档案管理办法[1].doc

深圳光华印制有限公司档案管理办法第一章 总 则第一条 为促进深圳光华印制有限公司（以下简称“公司”）档案管理工作的规范化、制度化、科学化，提高科学管理水平。依据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法及中国印钞造币总公司（以下简称“总公司”）档案管理办法等相关法规的规定，结合公司实际情况，制定本办法。第二章 档案分类和工作职责第二条 档案是公司在经营过程中直接形成的具有保存价值的文件、图表、声像、实物等各种形式的历史记录。它是企业工作真实面貌的重要史料。 第三条 公司档案按照记录信息方式可分为文件档案、声像档案和实物档案。其中文件档案主要包括文书档案、人事档案、设备资料档案、房产物业资料档案。文件档案按照存储介质分为纸质文件与电子文件两类。第四条 公司办公室是档案工作的管理部门，负责档案的集中统一管理，各部门分类管理相关档案，以便及时利用、维护档案的完整与安全。第五条 办公室设立档案室负责公司档案（财务凭证报表等资料档案除外）管理工作，负责指导、监督和检查各部门文件材料的形成、积累、整理和归档；负责收集、整理、归档、鉴定、保管、利用、销毁等工作。 第三章 档案的整理归档与借阅利用第六条 各类档案归档时，移交部门填写移交清单一式两份，交接双方各保存一份；清点无误，在移交清单上签字盖章后，向办公室移交。（一）文件档案各部门在其职能活动中形成并办理完毕，作为档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，按照办公室档案管理人员的要求进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。变更、修改、补充的文件材料，机构变动、人员调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料，其他临时性活动形成的文件材料应随时归档。1、纸质文件文书档案类（党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类）、人事档案类、设备资料类、房产物业资料类。文件按照办结时间先后顺序随时归档。具体要求参照总公司档案管理办法附录B。2、电子文件整理与纸质文件整理方式相同。电子档案归档移交前，电子公文形成部门与办公室应对归档的载体及技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒。具体要求参照总公司档案管理办法附录B。（二）声像档案、实物档案各部门可根据工作情况采取定期或随时两种归档方式向办公室移交。具体要求参照总公司档案管理办法附录B。第七条 档案借阅利用（一）借阅1、档案管理人员认真审查利用者的查阅权限，借阅需经过办公室负责人批准，并做好借阅登记手续。2、借阅档案期限原则上不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。（因工作需要长期借用档案时，可根据具体情况酌情处理）。3、档案利用者应对所借档案的安全负责，凡在借阅期内改变档案原貌、出现档案污损、遗失、催交不还等问题，要追究有关人员责任。4、电子档案封存载体不外借，未经批准的任何单位和个人不得擅自复制。（二）利用1、办公室要重视档案信息资源的利用，编制形式多样的检索工具，深化档案编研，主动超前提供档案利用，满足各类需求。2、档案人员和档案利用者要严格遵守保密制度，认真履行保密职责和义务。第三章 档案的保管和统计第八条 办公室要配置适宜档案安全保存的专用库房，库房要坚固，达到防盗、防火、防光、防尘、防污染、防潮、防鼠、防虫要求。库房周围严禁存放易燃和易爆物品，确保档案安全。档案库房内要保持整齐、清洁，不得存放与档案无关的物品。档案应配置专用柜、架存放档案，排架方法要科学，便于查找。第九条 办公室应定期检查档案保管情况，并做好检查记录。发现破损或字迹失真，应及时修复或复制，最大限度延长档案的寿命。发现安全隐患，及时向上级报告，加以解决。第十条 办公室应建立基础台帐，对档案的收进、移出、利用等进行登记，定期开展统计分析。应准确编制档案工作情况统计年报，及时上报总公司档案管理部门。第四章 档案鉴定和销毁第十一条 办公室根据国家有关部门的规定，编制档案保管期限表，依据保管期限表划定保管期限。档案保管期限分永久、长期、短期三种，介于两者之间的，保管期限从长。要定期对档案进行清理，对已超过保管期限的档案，应编制鉴定计划组织鉴定。第十二条 档案鉴定由公司主管领导、办公室和有关业务部门组成鉴定小组，对超出保管期限并已失去保存价值的档案进行鉴定，提出鉴定销毁意见。第十三条 档案销毁必须严格掌握，慎重从事，销毁前编制清册，经公司主管领导审批后按特定或法定程序进行销毁。档案销毁由办公室统一组织，保卫部参与；销毁现场应有两人以上监销，确保销毁档案不丢失、不漏销；监销人员应在销毁清册上签字，档案清册应永久保存。任何部门和个人不得自行销毁档案。第五章 附则第十四条 对于认真做好档案工作，主动开发和提供档案利用，为本单位提高管理水平和增加经济效益等做出成绩的档案人员和积极支持档案工作做出贡献的部门及个人应给予奖励。对