理化室检测报告和原始记录要求的培训.ppt

检测报告和原始记录培训 技术中心理化室2017 10 10 主要内容 规范及体系文件要求 正确编制原始记录和检验报告 原始记录与报告中常见的错误分析 第一章规范及体系文件要求 第一章规范及体系文件要求 食品检验工作规范 条款 检验检测机构资质认定评审准则 2016年6月1日实施 条文解释 1 记录分为质量记录和技术记录两类 a 质量记录指检验检测机构管理体系活动中的过程和结果的记录 包括合同评审 分包控制 采购 内部审核 管理评审 纠正措施 预防措施和投诉等记录 b 技术记录指进行检验检测活动的信息记录 应包括原始观察 导出数据和建立审核路径有关信息的记录 检验检测 环境条件控制 员工 方法确认 设备管理 样品和质量监控等记录 也包括发出的每份检验检测报告或证书的副本 检验检测机构资质认定评审准则 2016年6月1日实施 2 每项检验检测的记录应包含充分的信息 该检验检测在尽可能接近原始条件情况下能够重复 3 记录应包括抽样人员 每项检验检测人员和结果校核人员的签字或等效标识 4 观察结果 数据应在产生时予以记录 不允许补记 追记 重抄 5 书面记录形成过程中如有错误 应采用杠改方式 并将改正后的数据填写在杠改处 实施记录改动的人员应在更改处签名或等效标识 6 所有记录的存放条件应有安全保护措施 对电子存储的记录也应采取与书面媒体同等措施 并加以保护及备份 防止未经授权的侵入及修改 以避免原始数据的丢失或改动 7 记录可存于不同媒体上 包括书面 电子和电磁 检验检测机构资质认定评审准则 2016年6月1日实施 1 正确填写原始记录 作为检验人员 应遵照检验规程的要求 伴随检验进程逐项填写原始记录表 直至完成计算 其间 应注意如下几个问题 1 记录要格式化 用规范的格式将所要反映的具体信息全部纳人 2 不能随意更改 一般采用 杠改 签名 的方法 且限于此项目检验员本人 具体方法是 将错误的数据或文字用双横扫 划去 再把正确的内容写在上方或旁边的空白处 最后由更改人在更改处签字或盖章 3 记录要完整 样品名称 报告和样品编号 检验方法 检验标准 所使用的仪器设备的精密度 量程 有效期和编号 环境条件 计算公式 检验人员 校核人员等要素务必填写准确 4 要对样品形态 数值修约 计量单位倍加关注 这些都是容易出错的地方 5 原始记录表中不需要的栏目 要 杠划 表示空白 或加以文字注明 6 切忌追填记录 检验完成后补记原始记录 2 正确编制检验报告 1 在编制检验报告过程中应注意将样品型号 形态 生产地址 检验日期 产品标准等信息填写完整 2 在编制报告的过程中 避免使用简写 简称 字母形式的计量单位要填写规范 3 检验报告的检验员 审核员就是原始记录中的检验员 校核员 即报告编制中的前两级正是原始记录中的两级 4 特别需要引起注意的一点 一旦检验报告中出现了错误 无论错误大小 都必须重新编制 不得涂改 也不得 杠改 有修改痕迹的报告为无效报告 第二章正确编制原始记录和检验报告 一 对原始记录的要求原始记录是检验工作需要保存的重要原始资料之一 是企业的质量保证体系运行的重要客观依据 认真做好原始记录 是保证检验数据确切可靠的重要条件 对原始记录要求如下 1 原始记录的内容应包括与检测有关的一切资料 包括存于任何形式载体 包括硬拷贝或电子媒体 原始记录应完整地描述检测全过程的数据和现象 包括原始观察记录 导出数据 开展跟踪审核的足够信息 2 原始记录不准重新抄写整理 要保持原始记录的原始属性和真实性 3 原始记录要表格化 并且每种产品应有固定格式 4 多个产品的同一个检测项目的原始记录不准集中记录在同一页 当多个产品的同一个检测项目使用同一曲线者时 应在这一曲线页内适当处标明与之相关的所有样品编号 同时在相应的样品检验原始记录页内适当处标明相关的同一曲线所在页码和曲线名称 5 填写原始记录应使用蓝色或黑色钢笔或签字笔 不得使用圆珠笔 除作业性质要求经批准外 严禁使用铅笔 6 字迹清晰 端正 当记录中出现错误需要改正错误的记录 包括记录格式栏目内容 时 每一错误必须划改 不得擦涂掉 以免字迹模糊或消失难于鉴别原状 并将正确内容填写在其上方 如上方限制 方可填写在其旁边 对记录的所有改动须有改动人的签名或签名缩写 7 页而整齐 洁净 表格间距应均匀一致 8 原始记录要与检验报告具有相互一致的编号 9 每份原始记录要有连续一致的页次 其中包括检验人员填写和仪器设备自动记录的所有记录 对 共页 第页 要明确标识 从第主页起顺序排列 10 手填写的原始记录采用A4纸 并算为1页 仪器设备自动记录纸不小于A4纸的一半为1页 如小于A4纸的一半时 要粘贴在A4原始记录的纸上 11 原始记录格式的标题 特定的识别标志和各栏目名称之外的内容 要予以手写 检验设备自动打印的记录除外 12 字迹清晰 端正 尤其是0 9这10个阿拉伯数字和计量单位的书写 应为宋体 13 原始记录中如果确实有无需填写的栏目 要用划斜杠表示无内容 不得空白 1每份原始记录要包括但不仅限于下列内容1 1原始记录编号1 2受检产品信息 产品名称 规格型号 商标 质量等级1 3检验指令信息 抽样单 委托书编号 检验任务 通知 卡 检验类别等 1 4受检样品信息 领取检验样品数量 包括其中有无备样 样品状态 样品编号 1 5检验依据信息 产品标准 检验方法标准等技术规范 1 6仪器设备信息 检验项目需要的所有仪器设备和管理 技术状态 1 7检验环境信息 实验室空间环境和个别测试参数的特殊环境条件 状态 1 8检验项目信息 测试参数的名称和计量单位 1 9检验数据及过程信息 观测值 给定值 计算公式 过程和最终取值 1 10检测时间信息 自检验样品领取 样品处理 试样制备 试样测试至检测完成所必需的具体时间 1 11相关人员信息 样品领取 测试 记录填写和审核等相关人员 1 12其它必须予以说明的相关信息 2原始记录各项内容的填写要求2 1原始记录编号和检验报告编号 受检产品和检验指令信息 按本规范和检验指令相关内容填写 2 2受检样品信息 由领样人员和 或检验人员按领样过程和检验工作指令的相关内容如实填写 2 3检验依据是指判定产品是否合格的依据的标准 包括产品标准 行政技术规定 如 市场抽查规则 以及仲裁检验中的实物样品等与检验工作密切相关的技术规范 一般情况下 检验依据的填写要符合检验指令的要求 但检验指令传递的此信息出现错误或不齐全时 按现有受控有效文件规定的内容填写 2 4检验项目及检验方法检验项目是指检验依据所规定的检验项目 项目名称必须与标准给定的项目名称保持一致 检验方法是指检验依据中检验项目规定采用的检验方法 2 5注意事项 a 检验方法标准不能与产品标准在同一栏中出现 b 提倡检验方法标准与各检验项目的名称对应填写 c 如果若干检验方法标准集中在一个栏目填写 其顺序要与原始记录中检给项目 参数 的顺序一致 d 产品标准和检验方法标准一般情况下只填写标准代号 包括年号 e 如采用非现行有效标准 要加以说明 如客户提供的质量合同文件等 2 6仪器设备要包括 名称 型号规格 测量范围 精度等级 内部编号 校准有效期等内容 2 7检验环境信息包括样品处置 试样处理 试样测试所需环境条件的综合信息 填写过程要满足以下要求 a 样品处置 试样处理 试样测试所需不同的环境条件了状态要分别填写 b 检测室的空间环境条件 状态可集中填写 c 样品处置 试样处理的过程不仅要记录温 湿度的数值 还要记录与其相关的起 止时间 d 温 湿度等环境条件 状态记录的次数 首先要满足检验方法标准规定的要求 方法标准无规定要求时 要按检验细则要求执行 e 对于高 低温试验和温 湿度在检测中发生变动的环境条件状态 要记录其实际条件 状态 原始记录的填写耍如实反映出环境条件 状态的变动范围 2 8检验项目信息包括各个检验项目 参数 的名称和计量单位 检验项目的名称要与产品标准规定的技术要求保持一致 检验项目 参数 的数量要与检验任务指令和产品标准规定的要求一致 凡特性不同的技术要求均要作为独立的检验项目分别进行记录 2 9检测数据和测试过程信息是包括每个检测项目自试样处置 测试直到最终取值确定所包含的完整过程形成的数据和信息 主要包括如下几方面的内容 a 样品处理 试样制备符合规定要求 如高 低温处置的时间 试样直到恒重等满足方法要求的可溯性证据 b 试样测试 观察的结果 即测试参数的观测值 包括观测值的计量单位和符号 同时还要注意 参数的名称 参数的符号要与方法标准给出的计算公式保持一致 参数符号应在参数名称之后用圆括号括起来 计量单位要与所用量具 仪器显示的计量单位相同 c 符合方法标准要求的检验项目 参数 计算公式和给定值 d 计算过程和计算结果 书写计算过程应该注意 计算中必须按标准规定进行数值修约 除反映数值修约的过程外 其它计算过程可不书写 与此同时还要考虑计量单位的换算系数 保证观测值或给定值直接代入 e 最终取值和书写要求 最终取值方法一般使用与标准一致的特定标记符号表示 如x值三种取值表示方法如下 x 代表算术平均值 xc 代表中位数 xb 代表最坏值 2 10计算过程要满足以下数值修约的规定 a 在全数值比较方法中可用计算值全数报出 也可用计算值的修约值报出 但是 应在修约值后加以尾标表明修约值的进与舍情况 b 在修约值比较方法中只能报出修约值 在修约值后不得加尾标 c 在原始记录向检验报告转移数据过程中不得对数据进行修约处理 2 11检测时间信息要包括自样品领取到检测项目全部完成主要过程的具体工作时间 一般要有 a 样品领取时间 b 开始检测时间 自样品处理开始时间 c 样品处理开始至结束时间 d 方法标准规定的试样预置 制备等特定时间和 或特定环境条件下样品的测试时间 e 检验项目 参数 测试完成时间 2 12相关人员信息要包括 样品领取 处理制备 测试记录和审核的人员 还可包括对此次检测过程进行监督的人员 2 13根据不同的产品 不同的检验类别及其每份次检测工作的特殊性或检测过程出现偏离等所需明确的其它信息 这些信息可在记录的相应栏目中填写外 也可在原始记录的备注栏中予以填写 三 原始记录格式设计要求1 原始记录格式要分首页和附页等若干页次 原始记录名称 编号 页次 受检产品 检验工作指令 受检样品等可统一记载的信息 要在首页中集中记录 其它检验项目具体参数名称 观测值 计算公式及计算过程等信息一般要在附页中填写和记录 2 每份原始记录格式的设计首先要考虑能够使需要记录的内容完整填写 其次要考虑各种产品所包含检验项目 参数 的多少和顺序 一份完整的原始记录要能够体现出受检产品标准规定的所有技术要求 常规检验项目一般要与非常规检验 如型式检验项目 分开页次设计和编写 3 原始记录表格的各个栏目要有明确唯一的名称 4 各检测项目 参数 测试所得每一观测值 计算值 最终取值均要有唯一固定的表格 5 对于2页及2页以上的原始记录中的附页内容 要以检验项目 参数 观测值 计算公式 计算结果 最终取值为主 除此之外各页次至少要包括的内容应有 记录编号 页次 样品编号等保持同一份原始记录连续唯一性的信息 6 每份产品原始记录的表格均要设计 备注 栏 以利于更进一步保证原始检验信息的充分记录 7 检验人员 审核人员和检验工作实际完成的日期一般要在原始记录结束页面的下端填写 二 对检验报告的要求 检验报告是向有关单位和个人报告检验结果的公开技术文件 是企业证实所检自身产品的质量状况的客观依据 对检验报告的要求如下 1 报告格式统一 编写规范 内容完整 数据 判定结果详实准确 幅面整洁 字迹工整 打印整齐 不得涂改 尤其注意 不得涂改 一项 务必严格对待和落实 一旦发现报告中有错误 无论大小 一律重新打印或书写 2 必须使用法定计量单位 必要时在括号中注明非法定计量单位和有关数据 3 各食品生产加工企业的检验报告应包括的内容为 抽样时间 检验时间 检验项目 检验结果等 4 检验报告应有检验员 审核人和批准人的签字 严格落实三极审查制度 并加盖 检验专用章 企业内部中间工序的检验报告允许两级审查后送出 5 检验报告应留存一份 与原始记录和抽样记录一并存档 6 检验报告采用A4纸竖写 7 存档检验报告和发出检验报告采用打印 8 检验报告中的术语 符号 代号应符合现行国家标准 行业 专业 标准 地方标准和企业标准的规定 9 检验报告中计量单位 数值使用方法和图样须符合GB1 1有关规定 计量单位与数值之间保留一个字节的同距 10 定性检验时 如果符合标准要求用 表示检测结果 如不符合标准要求用 表示检测结果时 同时要在末页加以注明 11 打印检验报告时 编号 页次和日期的数字或文字位置应准确 其上下 左右 偏差不准超过2mm 表头文字居中 其余文字或符号应顶格对齐 字间不准留有空格 12 格式文件横线与上边线平行度不大于2mm 13 卷面要求清晰 整洁 美观 不得涂改或粘贴 14 打印检验报告时 封面和首页的检验结论用语使用4号宋体字 其它均使用5号宋体字 15 通过实验室国家认可 计量认证 审查认可的产品的检验报告 应使用印有实验室国家认可标志 在封面中间 训量认证标志 在封面左上角 审查认可标志 在封面右上角 的封面 未通过实验室国家认可的产品检验报告不得使用印有实验室国家认可标志的封面 未通过计量认证的产品检验报告 不得使用印有计量认证标志的封面 未通过验收 审查认可 的产品检验报告 不得使用印有审查认可标志的封面 2检验报告封面填写要求2 1检验报告编号No 该编号由样品接收人员按 检验报告编制和管理程序 的规定编写 通过 检验任务 通知 卡 向各检测室发放 报告编制人员按该编号内容填写 2 2受检单位2 2 1在客户委托情况下 由客户确定 一般为受检产品的生产企业或提供者 2 2 2在行政执法部门或行业主管部门委托情况下 系指被检样品的生产制造一单位或经销单位 如果对市场进行监督检验时 系指被检样品经销单位 2 2 3受检单位应填写全称 应与单位营业执照 公章名称一致 2 3产品名称指受检产品标签标注的名称 该名称应与产品标签标注的名称一致 如果标签标注的名称与产品标准所用名称不一致时 应在标签标注的名称之后用 将标准给定的产品名称括起来 2 4型号 规格指能代表受检样品主要使用性能或特征的代号或说明 由产品说明书标明或在产品标签上标明 型号 规格也是选用技术要求的依据 应与产品标准规定的或说明书标明的产品规格型号一致 2 5检验类别与检验类别代码相一致的检验类别名称 2 6检验单位名称是指执行检验任务的实验室 即保定市产品质量监督检验所 2 7通过实验室国家认可 计量认证 审查认可的产品的检验报告 应使用印有实验室国家认可标志 在封面中 计量认证标志 在封面左上角 审查认可标志 在封面右上角 的封面 未通过计量认证的产品检验报告 不得使用印有计量认证标志的封面 未通过验收 审查认可 的产品检验报告 不得使用印有审查认可标志的封面 未通过实验室国家认可的产品检验报告 不得使用印有实验室国家认可标志的封面 检验报告封二格式注意事项1 报告无我所 检验报告专用章 无效 2 报告无主检 审核 批准人签章无效 3 未经本所书面批准 不得复制 全文复制除外 检验报告 复制后需经本所确认有效的检验报告 应重新加盖 检验报告专用章 红章 4 受检单位独立送样等各种形式的委托检验 在其受检样品不能代表受检批次质量状况时 检验结果仅对来样负责 5 检验报告除特别说明外 检验工作均在我所内进行 6 受检单位对本所检验报告有异议的 应于收到报告十五日内由受检单位提出复检申请或相关意见 当受检样品由受检单位独立送样委托检验时 复检申请或相关意见向木所提出 当检验工作是由行政管理部门组织实施或直接下达的检验任务时 复检申请或相关意见应向行政管理部门或其上级主管部门提出 7 检验样品备查期满 凡具有使用价值且非假冒伪劣的样品 由委托或受检单位对本次检验工作直接负责的相关人员 持本所开其的样品抽取单或委托检验单领回 否则 按我所规定处理 地址 电话 传真 邮政编码 1报告首页填写要求1 1报告编号 受检单位 产品名称 型号 规格 检验类别的填写与封面相同 1 2共页第页1 2 1 共页 指检验报告首页与附页的总页数 1 2 2 第页 检验报告首页为第1页 附页按此顺序排 1 3委托单位1 4生产单位指被检样品的生产制造单位 1 5抽样基数指检查批内所包含的参与随机抽样的同种类 同型号 同规格的单位产品总数 也称检查批批量 等同库存量 批量的大小要符合产品标准规定的组批要求 应注明计量单位 应与标准要求的计量单位相同 该计量单位与 抽样数量 栏内计量单位原则上应相同 特殊情况也可不同 但应符合抽样标准要求 1 6批号 生产日期指被抽样品的检查批内产品在制造时所赋予的批次编号 生产日期 检查批内产品的制造日期 年 月 日 采用8位数 如2007年04月20日制造 可写成20070420 1 7样品等级1 7 1指产品或其合格证或其说明书标明达到的质量等级 1 7 2如果产品标准中有分等 级 规定 但送检或被检单位说不清等级 必须与被检单位联系 确定后再填写 如被检单位拒不提供的 应按主管部门意见确定 如果产品标准中不分等 级 如产品无特殊标注 一般此栏填写 合格品 1 7 3委托方不要求对检测结果进行 符合 不符合 判定时 此栏填写 1 8样品数量 样本中所包含的单位产品的数量 包括本单位已接收的备用样品 1 9抽样日期和送样日期 1 9 1对于本所和检验工作主管部门实施抽样的检验工作 抽样日期是指完成抽取样品的签封日期 应与抽样单日期一致 1 9 2除本单位人员抽取样品并直接带回样品之外 其它抽样检验的送样日期是本单位接收样品的实际日期 应与接收样品登记的日期一致 1 9 3由相关委托方送样实施委托检验时 是本所接收样品的实际日期 应与产品 检验委托书 明示和 或接收样品登记的日期一致 1 9 4各类别检验工作的送样日期均要如实填写 对各种无抽样活动的委托检验工作 抽样人员 日期 栏可填写 1 10抽样地点指抽取样品时检查批产品所处的位置 例如 某企业某成品库 某企业某车间某生产线下线合格产品 某商场某商品库 某柜台等 1 11抽样人员和送样人员l 11 1抽样人员系指本所派出的或实施抽样活动的抽样人员姓名 如由质量技术监督部门或其他部门抽样送样 应在备注栏填写 xx单位抽样送检 字样 1 11 2除本所人员抽样并将样品直接带回本所检验之外 送样人员系指各类别检验工作将样品直接送往本单位的具体人员 1 12产品标准指对检测结果进行判定时所依据的产品标准 质量合同等 只填写标准代号或质量合同号即可 1 13注册商标指产品标签明确标注或是在产品检验抽 收样文件中明确说明的产品品牌 无注册商标时填写 1 14抽样方案1 14 1适用于对批质量判定的验收规则 指产品标准中检验规则要求的样本大小 合格和不合格判定数 1 14 2产品标准无明确抽样方案要求或仅对样品进行检测判定时 抽样方案栏用 填写 八 抽样方法根据企业申请发证产品的品种 每个申证单元随机抽取1种产品进行发证检验 抽样单上按该产品的具体名称填写 注明申证单元名称 在企业的成品库内随机抽取发证检验样品 所抽样品须为同一批次保质期内的产品 抽样基数不得少于200罐 瓶 袋 随机抽取18罐 瓶 袋 样品分成2份 1份检验 1份备查 样品确认无误后 由抽样人员与被抽查单位在抽样单上签字 盖章 当场封存样品 并加贴封条 封条上应有抽样人员签名 抽样单位盖章及抽样日期 1 15受检单位地址指产品检验抽样单 产品检验委托书 产品标签等文件明示的受检单位所在行政区域的具体地点 1 16样品编号由接收人员编写 通过 检测任务 通知 卡 向各检测室发放 样品检验和报告编制人员按编号内容填写 1 17样品状态指检验人员实施检验前对其进行感官检查的结果 如复混肥可描述为颗粒状 无结块 1 18检验环境指实验室温度 湿度等环境条件的实际状况 通常要写出这些环境条件的变动范围 对于检验报告中所含检验项目的测试过程无具体环境条件要求时 一般用 常温 等适宜术语表示 1 19检验日期指以日为单位计算的检验项目使用时间 对于非1日内完成的检验工作 该检验日期要明确检测室检验工作开始和完成的具体日期 1 20检验方法指产品标准中与技术要求相对应的检验方法 填写方法标准编号和 或检测细则文件编号 1 21检验项目检验项目的填写要以产品标准 文件规定的项目名称为首要选择 如 全项 型式检验项目 化学成分 理化指标 物理性能 安全指标 等适宜的项目名称 其次 可明确填写检验参数的具体名称 如 水分 灰份 汞 铅 绝缘电阻 抗压强度 吸水率 等 1 22检验结论1 22 1凡按产品标准或技术条件检验的各类检验报告都应做出 合格 或 不合格 或 符合 或 不符合 的结论 对有分等规定的 还应做出等级判定 有必要时 可补充简要的文字说明 但不应包括由试验结果引出的任何建议和意见 1 22 2检验结论用语检验结论用语应严密 准确 简明 并与相关栏目内容协调一致 1 22 2 1按现行有效产品标准进行全项检验的 一般使用下列用语 a 该批产品 批量判定时 产品 单件产品判定时 样品 样品判定时 按XXXX标准 标准代号 要求检验 符合 不符合xx级 等品规定要求 质量合格 不合格 b 该批产品 批量判定时 产品 单件产品判定时 样品 样品判定时 符合 不符合XXXX标准 标准代号 xx级 等品规定要求 质量合格 不合格 1 22 2 2按现行有效产品标准进行部分项目检验的 一般使用下列用语 a 该批产品 批量判定时 产品 单件产品判定时 样品 仅对样品判定时 xx项目 如物理性能 安全指标 理化指标 微生物 出厂检验项目等 符合XXX标准 标准代号 xx级 等品 有分等 级规定时 质量要求 检验项目合格时 b 该批产品 批量判定时 产品 单件产品判定时 样品 仪对样品判定时 XXX项目 如 同上述a 所述 不符合XXXX标准 标准代号 XX级 等 有分等 级规定时 规定要求 质量不合格 能判定质量不合格时 1 22 2 3无现行有效产品标准 如 合同规定 失效产品标准 XX技术规范等 时 其检验结论用语 在考虑到上述1 22 2 1 1 22 2 2基本要求的同时 在缺少现行有效产品判定依据 如 上级文件规定 法律部门文件要求等 的情况下 一般不做质量合格与否的判定 但要具有符合 不符合其相应判定依据的明确说明 如 该样品检验项目符合 不符合XX合同 合同号和合同名称 规定的质量要求 1 22 2 4客户明确要求或由于其它原因而不能做出明确的检验结论时 在征得客户同意的情况下 其检验结论一般使用下列用语 a 检验结果为实测数据 b 检验结果见报告附页 1 22 2 5对上述1 2 2 2 1 1 22 2 4