让你受益终身Word实用技巧.doc

让你受益终身的十个Word实用技巧现在是讲效率的年代，使用Word来进行平时的办公处理也是一样，那么，我们怎样才能够在Word中“快”起来呢？那就请这位作者给我们带来的Word中快速操作的10个技巧，小编看完后也觉得相当实用。 1快速定位到上次编辑位置 用WPS编辑文件时有一个特点，就是当你下次打开一WPS文件时，光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。不过，Word却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开Word文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。 小提示：其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。 2快速插入当前日期或时间 有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快！ 3快速多次使用格式刷 Word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。 4快速打印多页表格标题 选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。 5快速将文本提升为标题 首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+键，可把文本提升为标题，且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+键，可将标题1降低为标题2、标题3标题9。6快速改变文本字号 Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。 其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在Excel和WPS 2000/Office中同样适用。 小提示：其实，小编还有两种快速更改Word文本字号的方法： （1）选中文字后，按下Ctrl+Shift+键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+键，则以10磅为一级快速减少所选定文字字号；（2）选中文字后，按Ctrl+键逐磅增大所选文字，按Ctrl+键逐磅缩小所选文字。 7快速设置上下标注 首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。 小提示：详见本刊前期Word XP中神奇的Ctrl键一文，掌握一些快捷按键对快速、高效操作Word很有借鉴意义。 8快速取消自动编号 虽然Word中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现象。其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。 （1）当Word为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了； （2）选择“工具”“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框（如图1），最后单击“确定”按钮完成即可； 9快速选择字体 为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。首先右击Word工具栏，选择“自定义“命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看到平时经常使用的字体，把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体，只要先选中文本，再按下工具栏上字体按钮即可，省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。 10快速去除Word页眉下横线 快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：一是可以将横线颜色设置成“白色”；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。Word文档减肥方法几则.doc格式是Word常用的文件保存格式，如果.doc格式占用了较大的磁盘空间，对文档的使用和传输都是不利的。如何使自己的Word文档保持最苗条的身材呢？不妨按下面的方法试一试，使你Word文档的字节数降到最低的限度。 1.将文档另存在Word中打开一个“.doc”文档，在菜单栏上选择“文件另存为”命令，将文件换名另存，现在对比一下两个文档，你会惊奇地发现，换名另存后的文档一下子减少了很多“KB”。 还有一招也有异曲同工之妙。先在Word中打开一个“.doc”文档，按下Ctrl+A键，选中全部文本，将文本拷贝到剪贴板中，然后新建一个空白文档，将文本粘贴，最后保存。现在再比较一下两个文件的大小，怎么样，处理后的文档苗条了不少吧。 2.取消嵌入TrueType字体在文档中嵌入TrueType字体会增加文档的尺寸。在菜单栏上选择“工具选项”命令，把弹出的“选项”对话框切换到“保存”选项卡，如果确认你的文档中没有嵌入TrueType字体，就取消“嵌入TrueType字体”复选框的选择，如果嵌入了TrueType字体，同时选择“只嵌入所用字符”和“不嵌入常用系统字体”复选框，可以只嵌入文档中使用的字体样式，减少了文档的尺寸。 3.合理插入图片文档中插入了图片，是文档突然膨胀的重要原因。尽量插入小尺寸的图片，尺寸较大的图片，可用图形工具将其长宽缩小。图片格式最好是GIF、JPG等，少用高位真彩图片。 4.删除老版本同一文档中若保存了多个版本，会增加文件的尺寸。在菜单栏上选择“文件版本”命令，在弹出的对话框中可以查看文档是否有其它版本，如果有其它版本，可以通过把没有保存价值的老版本删除，以减少文档字节。修改默认设置 让Word 2003使用更轻松其实，Word 2003的许多默认设置并不适合我们使用，在此让我们看看如何修改这些默认设置让Word使用起来更加方便。默认图片环绕方式在Word中插入或粘贴的图片环绕方式默认为“嵌入型”，在这种环绕方式下图片既不能旋转也不能拖动移位，插入图片经常还需要将版式调整为“四周型”再进行处理。其实我们可以把默认设置改成“四周型”，具体的操作方法：依次选择“工具选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“编辑”选项卡，单击“图片插入/粘贴方式”下拉列表，从中选择“四周型”项，最后单击“确定”按钮对象的精确调整相信不少人都知道，在Word中按住Alt键拖动可以对选中对象进行精确调整。其实只要进行一些简单设置，即使不按住Alt键直接拖动也可以进行精确调整。依次选择“绘图”工具栏的“绘图绘图网格”命令(默认位于Word窗口下方)，在弹出的“绘图网格”界面中取消勾选“对象与网格对齐”复选框或将“水平间距”和“垂直间距”都设置为“0.01”，再单击“默认”按钮，在提示“是否更改网格线的默认设置？”时单击“是”按钮。这样以后在Word中直接拖动就可以精确调整了。如果你只需要在当前文档中进行直接拖动微调，而不想彻底改变默认设置，那么修改后不要单击“默认”按钮。告别绘图画布在Word 2003中绘图画布会在每次插入自选图形或文字框时自动出现。虽然按Esc键可以暂时让绘图画布消失，但总觉得太麻烦，其实我们可以通过以下方法来取消：依次选择“工具选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“常规”选项卡，取消勾选“插入自选图形时自动创建绘图画布”复选框，最后单击“确定”按钮即可。自选图形的默认格式默认插入的自选图形格式为0.75磅黑色连线、白色填充，如需更改默认格式，可通过以下方法设置：首先画一个自选图形，然后鼠标右击，在弹出的快捷菜单中选择“设置自选图形格式”命令，在出现的对话框中选择“颜色与线条”选项卡，在其中自定义设置“线条”和“填充色”，设置完毕后单击“确定”按钮。最后，再次右击自选图形，选择“设置自选图形的默认效果”命令即可。启动时打开常用输入法通常只要一打开Word 2003就会自动切换到“微软拼音输入法”，如果你惯用的不是这种输入法恐怕就会觉得很困扰了。能不能让Word启动时自动打开我们惯用的输入法呢？这其实并不难做到。依次打开“控制面板添加或删除程序”，从列表中找到“Microsoft Office Professional Edition 2003”项并单击“更改”按钮。在Office 2003安装窗口中点选“添加或删除功能”单选项并单击下一步，接着勾选“选择应用程序的高级自定义”复选框再单击下一步，从中间的列表中依次展开“Microsoft OfficeOffice共享功能中文可选用户输入法微软拼音输入法 2003”，单击“微软拼音输入法 2003”前的按钮选择“不安装”，单击“更新”按钮。等安装完成以后再进入Word时出现的就不是微软拼音输入法了，而是输入法列表中排在首位的中文输入法。最后只要让常用的输入法排在首位即可。如果你不希望Word在启动时自动打开中文输入法，那么还有另一个更简单的办法可以使用。依次选择“工具选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“编辑”选项卡，取消勾选其中的“输入法控制处于活动状态”复选框即可。按像素显示图形尺寸Word中的图形都是按厘米为单位来计算的，如果经常需要把Word中的图形转换成图片，你可能更喜欢采用像素的形式来显示图片的尺寸，具体的操作方法：依次选择“工具选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“常规”选项卡，勾选其中的“为html功能显示像素”复选框即可实现。若取消勾选“使用字符单位”复选框，还可以使本来用字符或行高显示的数据变成按厘米来计算，比如：绘图网格的设置窗口。Word操作小技巧1、修改Word文档的默认保存路径一般来说，Word文件默认的保存路径是C:My Documents文件夹，修改其默认保存路径，可以执行主菜单“工具/选项”命令，在“选项”对话框中切换到“文件位置”选项卡，在“文件类型”选项卡中选中“文档”，然后单击“更改”按钮，并将其指定为自己所要保存的路径就可以了。 2、去掉Word页眉下面的那条横线去掉Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法。一是可以将横线颜色设置成“白色”；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。3、将光标快速返回到Word文档的上次编辑点按下“Shift+F5”组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下“Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键，可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。4、Word中取消文本录入过程中的自动编号可执行菜单“工具/自动更正”命令，在打开的“自动更正”对话框中，切换到“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志，然后单击“确定”按钮完成即可。5、在Word中设置上下标注首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+“+”就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+“+”可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。 6、Word中光标快速返回到上次编辑点按下“Shift+F5”组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下“Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键，可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。7、Word中方便快捷选择字体号为了达到快速选择字体的目的，将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中文Word2000菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令，进入“自定义编辑“界面，然后在“自定义编辑“界面中选择命令卡，并移动光标条到类别栏中的“字体项“，在“字体项“ 有字体，此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。另类招数助你“加密”Word文档所谓瞒天过海即利用对手的疏忽大意，施展骗术。面对狡猾的敌人，我们可以考虑采用设置字体颜色、用图片隐藏文字等手段欺骗敌人的眼睛，敌人往往无法进行正常的判断。 1.文字与背景一色 这恐怕不能算是一个技巧，可是正所谓兵不厌诈，最危险的方法就是最安全的方法。我们可以在Word文档中将自己的文字颜色与背景颜色设置成同样的颜色，一般就是将文字颜色设置成白色。选中要保密的文字，右键点击并执行“字体”命令，在“字体颜色”中设置为白色，点击“确定”后便可。 2.自动“隐藏文字” 如果感觉将文字颜色与背景颜色设为一致的方法比较小儿科，你可以试试“隐藏文字”功能，首先同样是选中要保密的文字，然后右键点击并执行“字体”命令，在“字体”选项中，勾选“隐藏文字”复选框后单击“确定”按钮即可，见(图1)。图1 3.文字藏于图片下 经过上述设置，我们要保密的文字已经比较安全了，现在我们再来一招。输入自己要保密的文字后，执行“插入图片”命令插入一张可以迷惑人的大图片，然后在Word中双击此图片打开“设置图片格式”对话框，在“版式”标签页中选择“浮于文字上方”。现在，你就可以在Word中将这张图片拖放到你要加密的文字上方。嘿嘿，文字是不是隐藏起来了? Word文档双面打印技巧两则我们平时用电脑的时候可能都少不了打印材料，Word是我们平常用的最多的Office软件之一。有时我们要用Word打印许多页的文档，出于格式要求或为了节省纸张，会进行双面打印。 我们一般常用的操作方法是：选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”，来实现双面打印。我们设定为先打印奇数页。等奇数页打印结束后，将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，选择该设置的“打印偶数页”，单击“确定”按钮。这样通过两次打印命令就可以实现双面打印。 我们也可以利用另一种更灵活的双面打印方式:打开“打印”对话框，选中“人工双面打印”，确定后就会出现一个“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中，然后确定按键，继续打印”的对话框并开始打印奇数页，打完后将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，然后按下该对话框的“确定”按键，Word就会自动再打印偶数页，这样只用一次打印命令就可以了。 两种方法对比，后者较前者更为方便。合理设置Word的智能粘贴功能不知大家注意没有，在Word 2000/2002中对某段文字进行复制或剪切时，如果文字的首或尾部有一个半角空格，粘贴后这个半角空格会自动消失，如果您不希望出现这种情况，可以将这个功能关闭。在Word 2002中，在“工具”菜单中单击“选项”命令，打开“选项”对话框，在“编辑”选项卡中，单击“智能剪切和粘贴”和旁边的“设置”按钮，打开“设置”对话框，将“自动调整语句和单词间隔”的勾选去除，单击“确定”按钮后退出即可。如果您用的是Word 2000，打开“选项”对话框后，在“编辑”选项卡中，直接去除“使用智能粘贴”勾选即可。提示：智能粘贴只对一个半角空格有效，对于多个半角空格无效，若是全角空格，不论一个或多个都是无效的。Word2000 斜线表头的使用技巧当你在用Word 2000制作表格时，可以使用“表格”菜单中“绘制斜线表头”命令，在第一个单元格中插入所需要的各种斜线表头。但是在使用过程中却非常不便。一是表头太大，占用的行数、列数太多，表格不协调、不美观；二是有两个或两个以上的文字标题时，如果调整好表头的大小合适时，则个别字符被遮住了。往往顾此失彼，无法调节好表头。为此，本人冥思苦想多日，终于发现了Word 2000斜线表头的秘密。原来Word 2000新增的斜线表头功能是由绘制的直线和文本框组合而成的，稍加调整，即可使斜线表头非常满意。取消组合首先选中