工程档案管理制度.doc

工程档案管理制度第一条 为加强玉川绿城工程的档案管理工作，根据中华人民共和国档案法及有关法律、法规，结合公司实际，制定本制度。第二条 本制度所指档案，是本公司在玉川绿城工程建设中形成的所有档案。第二章 文件资料的归档第三条 技术活动中形成的文件资料的归档（一）外部产生的1、技术引进的、外单位设计形成的技术资料，由主办部门经手人员向综合办档案室归档；2、考察、交流（会议）活动中形成的文件资料，有参加活动的当事人在财务报销前直接移交档案室；3、外购设备随机资料，由主办人员会同档案管理员在进行设备开箱时现场归档。（二）内部产生的1、项目设计过程中形成的文件资料，由工程项目组负责收集归档；2、施工、竣工过程中产生的文件资料，由主办部门负责收集，随时或按阶段归档。第四条 招标、签订合同及合同执行过程中形成的文件材料，根据招标管理制度、合同管理暂行办法规定归档。第五条 其他活动中形成的文件资料，由形成部门主办人员根据活动进展情况，分阶段或定期归档。第六条 声像及各类实物档案，由各职能部门经办人员随时归档。第七条 文件资料归档要求（一）归档的文件资料必须准确客观反映公司有关活动的真实内容和历史过程，符合形成规律，并保持其成套性。（二）归档的文件资料均应是原件。声像盘片应为原版、原件，并注明事由、时间、作者等要素，照片（底片）还需加注人物、拍摄地点、拍摄背景灯，并附有简要说明。（三）归档的文件资料必须文字、图像清晰，禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸及复印件。（四）归档的文件格式规范，签发手续完备；设计图纸符合国家有关设计图幅标准，并有设计、校对、审核人签字，图号准确，竣工图加盖竣工章，底图与蓝图必须配套，铅笔图不能归档。（五）凡与外单位协作的项目中形成的文件资料，以本单位为主，必须原件归档；外单位为主的，确实无法取得原件的，允许归档复印件。（六）竣工图归档。施工图无变更或变更甚微的，可直接作竣工图，由施工单位在施工图上盖竣工章即可。一般性设计变更，在施工图上修改补充，并在旁注明，另附设计更改通知单很施工说明，加盖竣工章。凡结构形式、工艺改变、平面布置、项目变动及其他重大改变，应重新绘制竣工图并盖竣工章方能归档。（七）归档的文件资料，统一由综合办档案室根据工作要求或有关规定，对档案资料进行复制和分发，任何人不得擅自处置。（八）归档份数1、本公司以文号形式制发的各类文件，归档三份。2、基建（技改）项目竣工资料，归档二份。3、一般文件材料归档一份。（九）文件资料归档时，均须填写“文件资料移交清单”一式两份，双方经共同清点后在“文件资料移交清单”上签字，各存一份。第三章 档案保管第八条 公司的全部档案由综合办档案室集中统一保管。第九条 文件资料经分类、整理、编目后，记入“档案总目录”，根据不同的要求入库排架保管。各类归档排列方法科学，便于查找，对有特殊要求或标有密级的档案要封装或加锁保管。第十条 库存配备防盗、防火、防潮、防光、防虫、防鼠等设施，定期检查，维护保养及更换。第十一条 档案员要保持库房整洁，不得随意让他人入内。档案人员离开库房时需关闭门窗、电器，发现问题及时报告并采取处理措施。第四章 档案借阅、复制第十二条 档案借阅，必须填写“借阅档案申请表”，严格履行借阅签批手续。借阅工作范畴内的档案，经借阅单位负责人批准后登记借阅。借阅工作范畴外的档案，需说明借阅目的，经主管该工作范畴的公司领导批准后登记借阅。外单位人员借阅档案，须持单位介绍信并经总经理批准后登记借阅。底图档案除修改、送晒外一般不外借。第十三条 借阅的档案不得损坏、涂改、剪贴、拆卷、复制。对改变档案原貌或复制者，根据档案法处罚。第十四条 借阅档案期限一般不得超过十天，转借或延期需经原批准部门批准并办理登记手续。第十五条 因各种原因离开公司的员工，必须归还全部所借档案，由档案室在员工离厂手续清单上签字（盖章）后方可办理手续。第十六条 公司档案原则上不得复制，特殊情况特需复制的，必须填写“复制档案申请表”说明复制原因，经档案主管领导批准后，档案室统一复制，并在复制件上加盖复制印鉴。第十七条 借阅、复制档案，档案员必须在“借阅档案登记表”“复制档案登记表”上详细登记，不得漏登、误登。第五章 档案保密第十八条 根据公司实际情况，档案密级分为“机密”、“秘密”、“内部”三种。（一）“机密”是公司重要的秘密，泄露会使公司利益遭受较大损害，具体为：1、法律纠纷处理过程中形成的文件资料；2、公司重大的决策方案；3、核心部位的设备、工艺图纸，主导产品的工艺、配方原料等。（二）“秘密”是指公司一般的秘密，泄露会使公司或个人利益受到损害。具体有：1、会议记录、纪要；2、先进性的设备、工艺图纸；3、一般产品的工艺、配方原料。（三）“内部”指一般情况下不易公开借阅的文件资料。如主要工艺规程，技术分析数据等涉及生产、工艺、规模等档案文件材料。第十九条 对于个人失误导致公司机密外泄，给公司造成损失者