1号新能源公司合同管理办法(试行).pdf

江西中电投新能源发电有限公司规章制度发布通知 2008 年第 1 号 江西中电投新能源发电有限公司合同管理办法 试行 已 经于 2008 年 7 月 9 日通过 现予发布 自发布之日起施行 总经理 二 八年七月九日 1 规章制度控制表 制度 名称 江西中电投新能源发电有限公司合同管理办法 试行 制度 编号 CPIJXXNY YW 12 01 版本 签发日期 下次评估时间 起草人 部门审核分管领导审核签发人 是否修订 2008 2008 7 2009 7 蔡 冰 易洪京 刘 洪 殷少彬 此 次 修 订 的 主 要 内 容 解释 部门 江西中电投新能源发电有限公司计划财务部 实施 及完 善执 行人 江西中电投新能源发电有限公司计划财务部经理 2 江西中电投新能源发电有限公司合同管理办法 江西中电投新能源发电有限公司合同管理办法 试行 试行 1 目的 1 目的 为规范公司经营行为 加强合同管理 明确管理职责范围及 内容 防范经营风险 提高管理效益 2 适用范围 2 适用范围 适用于江西中电投新能源发电有限公司 以下简称公司 对 外经济 劳务合同 不适用劳动合同 3 3 基本原则 基本原则 3 1 合同管理应严格履行 中华人民共和国合同法 及集团公司 江西分公司关于合同管理的有关规定 3 2 合同管理实行归口管理部门负责 相关业务部门及监督管理 部门审查会签 公司领导批准相结合的制度 未经过合同审批流 程 任何部门和个人不得代表公司对外签订各种具有履约性质的 合同 协议等 3 3 合同一般应采用书面形式 标的额在人民币10000元以下 价 格十分透明 且即时结清的合同可采用口头形式 3 4常用消耗性物资 经计财部 综合部 安生部共同确定定点供 应厂商的 可以签订供应协议 确定物资的价格 品牌 标号 验收办法 付款方式等 按实际用量结算 3 5 法定代表人不亲自签署而由授权代理人签署合同的 应当按 3 公司 授权委托制度 的规定 办理授权委托书 3 6 标的额在人民币100万元及以上的合同 须经公司聘请的律师 审查 律师出具审查意见并在会签单上签字 4 职责 4 1 计划财务部是合同归口管理部门 其职责有 4 1 1建立健全本单位合同管理制度 监督 检查各部门合同执行 情况 4 1 2管理合同专用章 负责合同备案文本的管理 执行合同登 记 统计及报告制度 4 1 3 组织合同管理知识培训 负责合同经办人员资格审查 4 1 4 组织合同的谈判 4 1 5 起草合同文本 并组织审查会签 组织合同的签订 4 1 6 负责合同档案的管理 4 1 7 收集本办法的执行情况信息 并按公司年度制度建设计 划 提出修改意见 4 1 8 财务口负责对合同的价款 支付方式的合理性 可行性 资金预算及来源的可靠性 财务手续的合法性 合规性 担保财 产合法 安全性进行审查 对合同变更或解除的经济性进行评估 出具书面意见 4 1 9 其他相关管理工作 4 2 综合管理部是合同管理的监督部门 其职责为 4 2 1 贯彻执行合同管理的法律 法规和规章制度 为合同管理 4 提供法律服务 4 2 2 参与合同的论证 谈判 起草 审查 签订及合同纠纷的 处理 4 2 3 统一管理法定代表人授权委托书和公证 鉴证事宜 4 2 4 参与合同谈判中 负责审查合同主体 内容 形式的合法 性 严密性 可行性 4 2 5 负责对合同涉及的资金来源 使用及资产所有权 动用审批 手续的合法性以及合同价款 酬金和结算的合理 合法性进行审 查 4 2 6 负责对合同办理的程序及相关当事人行为的合法性 合规 性 真实性进行监督检查 对合同管理中出现的违法 违纪 违 规问题进行调查处理 提出监察建议或做出监察决定 并可根据 需要进行专项效能监察 4 2 7 其他相关管理工作 4 3 合同审查会签部门职责 4 3 1 相关业务部门按本部门职责 负责对合同所涉及本部门业 务范围的相关条款的合法性 可靠性 可行性 安全性 是否符 合相关标准及政府文件规定等问题提出审查意见 4 3 2 会签部门的业务人员必须及时将合同审查情况向部门负责 人和分管领导汇报并听取意见 意见整理后方可在会签单上签字 4 3 3 其他相关管理工作 4 4 合同经办人职责 5 4 4 1 合同经办人由合同承办部门根据合同项目需要指定 借调 借用人员不得被指定为经办人 4 4 2 经办人应对合同自商约时起至履行完毕期间出现的任何与 合同内容有关的问题 按国家有关法律法规及本办法的规定 及 时与本部门负责人 归口管理部门进行协商 并进行处理 4 4 3 其他相关管理工作 5 合同的签订 5 1 签订合同实行授权委托制度 审核会签制度 合同专用章管理 制度 5 2 公司根据 授权委托制度 统一办理授权委托证书 委托代理 人在规定的合同标的额内代表公司对外签订合同 并承担相应的 法律责任 5 3 合同中涉及技术部分内容的起草与审定 5 3 1 涉及合同文本或协议中有关技术方案等内容 包括工程量清 单 的审定 需专业技术人员或相关部门负责人审定签字 加盖部 门章 5 3 2 委托代理人或其委托的相关负责人负责合同文本的起草 合 同中的技术协议或管理协议由相关部门的专业技术人员或相关部 门的专责负责起草 审定 签字 加盖部门章 5 4 合同谈判 合同起草前 由计财部牵头并根据合同性质的不同 临时成立合同谈判小组 谈判小组一般应有财务 安生 监察审 计等部门人员参加 计财部负责组织和确定具体人员范围 并提 6 前通知参加合同谈判的人员 5 4 1 召开准备会议 明确谈判事项 确定谈判原则 策略 重点 及主谈人员 统一部署 5 4 2 经办人对谈判中遇到的重大问题 应及时向本部门负责人 汇报 必要时向本部门分管领导请示 5 4 3 合同经办人做好合同谈判的原始记录 谈判结束后 重大合 同经办人需制作谈判会议纪要 会议纪要应记载以下内容 5 4 3 1 准备会议情况 包括会议时间 参加人员 形成的一致意 见 声明保留意见 法律意见 需要请示的事项等 5 4 3 2 谈判情况 包括进展情况 取得的成果 双方存在的主要 分歧 以及下一步我方谈判人员提出的应对意见 5 5 审查会签 5 5 1 经办人填制会签审批单 附合同草案 送会签部门审查 5 5 2 审查部门应提出审查意见 如有必要 可附具体的书面审 查意见返回承办部门 如没有具体意见 应按职责在会签单上签 字 会签审批单应包括以下内容 合同名称 承办部门 送审日 期 审查意见 审查人签字 5 5 3 合同签审部门对合同的审核期限 一般不超过三个工作日 对特别重大 复杂合同的审查 一般不超过一周 5 6 审查会签意见处理 5 6 1 根据合同所涉及项目的具体情况 经经办人与审查人沟 通 由经办人按双方取得共识的意见 修改合同草案 7 5 6 2 出于项目本身需要及各种客观条件的限制 对于经办人认为 无法采纳的意见 应向本部门领导汇报 由本部门领导决定是否 采纳 5 7 审核 5 7 1 经办人将合同草案 会签审批单 或有谈判会议纪要的 以 及认为必须提交的其他说明材料 送归计财部门审核 5 7 2 对符合本办法规定的程序和要求 所附资料齐全的合同 由 计财部经办人在会签单上统一编号 5 7 3 对未按本办法规定履行相应程序 所附资料不全的合同 由 计财部提出补正意见 5 7 3 1 当事人的主体资格和资质是否符合要求 5 7 3 2 合同项目是否符合法律 法规 政策及有关政府部门的批 准文件 5 7 3 3 合同技术条款是否符合国家标准 行业标准 企业标准及 规程 规范 5 7 3 4 合同项目是否列入年度投资计划 5 7 3 5 合同条款是否是缔约人真实意思的表示 5 7 3 6 合作条件 方式是否符合公平 效益原则 主体之间的平 等地位是否得到体现 5 7 3 7 合同价款是否合理 价款的确定是否符合公司有关程序 5 7 3 8 相关问题的处理意见 5 7 3 9 是否具备签署条件 8 5 8 审批 5 8 1 归口管理部门审核 编号后 由经办人将合同草案及相关 资料送相关分管领导审批 签署意见后 经办人对合同逐页签字后 送法定代表人或授权委托人批准 5 9 简易程序 5 9 1 对于标的数额及风险较小的购销 服务类合同 以及特殊紧 急情况下的应急事项合同 可按相关的规定 直接办理 具体包 括 5 9 1 1 直接或间接涉及金额在人民币 50000 元以下的买卖及办 公服务类合同 由综合部经理负责组织洽谈并做好记录 将洽谈 结果报告计财部经理同意后可直接签订 所签合同报计财部备 案 盖章 5 9 1 2 与工程现场施工有关 标的额在人民币 50000 元以下的合 同 由项目经理负责组织洽谈并做好记录 将洽谈情况分别报告 分管部门负责人和计财部负责人 经计财部经理同意后可直接签 订 所签合同报计财部备案 盖章 5 9 1 3 特殊紧急情况下经法定代表人或授权委托人批准的合 同 6 合同的履行 6 合同的履行 6 1 合同经签字 盖章 且约定的生效条件成熟时方可全面实际履 行 合同生效之前 不得实际履行 6 2 经办人按合同约定 承担通知义务 办理相关事项 合同需 9 要有关业务部门监督履行的 合同经办人应及时向有关业务部门 移交合同文本或合同复印件 支付合同款项的付款通知书应由有 关业务部门的会签 6 3 归口管理部门实施履约跟踪统计 掌握实际履行情况 对出现 的各种问题 及时获取证据 协调处理并向公司领导报告 6 4 各业务部门相关业务人员是合同的执行人 具体负责合同相关 内容的执行 对合同的执行负责 合同执行人员应当以高度负责 态度对待每一份合同的执行 忠实地维护公司的合法权益 6 5 合同执行人应做好合同台帐 完整记载合同履行情况 6 6 合同执行人员在合同管理过程中需要其他部门协助时 由其负 责联系 复杂的合同应事先制订合同执行计划 6 7 需要办理验收手续的 由有关业务部门组织验收 并形成书面 的验收报告 作为支付该合同款项的依据 6 8 合同执行过程中 如发生有可能影响合同的履行 有损公司利 益的情况 应及时采取应急措施 并及时汇报 必要时通过公司 用法律手段维护公司的合法权益 7 变更或解除7 变更或解除 7 1 合同需要变更或解除时 合同归口管理部门向公司汇报情况 后 以书面形式通知对方 说明变更或解除合同的原因和答复的 期限 起草变更或解除合同的协议草案 按相关规定办理 7 2 合同归口管理部门收到合同对方要求变更 解除合同的文 书 电报 电话 信函 图表 数据电文 应及时请示合同签署 10 人后 应当在法定或约定的期限内书面答复对方 如果必须变更 或解除 应与对方达成变更或解除合同的书面协议草案 确定索 赔条件 并按相关规定办理 7 3 对不可抗力或国家宏观政策调整原因而使合同不能履行或延 期履行的 应及时书面通知对方或者及时取得对方遇有上述情况 的证明材料 主动与合同有关各方协商处理 7 4 有担保条款的合同变更 应征得原担保单位的同意并在变更 协议上加盖担保单位公章或者合同专用章 7 5 需经有关部门批准的合同 变更或解除合同应报原批准部门 批准 7 6 经公证 鉴证的合同 所达成的变更或解除合同的协议需报 原公证 鉴证机关备案 7 7 涉外合同的变更或解除 法律有特殊规定的应按规定办理 8 合同书的管理 8 合同书的管理 8 1 计财部设立合同管理专职负责合同登记 移交 付款审核 执 行记录 统计 存档等工作 8 2 合同专用章由合同管理专职保管 8 3 需要带合同专用章外出时 由经办人员提出书面申请并经所在 部门负责人签字同意后 见附件 4 计财部负责人核实 批准 8 4 合同书一般一式四份 一正三副 合同盖章后一份交业务人 员 一份正本存档 一份交计财部 一份交相关部门 9 责任追究 9 责任追究 11 9 1 在合同的订立 履行中 对有下列行为之一 且产生较大影 响或严重后果的 应按规定追究责任部门负责人和直接责任人的 责任 涉嫌犯罪的 移交司法机关处理 9 1 1 不按本办法规定签订 履行合同的 9 1 2 订有重大缺陷或无效合同的 9 1 3 审查人员延误审查时间或未审出合同缺陷的 9 1 4 不按法律或本办法规定履行变更或解除合同职责的 9 1 5 应当追究对方违约责任而擅自放弃的 9 1 6 提供虚假资料的 9 1 7 不履行内部管理程序 超越授权或滥用授权签约的 9 1 8 未按规定进行授权或擅自转委托的 9 1 9 与对方或第三人恶意串通 收受贿赂的 9 1 10 泄露合同意向 商业秘密或有关机密的 9 1 11 延误纠纷处理法定时效期间的 9 1 12 在合同管理 签订 审核 履行过程中有其他失职行为的 10 支持性文件及相关附件 10 支持性文件及相关附件 10 1 支持性文件 10 1 1 中华人民共和国合同法 10 1 2 中华人民共和国公司法 10 1 2 中国电力投资集团公司合同管理办法 10 2 相关附件 10 2 1 合同管理流程图 附件 1 12 13 10 2 2 合同会签审批单 附件 2 10 2 3 合同编码规则 附件 3 10 2 4 外出携带合同专用章申请表 附件 4 11 附则 11 附则 11 1 本办法所涉及的内容如与国家法律法规发生冲突 则按国家 规定办理 11 2 本办法由公司计划财务部负责解释 11 3 本办法自公布之日起试行 14 合同管理流程图合同管理流程图 计划阶段 执行阶段 检查及跟踪阶段 董事长 授权 委托 公司 领导 是授权 委托 领导 审批 委托代 理人 办理授权 委托证书 合同 起草 是否 会签 一 万 元 以上 是 合同 签订 一份计财部 一份相关部门