差旅及交际费用管理规定1.doc

差旅及公关费用管理规定一、原则：1、差旅费指因公外出办事所发生的机票、车船费、食、宿费等。2、对各项费用的发生应审慎的判断是否符合公司的政策及适用的法律、法规和道德标准。3、公私合并的出差被批准的原则是：以公司业务为主要目的；不会增加公司费用；私人旅行不会与公司的事务起冲突；4、使用公司资金时应像花费自己的钱一样精打细算。二、差旅费预支1、出差时，应先做好相关行程路线安排，并填写出差申请单，费用预算预支填写差旅费预支申请表，部门负责人申核，总经理批准，确认后交财务部支取费用，归来报销时，必须有出差申请单附在差旅费报销单后面方能报销。2、一般提前三天通知财务部安排及领取预支款；3、在国内经常性出差人员可申请长期借支款，借支金额大约为出差一个月平均所需的费用。4、 费用报告中预支出差金额、公司代付金额为必填项（如无请写“0”），以正确计算员工应返还公司金额/可支领金额和经常性出差人员的借款余额；5、 未用完的临时借支款需在差旅报告核准后马上将钱归还财务部。如因连续出差而无法及时归还借支款，应事先得到财务主管的批准；6、 当借支人员因更换工作岗位、辞职等原因而变更了工作性质时必须将借支款立即归还至财务部。7、 试用期人员不得借支费用三、交通与食宿标准1.一般情况下市内外出办事应乘坐公共交通工具。2.公司的特殊项目需要在某阶段频繁使用手机时，依据实际给与个人补助。经理、主任、部长及以下人员省内经理、主任、部长及以下人员省外城市（副）总经理、总监饮食补助30元/天/人40元/天/人40元/天/人住宿补助100元/天/人150元/天/人200元/天/人交通费乘坐公交、硬卧硬卧、10公里以下出租车公司专车或出租、软卧、飞机经济舱四、公关费用1.公关包含一般交际、招待，因接待用餐、赠送礼品、交际应酬所发生的各项费用列为公关费。为了公司业务开展顺利，各部门在公司统一预算范围内可根据具体情况安排接待用餐或赠送礼品。年费的客户的预算标准为1500元/年、阶段性客户预算标准为500元/个。其形式应符合当地一般商业惯例,经媒体公布事实不致使公司利益受损；2交际招待费开支（含礼品价值），需总经理事先同意，并有字面依据；3报销交际招待费需填写公关费用表（附表3），列明费用发生的时间和地点、费用种类、参加人员名称（包括本公司职员）、单位、交际招待的目的、每笔支出的金额；4一笔公关费用只能由一位员工报告，不能将一笔交际招待费用分开由两位或以上员工申报；5.一般情况下，员工的配偶或家属不应陪同参加交际招待，除非能说明配偶或家属的参加能为公司谋求最好的利益；6.招待费的支出权限仅为项目总经理/项目总监/市场部经理/财务总监/行政办主任。若项目经理或其他人员因需要招待客户或公司关联单位，必须由相关部门主管同意，并报总经理批准方可。五、其它费用1.因故取消出差后票据作废或退票所发生的费用经核准后可以报销，但由于工作失误或个人原因造成上述事项的应由出差者自己承担此费用；2.出差途中非个人疏忽造成的公司资产或个人财产的损失，出差者应立即报警并通知部门经理以及总经理。返回后应做出书面报告详细写明丢失金额，日期，时间，地点，报告的警察及其所属警局名称，证明人等信息，递交部门经理及总经理进行审批。如审批通过，该损失反映在差旅报告中，差旅报告应附上被批准的物品丢失报告。3.出差时，因商务需要使用商务专用卡在自动提款机上提款时所收取的费用可以报销（商务专用卡只能用作商务用途）。六、报销手续1.出差费用必须用出差费用报告表（附表2）申报；2.如有交际费用发生须填写交际费用表（附表3）；3.按费用发生的顺序逐项填写出差费用报告表，完整正确填写费用说明并将每一张原始凭证标上与报告上相应的序号，以便审核者及审批者核对；4.不能用涂改液涂改差旅报告，如需修改，应在错误的文字或数字处画上删除线，在错误的文字或数字旁的空白处写上正确的文字或数字并由修改者签名。报告的总金额如须修改，若修改的金额大于原总金额，则需原批准人确认，若修改的金额小于原金额，可由财务经理确认此金额；5.员工的费用报告经部门主管审核后由财务主管批准，部门主管的费用报告由财务主管审核，总经理批准；6.出差期间因公发生的复印/打字/邮寄等零星费用作为办公费用凭发票报销。七、报销凭据1.费用的发生一般都应取得正规合法票据； 2.发票必须是原件且公司名称、大小写金额、日期等正确与完整；3.由于某种原因无法提供发票但该费用确实已发生，出差者应在差旅报告上详细说明，餐费必须附上发票，必要时附上简要说明；4.发票的日期、金额公司名称等事项严禁涂改，如取得发票后发现日期或抬头填写不完全或错误，公司有权退回；5.如两人以上分开申报同一张发票上的费用，使用复印件的申报人须在差旅报告上说明原件所在位置；6.信用卡签单不得用来替代发票；7.增值税发票请勿粘贴在费用报告后（可用订书钉固定），以利于财务部办理税款抵扣。8.按出差标准执行的出差补助，可不附发票。9.所有的交通费用均应注明乘坐日期、起止地点、交通工具，总金额；10.单人单次乘坐出租车费用50元以上的，必须报请总经理批准（凭总经理批复才能报销），如车票为单张固定金额的票据，报销时必须将单程连号车票粘贴在一起，如是往返车票，应将往返票据粘贴在一起；八、不得报销的费用1.信用卡年费；2.与工作无关或虽与工作有关却由个人失误而产生的费用或损失，如：信用卡透支超过期限的罚金；出差中违反交通等规则的罚金；3.购买行李箱费用；4.参加某一团体的会员费或捐赠费；5.出差发生的个人娱乐费。6.出差期间与业务无关的或未经领导批示的支出不予报销。如个人亲朋宴请，游览观光，购物等，私人宴请客户方相关人员等。7.正常本职工作的业务活动日常交通费用、通