酒店客房管理应用指南.doc

百威酒店客房管理快 速 入 门 指 南一、 说明：本指南针对用户刚接触软件时的参考资料，主要按顺序对软件的安装，配置，新建基本资料及最基本的使用作介绍，能让你快速的掌握软件的基本操作。本指南只介绍主要的功能及操作方法，要了解详细的介绍，请参见百威酒店客房管理系统操作手册。二、 软件安装：a) 基本要求：i. 硬件：硬件最低要求计算机Intel或兼容机， Pentium 166 MHz 或更高。内存至少64MB，建议256M或更多硬盘空间至少500MB可用空间监视器VGA，至少800*600或更高分辨率定位设备Microsoft 鼠标或兼容设备CD-ROM 驱动器系统安装时需要ii. 软件软件要求操作系统MicroSoft Win9x/Win2x/WinXP系列数据库MicroSoft SQL Server 2000(SP3.0及以上补丁)或更高应用软件如需数据导出，需Office Excel 2000或更高安全相关安装必要的杀毒软件 b) 环境安装：i. 安装操作系统:ii. 安装数据库:iii. 安装安全相关软件:c) 软件安装：i. 酒店客房管理帐套控制台程序安装：首先，找到从经销商处获得的软件程序 “百威酒店客房管理系统帐套控制台.exe”，双击进行安装（如之前已进行过安装，请先到控制面板中的添加/删除程序中卸载，或在安装时选择“修复”安装），设置相应的安装路径即可。ii. 酒店客房管理系统程序安装：找到从经销商处获得的软件程序 “百威酒店客房管理系统.exe”，双击进行安装（如之前已进行过安装，请先到控制面板中的添加/删除程序中卸载，或在安装时选择“修复”安装），设置相应的安装路径即可。iii. 酒店客房管理账套建立：打开 “开始-程序-百威酒店客房管理系统-帐套控制台”，打开帐套控制台，点击菜单中“文件-新建帐套”，输入帐套名称，设置帐套安装位置，确定即可。打开“开始-程序-百威酒店客房管理系统-百威酒店客房管理系统”,在弹出的登录窗口上，用户名选择“1001（系统管理员）”，密码为空，点击确定，进入酒店客房管理系统；如不能进入系统，请根据错误提示检查你的安装过程是否完整；iv. 常见安装问题：1. WinXP：不能安装SQL2000标准版和企业版；2. SQL2000必须安装了SP3及以上的补丁；3. 防火墙可能禁止了程序的运行；4. SQL2000未能正常启动或未设置为开始时自动启动；三、 系统初始化：a) 系统初始化：在初次登录进系统后，系统将弹出【系统初始化向导】窗口，引导你对系统进行必要的设置，你可以根据该向导的顺序一步步的进行相应的配置；除期初录入中的【库存期初录入】、【供应商期初应付款录入】项外，其它的配置项在系统开帐后仍可以进行修改；i. 公司信息： 填写公司单位的基本信息，用户名称在系统注册时获得，此处不能进行修改；ii. 常规设置：设置常用的系统参数，系统均赋予了初始值，应根据实际情况进行修改：1. 项目编码产生规则：指定收费项目自动编码的规则；2. 必须登记宾客证件编号：在开房时，必须进行证件编码的登记，否则不能办理入住业务；iii. 基本资料录入：用于录入基本的资料档案，其中列出的是比较主要的档案资料，具体的信息将在之后的说明中提及； iv. 期初录入：用于录入正式启用前的库存，往来帐期初等信息：1. 库存期初录入：录入在开帐前，产品库存的期初数量，在正式使用的开帐之前，应当产品库存进行盘点，并准确在此进行登记，开帐之后将不能进行修改；2. 库存上下限：设置库存的上下限，用于在产品采购时进行智能补货；3. 供应商期初应付款录入：录入在开帐前，与供应商之间的未结货款金额；v. 开帐处理： 开帐处理后，则标识系统进入正式使用状态，库存期初录入中数库将作为产品的库存；允许进行反开帐，但必须是在未发生业务的状态下；b) 基本档案录入：i. 国籍档案：用于登记宾客的国籍等；ii. 地区档案：记录地区档案；iii. 货商档案：记录与本公司有供应关系的货商档案；iv. 入住事由：宾客开房时登记入住事由；v. 员工档案：建立员工档案，必须为服务技师/业务员建立档案；vi. 项目分类：立对本公司提供的服务和产品的分类，该分类采用多级分类方式，在确定分类时，请根据实际的统计要求新建，以便在后期的统计报表中能更有效的反映你的统计要求；vii. 项目档案：建立本公司提供的服务和产品的档案，并按项目分类进行归类：1. 项目性质：产品：允许采购进货，允许管理库存；有进价成本；一次性消费；服务：不允许采购进货，不管理库存；无成本；物资：用于后勤管理的物品，内部消耗品等，管理库存，但不允许出售；2. 管理库存：是否对库存进行管理，不管理时，不能进行出入库等业务，销售时不扣减库存；3. 技师服务：该项目是否需服务技师，如选择，在销售时需要指定服务技师；4. 房费：指明该项目是否为房费，在相应的房费收取和统计中，均以该标识为准；5. 零售价：当零售价为0时，为不定价项目，在记费时，由操作员手工输入项目的价格进行收费；viii. 楼层档案：建立档层档案，便于对客房进行分楼、分层管理；ix. 客房类型：对客房进行分类，通常分为普通单人间/标准间等，一般情况下，同一类的客房具有相同的价格；1. 房费对应项目：选择房费对应的项目，该项目必须具有房费属性，在夜审时，将自动将房价以该项目写到消费表中；2. 挂牌单价：参考价，暂无实际用途；x. 客房档案：建立客房档案，并对客房档案分类，设定其相应的价格；1. 客房价格：指定客房的实际价格，宾客入住时的房价将在此价格上进行折扣等（项目档案和客房类型中的挂牌价格均为参考价格）；2. 钟点房：指定该房间进否允许按钟点房方式入住，如允许，需指定钟点房价格属性；3. 午休房：指定该房间进否允许按午休房方式入住，如允许，需指定午休房价格属性；4. 附加费：指定该客房需另外收取的附加费，并指明在哪种入住方式下收取，允许设置为一次性（即在入住时记一次费），否则在每次夜审时都记一次费；如项目为不定价项目，则指定的数量为实际需收取的金额；xi. 证件类型：指定允许用于入住登记的证件类型；xii. 支付方式：用于建立常用的支付方式，系统已内置了9种支付方式且不允许对其进行修改，用户可根据实际情况再添加支付方式；1. 多币种支付：指定该支付方式是否支持多币种支付；2. 预付支付：是否允许用于预付款支付；3. 财务支付：是否允许用于与供应商/协议单位等的支付；4. 默认参与结帐：如选中，在结算支付窗口，将自动列出在支付栏窗口内，通常将最常用的支付方式标准该属性；5. 只为正额：标识只允许为正数方式，在结算时，不允许在该栏内将金额录入为负数；xiii. 货币档案：允许用于直接支付的货币；1. 汇率：用于在结算时，与本位币的兑换；需根据市场变化，动态的调整。c) 操作员及权限管理：i. 操作员管理：进入【操作员设置】模块，首先按操作员的分工，建立操作员分组，再建立相应的操作员，操作员必须加入到相应的分组，然后操作员享有该组的权限ii. 权限管理：进入【功能权限】，为每个分组分配适当的权限，保存后，该分组的所有操作员都将享有该组权限。权限是分配到组的，而非每个操作员，因些在新建操作员时一定要加入到合适的组；四、 系统业务使用：a) 业务流程：i. 操作员使用流程：客房管理交班处理；ii. 宾客消费流程：宾客入住客房预订入住登记消费入单换房、续住、夜审扣费等退房结 帐消费完成b) 业务操作说明；i. 客房预订：对客户的客房预订进行登记，记录预定时间，客房号，客房数等信息，并收取其订金。ii. 开台消费：管理所有宾客入住行为的模块，操作员可在该界面完成所有的相应操作：1. 入住登记：宾客来入住时，首选必须办理入住登记，交纳相应的预付款，分配相应的客房，以及确定房价等；会员客房可以刷卡，并享受相应的折扣；协议单位的宾客，将按协议单位的协议获得相应的房价优惠；对于原来已有入住记录的客户，可点击“宾客姓名”列的向下箭头，在弹出的窗口中选择该客户；根据设置，将会打印预付款收据和入住通知单；i. 证件编号：根据证件类型输入相应的编号，可在参数设置中设置是否必须输入；ii. 宾客类型：登记宾客的类型；iii. 入住方式：登记入住方式，正常为普通按天计房价的入住方式，钟点房和午休房均指一次性入住，一般不跨天，房价按钟点房/午休房房价计算；iv. 协议单位：该宾客所属的协议单位，将能享受协议单位的优惠房价，以及允许按协议单位的属性进行欠费等；v. 房价折扣：用于手工修改房价折扣，也可直接在已选客房中直接修改房价；vi. 担保金额：允许对宾客进行金额担保（可由相应的人员，或会员卡余额，信用卡等），担保后，该宾客允许在该担保金额内欠款；vii. 其它宾客：如果需登记多个宾客信息，可点击【其它宾客】进行选择宾客档案或新增宾客档案，一次入住可登记的宾客档案数不限；viii. 登记预付：入住时，允许同时收取预付款；ix. 显示照片：允许对入住时进行照片登记；2. 房价变更：更改已入住的客房的房价，房价将在更改后的第一次夜审时生效；3. 消费入单：对宾客的消费进行登记；4. 续费/续住：收取宾客的预付金，并处理宾客的续住业务；5. 夜审扣费：管理夜审的扣费项目，可以手工增减项目，在夜审时，除扣取房费外，还将扣取该类费（客房的附加费项除一次性以外，都将自动添加到当前模块中，可以对其进行手工调整）；6. 换房处理：更换到新的客房；7. 帐单合并：将多张入住帐单合并成一张帐单；8. 帐单拆分：当帐单中有多个客房时，允许将其中的一些客房拆分成一张新帐单，进行独立结帐；9. 退房：对客房办理退房业务，当一个帐单中的所有客房均办理了退房后，帐单将处理挂帐状态；10. 结帐：办理结帐业务，并对未办理退房的客房，自动进行退房处理；如需结已挂帐的帐单，可在不选中任何客房的情况下，按右键选择结帐退房，或点击工具栏上的结帐，在弹出的窗口中选择帐单；结算时，可根据客户类型，添加合适的支付方式进行结帐；结算后，将根据设置，打印结账单；11. 临时拆房：对房间进行拆分，拆分后，一个客房可变为多个客房，供多个帐单客房入住，结帐后，费用归于原始宾房收入；12. 房态变更：变更当前房态，住净房、住脏房为一组可任意变换，空净房、空脏房、维修房一组可任意变换；13. 撤消预约：对还未进行入住登记的预约记录进行撤消操作；14. 撤消登记：撤消入住登记帐单，要撤消的帐单必须未发生任何费用；15. 撤消退房：对已退房的帐单客房，作撤消退