总是取所选择的相应月份的数据。本月：表示当前公式取当前会计期间的数据，系统会随着会计期间的变化而变化，总是取出当前会计期间的数据。上一期、倒数第二期、倒数第三期：表示公式总是取当前会计期间的上一期、倒数第二期、倒数第三期的数据。此例中，我们应该选择会计期间为“本期”。（6）取数类型：当前公式所选科目或项目对应的类型。此例中我们选择“损益类科目实际发生额”。专家指点：在金蝶软件自定义报表中为损益类科目设定了两个特殊的取数类型：损益类科目实际发生额、损益类科目本年累计发生额。主要是为了解决一些采用账结法的企业中在冲销损益类科目发生额时使用了借贷冲销，如此便不能直接选择“借方发生额”或“贷方发生额”；因为损益类科目月底需结转，结转后借贷方科目金额相同，也不能选择借贷方发生额互相抵减。在选择好以上公式参数以后，单击【填入公式】按钮，再单击向导窗口中的【确定】按钮，退出向导窗口，最后单击报表编辑栏中的图标或按键盘上的回车键，保存公式。6.2.4.2表内单元取数：在本表内的单元格中取数，对其进行运算。可以在单元格内直接输入计算公式，如：损益表中的产品销售利润，我们可以双击C6单元格，直接输入“=C2-C3-C4-C5”。请参照下图（图8-43）设定损益表取数公式：图8-436.2.4.3表间取数：从其他报表中取数。可以通过公式向导中的“表间取数”进行设置。在表间取数标签页中选中所取数的报表名，填入所取数据所在的单元格名称，如A1或C4等。6.2.5审核公式定义在报表中，往往各数据之间存在一定的勾稽平衡关系，最常见的是资产负债表中的资产总额应等于负债总额加上所有者权益之和，除此之外，凡是需要表内计算的单元也存在平衡问题，也可利