贸易部工作流程.doc

进出口部工作流程 第6页 共6页报价工作流程一、产品发布1、在阿里巴巴网站上根据个人帐号和密码登陆。对于帐号和密码要保护好，以防丢失造成的损失。2、发布产品，要正确设置产品关键词，以便于客户查找。上传产品图片，产品要有详细的描述。3、及时更新产品。二、收到询价单及询价图纸后1、将询价单及图纸中的要求准确无误、无遗漏地译成中文，同时处理掉与相关的客户信息。2、询价单统一编号，或询价单自带编号。如有时限要求，也应注明。3、在第一时间转给技术部4、将收到的询价信息分别在电子版的和纸质的“询价单目录”中登记。注明收到日期、报价时限及其他相关要求。5、经常核对未报价的询价单，以免漏报或重报。如发现遗漏，及时通知经理。三、收到技术部报价后1、制作报价单2、核对报价信息是否完整、正确。3、将做好的报价单要检查2-3遍，保证正确无误后用电子邮件把扫描盖章的报价单发给客户。5、将已报价信息分别在电子版的和纸质的“询价单目录”中登记，即填上报价日期。在电子版中将已报价的由红色改为黑色。6、若技术部未能按时报价，应及时督促。四、报价后的跟进沟通工作报价单发出后，若久未见客人回复，要发邮件询问，以了解客户的意见，采取相应的对策。订单工作流程一、收到订单后1、订单的录入。在“生产任务单(订单状态)”、“生产任务单(价格)”登记。2、依据“订单”制作“生产任务单”，与相关图纸复印件一并递交技术部（在3个小时之内），请其负责人在“生产通知单”上签收。3、把订单及图纸存入“ORDER”文件夹中。4、要求技术部3日内确认交货期，紧急情况除外 5、在客户订单电子版或传真件上确认价格及交货期，盖章后发邮件至客户确认订单。要求3日内确认。若客户3日内未确认价格及时提醒客户确认价格以便安排生产。6、客户确认价格后通知技术部安排生产7、在订单目录中登记确认日期。二、跟踪生产、安排发货（此项详见海/空运发货工作流程）三、结汇与收汇1、根据开船日期，确定应回款日期。2、根据应回款日期，定期向客户催款。3、在收到国外汇款凭证后2-3天查询，并告知会计实际回款金额4、收汇后进行登记。核销单备案流程一、核销单申领。二、领取核销单：从财务领，并签字。三、网上备案1、准备工作1）禁用本地连接点击“开始”菜单/“设置”/“网络连接”/“本地连接”中的禁用命令。3）打开电子口岸主页，进入中国电子口岸网址：4）设置最低安全级别点击“工具”/“Internet 选项”/“安全”/“自定义级别”，再点击“安全级别-低”/“重置”/“是”。2、备案过程1）、进入：在“95199企业用户登录”栏下点击进入。2）、将操作员卡插到读卡器上。3）、输入口令，并确认。4）、点击“出口收汇”栏。5）、点击“口岸备案”。6）、查询出要备案的核销单。7）、点击核销单号，进入备案界面。8）、在“使用口岸”中输入备案口岸代码或名称，也可输入“0”并回车，从下拉菜单中查找。9）、点击确定，显示“设置成功”，即完成备案。四、批量交单海运发货流程一、制作未完成订单每次发货后根据生产任务单做一份未完成订单，与技术部核对。技术部根据未完成订单制作发货计划。二、核对发货计划与技术部沟通，核对近期的发货计划。保证按时发货。将技术部最终确认的并由贸易部核对无误的发货计划电邮给客户。三、订舱：提前二周将所发货物的大概箱数、重量及要开船日期等信息填到订舱委托上，发传真给货代。四、开信用证形码（有时T/T付款）1、开证准备根据技术部提供的“发货清单”，做“形式发票”（包括银行信息），盖章后以传真和电邮形式发给客户。2、开证申请确认在正式开具信用证前，客户将开证申请发过来，认真核对金额、船期、有效期、交单期等信息。如有不妥之处，及时与客户沟通进行更改。3、信用证的领取1）在客户开证后，随时与银行联系。信用证到后，立即领回进行核对。如有不妥，可再行及时更改。2）复印信用证存档五、取得送货地址和日期：至少在开航日前5日向货代索要。六、货物准备：与技术部配合，确定工厂发货日期，并随时掌握货物准备情况。七、联系产装或送货1）产装A、联系货代，确定集港日期，把提箱单传给运输公司，根据集港日安排发货，保证在集港日之前集港。B、按照货贷的要求，要求运输公司及时提供准确无误的箱号封号，并及时连同货物件重尺提供给货贷。C. 装货当天将运输公司提供的箱号,封号与到厂的箱号、封号核对,确保准确无误如有错误及时与货代联系2）送货（见送货流程）八、报关单据1、报关单据制作：1）箱单：1份，盖中英文长条章；2）发票：1份，盖中英文长条章；3）合同：1份（复印件），盖中英文长条章，并在买方处签字。4）报关单：1份，盖报关章；（报关金额与实际货值上下不能超出）5）已备案的核销单：1份，盖2个公章和3个代码章；(如时间紧一定要提前给货代)6）报关委托书：1式3份，各盖2个公章和2个法人代表人名章。2、报关单据寄送：根据货代要求至少集港日2日前用快递寄出。九、贴唛头：.唛头包括我司详细信息、订单号、货描、图号、数量。每箱都贴，要仔细核对唛头所写与箱内产品是否完全一致。2. 每次海运随货材质报告一起给客户(皮带轮之外的产品)十、核实货物报关、开船情况在货物报关后与开船后，与货代核实报关与开船是否顺利，有无异常情况。十一、最终发货清单的制作与存档、报关单复印件1、最终发货清单的制作在货发后，由监发人（通常为技术部）制作，并签署姓名和发货日期。2、最终发货清单的存档该发货清单有技术部审核后复印两份，技术部、进出口部和财务部各存一份。十二、形式发票的制作和发货登记1、制作形式发票1）依据最终发货清单制作形式发票，特别注意单价要与电子版的“生产任务单(价格)”和纸质订单中的单价完全一致。2）将核对无误的形式发票盖中英文长条章，以传真和电子邮件形式发送给客户。不得晚于开航日。2、发货登记1）将所发货物的数量、发票号一一登记在电子版的“生产任务单(订单状态)”里。2）将已发完的项目加上色彩。十三、结汇单据的制作与提交1、提单确认根据报关与发货资料，与货代确认提单内容，（信用证付款的情况，要严格按照信用证中的规定确认提单。）2、费用确认与开寄发票1）对货代提供的费用清单核对无误后，回传确认。2）在确认费用的同时，要求货代开发票并先寄至我司，再安排付款。3、安排付款根据发票费用写付款申请，经理批准后转交财务安排付款。4、索要提单汇款后，将付款水单传真给贷代，并要求其寄提单过来。在寄单前，（尤其是信用证付款的情况）让货代把已签章的提单传真一份作最终确认，有必要时让议付银行帮忙确认。5、制作箱单与发票根据报关、发货及提单资料制作箱单、发票及其他单据，（信用证付款的情况，要严格按照信用证中的规定和要求制作相关单据，做到“单单一致和单证一致”。）6、寄送单据或银行交单1）寄交单前的准备A、所有单据盖章、正本提单背书。B、仔细做最后一遍检查核对，保证准确无误。2）寄送单据（或以下第3）项）A. T/T付款海运提单: 提单3 正本 + 箱单3正本 + 发票3 正本 （实际货值）B 打印一份所寄单据目录，附在单据前面，一起快递给客户。寄后发邮件通知发票号、快递运单号、快递公司名称及寄送日期。注意：至少在货物到港日2周前寄送。3）银行交单A、严格在交单期内向议付银行提交。B、交单单据包括a、L/C全部正本； b、L/C要求的单据；c、交单联系单（按要求填写，加盖公章）； d、箱单、提单复印件各一份（银行存档）7、每月末给财务费用清单。空运发货流程一、做发货计划与技术部沟通，核对近期的发货计划。技术部提前一周做发货清单，传真和电邮给客户。二、订舱：提前一周将所发货物的预计箱数、重量及要订何日航班等信息填到订舱委托上，发传真给货代。三、取得送货地址和日期：至少在开航日前5日向货代索要。四、货物准备：与技术部配合，确定货物备妥日期。五、联系送货公司：1）在发货日期前1-2日联系送货公司。2）最好在报关前2日安排发货，最少也要报关前1日。六、报关单据的制作与检验报告的制作：1、报关单据包括：1）箱单：1份，盖中英文长条章；2）发票：1份，盖中英文长条章；3）报关单：1份，盖报关章；4）已备案的核销单：1份，盖2个公章和3个代码章；5）报关委托书：1式3份，各盖2个公章和2个法人代表人名章。注：A、箱单、发票上要注明中英文详细货描，可从所发货中选一种。B、发票、箱单上的所有内容均为打印，不能用手填写。2、检验报告、材质报告：由技术部制作，签字后，放入箱子内。3、随货通行一套单据（箱单、发票）。并将箱单、发票扫描后电邮给客户。七、报关单据、检验报告和唛头的存放：1、报关单据：放入一快递袋，然后用胶带粘在货箱的外侧。必要时用一硬纸板保护。2、检验报告：在封箱前，放入箱内。3、随货通行单据：放入一快递袋中放入箱内。4、唛头：每箱都贴，要仔细核对，以免贴错。八、填写运单（国内）：按送货地址的要求填写运单，注意联系人姓名、电话及地址准确无误。若着急必须第二天报关的，应在运单的递送要求处注明：“请务于次日上午9：00前送到”。九、核实货代收货、报关特别在第二天报关的，应在送货第二天早晨与货代核实是否收到货，是否报关。如不能及时收货，要迅速与送货公司联系。十、最终发货清单的制作与存档、报关单复印件1、最终发货清单的制作在货发后，由监发人（通常为技术部）制作，并签署姓名和发货日期。2、最终发货清单的存档该发货清单复印两份，技术部、进出口部和财务部各存一份。十一、形式发票的制作、空运提单的传真和发货登记1、制作和发送形式发票、空运提单1）依据最终发货清单制作形式发票，特别注意单价要与电子版的“生产任务单”和纸质订单中的单价完全一致。2）将核对无误的形式发票以电子邮件形式发送给客户。3）空运提单：由贷代在开航当日传真过来，把该空运提单连同第2）项中形式发票一起电邮给客户。2、发货登记1）将所发货物的数量、发票号一一登记在电子版的“生产任务单”及纸质原始订单中相应项目里。2）发样品的，在该项目的检验报告栏内注明“等报告”。3）将已发完的项目加上色彩。4）将已发货完的纸质订单转存入“已发货订单”文件夹内。十二、催检验报告经常检查生产任务单，催样品检验报告。检验报告工作流程一、收到样品检验报告1、收到合格检验报告1）翻译和处理：检验报告、图纸、图片上外文内容要翻译准确，处理掉客户信息。2）将国外检验报告转换成公司固定格式打印出来，连同相关图纸复印件及共享图片一并递交技术部，请其负责人签收。如有需报产品交期的，要注意跟踪。3）将检验报告号、“合格”及收到日期等信息登记在“生产任务单”中该样品“检验报告”栏的备注里。4）制作该样品的“模具发票”，盖章，电邮给客户。正本发票快递给客户。5）检验报告及相关图纸存入“Inspection Report”档案中，并在目录上登记。同时在电子版07检验报告目录登记7) 做模具费发票.2、收到不合格检验报告1）翻译和处理：检验报告、图纸、图片上外文内容要翻译准确，处理掉客户信息。2）将国外检验报告转换成公司固定格式打印出来，连同相关图纸复印件及共享图片一并递交技术部，请其负责人签收。3）将检验报告号、“不合格”、收到日期及客户对不合格处的要求等信息登记在“生产任务单”中该样品“检验报告”栏的备注里。4）检验报告及相关图纸存入“Inspection Report”档案中，并在目录上登记。同时在电子版07检验报告目录登记5）把技术部对客户要求所进行的处理意见反馈给客户：或重作样品，或不能做该产品。二、收到大货检验报告1、翻译和处理：检验报告、图纸、图片上外文内容要翻译准确，处理掉客户信息。2、将国外检验报告转换成公司固定格式打印出来，连同相关图纸复印件及共享图片一并递交技术部，请其负责人签收。3、对于不合格者的报告，要请技术部特别注意。必要时与客户做进一步的沟通。4、将“不合格”或“合格”及客户要求等信息登记在“生产任务单”中该样品“检验报告”栏的备注里。5、检验报告及相关图纸存入“Inspec