10档案管理办法.doc

档案管理办法为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益, 根据中华人民共和国档案法，结合我公司实际情况，特制定本办法。1 本办法所称档案指我公司成立以来，公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字,图表,账册,凭证,报表,技术资料,声像,荣誉实物,证件等不同形式的历史记录。 2、公司档案管理机构及职责21公司行政人事部负责公司的档案统一管理工作，对各部门自行保管的销售合同、客服资料、租赁合同等档案工作有监督指导责任。22 档案管理的职责221负责公司档案的收集、整理、保管和利用工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。222保管好本公司归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。223按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。 3 归档范围是指本公司在各项工作中形成的具有保存价值的， 或者相关政府部门下发的与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、会议、合同、图纸、报表、凭证、奖品奖状、影像音资料等)。 31 公司发出的各项规章制度、各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。 32 向上级请示的文件以及上级批复的各类文件。 33 工程竣工图纸、竣工资料及各类经批复审核的图纸、文字资料等工程技术类资料。 34 各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 35 宣传或反映本公司重要活动以及在外学习、考察时的影像音资料。 36本公司获得各类奖牌、证书、获奖文件等荣誉资料。 37 各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许可证。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证等。 38 本公司编辑、出版的刊物。 39 本公司招聘、试用、转正、晋升、加薪等各类人事资料。 310 有关单位、个人与本公司签订的合同、合约、协议等。(销售合同、租赁合同、客服资料等由主办部门自行归档保管)4 归档要求 41 凡公司发文，由行政人事部的文书处理人员收集，交由档案管理员归档。 42 当一项工作已完成时，由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，主动送交档案管理员归档。 42 .1 无论是内部文件还是外来文件资料，事情完毕后，原稿统一由行政人事部负责归档，任何部门及个人不得自行留存。 42 .2 使用公司印鉴时，行政人事部负责留下盖章申请单并归档。42 .3 项目证件办理完毕后及时归档。 42 .4 竣工图纸、竣工资料等项目文件材料应在项目工程交付使用后及时归档，周期长的可分阶段、单项归档。42 . 5外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。 42 .6 会计文件材料应在会计年度后由财务部门整理归档。 42 .7变更、修改、补充的文件材料、内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料、公司产权变动过程中形成的文件材料应随时归档。43向档案室移交的档案，应编定移交清单一式两份，档案室按清单检查清点清楚后在移交清单上签字，交接双方各保存一份。44 正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。归档的文件材料应是原稿原件，一般不用复制件。45 归档的影像音资料要写上文字说明。46 归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。5 档案管理51 档案管理人员接收归档材料时，必须按规定验收，并办理交接手续。52 对已接收且符合归档要求的档案材料，档案室负责完成归档后的整理、装订、登记、编目、上架和提供利用等工作。53 档案存放采用柜、架、盒等装具，柜、架、盒摆放要整齐，档案存放要有序、查找方便。54 编制档案目录，方便查找使用。55 未经批准，任何人不得对档案进行修改、拆装、分散或挪用，不得损害档案原来的面目和完整性。56 每年底对各类档案进行认真的清理核对，做到帐物相符，平时要检查档案的保管状况，对破损的档案要及时补修和复制。57 档案的保管要符合档案保护技术要求，档案库房要经常保持清洁的卫生环境，做到七防：防火、防盗、防尘、防潮、防虫、防光、防鼠。58 档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为十五年及以上，短期为十五年以下。59 各类档案保存期满没必要继续保存的，报总经理室批准后，填写销毁理由和日期后，予以销毁。机要档案一律在相关部门监督下以焚烧或碎纸机粉碎的方式销毁并注销。6 档案的借阅和利用61 加强档案的利用工作，创造必要的条件，及时准确地提供档案资料为各部门服务。62 加强档案借阅管理，档案人员和借阅者要做到既保守秘密又方便使用。64 借阅档案的人员，应对所借档案负安全