09-部门核算管理办法.doc

财务管理制度-部门核算管理办法部门核算管理办法目 录第一章总则3第一条目的3第二条适用范围3第三条部门核算的财务职责3第四条部门核算的专管财务部门职责3第五条部门核算岗位设置与分工3第二章部门资金管理3第六条部门资金专指由财务部门监督管理的资金3第七条部门备用金的管理31.部门备用金的额定32.部门备用金款项来源33.部门备用金支付范围34.部门备用金的申请45.部门备用金的收款入账46.部门备用金的实际支付4(1)依据“费用报销单”办理支付4(2)依据“借据”办理支付4第八条部门专项资金的管理41.部门专项资金内容42.部门专项资金款项来源43.部门专项资金的申请44.部门专项资金的收款入账45.部门专项资金的实际支付4(1)所申请资金为一次性支付的，填制“费用报销单”办理支付。4(2)所申请资金为预借分次支付的，填制“付款单”办理支付。4第九条申请及支付单据使用规范51.“付款申请单”规范要求52.“费用报销单”规范要求53.部门使用的“借据”规范要求54.“付款单”规范要求5第十条部门资金的记账与报告51.部门核算只登记资金账簿，不履行财务处理，无需登记费用帐。52.资金账簿53.电子日记账6第十一条部门资金的支付核销与盘点复核61.支付核销62.资金盘点63.帐表复核6第十二条日常资金管理6第三章库存数据的确认6第十三条库存数据管理规范6第十四条到货数据的确认61.到货票据的交接6(1)到货票据交接内容6(2)到货票据移交双方6(3)到货票据移交要求7(4)到货票据交接完成时点72.到货数据的复核7(1)履行复录复核工作7(2)复核内容7第十五条发货数据的确认71.取得铁路发运票据72.发运数据的录入73.发运数据的复核7第十六条短运数据的确认71.外包短运数据的确认72.自营短运数据的确认7第十七条编制日报71.发运日报的编制72.库存日报的编制7第十八条数据的传递与单据的交接81.短信数据的上报82.库存数据的上报83.单据的交接8第四章部门费用数据的统计8第十九条部门费用的范围8第二十条结算政策的执行8第二十一条自卸奖励费8第二十二条挖机租赁费8第二十三条铁路运杂费9第五章其他临时财务工作9第二十四条代付代管款处理91.代付代管款的分类92.代付代管款的管理部门93.代付代管款的财务拨入94.部门核算履行代付代管职责，实际支付时必须取得收款人收款证明95.部门核算对代付代管款做备查登记96.代付代管款纳入专管财务的资金盘点范围97.公司对代付代管款另有规定的遵照执行9第二十五条其他临时工作9第六章附则9第二十六条财务单据9第二十七条本办法由总公司财务部负责解释和修订9第二十八条本办法自2010年10月1日起执行9附件目录9第一章 总则第一条 目的为了明确部门核算的工作内容及其职责，为部门核算人员的核算工作提供依据及规范标准，保证部门资金的安全完整、保证原始数据的全面准确，特制订本办法。第二条 适用范围本办法适用于根据公司管理要求特意在业务部门设置的，处理部门有关资金、库存业务的核算人员。第三条 部门核算的财务职责1. 负责部门款项的收支处理2. 确保部门资金的安全完整3. 确认库存数据的全面准确4. 确认短运费结算数据与单据的一致5. 编制部门报告6. 统计有关财务结算的部门费用数据7. 其他临时财务工作第四条 部门核算的专管财务部门职责1. 监督部门核算职责的履行，对部门核算的核算工作负管理责任。2. 设专人定期进行数据核销与资金盘点3. 月度内安排财务人员进行部门核算业务的实际操作，测试执行有效性。4. 根据实际情况完善部门核算办法第五条 部门核算岗位设置与分工1. 部门核算设置核算岗和出纳岗，根据工作实际，采取独立设岗和合并设岗方式。2. 出纳岗负责款项的收支与保管、登记资金账簿，签署资金管理承诺书（格式为附件1），对资金的安全完整负责。3. 核算岗负责审核部门报销、复核与报告库存与费用数据、登记电子日记账（格式为附件2），复核资金的收支与结存情况。第二章 部门资金管理第六条 部门资金专指由财务部门监督管理的资金财务监督管理的部门资金是指从财务部门申请的拨付款项由部门核算办理支付，再由拨款财务通过核销处理以形成成本费用的资金。具体分为部门备用金和部门专项资金。对于财务付款时已形成成本费用的，转部门核算代付代管后不需由财务核销的款项不列入部门资金管理。如工资及伙食费、临时奖励、奖励基金、废品返回收入不属于财务管理的部门资金。部门资金的支付，必须做到财务手续齐全，先审批后支付，对不符合财务审批手续的，部门出纳岗有权不办理支付。财务管理的部门资金必须统一划入总公司批准账户。第七条 部门备用金的管理1. 部门备用金的额定根据部门需要，由专管财务部门核定后以书面申请方式上报总公司履行审批手续确定部门备用金次申请额。2. 部门备用金款项来源部门备用金只由专管财务部门负责拨付。3. 部门备用金支付范围(1) 用于本部门可自行审批的差旅费及其补助（出差补助、出车补助）、小车费用（过路停车费、加油费、修理费）、邮寄费、复印费、电话费、财务费（银行卡年费、银信通手续费、汇款手续费）、招待费的支付与报销。A. 招待费：部门月报销必须在规定额度内，当月剩余额度不予结转，超标准的需公司承担款，必须报总经理批准后支付。B. 差旅费及其补助：依据公司统一规定执行。(2) 用于经总公司批准后允许使用备用金支付的其他费用。4. 部门备用金的申请(1) 部门备用金余额不足时由核算岗填制“付款申请单”向拨款财务进行款项申请(2) 提供款项发生明细明细为拨管财务已核销数据，不含借据抵库数，由部门核算自行提供。本次提供的明细数据须同上次请款提供明细数据连贯一致，明细表格式同电子日记账。(3) 经部门经理签字确认后递交拨款财务履行拨款手续5. 部门备用金的收款入账(1) 申请款项查收后，出纳岗须向拨款财务索取“付款申请单”审批件。(2) 出纳岗在拨款财务出具的“借据”记账联上签字。入账账户同实际收款人不一致的，收款人项签字格式为：某某某（代）。(3) “借据”借款人联附于“付款申请单”审批件后保管。(4) 本“借据”通过拨款财务出具的“收据”核销，不予退回。6. 部门备用金的实际支付(1) 依据“费用报销单”办理支付A. 核算岗根据原始单据内容填制“费用报销单”。B. 核算岗按款项内容办理审批手续。备用金规定范围内的费用项目，由部门经理审批；备用金规定范围之外的费用项目，由总经理审批。特殊情况需紧急付款的，由部门经理电话请示总经理同意并签字确认后方可支付，事后及时补办手续。格式为：在单位负责人签字处书写“已电话请示某某某同意支付”，电话请示人即部门经理签字。C. 出纳岗根据审批完毕的“费用报销单”，经领款人签字后办理支付。(2) 依据“借据”办理支付A. 预借款时，必须由出纳岗开具“借据”。B. 出纳岗根据经部门经理审批、领款人签字的“借据”办理支付。第八条 部门专项资金的管理1. 部门专项资金内容(1) 发生备用金支付范围之外的款项为部门专项资金。如：水电费、草皮费、租赁费、业务费、自营运输短运费等须由部门核算经办支付的款项。(2) 一般情况下，部门专项资金必须逐笔申请拨入，请多少付多少。特殊情况下预借款项的，需向总公司财务进行业务申请批准。(3) 部门专项资金必须专款专用，特殊情况需挪用的须向拨款部门申请填报“资金流转单”（格式为附件3）。2. 部门专项资金款项来源部门专项资金款项来源由专管财务会同总公司财务确定。来源部门一经确定，不得随意变更。3. 部门专项资金的申请(1) 除专项资金预借项目或财务要求需提供款项使用明细的，其他款项主要进行款项说明即可。(2) 签订合同的需提供合同。(3) 提供财务需要的其他资料。(4) 其他同第四条第4款部门备用金的申请。4. 部门专项资金的收款入账参照执行第四条第5款部门备用金的收款入账。5. 部门专项资金的实际支付(1) 所申请资金为一次性支付的，填制“费用报销单”办理支付。A. 核算岗根据原始单据内容填制“费用报销单”。B. 核算岗办理审批手续：报销单据须与“付款申请单”审批件一一对应的同时，报销单据仍须部门经理审批。C. 出纳岗根据审批完毕的“费用报销单”，经领款人签字后办理支付。(2) 所申请资金为预借分次支付的，填制“付款单”办理支付。A. 核算岗根据原始单据内容填制“付款单”（格式为附件4）。B. 核算岗办理审批手续：针对“付款申请单”审批额进行逐笔核销，本次“付款单”支付额必须在未核销审批余额内。部门专项资金实际支付时一般只须经部门经理审批，另行规定审批手续的遵照执行。C. 出纳岗根据审批完毕的“付款单”，经领款人签字后办理支付。第九条 申请及支付单据使用规范1. “付款申请单”规范要求(1) 按实际申请日期填写日期。(2) 款项来源部门选择为特定拨款财务。(3) 填写收款人及账户。本账户为本部门报请总公司批准账户。(4) 款项用途选择为备用金。(5) 款项说明填写申请日备用金结存额。(6) 附件填写备用金收支明细表2. “费用报销单”规范要求(1) 出纳岗在支付后对已支付“费用报销单”连续编号，格式为BX+二位月份+三位顺序号，如BX08001。(2) 由经办人自行进行原始票据的粘贴，白条与发票应分别粘贴。(3) 应列明报销时间、报销内容、报销金额、附件张数。(4) 报销金额的大小写、计算书写正确。(5) 附原始单据内容：A. 报销差旅费用时，附“差旅补助计算表”。B. 有发票的，附发票。C. 无发票的，附收款人收款证明（格式为附件5）。D. 特殊业务，无票且无法取得收款人收款证明的，附业务说明，业务说明须由部门经办人签字确认。3. 部门使用的“借据”规范要求(1) 借据一式二份，须复写开具。(2) 借据须连续编号，格式为JK+二位月份+三位顺序号，如JK08001(3) 此借据由出纳岗做备查登记管理，专管财务不进行帐务处理。(4) 预借款报销或退款后，借款人联可予退回。(5) 预借款不得用于个人事由，借款人需及时核销预借款。(6) 月底对未核销预借款，出纳岗出具对账单，由借款人确认。4. “付款单”规范要求(1) 付款单一式二份，分别为出纳联、核算联。单据须复写开具。(2) 付款单须连续编号，格式为FK+二位月份+三位顺序号，如FK08001(3) “付款单”后需附相关结算单据。(4) 出纳付款时需进行复核，支付后签字。第十条 部门资金的记账与报告1. 部门核算只登记资金账簿，不履行财务处理，无需登记费用帐。2. 资金账簿(1) 部门核算根据部门条件，可设电脑账和手工账。记账方式一经确认，一个会计年度内不得变更。(2) 手工资金账簿为活页帐。(3) 账簿设置方式：A. 银行账户款项来源财务B. 库存现金款项来源财务资金类别（备用金和专项资金各明细项目）(4) 对每笔收支记录在账面上列明依据单据单号。A. 入账时记录“付款申请单”审批单号；B. 付款时记录“费用报销单”单号、“付款单”单号。(5) 手工记结账规范依据会计基础规范有关规定执行。3. 电子日记账电子日记账（格式为附件2）以款项来源财务建表，设资金类别、收支单号、核销栏。第十一条 部门资金的支付核销与盘点复核1. 支付核销(1) 核销前，部门核算必须整理单据，并负责临时保管须移交单据。(2) 专管财务负责部门资金的财务核销办理。同部门核算对账后，对复核无误的单据进行交接，出具单据交接表，单据交接表同电子日记账格式。A. 专管财务对本部门的拨付款项，依据复核无误单据进行汇总核销，根据核销款，由专管财务开具“收据”。B. 专管财务对其他财务的拨付款项，负责将复核无误的单据与拨款财务进行交接，拨款财务根据交接款进行核销并开具“收据”。(3) 部门核算将财务“收据”单号标注于电子日记账核销栏，将单据交接表和财务收据一并装订保管。(4) 专管财务对复核中有异议的业务有权予以调整，部门不认可的暂不予以核销，可报总公司批准处理。(5) 利息净支出及手续费的处理。A. 银行卡每季度银行结息后，核算员应及时将记录结息的银行存折复印后交回财务，财务依此进行帐务处理。B. 每次发生的银信通手续费、帐户管理费等银行固定收费，在发生后核算员应及时复印记录费用的银行存折，并填制“费用报销单”报帐。2. 资金盘点(1) 专管财务需对部门资金及其他资金进行盘点。(2) 盘点方式为每月底定期盘点和月内不定期盘点。(3) 盘点完毕由部门核算出纳岗出具“盘点表”（格式为附件6），经盘点人、监盘人签字传专管财务，月份盘点表须附银行存折复印件。(4) 长短款的处理。首先应及时查明原因，并按以下方式进行相应的处理：A. 如果是记帐错误，要使用正确的“错帐更正法”更正错帐；B. 如果是因单据丢失，应补齐手续注明原由，编制记帐凭证记入帐簿内；C. 如果是工作失职造成的短款，由有关责任人赔偿；D. 如果是非过失造成的少量短款，要按一定程序审批后，进行相应的费用处理；E. 如为现金溢余，按实际溢余的金额归入公司“现金”。3. 帐表复核每日部门核算需对资金账簿与电子日记账结余额核对一致。第十二条 日常资金管理1. 各部门根据属地实际情况制定每日库存现金限额标准，但最高限额不得超过20000元。2. 各部门库存现金的存放处要有配套的安全防范设施，确保库存现金安全。3. 出纳岗需从银行提款时，及时联系银行，预约取款额。取款时，按银行要求备足相关资料，确保取款顺利，部门须妥善安排取款，全权负责安全。第三章 库存数据的确认第十三条 库存数据管理规范1. 库存数据包括采购到货数据、发运数据。2. 采购到货、发货数据必须在总公司规定系统中集中反映。3. 系统相关岗位必须依公司管理要求按规定时间规范录入规定信息。第十四条 到货数据的确认1. 到货票据的交接(1) 到货票据交接内容供应商出矿磅单、计量通知单、国土资源单等与财务结算有关的单据都为交接内容。(2) 到货票据移交双方到货数据移交双方为磅房和部门核算核算岗。(3) 到货票据移交要求A. 单据按班次移交。B. 每班次单据须按不同运输单位、不同发货单位整理。C. 不同运输单位、不同发货单位单据按到货时间顺序排放。D. 每车对应单据须装订整齐。E. 进行交接登记：查验每车单据是否完整及点收交接车数无误后签字确认。(4) 到货票据交接完成时点磅房同核算岗在每班工作结束半小时之内完成规定票据的交接工作。2. 到货数据的复核(1) 履行复录复核工作A. 核算岗收到磅房移交的票据后，根据原始票据内容进行到货数据的复录。B. 核算岗应每日14：00点前完成上日各班到货数据的复录、复核工作。(2) 复核内容A. 必须复核一致项目：合同编号、发货单位及发货重量、到货重量、运输单位、其他扣款。B. 除以上规定项目之外其他项目为非关注项目。第十五条 发货数据的确认1. 取得铁路发运票据核算岗应在发车完毕后及时到铁路货运室索取铁路大票及其他票据。2. 发运数据的录入按铁路大票单号顺序整理单据，及时录入规定项目。3. 发运数据的复核(1) 核算岗执行复核程序，于每日14：00点前完成发运数据复核。(2) 复核一致项目包括：票号、车号、发运吨位、铁路大票金额。第十六条 短运数据的确认1. 外包短运数据的确认(1) 取得车队短运费结算明细表，审核车队签字是否完备。(2) 依据结算明细表，查找短运结算票据进行抓对。A. 短运结算票据为：公司派车单、供应商出矿磅单、公司计量通知单和公司卸车单。B. 主要核对短运费结算明细表上的票号、合同号、重量、车队和扣款事项与短运费结算票据的一致性。(3) 非结算票据票面处罚的，需扣款部门另行提供经相关部门经理签字确认的扣款通知。(4) 每张结算明细核对完毕，按明细表单据顺序整理各结算票据。(5) 对复核无误结算明细表纸质版履行签字手续后按结算车队设立文件夹汇集传递指定部门指定邮箱。2. 自营短运数据的确认(1) 按规定时间接收仓储部门到货数据。(2) 从结算单位取得公司短运费结算票据后进行比对复核。复核项目为派车单位、合同号、车号、重量、运费单价、途耗和扣款事项。(3) 依据公司短运政策，准确计算短运金额。(4) 填制“付款单”，详细说明计算过程，附公司过磅单据的结算单位联。第十七条 编制日报1. 发运日报的编制(1) 每日根据复核后的铁路大票，编制发货日报表（格式为附件7）。(2) 铁路运杂费项目依据铁路抵用凭证填制计算当日发生额及余额等相关信息。(3) 综合服务费项目依据拨款财务付款单据填制计算当日发生额及余额等相关信息。2. 库存日报的编制(1) 库存日报（格式为附件8）。(2) 日报统计时点：进货为头一天夜班与当天白班的数据，发货为头一天18:00至当天18:00点的数据。(3) 到货数据依据复核后的系统数据填制。(4) 发货数据依据复核后的铁路大票填制。第十八条 数据的传递与单据的交接1. 短信数据的上报(1) 每日根据磅房录入的采购核算系统中的进货数据，及调度部门提供的发货数据编制短信。(2) 短信信息包括以下内容：日进货车数及数量、月累计进货车数及数量、日发车数及吨位、月累计发车数及吨位、库存量、铁路运费及综合服务费大致余额。(3) 短信于每日20:00之前发送至上级领导，特殊情况除外。2. 库存数据的上报(1) 上报内容：库存日报表、到货明细表、发运日报表、系统数据。(2) 上报要求：A. 编制完成的日报表需经部门经理签字B. 上报数据必须复核一致(3) 上报对象：根据实际情况可选择以纸质、邮件、传真方式上报到指定部门指定邮箱指定人员。(4) 上报时点：原则上要求当日数据于次日17:00之前上报指定部门指定人员，特殊情况不能在规定时间上报的，需电话说明原因。3. 单据的交接(1) 单据交接内容：采购、短运、自卸、发运、过磅等财务结算单据。(2) 交接要求：所移交单据必须是复核完毕的单据，移交时进行交接登记。(3) 复核完毕的铁路大票处理：A. 扫描留底，扫描执行相关规定。须扫描留底的铁路大票特指公司货物发运部门核算在传递铁路大票原件给货物到达地指定接收部门之前的铁路大票原件。B. 每三日汇总向货物到达地指定接收部门传递铁路大票原件。第四章 部门费用数据的统计第十九条 部门费用的范围部门费用是指本部门发生的或与本部门业务过程密切相关影响本部门业务进展的费用。部门核算负责出具本部门费用结算依据的数据，统计各类作业生产数据、作业消耗数据。部门费用统计存在灵活多变的特点，随着管理要求，基本上与部门相关的有助财务核算的数据都为部门费用统计范围。部门核算员为部门费用统计的初始人员，如需向专管财务移交相关数据原始单据的，一并提供统计数据表，专管财务部门指定人员需对有原始单据的统计数据表进行复核后进行后续数据采集工作。第二十条 结算政策的执行1. 结算政策的执行要求一贯性。如结算标准有所调整时，应取得对方的相关文件并上报上级领导。2. 核算过程中，发现铁路收费按正常标准计算数同实际收费不同时，查找原因并及时报告并在相关日报表中做备注说明。第二十一条 自卸奖励费1. 票据的取得：每日磅房在交班时将整理好的自卸费票据转交核算岗。移交票据为：计量通知单、卸车单。2. 票据的复核：核算岗收到票据后，同采购核算系统导出的自卸费数据进行复核。复核数据内容：票号、到货净重。3. 票据移交：通过确认移交张数同统计条数、单据数据同统计数据的一致后，于每月25日前转交专管财务。第二十二条 挖机租赁费1. 核算岗应从相关部门取得租赁合同。2. 根据合同所签属的付款期限，提前进行挖机工作时间表的汇总整理。3. 进行费用的请款付款工作，如有特殊扣款项目，应按扣除以后的金