办公物资管理办法628.doc

四川成都成工工程机械股份有限公司办公物资管理办法1目的为进一步规范和加强公司办公物资管理，提高工作效率，降低成本，特制定本管理办法。 2范围本管理办法适用于公司所有办公物资的计划、采购、管理和维护等。办公物资包括办公用品（笔、纸、订书机、文件抽屉柜、各类印刷单据等）、办公工具（电脑、打印机、传真机、复印机、电话、相机、摄像机和各种耗材等）、办公家具（桌椅、沙发、书柜、铁皮文件柜、更衣柜等）和其他办公费用（饮用桶装水费、快递费、市内交通费、茶叶等）。3职责3.1总务部是公司办公物资采购和维护的归口管理部门。负责拟定和完善办公物资采购和维护管理办法；负责公司年度办公费预算的编制和报批；负责办公物资的采购、发放及办公物资的维修、维护；负责对各单元费用使用的审核、登记和考核；负责公司高层经理办公物资的申请和日常维护、管理。3.2各部门和生产厂负责拟定本单元的办公物资年度采购、维护维修项目及费用预算；负责申请购买、维护维修办公物资；负责各种办公物资的日常使用和管理。3.3财务部负责办公费的审核和报销。4、管理内容4.1年度办公费预算4.1.1预算时间：每年的12月进行下一年度的预算。4.1.2各部门、生产厂在每年的12月15日前提交年度办公费预算报表（见附件一）。4.1.3预算依据：上一年度的预算金额、实际发生金额和预算年相关变动因素。若预算费用与上年度相比变化较大，应填写年度办公费预算变动因素分析表（见附件二），注明费用增减原因。4.1.4总务部初审完毕后进行汇总，资料报公司经营会审批。4.1.5预算费用经公司经营会批准后方可实施。4.2预算范围内办公物资的申请4.2.1各部门、生产厂根据实际需要和本单元相关费用预算指标，确定采购办公物资的品名、规格型号和数量后填写预算内办公物资采购申请表（见附件三）报总务部。若需印制名片、单据、资料等，应将印刷样稿提交总务部。4.2.2办公物资每月申请一次，于每月的10日前进行申请，总务部收集汇总后统一采购。4.2.3若因紧急情况需要立即实施办公物资采购的，由办公物资需要部门提出申请，并填写办公物资紧急采购申请表（见附件四）。采购金额在500元（含）以下的由总务部直接办理紧急采购；500元以上的由申请单位分管高管经理和主管总务部的高管经理签字同意后，总务部实施采购。4.3超出批准预算指标范围的办公物资申请4.3.1超支5000元以下的，由办公物资申请单元分管高管和总务部的分管高管签字同意后实施采购；4.3.2超支5000元50000元以下的，由总经理批准后实施采购。4.3.3超支50000元以上的，由公司经营会讨论批准后，方可实施。4.3.4申请时需要填写预算外办公物资采购申请表（见附件五），方法同4.2.1。4.4办公物资的采购4.4.1采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式进行。 4.4.2成立办公物资采购评审小组，成员由总务部、企划部、财务部、人力资源部等部门组成，负责公司办公物资采购的审核、评价和提出合作方建议。4.4.3评审要素：公司资质、信誉、产品质量、价格、服务等。4.4.4评审组成员按评审要素收集相关合作方信息。4.4.5总务部汇总各评审组成员信息，并提交评审小组会议。4.4.6召开办公物资采购评审会，在集体讨论的基础上，按照各项业务确定23家合作方的原则，向公司提交合作方建议报表（见附件六）。4.4.7公司分管高管签字批准后，与合作方签订合同，总务部实施采购。 4.4.8采取公开招标的方式，按照“产品质优价廉，信誉好”等标准，编制合格供方名录，每一次采购应确定2家以上合作方。4.4.8要求所有办公物资的合作方均应提供送货服务，需要安装的应由合作方负责免费安装调试。4.5办公物资的验收和发放4.5.1采购的办公物资直接送货上门后，由总务部办公物资专管员和物资申请单位共同清点物资数量、类型、质量。4.5.2验收无误后，领用单位签字确认，并填写办公物资领用表（见附件七）交总务部收存备查。4.5.3若采购物资单价超2000元（含）的，应及时办理固定资产手续。4.5.4办公工具和办公家具在完成安装调试后，申请部门应签字确认，单据最后交总务部确认，作为结算时的凭据之一。4.6办公资金的结算。4.6.1以月为单位进行结算。4.6.2当月的购买清单由总务部核对无误后，通知合作方开据发票。4.6.3总务部办理请款手续交财务部挂帐、支款。4.6.4当月的办公物资购置费用原则上应于次月底前结清。4.7办公物资的管理。4.7.1发放的办公物资费用由总务部建立台帐进行管理。4.7.2费用考核周期为年度。4.7.3其他办公费用的报销采用由费用发生部门收集票据，经所在单位领导签字后到总务部登记盖章，财务部报销。4.8办公物资采购纪律4.8.1参与物品采购的单位和工作人员，不准参加可能影响公平竞争的任何活动；不准收取供货方任何名目的“中介费”、“好处费”；不准在供货方报销任何应由个人支付的费用；不准损害公司利益，徇私舞弊，为对方谋取不正当利益。4.8.2物品采购过程中发生的“折扣”、“让利”等款项，应首先用于降低采购价格；确属难以用于降低采购价格的，一律交公司财务部。4.9办公工具和办公家具维修4.9.1各部门、生产厂负责本单位办公工具、办公家具的日常使用和管理，应做好登记备案，并爱惜、合理的使用。4.9.2各部门、生产厂的办公工具和办公家具出现问题和故障时，应及时报总务部维修，并填写办公工具、家具报修单（见附件八）。4.9.2.1办公工具维修由总务部通知维修单位立即安排维修，需紧急维修的应在一小时内到场，一个工作日内排除和解决故障；一般维修在二个工作日内完成。4.9.2.2办公家具维修由总务部立即通知维修人员在二个工作日内解决，其他较严重问题在五个工作日内排除和解决；4.9.3维修完成后，由报修人员在维修单上签字确认，总务部专管人员验收合格后，办理维修项目确认手续。4.9.4总务部定期进行统计汇总，办理结算请款手续交财务部挂帐、支款。4.10处罚4.10.1各部门、生产厂要及时、准确的申报办公物资需求和维修，发现问题及时纠正并报告，如发现虚报、错报或因自身管理不严造成不良影响的，视其情节对经办人和负责人给予通报批评、警告、记过等行政处分和1001000元的经济处罚。4.10.2如因总务部管理不严，不能准确及时完成安排办公物资采购和维修的，出现问题不及时纠正、处理，造成不良影响的，视其情节分别给予相关经办人和负责人通报批评、警告、记过等行政处分和1001000元的经济处罚。5本管