开具红字增值税专用发票的操作流程.docx

开具红字增值税专用发票的操作流程 第一章 概述 1.1 升级内容针对红字增值税专用发票的管理，原防伪税控税务端系统需要通过升级增加红字发票通知单管理系统。同时，将原防伪税控一机 多票开票子系统上层软件升级为V6.13，升级后的开票子系统实现新增功能如下： 1、开具红字专用发票时，必须输入通知单编号。2、提供了申请单管理功能，包括填开、修改查询和导出。1.2 开具红字专用发票的处理流程企业需要开具红字专用发票时，应先向税务机关提交申请单，税务机关审核并开具通知单后，企业方可开具红字专用发票。根据实际业务需要,可以分为购买方申请开具和销售方申请开具两种情况，其处理流程不同，具体如下。1.2.1 购买方申请开具1、开具情况当出现以下情况时，应由购买方申请开具红字专用发票：购买方获得的专用发票认证相符且已进行了抵扣，之后因发生销货退回或销售折让需要做进项税额转出；购买方获得专用发票后因以下问题无法抵扣时：专用发票抵扣联、发票联均无法认证；专用发票认证结果为纳税人识别号认证不符；专用发票认证结果为专用发票代码、号码认证不符；所购货物不属于增值税扣税项目范围。2、开具流程购买方申请开具红字专用发票的具体流程如图1-1所示。购买方提交申请单 购买方税务机关审核后开具通知单 购买方将通知单交予销售方 销售方开具红字专用发票购买方提交申请单若购买方需要申请开具红字专用发票，购买方应向主管税务机关提交申请单。购买方税务机关开具通知单购买方税务机关根据纳税人提交的申请单，审核后通过红字票通知单管理系统开具通知单。购买方将通知单交予销售方购方税务机关开具通知单后，将纸质通知单交给购买方，购买方即可以适当方式将纸质通知单传递给销售方。销售方开具红字专用发票销售方接收到由购买方传递的纸质通知单，根据通知单内容在开票子系统中开具红字专用发票。1.2.2 销售方申请开具1、开具情况当出现以下情况时，应由销售方申请开具红字专用发票：因开票有误购买方拒收；因开票有误等原因尚未交付。2、开具流程销售方申请开具红字专用发票的具体流程如图1-2所示。销售方提交申请单 销售方税务机关审核后开具通知单 销售方开具红字发票销售方提交申请单若销售方需要申请开具红字专用发票，销售方应向主管税务机关提交申请单。销售方税务机关开具通知单销售方税务机关根据纳税人提交的申请单，审核后通过红字票通知单管理系统开具通知单。销售方开具红字专用发票销售方凭取得的通知单内容在开票子系统中开具红字专用发票。第二章 软件升级方法在执行升级操作前，必须先关闭正在运行的开票系统，并将从现代办领取到的安装光盘放入光驱中，然后按下面的操作步骤执行。操作步骤：【第一步】安装程序会自动启动安装向导。说明： 如果系统没有自动执行安装向导，可直接双击光盘中的kp-setup文件运行升级程序。【第二步】系统弹出欢迎使用航天信息产品的界面，请仔细阅读界面中的文字后点击“是”按钮。【第三步】点击“是”按钮后，系统自动开始进行数据备份，将原系统所有数据备份到默认的安装路径下，此过程需要一定时间（系统中开票数据越多，则所需时间越长），请耐心等待，切勿在备份过程中点击“取消”按钮。【第四步】备份完成后，系统自动开始进行升级，此过程中请勿点击“取消”按钮。【第五步】文件复制结束后，系统会提示安装完成，点击“完成”按钮即可。【第六步】升级安装完成后，双击桌面上的“防伪开票”快捷图标，或单击“开始/程序/防伪开票/防伪开票子系统6.0”菜单即可启动升级后的防伪税控一机多票开票子系统。【第七步】启动后，系统显示一机多票开票子系统登陆界面。此时，请检查登陆界面左上角出现的软件版本号，如果为6.13.20.05，则表示升级成功。说明：1、升级前必须先退出原开票系统，如果在不退出的情况下直接进行升级，系统会自动提示开票软件正在运行，无法继续进行升级。2、此版软件仅适用于对已安装一机多票开票子系统的企业升级使用，若系统从未安装过任何开票软件，使用该软件升级时，在弹出的欢迎使用航天信息产品界面中点击“是”按钮，系统会提示没有检测到以前安装的版本，无法继续安装；若系统安装的是非一机多票开票软件，则会提示系统不支持此版本的升级安装，无法继续安装。出现上述情况请您与当地防伪税控服务单位联系。3、若在备份过程中出现死机等异常情况，可重新启动计算机后再次执行升级程序。4、在数据备份过程中，请勿点击“取消”按钮，如果误操作点击“取消”按钮，系统会提示：“在升级安装前必须备份数据。选择“是”重新备份，选择“否”安装程序关闭”，此时选择“是”重新备份数据继续安装即可。5、系统自动将升级前数据备份到原开票软件安装路径下，并根据备份时间生成备份文件夹的名称，例如原开票系统安装在 C: ProgramFiles航天信息防伪开票，备份时间为：2008 年 7 月 31 日 10 点29分 28秒，则备份后数据保存在“C: Program Files航天信息防伪开票 20080731102928”文件夹下。第三章 新增改进功能本章将就一机多票开票子系统V6.13 中，针对红字专用发票管理的新增改进功能进行详细介绍。3.1 红字专用发票填开方式在发票填开界面中，点击“负数”按钮时，新增两个选择菜单，一项为“直接开具”，另一项为“导入红字发票通知单”。企业可通过上述这两种方式填开红字专用发票。3.1.1 直接开具方式操作步骤：【第一步】在发票填开界面，选择“负数”按钮下的“直接开具” 菜单项，系统会弹出通知单编号输入窗口。说明：1、通知单编号是在税务端红字发票通知单管理系统开具通知单时自动生成，共 16位，其编码规则为：第 1-6位是主管税务机关代码，第 7-10 位是年份月份，第 11-15 位是通知单顺序号，第 16 位是校验位。2、通知单编号必须输入，否则无法开具红字专用发票，且需要输入两遍，输入后以密文显示。若两遍通知单编号输入不一致或输入的通知单编号不符合编码规则，系统会自动提示“录入错误，请核对通知单编号后准确录入”，此时需重新正确输入。3、如果企业仍持有不符合上述编号规则的旧通知单，则在开具红字专用发票时需按下述方式输入 16位编号，其规则为：编号前十位固定为 1234569911，后六位为旧通知单编号的末 6位（若旧通知单编号超过 6位，则取其后 6位；若不足 6位则前面填 0补齐）。【第二步】在窗口中输入两遍通知单编号，若通知单编号正确且两遍号码相同则激活“下一步”按钮，继续点击“下一步”按钮后，系统会弹出销项正数发票代码号码填写、确认窗口。【第三步】对于通知单上有对应蓝字专用发票代码、号码的，需填写蓝字专用发票代码、号码，否则，不需要填写蓝字专用发票代码、号码，直接点击“下一步”按钮，系统根据不同情况显示不同的确认窗口。第一种情况：若填写蓝字专用发票代码、号码后，数据库中有对应蓝字发票，则点击“下一步”按钮后显示出本张负数发票对应的正数发票票面信息。继续点击“确定”按钮，系统进入负数发票填开界面并自动调出票面信息。第二种情况：若填写蓝字专用发票代码、号码后，数据库中无对应蓝字发票，或根据通知单情况无需填写蓝字专用发票代码、号码时，点击“下一步”按钮后，系统提示“本张发票可以开负数，但在当前发票库没有找到相应信息”。继续点击“确定”按钮，系统进入负数发票填开界面，此时需要手工填写各项信息。其中，备注栏中自动显示对应的通知单编号。【第四步】确认发票填开界面上的所有信息正确后，点击“打印”按钮开具红字专用发票。说明：1、一张通知单只能对应开具一张红字发票，不能重复使用。如果输入的通知单编号已经开具过红字专用发票，则在输入通知单编号并点击“下一步”按钮后，系统提示“您输入的红字发票通知单号已经使用过，不能重复使用”。2、对带有折扣的蓝字发票开具相应红字发票时，若数据库中有蓝字发票信息，则系统会自动调出票面信息并将折扣分摊反映在对应的商品行中。例如，开具一张带 10%折扣的蓝字发票，3 行商品行均记录的是折扣前原价，折扣行记录的是对 3 行商品折扣掉的总金额和税额。当开具对应红字发票时，票面显示如图 3-7所示，票面中不再显示折扣行，而 3 行商品行均记录的是折扣 10%后的单价、金额和税额。3.1.2 导入填开方式对于销售方申请开具红字专用发票的情况，在开具红字专用发票时，可以使用导入红字发票通知单的功能。即销售方主管税务机关在为其开具红字专用发票通知单时，可以提供通知单电子文件的导出，销售方企业可利用介质拷贝，通过开票系统中的导入红字发票通知单功能就可以直接导入通知单电子文件并自动生成红字专用发票信息。操作步骤：【第一步】在一机多票开票软件V6.13 中的发票填开界面中，选择“负数”按钮下的“导入红字发票通知单”菜单项，系统会弹出打开文件窗口。【第二步】在打开文件窗口中，选择对应的通知单电子文件后，系在发票填开界面自动显示出导入的红字专用发票信息，此信息包括票面上的所有信息。其中，备注栏中自动显示对应的通知单编号。【第三步】确认发票填开界面上的所有信息正确后，点击“打印” 按钮开具红字专用发票。说明：1、通知单电子文件只能通过销方所属税务机关导出获得, 购方所属税务机关不提供导出功能。通知单电子文件的文件类型是 XML格式，其文件命名规则为： 主管税务机关代码年月序号 校验位.XML。例如，4103050806000063.xml。2、在使用导入红字发票通知单功能时，一次只能导入一个通知单电子文件。如果要开具