工作QQ管理办法.doc

组秘办字201101号关于合理使用QQ，进一步提高工作效能的建议通知 在当前已进入信息化社会的大背景下，我单位的每一位员工应学会合理使用QQ，适应“两型”社会和“效能建设年”活动要求、转变工作方式、节约人力物力、提高信息沟通效率和工作效率的有效途径。一、正确认识学习QQ工作中的作用1、QQ作为一种成熟的通讯软件，QQ有在线聊天、视频、语音会话、多人语音会话、传送资料（支持断点续传）、储存资料（利用网络硬盘）、通讯录、群、远程协助、新闻发布、QQ空间、发送短信等多种功能，能够满足日常信息沟通的需要。2、通过QQ，能够向打印室、印刷厂等业务往来单位以及上级、下级、同级机关传送各种文稿资料，发布开会、活动的各种信息。与免费电子邮箱相比，QQ属于即时传送，比较稳定、可靠。3、上班打开QQ，目前已然成为习惯和一种工作所需。但任何一样东西，都有其两面性。比如，工作时间有人会利用QQ玩游戏、聊天，客观上影响了工作。应迅速建立和完善制度，规范QQ的使用，避免其不利的一面，发扬其有利的一面。二、QQ在工作中的优势1、及时召开信息化建设QQ群会议，既节约经费，又提高效率。2、充分利用QQ，能够节省用于开会、打印、传送（取）文件、发电话通知所耗费的大量人力物力财力，改变人的思维方式和工作形态，能提高工作效能，工作效益明显。三、关于在工作中合理使用QQ的几点建议各部门在工作中利用QQ，建议采取“先学习、熟练掌握、认真执行、稳步推进”的工作原则。1、学习经验。学习利用QQ推进工作、提高效率，互相学习先进经验。2、制订实施方案。在学习经验、结合本地实际的基础上，制订切实可行的实施方案。3、建立和完善管理制度。建章立制是一项新举措顺利推进并取得实效的保证。迅速建立起完善的制度并狠抓落实。四、实施方法： A、首先，对相关人员进行培训，让其掌握QQ软件和拼音、五笔文字输入法等常用软件的基本使用知识。其次，配备必备的设施。如电脑、摄像头、话筒，安装最新版的QQ软件。在规定的时间内，相关人员申请QQ号码（可用原QQ），建立本单位工作QQ群，每个QQ员工应在备注中注明所属单位、联系人、联系电话。， B、一般性的文字通知，以带版头或发文机关标识的附件形式发送一个群邮件，发一个群消息提醒各单位查收。文件发送后，由办公室打印出来，按程序送签。需普通电话通知的，发一个群消息，各单位应认真予回执以确认。做到工作准确无误，效率高。C、各部门应明确1-2位同志负责管理QQ，每天上班时间必须登录QQ。D、出差要明确替补值班人员，或登录手机QQ。QQ只能用于公事，不能私聊。注意及时查收文件和消息，并及时处理。E、注意防范和正确应对病毒、诈骗、广告信息。对责任心不强、不及时查收邮件和消息的，给予批评警告，对造成严重后果的，给予处分。F、今后，视工作情况会展开小型工作会议和其它会议，可在规定的时间，利用视频和多人语音会话功能组织召开（类似常见的电视电话会议，在办公室电脑前即可实现，此项另行通知）。G、组成QQ工作小组召开工作会议，总结工作经验，正面实施，达到工作运行平稳。望各部门认