费用报销控制流程(2)4-2.doc

费用报销控制流程及付款程序1. 目的：本流程规定了公司财务管理与控制范围及操作程序，旨在提高财务管理、核算、计划、监督等方面功能和财务业务处理质量及工作效率。2. 适用范围：本流程适用于本公司在经营管理活动中的一切与财务操作、资金和费用控制的有关活动管理。3、审批制度：3.1所有申请报销的支出经过完整的验收、审核、批准手续方可报销。经手人、业务审核人、批准、财务审核原则上不能有同一人重复的情况。3.2不准自审、自批自己开支的费用，一律报上一级核批（如，副总经理的支出报总经理核批，总经理的支出由董事长或执行董事核批）。3.3付款批准人为财务经理，所有开支一律须经财务经理或其指定的财务人员审批后方能付款。3.4费用当事人自报费用，不得由他人替报。3.5 公司各项费用的审批报销应严格按照规定的权限执行；3.5.1各部门的费用由部门经理审查、主管副总核准；3.5.2公司各项福利费开支，按公司制度执行；3.5.3标准内的费用由主管副总签字审批报销，如：社保金、差费补助、全员销售提成；3.5.4其余未明确的费用由总经理审批；3.5.5不得列入费用支出的项目，严格按照有限公司财务制度执行；4、程序 为加强公司费用报销工作的管理，严格报销审批手续，节约经费开支，特制定本规定。 4.1 费用报销的一般程序 4.1.1 报销人填写好报销单及原始凭证； 4.1.2 部门经理审核签字；4.1.3 财务部审核签字；4.1.4 主管副总审核签字 4.1.5 交董事长审批签字； 4.1.6 财务部审核确认； 4.1.7 财务经理根据公司资金的需求调配，通知出纳付款。 4.2 财务审核内容 4.2.1 开支内容是否符合财务预算，是否办理事前申请程序； 4.2.2 报销的原始凭证是否真实合法、内容是否完整、数字书写是否清晰、准确； 4.2.3 购物单据是否有验收人签字； 4.2.4 相关审批手续是否齐全。4.3 差旅费报销程序 出差人员回来之后，必须在5天内按下列程序办理报销： 4.3.1 填好“差旅费报销单”中所需填写部分，附上合法的原始单据，交财务部审核，由财务部计算各项补贴并填写于“差旅费报销单”中，同时对报销内容的合法性、合规性进行审核并签字后交报销人，再由报销人交董事长签字批准； 4.3.2报销人持审批后的“差旅费报销单”交财务部，由出纳按 差旅费管理规定”支付报销费用。4.3.3工作在异地的员工，出差回居住地不享受住宿费用标准及节省50%的费用。4.4车辆管理的报销程序小车费用指公司的车辆因业务需要而产生的油料、修理费、停车费、过路费、保养费、装饰费等费用。4.4.1公司车辆实行派车单制度，由办公室（或各分、子公司指定专人）根据业务需要填制派车单，用车人签字后，驾驶员拿到派车单方可出车。4.4.2小车油料按百公里耗油量和派车单来计算油料。由办公室登记里程表，计算耗油量；驾驶员报销费用时按财200701通知执行，（或由公司指定加油站以油票形式核对结算）4.4.3车辆修理由驾驶员填写书面申请报告注明修理范围、使用预算资金，办公室签字后提交主管领导审核签字按报销程序执行，对部件修理完毕后需交旧领新。4.4.4停车费、过路费（依据派车单）按交通部门统一的票据具实报销。4.4.5车辆保养费、装饰费由办公室报计划，主管签字批准后按报销程序执行。4.4.6 驾驶员只允许报销油料、过路费、养路费、停车费、修理费及本人的差旅费，不得代办他人的费用。 4.5 低值办公用品及耐用物品的报销程序 办公用品及耐用物品，原则上由行政办公室统一申请购买后，分发给各部门使用。经批准购买的，由固定供应商供货的设备及耗材，原则上采用按月结帐的办法。报销时按下列程序办理：4.5.1 报销时，必须有申请购买物品的审批报告、购货发票，入库单、填写好“费用报销单”，经手人、验收人分别在报销单和购货发票（发票背面）上签字，按报销一般程序，到财务部报销；否则财务部将拒绝报销，并且后果由责任者全部承担。4.5.2 业务书籍、资料的购买，由专门保管人登记后，经行政办公室主任和保管人员分别签字后，方可报销。4.5.3 对于单位价值2000元以上，使用年限一年以上的固定资产（含笔记本电脑），购入之后，应附有购置申请书、入库手续等，具体程序按固定资产核算、管理办法执行。 4.6 公司行政办公室购买日常清洁用品、零星消耗杂品和支付速递费用等，因比较琐碎，由财务部每月提供500元的周转金，月末报销，同时领取下月周转金。 4.7员工加班订餐，采用固定餐厅送餐，登记记录，按月结算的方法进行。员工加班订餐时，由部门经理向主管副总经理提出加班申请表，批准后报行政办公室（遇有特殊情况，可电话请示副总经理同意后，事后补办手续；行政办公室人员不在时，部门经理可按批准的加班申请表直接向餐厅订餐，由部门经理给餐厅打临时收条，第二天向行政办公室报告，同时在三方都确认的情况下，由行政办公室补签“订餐回执”行政办公室通知餐厅订餐，收到订餐后，由行政办公室和送餐人员在“订餐回执”上签字，其他人员的签字无效。月底餐厅凭“订餐回执”与行政办公室核对相符后到财务结帐；出现不相符的情况，应查明原因，原因不清，不予结帐。发现舞弊者，视情给予相应的纪律处分并处以舞弊金额两倍以上的罚款。 4.8 职工培训费报销程序 因工作或岗位需要必须培训的员工，培训前须提出申请，由董事长批准后，方可报销培训费。 4.9 交际应酬费报销程序 宴请、礼品费用，必须事先经董事长审批，并填写交际费支出申请单， 注明交际费的用途、对方单位名称及人员姓名。手续完备后，财务方予以报销。（非卖品礼品单、文件处理单）5. 支付材料、设备款的工作流程5.1供货单位根据合同约定提出付款申请，填写“工程款及材料、设备款付款申请单”。5.2由指定人员核准后签名。（生产部*和硕分公司*）5.3财务根据合同或协议复核签字。5.4由董事长签署付款意见。5.5财务经理签署付款意见。5.6出纳复核无误后，办理付款手续。5.7供货单位经办人在领款时须提供以下资料：5.7.1签定的材料或设备合同复印件。5.7.2供货单位在领取材料或设备款时，需提供相应金额的发票。（遇特殊情况不能提供发票的，写明原因报批后方可）。6. 支付基建工程款的工作流程6.1施工单位根据合同约定或工程进度提出付款申请，并填制“工程款及材料、设备款付款申请单”。6.2申请单由该项目负责人或有关被指定人员核准签字。6.3财务根据合同或协议复核签字。6.4由董事长签署付款意见。6.5财务经理签署付款意见。6.6出纳复核无误后，办理付款手续。6.7施工单位经办人在领款时须提供以下资料：6.7.1施工合同复印件。6.7.2按当期所领款额开具的工程专用发票。（遇特殊情况不能提供发票的，写明原因报批后方可）。6.7.3支付尾款时，经双方核对无误，在扣除预付工程进度款、水电费、竣工资料押金、维保金等费用后，施工方按审计核定数额开具工程专用发票，办理财务结算手续并领取工程余款。7. 原借款及往来帐目的冲销程序报销冲借款或往来账目也须填制申请单，经财务审核、董事长签字、财务经理签字才可冲销。原来所借款项报销后超出借款部分，财务部支付给报销人，尚不足冲销借款数的，需在报销时归还财务部。归还时，财务开具内部收据，一式两联，出纳收款签字后，一联交还款人，一联交财务部作为收款凭证附件。8. 财务人员对违反财政、税收法规等的开支和不属于本公司经营管理的开支，无论领导是否审批签字，均有权拒绝报销。对于例外情况及预算外的开支，必须严格按公司审批权限的规定执行。9. 以上各项报销单据，必须附在报销单后，并填写清楚，粘贴整齐，财务方予办理报销。10. 报销时间 10.