及《香江国际发展有限公司档案管理实施细则》的通知.doc

香江国际置业有限公司香国行字2008第002号 签发人：吴来盛 关于修订香江国际有限公司档案管理办法及香江国际发展有限公司档案管理实施细则的通知总部各部门、各项目公司、二级公司：为了加强公司档案管理工作，公司修订了原香江国际发展有限公司档案管理办法及香江国际发展有限公司档案管理实施细则，对上述两个文件的标题及相关章节的内容进行了修订。经公司领导批准，现予以下发，请遵照执行。原2005年版香江国际发展有限公司档案管理办法及香江国际发展有限公司档案管理实施细则，自2008年2月1日起废止。附件一：香江国际置业有限公司档案管理办法附件二:香江国际置业有限公司档案管理实施细则香江国际置业有限公司二00八年二月一日主题词:修订 档案 制度 通知抄报：公司领导班子抄发：重庆高科 青岛创富拟稿：李葳 审核：刘筠 香江国际行政部 2008年2月4日印发附件一:香江国际置业有限公司档案管理办法(2008年2月1日) 第一章 总 则第一条 为加强香江国际置业有限公司（以下简称公司）档案管理工作，维护档案的完整、准确、系统、安全，充分发挥档案的作用，更好地为公司各项工作服务。根据中华人民共和国档案法和北京市档案局档案管理的有关法律、法规制订此办法。第二条 公司档案是指公司在生产经营活动和管理活动中，形成具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物资料。第三条 本办法适用于总部各部门及在京各项目公司、二级公司（以下简称各单位），异地各项目公司可依照本办法，结合当地档案局要求修订定相应档案管理办法。第二章 档案管理的责任和任务第四条 公司总部行政部是档案管理机构，设立档案室，专人负责公司各类档案的管理，并对各单位档案组卷、立卷、保管和移交归档工作进行指导和检查。财务、法律、人事专业档案分别由财务、法律、人力资源部指定专人保管。第五条 各单位负责人为本单位档案负责人，负责督促本单位文件资料管理员全面及时的整理、移交应归档文件，审查本单位移交公司档案室的归档文件资料。第六条 各单位文件资料管理人员负责本单位文件资料的收集、整理、立卷、归档工作，并督促本部门办理具体事项的人员及时上交应归档的文件、资料，任何人不得拒绝归档。档案室管理员及各单位资料管理员应保证档案收集、鉴定、整理、保管、统计、编目等方面的完整性，保证档案使用等环节的顺利进行。第三章 资料收集与归档第八条 归档时间及手续（一）总部行政部每月底向总部各部门及各在京项目公司、二级公司综合办公室下发香江国际新增文件信息月报表，各单位对各自新增的档案或规证信息进行填报，并及时归档。（二）各单位资料管理员，于每年的4月30日之前，将上年度需要归档的文件资料进行立卷、整理，经部门负责人审批、签字后移交档案室。（三）客户服务中心每年五月、十一月向档案室移交已办理完毕的销售和租赁文件。（四）公司注册、变更、新办行业证书（简称规证）、合同、项目审批等公司合作文件、基建文件原件，在办理完成后一个月内上交档案室。（五）各项目工程产生的建设工程档案，在交城建档案馆缩微后，附清单，上交档案室。（六）文件资料移交时需填报档案移交登记表，办理相应的档案移交手续。（七）财务、法律、人力资源部每年11月底前向总部档案室上交各自保管档案的清单，以作备存。第九条 归档范围（一）各单位形成的年度工作计划、总结；机构设置及任免文件；奖惩文件；荣誉证书奖状；企业宣传文件及音像资料；职工管理文件；固定资产文件；计划统计报表；（二）各单位形成的公司合作文件；基建文件；工程管理文件；销售工作文件。（三）在京各项目公司、二级公司的各类规证原件，由总部档案室负责管理。公司土地证、房产证原件由公司主管行政的执行董事负责保管。（四）OA文件的存档，各单位凡属上报总部领导的各类文件，由总部IT小组备份电子档文本，不属于归档范围的各类文件由各单位各自存档。第十条 归档要求（一）归档档案材料的种类、份数及页数，应齐全完整。（二）档案整理分装订立卷和不装订立卷两种方法。文书档案按装订立卷的方法整理，技术档案按不装订立卷的方法整理，不装订立卷的档案每份档案资料上加盖归档章。（三）归档的文件材料，应将每份档案的原件与附件，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件合在一起，不得分开。（四）立卷归档材料必须按规定格式逐件填写档案卷内目录表，进行页码编号，字迹要清晰，工整。（五）工程项目在进行过程中要注意随时收集、整理有关资料。第四章 借阅与使用第十一条 借用档案资料需在OA上填写档案原件借阅审批单，注明借阅档案资料的名称、用途，经相关部门主管领导批准后方可借出；借阅法律、财务、人事档案时，在OA申请时添加上述部门档案管理人员参阅；借阅公司土地证、房产证时，在原流程上增加各自分管的执行董事和负责行政工作的执行董事审批，由负责行政工作的执行董事秘书办理借阅手续。第十二条 任何部门或个人借阅档案应对所借档案负安全、保密之责，不得以任何理由擅自拆散、剪贴、涂改、圈划、增删、抽取、或损坏。第十三条 档案室保存的档案原件不借外单位，特殊情况经有关领导批准方可借出。外单位因工作关系，需查阅相关档案资料时，须持有该单位介绍信，并经行政部负责人批准后，方可查阅。第十四条 外借档案资料须按时归还，不得无故长期使用，档案室负责定时催要。第十五条 档案归还时，由档案管理员当面核查后，在借阅簿上及时注销。第十六条 查阅档案资料原件，秘密级以上的档案资料，未经授权，严禁复印或翻录。第十七条 档案使用单位或个人，对档案资料进行摘录后，如需证明其可信程度，必须经档案管理员核对后，方可签章生效。第十八条 员工工作变动时要办理文件资料交接手续，个人不得长期保存和私自销毁具有保存价值的文件材料，调动工作时不得带走。第五章 销 毁第十九条 公司成立专门的档案销毁领导小组，领导小组成员由主管行政的公司领导、行政部主管、公司档案管理员等人员组成。第二十条 超过保管期限的档案，由公司档案室或有关部门及时提出处理意见，造册列出目录清单，填写档案销毁登记表，经档案销毁鉴定领导小组审查，并报公司领导批准后方可销毁。第二十一条 档案销毁由档案销毁鉴定领导小组负责，档案室具体承办。实施销毁时，必须由二人以上人员在场监销（统一送造纸厂进行纸浆处理）。销毁完毕，承办人要在档案销毁登记表上签字确认，档案销毁目录单予以永久保存。第二十二条 公司各单位所存档案资料的销毁，原则上定为五年一次。第六章 奖 惩第二十三条 各单位资料管理人员的档案收集，归档工作，纳入员工年度绩效考核内容，成绩突出的予以奖励。第二十四条 有下列行为之一的，由行政部对直接负责的主要人员或者其他直接责任人员给予处罚：(一) 损毁、丢失属于公司具有保存价值的档案的；(二) 擅自向他人提供、抄录、公布或销毁属于公司所有的档案的；(三) 涂改、伪造档案的；(四) 倒卖档案牟利或者将档案赠送给其他人的；(五) 违反规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；(六) 明知所保存档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；(七) 档案室管理工作人员玩忽职守，造成档案损失的。在使用档案过程中，有上述所列之前四项行为的，由公司给予警告，并处100至1000元罚款；有其它行为造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第七章 附则第二十五条 总部行政部为在京各单位各类证件年检工作的协调部门，每年2月中旬统一向各单位发出通知；公司营业执照、税务登记证、外汇登记证由财务部负责年检工作，房地产开发资质证书、外商投资企业批准证书及备案登记薄、组织机构代码证由各项目综合办公室负责，新增公司未确定具体管理部门的暂由财务部或法律部负责年检工作。第二十六条 财务部、法律部、人力资源部要依据本管理办法，制订出各自的档案文件管理办法，并报档案室备案。第二十七条 附本办法涉及的香江国际新增文件信息月报表。第二十八条 本办法由行政部负责解释。附件二:香江国际置业有限公司档案管理实施细则(2008年2月1日)第一章 总 则第一条 为加强香江国际置业有限公司（以下简称公司）档案管理工作，根据北京市有关法律、法规和本公司具体情况制定本细则。第二条 公司档案室(以下简称档案室)基本任务是收集、整理、保管公司总部、在京各项目公司、二级公司(以下简称各单位)各种档案，按规定立卷归档，为公司各项工作提供方便服务。第三条 档案管理人员的职责是热爱本职工作，具有档案管理专业知识，熟悉档案工作的方针、政策和规章制度，并认真贯彻执行。督促本单位做好文件材料的形成、积累、立卷、归档工作。各单位档案管理人员和负责文件资料工作的人员，要做好本单位文件的收集、保管、上交工作；负责工程资料的，做好建设工程档案的收集、整理、立卷，项目完毕将全套档案交城建档案馆缩微后，移交档案室。第四条 档案材料的立卷、归档实行分级负责。总部各单位档案管理人员负责本单位的文件资料整理和向档案室的移交归档；各项目公司、二级公司档案移交各自综合办公室，由档案管理人员负责整理归档后，向档案室移交档案。第二章 档案的管理第五条 档案室接收档案后进行分类、整理、编目和保管。第六条 档案的保管期限，分为永久、长期、短期。存档文件中的原稿不得用铅笔、圆珠笔书写。破损的文件资料应按要求裱糊、修补、复制。第七条 档案室设置专门库房和配备相应的设备。库房内必须保持清洁通风，温湿度适宜并采取防盗、防虫、防潮、防光、防火、防鼠、防尘、防污染措施，确保档案齐全、完整和安全。第八条 档案室根据公司规定设定查阅档案目录的权限,为各部门借阅档案提供方便。第九条 文件种类、内容及保管期限。文件种类文件内容保管期限文件公司合作合作意向及上级审批文件；公司合同章程；公司股权名称变更的批复；请示文件；董事会组成人员名单；董事会人员变更材料；董事会会议纪要、决议；公司法人营业执照；组织机构代码证；公司其他证件及年检材料。永久合作双方资信材料；成立合作公司的相关文件；合作双方其他文件。永久文件基建文件立项项目建议书及批复文件；可行性研究报告及批复文件；调查报告；设计任务书；环境预测；计划任务书；项目评估文件。永久关于立项的会议纪要；专家建议；其他立项方面的文件。长期迁文件征地拆计划部门批准征用土地的计划任务；规划意见书及附图；国有土地使用证及报批文件；国有土地使用权出让交易文件；拆迁许可证；政府部门的拆迁安置意见；建设用地规划许可证。永久设计文件勘察测绘工程土质勘察报告；水文地质勘察报告；验线合格文件；建筑用地钉桩通知单；规划设计条件通知书；消防设计审核意见；审定设计方案通知书及附图；人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育等政府部门的审查意见和要求取得的协议；政府有关部门对施工图设计文件的审查意见。文件开工建设规划许可证、附件及附图；工程质量监督手续；建设工程开工证（施工证）；修改工程施工图通知书；固定资产投资许可证；年度施工任务批准文件。文件商务工程决算；交付使用固定资产清单、建设工程概况。案文件验收备工程竣工验收备案表；工程竣工验收报告；由规划、消防、环保等政府部门出具的认可或准许使用文件；建设工程规划验收合格文件；建设工程竣工档案预验收意见。其他基建文件。长期工程管理文件标文件施工招投施工总包合同；主要建筑材料、设备采购合同；勘察、设计监理合同；物业管理委托合同；水、电、暖、煤气供应合同；国外进口设备的报关检验证明。长期施工分包合同；一般材料采购合同；拆迁补偿、噪音补偿、遮挡阳光补偿文件。保安协议文件；花卉租摆协议；其他有关协议。短期作文件销售工项目销售租赁合同。永久销售价格考查、定价的有关文件；销售代理的有关文件；销售工作的其他文件。短期作文件管理工香江国际年度工作计划、总结；领导班子会议纪要；法律事务文件；机构设置及任免文件；公司规章制度；公司荣誉奖状。永久企业宣传文件；职工管理文件；各项目公司管理工作文件。长期一般会议通知；临时性规定。短期文件财务类年度会计报表；各类清册；会计总帐。永久明细帐；现金日记帐；银行存款日记帐。长期各种会计凭证；会计月报、季报；社保报表。短期第三章 归档材料的收集、整理、分类第十条 档案收集：各单位资料管理人员应根据工作情况及时收集应归档资料，避免年末或工程竣工时临时突击收集资料。第十一条 收集范围：公司经营活动中具有查考价值的文件、实物、图片、音像等资料。第十二条 档案整理分装订立卷和不装订立卷两种方法。管理工作档案按装订立卷方法整理；基建档案、工程管理档案和销售工作档案按不装订立卷整理。第十三条 整理原则(一)文字材料按重要程度排；重要在前，次要在后；批复在前，请示在后；结论性材料在前，依据性材料在后；同类文件按时间顺序排列。(二)胶片照片资料应按照片、底片、文字说明一起保管的原则。文字说明包括：事由、时间、地点、主要人物的姓名、身份、背景、摄影者。(三)音像资料标签注明：题目、录制日期、地点、数量、编号、带长及时间等。第十四条 装订立卷的文件(一)管理工作文件中除企业宣传文件中的音像、图片资料外，按装订立卷方法整理。(二)整理档案时剔除金属物，以卷为单位编页，页号用铅笔写在文件有文字面的右下角，背面写在左下角，在档案管理软件上填写卷内目录并打印装订。(三)卷皮题名要简洁、准确地反映卷内文件材料的内容。(四)在文件整理过程中，如有需要说明的情况，需填写备考表。注明文件缺损、