2013-07-09Excel表格使用指导.docx

Excel表格使用指导Excel是微软OFFICE家族的一员，在办公软件里他的任务是辅助你制作专业的电子表格。电子表格不只是简单的一张报表，而是有数据统计、分析以及结果呈现的一系列过程的组合。在此组合里利用的是Excel的功能，体现的是你的严谨、敬业、细心和睿智，提供的是决策的依据。那么如何高效的掌握这门技术，使之为我所用呢？我们从心法讲起，兼顾技法和规范，让你迅速入门。一、积极的心态有时候工作忙是因为我们工作方法不对，工作技能欠缺造成的，这就要求我们必须保持积极地心态，主动地思考，积极的去寻找更高效地解决方法，而不是消极的重复着辛苦。举例：如果你辛苦制作了一张报表，需要将所有单元格设置为“自动换行”，如何做？用鼠标拖拽选择区域，看着行与列不停增大数字，在心烦的等待中完成选择，然后再点击自动换行，时间就这么溜走了。有没有想过潇洒的点两下鼠标就完成了？向往高效率而又积极地去寻找办法，你就能成功，心不难，事就不难，请看：1、点击下图所示位置，全选所有单元格。2、点击下图所示“自动换行”图标，完成。这是自动换行这就是效率，不过这种效率要靠积极地心态来发掘，如果只做寒号鸟，即使你发现了这个全选的功能，也不会举一反三，更谈不上触类旁通了。举例：快速自动调整行高、列宽（对上面全选按钮的应用，举一反三）。1、还是那个全选，你自己点吧！2、如下图所示，在“开始”选项卡上的“单元格”组中找到“格式”，并点击出现下拉菜单。分别点击“自动调整行高”，“自动调整列宽”就行了。自动调整列宽自动调整行高小知识：在单元格输入的过程中如何换行呢？需要换行的时候按住“Alt”,再点一下回车键（Enter键）就可以了。二、知“表”善用“知人”才能“善用”，对于Excel也是一样，我们必须先了解他，才能充分的利用它，Excel是什么？它是挖掘数据背后意义的重要工具，他的强项是在你的指挥下让数据站出来讲故事，如果你只把它当做一个电子记账本就大材小用了。无论是单张工作表的数据分析还是多张工作表组成的数据分析；也无论是给自己看的还是上报领导的，都是在用数据说明一个问题，如何简明、扼要，用尽量少的精确的数据清晰明了的说明这个问题，就是我们制作这张表格的要旨。大道至简，不要被繁多的功能所吓倒，明白了大道理，就不会偏离方向，做出优质的表格就简单了。（一）知“表”善用之观其形。首先我们要识记EXCEL的各部分的名称，这样才能快速的理解教程所讲，才能高效的与各位“表”哥、“表”姐沟通与分享学习成果。先来看一下EXCEL2007的界面：1、工作簿通常说的EXCEL文件，一个工作簿可包含多个工作表，如上图；2、工作表：如上图中的Sheet1、Sheet2等显示在工作簿窗口中的表格。3、快速访问工具栏提供了保存、撤销等快捷按钮，见下图：4、功能区按钮与功能的一个整合区域，见下图：5、选项卡功能区的顶部，把功能区再分为一个一个的卡片，注意：选项卡是一个区域。下图是“插入”选项卡：6、组。位于每个选项卡内部的有明显界限的一个分组框，如下图是“字体组”和“对齐方式组”。7、图形按钮，图形化的具有一定功能的按钮，如下图：像这样的小方格子就是图形按钮8、下拉菜单，装有功能命令的列表，一般点击小三角弹出，如下图这是下拉菜单，点击上面的小三角即可弹出9、单元格用于存放数据的“抽屉”，单元格坐标表示为A1、A2等。单元格10、数据区域：多个单元格组成的区域，如下图，选中的区域。11、行：同纬度的单元格组成行，行的坐标表示为1、2、3、4。12、列：同“经度”的单元格组成列，列的坐标表示为：A、B、C、D。13、光标：由鼠标控制，指哪儿打哪儿的图标。（二）知“表”善用之守其规Excel使用之初是一块璞玉，每个人有每个人的喜好和需求，雕琢出来也会各有特色，各有所长，但最为一款通用的工具，我们还要交流和呈报，就要遵循一定的规则，要“站在别人的鞋子里思考”，让看表的人省心、省力。1、文件的命名表里如一。文件名应该让人一眼就可以看出你这张表要说什么！如果工作簿里只有一张表，表名应该与文件一致；如果有几张工作表，文件名就是你这几张表要说明什么的一个概括，是一个综合性的名称。禁止出现表里不如一的情况。尽量不用特殊字符。有些特殊字符会给你造成莫名其妙的麻烦，所以尽量不用。比如“#”，如果在标题中出现此字符，建立超链接就会打开出错，还是少惹他们为妙。2、数值与文本要分清。数值是数值，文本是文本，保持纯正，如果你把他们搅合在一起，excel也会不知所措如图：这两种方式才是正确的做法这是错误的3、表格格式规范，一个公司或一个团队应使用一种表格规范，目的是让看表的人省心、省力，从而提高工作效率。比如，各部门呈报的几十个报表汇集到领导的电脑里，这些报表字体字号都不一样，打开后忽大忽小，对齐方式也不一样，领导要反复的调整，浪费时间，降低效率。虽然表格各式各样，千变万化，我们在做表格的时候应该以美观和舒适为前提，不可以规定的太死，但较为统一的规范也是必不可少的，针对于本公司的应用，建议规范如下： 体全部选用宋体。 标题字号20号，加粗居中；工作表正文字号11号，标题行加粗。正文字号可根据表格内容适当调整，但不能低于9号字体。注意：源数据表正文无需标题。标题要作为工作表的名称，如图：这是工作表名称标题这是标题行 数据报表应具有提交人及提交日期。 文本对齐方式：水平对齐：整列所有行的字数6个时，本列水平居中；整列所有行的字数6个时，本列水平靠左；垂直对齐：全部居中；文本控制：自动换行。 尽量少用合并单元格，做表格调整的时候非常不方便。三、一技傍身小招小式却有无穷魅力！，Excel需要你付出智慧和时间来雕琢。Excel的技法有很多，大家可以“百度”，也可以买书，在此列举一二，抛砖引玉，希望能勾起大家的学习兴趣，记住：兴趣是最好的老师。1、插入多个空白行。在Excel的使用过程中，经常要在数据之间插入空白行，很简单，鼠标右击行号，选择插入就可以了，再插入一行呢，再右击再插入，但这不是技法，能节省时间提升效率的才叫技法，我们的方法是F4大法：鼠标右击行号，选择插入，插入一行后，你点一下键盘上的“F4”键，是不是又插入一行，你想插入几行就按几下F4就可以了。举一反三：F4的实际功能是重复上一个操作，由此你能想到什么？多做实验就知道了。2、移动行和列；两部完成（此处已移动列为例）。选中待移动的列，本例为C列，如图;移动鼠标到C列，当鼠标指针变成时，按住“shift”键拖移到目标位置，松开鼠标，完成。注意：对于实验性的操作，一定记得另存为一个临时文件再操作，禁止在原文件上直接操作，否则，你可能会欲哭无泪啊！3、缩放工作表按住“ctrl”键，滚动鼠标滚轮，可以缩放工作表，此技法适用于所有MS OFFICE办公软件。4、不要填充序列，我要复制单元格。如果单元格内是日期或文本中含有数字或者数字。拖动单元格右下角出现的小正方形进行 “自动填充”时，会以序列方式填充即每次增加1)而不