办公设施与用品管理制度.doc

山东圣光集团办公设施及用品管理办法编 制： 审 核： 批 准： 实施日期： 二00八年二月一日 办公设施及办公用品管理制度1 目的为使办公设施和用品的管理合理化，特制定本规定。2 范围适用于本公司办公设施及用品的管理。3 权责3.1各部门主管负责办公设施及用品申购单的确认。3.2后勤服务中心负责办公设施及用品申购单的审核。3.3总经理负责办公设施及用品申购单的批准。3.4后勤服务中心负责办公设施及用品的采购。4 办公用品管理4.1办公用品的分类：4.1.1本规定所称办公用品分为纯消耗品、管理消耗品及管理品三种：(1)纯消耗品：大头针、图钉、回形针、橡皮、笔记本、复写纸、订书钉、铅笔、笔芯、钢笔水、长尾夹、便签、稿纸等。(2)管理消耗品：笔、涂改液、电池、打印机墨盒/墨水、胶水、胶棒、日用品等。(3)管理品：剪刀、裁纸刀、订书机、打孔机、打码机、日期章、计算器、印泥、手电筒、尺子、笔筒、胶纸座、文件夹、文件筐等。4.2办公用品中的管理品一般为部门集中管理，系部门共同使用用品如涉及到个人使用的，列为移交范畴。4.3各部门于每年的1月25前填报部门年度办公用品申购明细交后勤服务中心，后勤服务中心根据库存情况拟定年度办公用品购置计划。上报审批后统一购置。4.4每人每年发放圆珠笔二支，签字笔二支，笔记本一本；每人每季度发便条纸及信纸各一本，每人每月发放圆珠笔或签字笔芯一支。不够用者，可经部门主管批准后另行申请。4.5每部门设立“办公用品领用登记卡”一张，由后勤服务中心统一保管，并控制办公用品的领用状况。部门负责人督促本部门员工合理使用，不得浪费，不得带回家或从事私人业务，管理消耗品和管理品非人为因素损坏需更换的，必须依旧换新。4.6印刷品（如信纸、表格等）由后勤服务中心统一管理（除各部门特殊表单外）。4.7新进人员到职时办公用品发放按员工年初发放用品清单给予发放消耗品和管理消耗品。员工离职时，应将剩余办公用品一并退还后勤服务中心。4.8物品属自然磨损者，则以旧换新；凡属遗失或被盗者，及时报后勤服务中心备补，并按原价赔偿或视情况给予罚款。4.9年初未报需要物品的，而工作中又需要，由各部门负责人自行处理，后勤服务中心不再统一发放。4.10后勤服务中心接到“申购单”后于次月3日前将所需办公用品采购回公司。4.11办公用品的发放定于2月的4、5、6日定期发放（遇星期天或节假日顺延），其他时间不予办理领用。5 办公设施管理5.1电话管理理制度5.1.1公司电话作为方便与外界沟通、开展业务用，非特殊情况下员工严禁在公司内拨打私人电话。5.1.2员工打公务电话，请牢记您代表公司，给人的印象十分重要。用语应尽量简洁、明确、礼貌，以减少通话时间。应做好相关记录，以便查询。5.1.3严禁用公司电话打信息台、私话、或联系私人业务；5.1.4公司传真由专人指定接收及发送，涉及到机密内容应妥善保管；所有传真必须经过部门主管审批后方可传送。公司各部门的电话应保持畅通、完好，有问题及时维修，以免影响工作。5.1.5报销移动电话费人员应将手机号码在后勤服务中心登记备案，没有登记的不予以报销。公司不为员工购买通讯工具（手机）和手机卡（特殊情况除外），也不承担因维修通讯工具所产生的费用。5.1.6报销移动话费人员在工作时间内每天至少开机16小时，因关机影响通信联络耽误工作的，给予20元处罚。严重的将取消其报销资格。5.1.7移动话费人员报销范围与报销金额，每年1月份由各部门负责人向后勤服务中心提报，后勤服务中心汇总后由总经理审批。董事长、总经理的手机费用按实报销。其余人员的手机费用按年初规定数额使用，节支归公司所有，超支部分按每月的考核从本人的工资中抵扣。5.1.8公司固定电话与移动电话费用由后勤服务中心负责到通信部门对帐结算，后报总经理审阅签字报销。5.2印章管理制度5.2.1公司总经理授权由总经理办公室全面负责公司的印章管理工作，放、回收印章，监督印章地保管和使用。5.2.2印章保管:公司行政章、合同专用章由办公室主任保管，财务章由财务管理部经理保管。5.2.3印章使用规定：5.2.3.1对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司名义对内行文或对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖公司章。5.2.3.2公司对外签署装饰装修合同、工程施工合同、材料采购、对外销售等合同，盖合同专用章。5.2.4印章使用5.2.4.1各部门需用印章，应首先填写印章使用登记表，写明盖印用途，由部门负责人按照公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内，审批通过后，经分管副总经理签字批准后，管理印章人方可盖章。部门负责人对加盖印章后的一切经济损失和法律义务负主要责任。5.2.4.2严禁在空白信笺、介绍信、合同上盖印，确因工作需要，须经企业副总经理以上领导签字批准。5.2.4.3印章一般不允许带出公司，特殊情况如需借出，除填写印章使用登记表外，还应出具借条，经总经理批准后方可借出。借用时必须两人以上一起办理借用手续。原则上借出印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。5.2.4.4任何部门加盖公司合同章时，必须在签订合同完毕后，给总经理办公室返回合同原件1份，做为合同管理进行留存。5.2.5责任5.2.5.1印章使用责任人（签定人）对印章负有经济、行政、法律责任，监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章，一经查出根据事件的严重程序给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。5.2.5.2各类印章如有丢失、损毁或被盗情况，应迅速向总经理汇报，并由丢失人和保管人负全责，造成严重后果的依法追究其法律责任。印章遗失时除立即向上级报案外，应依法公告作废。5.3其他5.3.3企业办公设施总的原则是“谁使用、谁管理、谁维护”。5.3.4非人为因素损坏的，24小时内报后勤服务中心登记备案，后勤服务中心三个工作日内给予答复或者维修。5.3.5人为因素造成的损坏，由个人将其还原到原有状态，不能还原的或者不能自行维修的，及时报后勤服务中心进行维修或者外协，后勤服务中心根据维修费用向当事人索取一定费用，造成重大损失的给予一定的罚款，5.3.6人为故意或者恶意造成的损坏，不但要全额赔偿维修或更换费用，集团公司将根据情节严重程度给予一定的经济罚款和行政处分，