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邮件使用规范培训 目录 邮件标题 称呼与问候 邮件正文 发送抄送和密送 邮件附件 目录 邮件对象 邮件回复 主题是接收者了解邮件的第一信息 因此要提纲挈领 使用有意义的主题行 可以让收件人迅速了解邮件内容 并判断其重要性 注意以下几点 1 不要空白标题 2 简短 不要冗长3 一封信只针对一个主题4 回复对方邮件时 可根据回复内容需要修改标题 不要 RERERE 5 不要有错别字 发邮件前请检查确认后再发出 邮件主题 错误示范 无主题还敢抄送上级 哪个无人门店 谁入职 XXX怎么了 请假 调店 需要介绍信 XXX 称呼与问候 1 邮件开头要称呼收件人 这样显得礼貌 同时也提醒收件人 这封邮件是面向他的 要求其给出回应 如果收件人是多人 可称呼 大家 ALL 2 对外邮件 如果对方有职务 应按职务尊称对方 如 X总 如果不清楚职务 则按通常的 X先生 X女士 称呼 但性别要搞清楚 公司内部的邮件 除了面向总经理 副总等领导之外 提倡友好平等沟通 直接称呼名字即可 3 对于不熟悉的人和职位比自己高的人不宜直呼姓名 也不要直接Dear 4 最简单的开头写一个 您好 结尾写一个 谢谢 恰当的称呼收件人 开头结尾最好要有问候语 1 最简单的开头 Hi 或 你好 2 结尾常见的是 BestRegards 或者 祝好 祝顺利 1 email正文要简明扼要 行文通顺 简明扼要说清楚事情 如果具体内容确实很多 正文应只做摘要介绍 单独挂个附件进行详细描述 2 注意论述语气 根据收件人和自己的熟络程度 邮件是对内还是对外性质的不同 选择恰当的语气进行论述 以免引起对方不适 尊重对方 例如 请 谢谢 你的email可以轻易被转发给他人 因此对别人意见的评论必须客观 3 多用1234列表 将事情说明清楚4 一次邮件交代完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说准确完整 并在邮件发送之前回顾内容 非特殊情况下尽量不要过两分钟之后再发一封 补充 或者 更正 之类的邮件 5 合理利用图片 表格等形式辅助表述对于带有技术介绍或讨论性质的邮件 单纯以文字形式很难描述清楚 可以配合图表加以阐述 6 合理提示重要信息 不要动不动就大写加粗彩色底色下划线 强调重点即可 邮件正文 1234列表式 条理清晰 强调部分用颜色进行区分 一次交代完整信息 1 TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题 理应对邮件予以回复2 CC的人只需要知道这回事 CC的人没有义务对邮件予以回应3 BCC是秘送 收件人不知道你给BCC的人发了邮件 用在非常规场合4 TO CC的收件人排列应遵循一定的规则 比如按部门排列 按职位从高到低等5 只发给有需要的人6 转发邮件要突出信息 发送 抄送 密送 1 及时回复 除公司群发的通知 制度 公告邮件外 收到他人的email后 必须及时回应 若对方将你设置为 抄送人 可视邮件内容和具体情况选择性回复 如果事情复杂 你无法及时给出确切答复 至少应及时回复说 收到 我们正在处理 一旦有结果会及时回复 请您耐心等待 如果你正在出差或休假 应该设置自动回复功能 以免影响工作 2 进行针对性回复当回件需要答复问题时 最好把相关问题抄到回件中 然后附上答案 让对方一次性理解 避免在反复交流 浪费资源 3 不要就一个问题多次回复讨论 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次 这只能说明交流不畅 说不清楚 此时应电话沟通后再做判断 对于较复杂的问题 多个收件人频繁回复发表看法 把邮件越RE越高 这将导致邮件不适阅读 应把之前讨论的结果进行小结 删减信息 突出有用的信息 邮件回复 错误示范 确认啥 底薪到底多少 模板到底给不给 1 如果邮件带有附件 应该在正文提示收件人查看 2 正文中应对附件内容做简要说明 特别是带有多个附件时 比如附件一是什么 附件二是什么 3 附件数目较多时 应该打包压缩为一个文件 4 注意附件的命名 邮件附件 错误示范 图片也需要命名 一张还可以忍受 但是如果发多图 绝对要命名 一直强调挂附件 但一直被遗忘 严重影响收件人办事效率 汇报工作 邮件对象 领导 请求批示 转发资料 1 简明扼要汇报结果2 提纲要说明白 如果需要细节请写在附件里3 不要忘了附件 1 如果领导完全不知道事情的来龙去脉 请补充背景资料2 提出问题的同时 尽量给出自己的解决方案3 紧急事件直接打电话 请写清主题 领导会根据其重要性决定什么时间看邮件 请求协助 邮件对象 同事 跟进处理 转发资料 1 写清楚事情 需要谁处理 什么时间点解决2 如有附件截图等 请附上 注意将图片做成最小格式3 如果有统一模板 别自己创造4 如果跨部门请求协助工作 请通过部门经理或接口人发起 1 事件描述要清晰 时间点要明确 跟进及解决人名单联系方式要齐全2 如果重要或紧急事件 邮件发出后要电话跟进 时间点前未收到反馈结果要跟进 避免不能按时完成工作 1 原则上所有资料都要保密 不得随意转发2 如部门外的同事索取文档 需请其向部门经理或接口人提出请求3 如获权对外发资料 请将资料转成PDF等不可修改的格式 其他提醒 1 关于字体 尽量使用微软雅黑10号或者五号字体 字号可根据突出主体变化 但字体一定要一致 2 文字颜色 正常情况下使用黑色文字 需突出的重点可使用其他颜色 一封邮件最好不要超过3种颜色 这不是海报 3 结尾的签名 邮件结尾写签名是必要的 但是签名内容不要过多 最好不要超过4行 有人喜欢写一句短语 你的座右铭可以