广联达成本管理软件学习感受.doc

广联达成本管理软件学习感受一、广联达软件1、动态查询是实时数据，盈亏分析是基于已经结转的数据。2、各种费用的核算对象划分：长度类材料可按栋号、区域、层数等部位划分细些。设备类类材料通常按类别从一个厂家订货，基本在同一时期进场安装，因此可划分粗些，例如按栋号划分。人工费可根据管理能力情况确定是划分细些，还是按栋号划分。规费、税金等在成本计划时按实际计提，因此没有盈亏问题。3、大部分材料的单位应由系统默认一个或几个，例如钢筋默认为KG和吨，并在统计数据时自动换算成基本默认单位KG。禁止使用根、盘等没有准确定义的单位。广联达软件在统计数据时只考虑材料名称和规格，不考虑单位进行累加，是有漏洞的。4、软件可以设置成本控制基线，中标预算、成本计划、或目标责任成本。5、成本分析很重要，是为了指导下一步成本控制工作，因此需要分析出能指导下一步工作的数据。6、材料管理按材料类别统计数量，可用于与材料计划对比。按厂家统计，可用于与材料商对账。按领用单位统计，劳务分包时可签订材料用量奖惩措施，即双方预算人员单独计算图纸后核对确定材料用量，若材料商浪费就可以适当处罚。也可以允许劳务队伍使用软件对领用材料进行统计。材料预算计划：由预算部人员按预算图纸、变更计算得出。材料需求计划：有工程部根据现场进度，及预算数量确定。材料采购计划：是物资部根据需求计划、库存情况、资金情况确定。零库存的做法是有一定弊病的，也有一些好处，且零库存不代表对劳务队库房、管库人员、现场使用物资情况不管理。7、产值统计相当于内部验工，在内部验工基础上加大一点产生外部验工，成本分析是基于内部验工。二、项目管理软件1、软件的吸引力领导者要能理解“软件是工具，是要由基层员工使用的，软件使用效果是由软件操作的简便性决定的，管不了所有的人”。软件流程设置时既要从公司管理者角度考虑，更要从项目实际运行情况考虑。只有符合实际情况，操作简便，即项目人员使用软件后工作更简单有效，起码不大幅增加工作量，项目人员才愿意用，软件才能收到效果，否则项目人员不愿意使用而造假应付就得不偿失了。但两者有矛盾时，必须相互沟通谁的主张对，在正确主张下考虑更简便的流程。使用软件工具要管“该管的人和事”，但只能管“能管的人和事”，管不了的人和事要另想办法。例如，物资招标采购是要管的事，物资人员是要管的人，那么就要按物资招标制度设计软件流程。物资人员的品德是软件管不了的，但可以通过软件进行反映、限制和威慑。软件流程不合理，使用不方便，就没有效果，需要从制度和软件设计解决。2、软件测试：测试软件的误操作情况的后果，测试软件是否有后门和漏洞，测试软件被病毒攻击的结果。软件公司是否测试，如何测试？3、软件说明：软件操作说明是次要的，软件为什么如此设置工作流程、软件中数据如何计算，计算出的数据有什么用必须有详细的说明，这才是最重要的。有了这些说明，才可以使操作软件的人员明白工作流程的重要意义，从而愿意执行，而且可以根据实际情况对流程提出合理化建议。4、软件流程设置的强制性和灵活性：例如，为了避免软件数据出问题，需要定期（每月、每季度）跟材料商对账并签认，必须要求材料商提供纸质对账单，在合同中约定对账签认是对账日期前所有票据的数量，可以避免材料商伪造送货票据。强制性表现在：材料员必须将厂家纸质对账单和对账后签认的单据扫描并保存到软件后，才能打印给厂家的付款单据。灵活性表现在：因材料送货单据很多，软件允许每周录入一次单据扫描件，或每几十份单据后录入一次单据扫描件，否则软件将不允许继续操作。又例如，工程收尾时多余的材料退货，可能会适当折价才能退货，软件应允许。强制性是为了避免重大经济损失，和强制员工按流程工作。灵活性是为了适应工程各种情况。5、软件数据安全性：软件使很多资料信息化，方便交流使用，但也容易泄密，因此在信息化时代数据安全性非常重要。软件管理员权限最大，掌握的数据最多。项目资料员掌握的原始资料最多。项目都要有相应的办法保证数据和资料的安全。规定员工电脑必须有登陆密码，必须设置屏保密码，最好将经济和核心技术资料用加密软件保护。登录软件超过一定时间不操作应自动退出，且不允许自动登录。对于导出数据要系统要有记录，导出的文件最好是只有本软件能打开的格式。最好在导出数据时要求输入用户密码，可防止用户登录后有急事离开，软件还没有自动退出，外人操作软件导出大量数据。必须导出EXCEL文件时把用户密码设置为该文件的默认密码，可防止用户导出的EXCEL数据文件在U盘或电脑中被外单位人员看见。6、软件数据的准确性：大家一般比较信赖软件计算出的数据，或无法复核计算结果而被迫信赖软件数据。但软件误操作的可能性不比人工操作少，而且后果更严重，因此软件自身设计和流程设置应用预防数据出错的办法。例如，核心数据软件通过2个以上渠道进行计算，结果相等通过，结果不相等报警。用软件流程强制用户将人工数据与软件数据对比复核。例如，若材料商送货时提供带价格的纸质单据，材料员就能用于与软件数据对比，从而保证数据准确。因此，材料入库流程就规定材料员必须将纸质送货单扫描成电子版作为附件保存到软件中，扫描件比厂商的电子版更有效，同时考虑实际操作，软件要求定期（最长每周）录入一次单据扫描件，或每几十份单据后录入一次，否则软件将不允许继续操作。但还要防止厂商提供的单据价格与合同单价不同，或厂商数据错误，因此签认时只签认单据数量不签认价格。厂家单据不能随便一张破纸就行，且必须留下有对方字迹的原件，而不是复写件或复印件。7、劳务结算原则：劳务结算数量MIN（采购数量，工程结算数量）因工程结算数量包括多验部分，而采购数量包括损耗率。软件若能实现自动比较最好，若不能实现应手工对比，将软件统计的结算数量、材料采购数量与劳务结算数量对比。特殊情况是因为变更将原本安装好的东西拆除后重新安装，但这应有变更单支持。8、材料商黑名单，劳务黑名单确定黑名单不能简单地把整个厂家都列入，要区别是该地区的销售人员，或代理商，还是整个厂家。与材料商发生矛盾要分清是质量问题，还是资金或服务方面的问题。大品牌材料出问题，多是该地区代理商问题，我们应逐渐加强与厂家总部的战略合作关系。劳务公司出问题多是挂靠该劳务公司的包工头有问题，或包工头手下班组长等主要人员有问题，而不是该劳务公司有问题。9、软件的材料库：为了软件能够分析和统计材料数据，材料库不允许随便修改，因此材料库要大而全，项目用到的材料要都能输入。但必须要解决材料输入的方便性，这是比较耗时的一项工作，例如材料库必须支持模糊查询，必须要支持从EXCEL表中粘贴数量，输入材料需用计划时可以参考材料预算计划，输入采购计划可以参考需用计划。我们需要参考材料历史采购情况作为项目采购的依据，但要考虑非标材料，材料品牌，采购时间等对采购价格有较大影响的因素怎样在软件中录入。例如钢管的国标、非标问题；水泵类设备，流量和扬程参数差距不太，但因品牌原因价格差距很大；电线电缆采购价格与期铜价格有关；配电箱、低压柜基本都是非标，但内部原器件确是可以比较的。材料库中材料还有常用、不常用、根本不用的情况。10、软件登陆界面：软件还有便于公司监控项目管理的作用，因此不同级别的用户登陆后最好显示该级别人员最关心工作的界面。例如，本人猜想公司总经理希望登陆软件后能看见所有项目的成本控制情况，即项目中标预算、随询价和采购合同签订修订的成本计划、成本控制措施、项目资金情况等；想看见实际成本比中标预算亏损10%以上部分的原因、成本控制做法、补救措施等；想看见项目部50万以上合同招标情况等重点信息。领导想看的这些应该简单明了，登陆后容易找到。11、软件流程审批问题：管理者需要理解高层管理者主要是管人，选派合适的人担任部室和项目负责人，而不是亲自管理过多的项目具体工作。因此若软件流程给领导设置了太多太细的审批任务，结果就是领导没时间细看而被迫审批。公司要适度放权，要走项目集体承包的方式，不想放权的就设专人管理。例如，若公司没有或专职物资招标人员数量、能力不足，且物资采购合同按金额需要副总经理、总经理签字审批，最终效果未必好。公司要走的是规范材料设备招标技术交底、合同条款、长期合作的材料商资源、采购历史数据、成本计划、招标资料电子版化等道路。公司是为了帮助和监督项目在成本计划内采购，而不是控制。12、软件自动提醒功能：例如，机械设备用软件登记进场后，输入3个月保养一次的计划，3个月后软件自动提醒应该保养了。例如，材料库房设置最低库存量，当某种材料数量低于或接近最低库存量，则提醒备料。13、软件重点提示功能：例如、某种材料采购数量超过了需用数量，甚至超过了预算数量，重点标识，提醒大家查找分析原因。14、软件使用的方便性原则：例如，自动提示下一步操作，自动默认部分数据。15、软件应有练习区域，以及类似职称计算机考试那样的网络考试功能，以方便新手练习和培养新手。对于新手不应采取方便原则，这样可以是其对流程及录入数据的作用有认识。三、其他1、项目管理软件包括企业级、项目级、单功能（例如成本管理、资料管理）的软件。广联达成本管理软件GCM自2000年开发至2008年更新至第五版，比较成熟。一个库、六个点的GCM大约6万元。企业级卖给二十二冶可能400万元。广联达是市场化的国内优秀的工程软件公司，软件研发过程接触过很多企业，因此软件较合理完善。2、指标分析软件：广联达正在研发，估计可能会按类似概算指标等指标分析项目数据。3、安装算量软件：国内市场有希尔、广联达、鲁班等。土建算量软件更多，更成熟。4、培训快乐化很重要，古语讲“寓教于乐”。观念的培养重于技术的培养，也难于技术培养。专门的、长时间的、单纯说教式的观念培养，