西软X5版本之预订（x50203）.doc

预订3第一节档案31.1 客户档案主窗口31.2 新建宾客档案31.3 图像资料与相关101.3.1 客户签名及相片的保存101.3.2 客户签名及相片的应用111.3.3 客户档案签单人与挂账单位的关联121.3.3.1 宾客与相关单位的关联设置121.3.3.2 签单人的对应账户操作131.4 档案与预订的关联141.5 客史管理15第二节 散客预订162.1 散客预订基本步骤162.2 房价查询222.3 散客预订主单272.4 常见预订实例282.4.1 VIP预订292.4.2 公司、旅行社、订房中心预订292.4.3 升级处理312.4.4 一个客人预订同类型客房多间、分房312.4.5 一个客人预订不同类型客房多间、不分房322.4.6 一个客人预订不同类型客房多间、分房332.4.7 同住处理332.4.8 自用房372.4.9 免费房382.5 修改预订信息382.5.1 补充信息382.5.2 修改信息392.5.3 预订取消392.5.4 取消恢复392.5.5 候补预订402.6 更换档案40第三节 预订宾客列表423.1 宾客列表主窗口433.2 信息灯443.3 查询48第四节 客房可用资源查询494.1 客房可用与占用494.2 实时房情504.3 Control Panel514.4 客房占用状态图52第五节 团队&会议预订535.1 团队&会议预订基本步骤535.2 团体预订主单555.3 客房预留处理555.3.1 客房预留565.3.2 调整预留数565.3.3 释放纯预留575.4 成员批量处理585.5 定义团体付费635.6 会议室处理645.6.1 新建会议室预订645.6.2 会议室资源调整695.6.3会议室资源查询715.7 散团转化715.7.1 成员出团725.7.2 散客入团73第六节 查询746.1 宾客列表746.1.1 当前宾客列表756.1.2 历史宾客列表756.2 实时房态表766.2.1 实时房态表2766.2.2 实时房态表1776.2.3 实时房态表3796.2.4 实时房态表4816.3 报表826.3.1 特殊要求统计报告826.3.2 报表专家846.4 酒店活动事务846.5 公共信息85预订3第一节档案31.1 客户档案主窗口31.2 新建宾客档案31.3 档案与预订的关联10第二节 散客预订112.1 散客预订基本步骤112.2 房价查询172.3 散客预订主单222.4 常见预订实例232.4.1 VIP预订232.4.2 公司、旅行社、订房中心预订242.4.3 升级处理262.4.4 一个客人预订同类型客房多间、分房262.4.5 一个客人预订不同类型客房多间、不分房272.4.6 一个客人预订不同类型客房多间、分房272.4.7 同住处理282.4.8 自用房322.4.9 免费房332.5 修改预订信息332.5.1 补充信息332.5.2 修改信息332.5.3 预订取消332.5.4 取消恢复342.5.5 候补预订342.6 更换档案35第三节 预订宾客列表373.1 宾客列表主窗口383.2 信息灯393.3 查询43第四节 客房可用资源查询444.1 客房可用与占用444.2 实时房情454.3 Control Panel464.4 客房占用状态图47第五节 团队&会议预订485.1 团队&会议预订基本步骤485.2 团体预订主单505.3 客房预留处理505.3.1 客房预留515.3.2 调整预留数515.3.3 释放纯预留525.4 成员批量处理535.5 定义团体付费575.6 会议室处理585.6.1 新建会议室预订585.6.2 会议室资源调整625.6.3会议室资源查询645.7 散团转化645.7.1 成员出团655.7.2 散客入团66第六节 查询676.1 宾客列表676.1.1 当前宾客列表686.1.2 历史宾客列表686.2 实时房态表696.2.1 实时房态表2696.2.2 实时房态表1706.2.3 实时房态表3726.2.4 实时房态表4746.3 报表756.3.1 特殊要求统计报告756.3.2 报表专家776.4 酒店活动事务776.5 公共信息78预订第一节 档案档案是酒店关于客人、公司、旅行社、订房中心、团队的信息汇总，包括基本信息、住店历史、当前预订、房价折扣等。1.1 客户档案主窗口系统主窗口下，执行预订客户档案，或按CTRL+L，打开客户档案列表窗口，如下图所示。档案分成五大类：宾客、团体&会议、公司、旅行社、订房中心。图组合条件查询窗口输入查询条件，单击确认，显示查询结果，双击某记录，可打开。查询常用条件有：名称、单位名、编号、销售员等。1.2 新建宾客档案 操作步骤（1）、客户档案列表窗口，退出组合条件查询窗口；（2）、单击新建，打开档案类型选择窗口，单击“宾客”，打开档案主单。图（3）、输入客人【本名】，按Tab键或回车，系统自动显示【姓】、【名】、【姓名2】。（4）、使用Tab键、回车或者鼠标移动光标至下一项目，输入信息或者从帮助菜单（下拉单或帮助窗口）中选择相关信息。（5）、基本信息录入完整后，单击存盘，自动生成档案号。图注意：（1）、姓名必须正确输入（外国人的名字请注意大小写），才能保证客户档案的正确匹配，相关单据（如帐单、登记单）的正确显示。（2）、新建档案时，先输【本名】，回车，【姓名2】、【姓】、【名】将自动显示为中文名对应的拼音。 档案信息（1）、主要信息客人主要信息，如上图所示；（2）、附加信息客人附加信息，如下图所示；图（3）、喜好与特要客人的特殊要求、喜好；其中排房要求直接与预订挂钩；图（4）、图像资料与相关人联系人、签单人、负责人签名、照片等资料；图（5）、Guest Info卡及其纪念日；（6）、活动相关用来记录销售员走访客户的情况；图单击增加，打开活动主单窗口，如下图，在此窗口中编辑客户拜访信息。输入【目的】、【开始时间】、【结束时间】等，单击保存即可。图（7）、投诉记录记录客人的投诉情况；（8）、优惠策略房价、餐饮等消费优惠，一般由销售部建立、维护，预订、接待员查询使用。一般用于协议单位档案，包括公司、旅行社和订房中心。图（9）、统计分析客人历史消费统计，统计的时候可以统计综合消费数据，也可以统计明细消费数据；图 系统默认显示综合统计数据，如要查看明细记录，则单击【明细】，单击刷新，即可查看到该档案历史的消费记录。双击某一条消费记录可打开预订主单，查看详细信息；图（10）、预订信息该档案当前的预订、在住、本日退房的记录。图1.3 图像资料与相关1.3.1 客户签名及相片的保存客户档案还具有关联客户签名及照片的的功能，营业点（如：前台、餐饮等）收银员进行账务处理时系统可以显示该客户的签名及照片。操作步骤：（1）、打开客户档案，点选图片资料与相关标签，在窗口右边双击客户签名或客户相片空白框。（2）、系统自动关联到电脑的C盘SYHIS文件夹，然后选取之前保存好的客户签名图片和客户相片（注意：图片必须为bmp格式）。（3）、退出，该档案的图像资料已经关联，系统将根据命名规则自动将图片保存到C:SYHISqdr下的对应文件夹内。1.3.2 客户签名及相片的应用客户档案的签名与相片建立保存以后，在账务处理中就可以应用了。（1）、转账：当账务转帐选择了目标账户，按确定，系统会弹出客户签名与相片让收银人员核对。（2）、在宾客账务处理主单界面，选择其他照片&签名，即可弹出客户签名和相片。便于收银人员核对。1.3.3 客户档案签单人与挂账单位的关联酒店日常业务中经常会需要将指定账务转入应收账户，财务审核人员需要核对签单人身份及权限。因此，将客户档案中的宾客签单人与挂账单位关联以后，将方便各营业点财务收银人员进行核对。1.3.3.1 宾客与相关单位的关联设置操作步骤：（1）、打开指定应收账户，在主界面选择其他签单人/相关。（2）、弹出客户档案相关人编辑窗口，选择【增加】。（3）、在【宾客号】栏目中输入宾客档案号，回车；系统自动查找并调取该宾客档案。如果只有相关其它信息（如该签单人姓名或未建立过档案），则在【宾客号】栏目中按F1键，弹出客户档案查找，进行其它信息查找或新建宾客档案。（4）、关联完成后，可以选择【联系人】【签单人】【负责人】【帐单】勾选项。完毕后选择【存盘】进行保存，如还需增加相关人，按【增加】按钮即可。注意：【签单人】信息原则上只对AR账号有效。1.3.3.2 签单人的对应账户操作进行1个或多个相关人编辑后，应收账户自动将账户分成若干个分账户。以便财务人员挂账时选择目标账户。前台进行转应收帐户的账务处理时，系统自动弹出签单人图像资料窗口，让收银人员选择需要对应转入的分账户，并按【确定签单人】按钮确认，将该笔转帐项目转入指定相关签单人账户下。如无对应相关签单人或统一入相关单位总账户，则选择【无对应签单人】。1.43 档案与预订的关联比较新建预订时，有无档案的区别。 在预订主单下，输入姓名，回车，系统自动与客史档案匹配。如果该客人有客史，系统将自动匹配客史，待操作员确定后，客史信息中与预订单相关的基本信息将自动导入，操作员只需补充或修改即可。图在客户档案查找窗口中，如果匹配到的是曾经住过店的客人，那在此窗口将会显示该客人的证件信息以及喜好等方面的资料。 匹配后，若该客人没有客史，系统将要求新建档案，点击新建后自动打开新建档案窗口，根据输入姓名自动产生【姓】、【名】、【姓名2】，存盘后新建档案完成。1.5 客史管理酒店可能会因为住店客史的不同类别需要控制呈现给不同等级酒店员工不同的信息量。比如VIP客人，普通的前台员工就只能查看姓名，不能查看其它的客史信息。这就需要系统能够根据酒店员工的级别指定不同的客史查看或编辑权限。该功能需在维护系统设置，建议由EDP或有权限级别的主管根据酒店政策设置。第二节 散客预订本系统所指的散客是一般零星客人、长住户（写字间）、散客团体成员等客人的总称。2.1 散客预订基本步骤操作步骤（方法一）：（1）、系统主窗口下，执行预订房价查询，或按CTRL+R，打开房价查询条件输入窗口。图（2）、输入【到达日期】、【天数】、【人数】（指每间房的人数，非总人数）、房数，单击或按F1，打开房类帮助窗口。图（3）、【宾客】处输入客人姓名，回车，系统自动与档案匹配，如下图所示，表示该客人有档案，即是回头客，核对正确后，单击确定。【宾客】处显示该客人姓名，。若该宾客没有档案，则单击新建，新建档案存盘。若有【公司】、【旅行社】、【订房中心】信息，用同样的方式选择。图（4）、假设条件输入完毕，窗口如下图所示。图单击确定，打开如下窗口。单击选中某价格，该价格被黑色覆盖，“房价码”处显示该房价包价等基本信息。图双击该价格或选中价格单击预订，打开如下预订单。由下图可以看到，宾客基本信息（包括【本名】、【姓】、【名】、【姓名2】、【国家】、【V.I.P】、【语种】、【称谓】、【性别】）、【到达】、【离开】、【房价码】、【房类】、【房价】、【包价】等信息都已由房价查询条件输入窗口导入。图注意：系统房价优惠有两种录入方式：实价优惠和百分比优惠。特别值得注意的是，百分比优惠时，【定价】后的第二个空格中输入的是优惠情况，如房价8折，则输入0.2。（5）、核对客人的来源、市场。【市场】、【来源】默认为所选房价码的市场、来源，若有变动，操作员可修改。移动光标至【市场】、【来源】处，结合系统帮助进行选择即可。（6）、确定客人的其他要求：客房布置、客房特征等。（7）、基本信息输入完整后，单击工具栏上的存盘按钮，保存所录信息。保存后，系统自动生成宾客帐号、预订号，预订成功。图（8）、补充档案信息，常见的有补充客人证件信息。预订主单下，单击档案或按CTRL+L打开档案窗口，根据实际情况补充信息。操作步骤（方法二）：（1）、系统主窗口下，执行预订客户档案，打开档案查询窗口。输入客人基本信息，单击确定查询客史档案。（2）、双击打开档案，确认客人信息，查阅房价信息。（3）、确认后，预订信息标签页下，单击散客预订，打开预订单，即可开始预订。其他操作步骤同方法一。图注意：从档案入口，进行预订，系统将自动将档案中的客人基本信息填充到预订单上，避免重复录入。2.2 房价查询业务中，预订员接到预订电话（或其他方式预订），首先应根据客人提供信息，跟客人确认抵离时间、所需房数、房价等基本信息，客人确定要预订之后，再为客人建预订单。房价查询功能专为满足预订员的这种需求设定。系统主窗口下，执行预订房价查询，或CTRL+R，打开房价查询条件输入窗口。图查询条件分1、2、3 三部分，需要说明的项目如下：条件项 目说 明1到达日期客人预计抵店日期，需正确输入，该项关系到可用房类资源数、房价等信息。房类预订房类，不选表示所有房类，单击该项空白处，可打开房类帮助。预计房价预计房价，可以在上下两个输入框中录入预计房价的范围。2宾客对于有档案的客人，可在此输入客人姓名，系统自动与档案匹配，该信息与条件3一起作用价格。若建立预订，该信息将直接带入预订单。公司对于有档案的公司，输入名称，系统自动匹配档案，该信息与条件3一起作用价格。若建立预订，该信息将直接带入预订单。旅行社同公司。订房中心同公司。3价格范围私有针对宾客、公司、旅行社、订房中心的专用房价码。私有+公共条件2中与档案匹配后该宾客、公司、旅行社、订房中心的专用房价码+当前所有客人都能用的公共房价码。所有当前酒店所有有效房价码，除去已关闭的。关闭即已过期不使用的房价码。表输入查询条件，如预计2008/08/02到，房类是QEC，Utstarcom公司，如下图所示。图条件输入完毕，单击确定，打开如下窗口。窗口中部显示当前宾客可使用的房价码、房价及其指定房类可用房数。房型下方的“Avail”表示当前实际可卖房数，“Avail(In.O)”表示包括超额预订在内的可卖房数。单击选中某价格，该价格被黑色覆盖，“房价码”处显示该房价包价等基本信息。图确认要预订后，双击该价格或选中价格单击预订，即可打开预订单处理。功能按钮说明：预订-宾客确认要预订后，单击，打开新建预订单，如下图所示。宾客姓名、公司、抵离时间、房价码、房类、房价信息等在房价查询窗口已输过的信息，将自动导入预订单，提高预订效率。图Walk in -如宾客为Walk in客人，则单击，打开Walk in 预订单，如下图所示。宾客姓名、公司、抵离时间、房价码、房类、房价信息等在房价查询窗口已输过的信息，将自动导入预订单，提高Walk in效率。图注意：通过Walk in入住的客人，在预订单处Walk in的勾自动打上，作为系统统计Walk in的依据。Turnaway -客人询问但未预订的，操作员可记录为Turnaway。单击，打开销售问讯窗口，如下图所示。录入客人基本信息，不预订原因，便于后期的销售统计分析。图选择范围-返回房价查询条件输入窗口。2.3 散客预订主单预订单信息包括主要信息和附加信息，下表列出了这些信息中需要注意、解释的部分。主要信息：项 目说 明国籍&语种选定国籍，语种处自动显示该国家的常用语种。语种也可以修改，选定后系统中该客人各单据的打印默认为该语种。V.I.P选择贵宾等级，不选默认为普通客人，选择等级后，宾客列表将有红色信息灯提示。偏爱房号客人偏爱的房号。排房要求客房固有的属性、特征。操作员可根据客人要求，从帮助中选择，所选项直接影响以后的排房。客房布置需要客房中心处理的客人关于客房布置的要求。特殊要求需要前台特别关注的客人的特殊要求。房价码客人住店能享受的房价代码。选择公司、旅行社或订房中心后，一般系统将自动显示与该公司（旅行社、订房中心）匹配的房价码（必须是档案中已有的），操作员选择房类后，房价将自动显示。保密选择此项后，查询客人信息时有粉色指示灯标识其为保密客人。备注灵活使用的注意事项。表附加信息：项 目说 明销售员销售员信息。若是销售散客（无协议单位），请选择此项信息。该项信息的选择要慎重，直接关系到销售员业绩统计，因此要严格按照实际情况选择。加床正确录入加床数，加床金额，可在系统的加床报表中体现。结帐提示结帐提示信息。该信息在结帐前，系统将自动提示。X5系统中，结帐前能自动提示的信息有：未传达留言、未归还租赁、结帐提示、定义帐户等。网络预订号一般为旅行社或订房中心的预订，此处用于录入对方的预订号。表图2.4 常见预订实例酒店业务中，散客预订的情况多种多样，其中最快速的预订就是先输入几个必要信息，如：姓名、公司/旅行社/订房中心、抵离时间、房类（如果客人是预订到房间的，则同时需要选择房号）等，存盘，生成一帐号，其他信息慢慢补充录入。通常，不同酒店对预订单上的必填项有着不同的要求，操作员要视酒店的具体情况确认。下面我们将以实例的方式，说明如何处理各类预订业务，说明重点是与普通预订的不同之处。2.4.1 VIP预订操作步骤：只需在普通预订步骤基础上，加上下面这一步即可：预订主单下，【VIP】处选择VIP等级。2.4.2 公司、旅行社、订房中心预订操作步骤：（1）、系统主窗口下，执行预订房价查询，或按CTRL+R，打开房价查询条件输入窗口。（2）、输入【到达日期】、选择【房类】。（3）、【公司】处输入公司名称，回车，系统自动与档案匹配，如下图所示，正确选择公司，单击确定，【公司】处显示该公司名称。图（4）、假设条件输入完毕，如下图。 图单击确定，打开Rate Query。单击选中某价格，该价格被黑色覆盖，“房价码”处显示该房价包价等基本信息。图单击预订，打开如下预订单，【公司】、【到达】、【离开】、【房价码】、【房类】、【房价】、【包价】等信息都已由房价查询条件输入窗口导入。 （5）、接下来的步骤请参照预订基本步骤。2.4.3 升级处理饭店业务中有时会出现这样的情况：由于各种原因（一般是酒店方引起的事件），饭店允许客人用普通房类房价享受较高级房类。操作步骤：（1）、预订主单下，单击【从升级】，选择原房类，【房类】处选择升级之后的房类；（2）、【理由】处，选择符合的理由，在定价后的空格处，选择同意人，存盘、退出即可。图2.4.4 一个客人预订同类型客房多间、分房解决本案的方法，一般是在普通的预订基础上进行下面的操作来完成的。操作步骤：（1）、找一个普通预订，打开预订主单。（2）、预订主单中, 【房数】处输入需要的客房数即可。如,输入2，表示客人需要所选房类2间。图（3）、单击分房，弹出综合排房窗口，按客人要求选择房号。图（4）、单击分房，窗口左边自动生成2条分房记录。（5）、退出综合排房窗口，主单下方显示多条有效记录。注意：综合排房窗口下，分房有两种方式：手工、自动。手工分房就是选择所需房号，单击分房按钮；自动分房不需要选择房号，只需直接单击自动按钮，系统将自动自上而下分房。2.4.5 一个客人预订不同类型客房多间、不分房系统中复制功能就是用来解决这类问题。复制功能使用前提是：第一个预订已经存在。操作步骤：（1）、预订宾客列表下，快速查询到目标预订，双击打开主单。（2）、预订主单下，单击工具栏上复制按钮，弹出主单复制窗口。（3）、系统默认复制后预订单的【抵离日期】、【房类】、【房数】、【房价】、【市场】、【来源】等信息与原主单相同。操作员可根据客人实际要求修改这些信息。图注意：【房类】处按F1，可打开帮助，该帮助窗口包含可用房数量；【房数】默认值是1，可以输入2的数字；复制时，系统默认“预订单”、“自动联房”、“相同预订号”。（4）、存盘后，当前预订单下方，显示多条预订记录，复制成功。2.4.6 一个客人预订不同类型客房多间、分房解决本案的方法，一般是在上例的基础上，使用分房功能完成。操作步骤：（1）、找一个上例预订，打开预订主单；（2）、单击分房，弹出综合排房窗口，按客人要求选择房号，单击分房按钮。用同样的方式，给其他记录分房。（3）、退出综合排房窗口，主单下方显示多条记录。注意：不同的记录分房是要先选择记录，再按照记录的房数选择房号进行分房，一条一条记录操作。2.4.7 同住处理同住用于解决一个房间住多个客人的情况（通常这些客人之间相互认识）。这种情况可以分成两类：两个都有预订的客人同住、新增同住客人，分别对应合并现有预订、新预订两个功能。同住流程如下：同住Share输入姓名新建New合并Combine匹配档案选择档案建档案Add查找预订选择目标预订分配房费已有预订无预订无档案有档案 同住新增（有档案）操作步骤：（1）、宾客列表中查找出目标客人预订单，双击打开预订主单；（2）、单击同住，打开同住/共享新增窗口，如下图所示。图（3）、输入新增客人姓名，单击新预订，系统将根据所输姓名与宾客档案匹配。图（4）、假设该客人有档案，则客户档案查找窗口显示查询结果。图（5）、单击选择档案，单击确认，弹出房费分配窗口，如下图所示。房费分配窗口，下列信息是可以修改的，即【人数】、【房价】、【包价】、【主帐】。其中房价指每位客人应付的价格，包价为每位客人对应的含早餐和服务费问题。图 同住新增（无档案）操作步骤：（1）（2）同上。（3）、假设该客人无档案，则查询结果显示为空。客户档案查找窗口，单击新建，可打开Profile窗口，录入客人基本信息，单击存盘，新建档案成功，弹出房费分配窗口。图（4）、同上。 同住合并此功能一般用于出现重复预订的情况。2个需要同住的客人各自做了预订，需要将2个预订合并成同住的关系。操作步骤：（1）、同上。（2）、单击同住，打开同住/共享新增窗口，在【姓名】处，输入新增客人姓名，单击合并现有预订，系统将根据所输姓名查询预订宾客。帐号查询窗口，显示查询结果，如下图所示。图（3）、单击选择目标记录，单击确定，弹出房费分配窗口。（4）、同上。注意：合并时，两个预订中最多只能有一个是房号确定的，且房类、抵离日期等要求一致。注意：同住之后，想修改房价有两种方式：直接在各自预订单上修改；单击同住，修改完后确定即可。2.4.8 自用房自用房操作与一般预订（登记）大体上相同，在房价码选择时选择专门为自用房而设定的房价码，系统会自动的选择对应的市场和来源；如没有为自用房设定房价码，在一般的预订(登记)主单上，【市场】代码选择“自用房”即可。图2.4.9 免费房免费房操作与一般预订（登记）大体上相同，在房价码选择时选择专门为免费房而设定的房价码，系统会自动的选择对应的市场和来源；如没有为免费房设定房价码，在一般的预订(登记)主单上，【市场】代码选择免费房即可。2.5 修改预订信息客人预订后，经常会出现这样的一些业务要求：修改信息、补充信息、取消预订、取消后要求恢复等。2.5.1 补充信息补充信息操作非常简单： （1）、预订主单上有的项目，可以直接在预订单上录入，退出前存盘即可；（2）、预订主单上没有的信息，一般都在档案中，如【证件类型】、【证件号码】等。预订主单下，按CTRL+L，打开档案窗口，录入相关信息，退出前存盘即可。以上操作的熟练程度，取决于操作员对预订单、档案包含信息的掌握程度。2.5.2 修改信息信息的修改操作非常简单，只需在预订单中找到需要修改的项目，直接修改，退出前存盘即可。2.5.3 预订取消操作步骤：（1）、预订宾客列表下，核对列表显示的客人状态是否为预订“R”（若不是，选择预订状态，使其显示预订宾客列表）；（2）、快速查询处，输入房号、姓名或预订号等，回车，显示查询结果；（3）、双击打开目标客人主单，执行状态取消，弹出宾客状态更改窗口。图（4）、选择【原因】，有其他说明的，录入说明，之后单击确认按钮，取消成功。注意：（1）、取消后，宾客状态由RX；（2）、一般取消理由由酒店根据以往经验提供，前台维护系统中设置。取消时，原因是必填项，一般要求操作员根据业务实际录入，保证后期数据分析的准确性。2.5.4 取消恢复取消之后，可以恢复。宾客预订主单下，执行状态恢复，弹出确认窗口，单击确认即可。恢复成功后，宾客状态由XR。2.5.5 候补预订宾客预订主单下，执行状态Wait-list，弹出宾客状态更改窗口，输入客人的联系电话，选择【优先级】、【原因】，单击确认，宾客状态由RW。图注意：候补预订不占房类资源。2.6 更换档案酒店业务中有多种情况下（如，实际住客和预订单上客人不是同一个人时）需要更换客人档案。注意：系统中更换宾客档案有两种操作方法，方法一不在主单上直接修改，而是通过更换宾客档案来操作，另一个方法就是在直接上主单上进行修改。对于这两种方法，系统可以根据客户需要来灵活设置。方法一操作步骤：（1）、预订主单下，执行档案更换宾客档案，打开客户档案查找窗口；图（2）、【姓名】处输入查找客人姓名，单击查询），显示查询结果列表；（3）、核实是否有该客人档案，有，则单击选中，单击确定；无，则单击新建，新建客人档案；（4）、退出客户档案查找窗口后，预订主单下，存盘，更换档案成功。方法二操作步骤：（1）、预订主单下，输入【姓名】，回车，弹出提示信息：“创建或查找新的宾客档案吗？”，是（Y）表示创建或查询宾客档案，否（N）表示修改当前客人档案；图（2）、单击是（Y），系统将自动匹配档案库，若查询结果该客人有档案，则弹出客户档案查找，核对后，选择，单击确定。图（3）、若查询该客人无档案，则点击新建，输入相关信息存盘，完成档案新建后，回到预订主单，再存盘即可。第三节 预订宾客列表酒店实际业务中，操作员经常需要解决这样的一些问题如：客人到总台问讯预订情况、查询朋友住在哪个房间、预订客人到酒店后要求转入住等。解决这些问题都需要查询散客信息，那么如何查询呢？FOXHIS酒店管理系统中，有预订宾客列表、当前宾客列表、历史宾客列表等以供操作者查询。这些宾客列表的使用方法相同，下面以预订宾客列表为例进行说明。 常用打开预订宾客列表的方法：1、 快捷键CTRL+U；2、 执行预订预订信息列表。图3.1 宾客列表主窗口预订宾客列表上方是可以互相切换的标签页，如下图所示，所有预订客人又被细分为这些类型（一般这些标签页可以根据实际需要进行定义）。界面中部显示的是客人的简单信息，内容如下图： 图由上我们可以看到一些特别的标记，下面逐个进行介绍：房价码房价码显示默认为黑色，红色房价码表示房价保密。选择预订主单的“房价保密” ，则宾客列表上显示为房价码红色。将下方滚动条往后拉，可看到信息提示灯信息提示灯总共六盏，依次为：- VIP；- 保密；- 留言；- 联房；- 去向； - 允许所有费用记帐（部分费用允许记帐，空白不允许记帐）。把鼠标指向某一标志灯，系统自动显示相应的含义。最下方，显示的是当前列表的房数、人数等统计信息。3.2 信息灯信息灯的设置请参见下表：名 称颜 色操 作VIP 红色（是贵宾）主单下，VIP项；保密粉红（要求免查询）主单下，保密项；留言蓝色（有留言）主单下，底行，留言；单击留言灯可查阅、处理留言信息；去向深蓝（有去向）主单下，底行，去向；单击去向灯可查阅、处理去向；联房黄色（有联房）主单下，底行，联房；单击联房灯可查阅、处理联房；记帐绿色所有费用都允许记帐；墨绿色部分费用允许记帐；无所有费用都不允许记帐；主单下，底行，允许记帐；单击记帐灯可查阅记帐权限；信息灯列表由上表可以看到，VIP、保密的设置比较简单，下面着重说明如何设置留言、去向、联房、记帐。 留言操作步骤：（1）、宾客主单下，单击底行留言，打开宾客留言窗口，如下图所示。图（2）、单击增加（A），弹出留言窗口。右边摘要部分显示常用语句，双击即可选择。录入生效时间，选择、补充或输入留言内容。图（3）、单击保存（S），宾客留言窗口显示如下。宾客主单下，显示亮色。图（4）、若留言已被传达，单击收到，该记录失效。 去向去向的操作与留言相同，因此不再赘述，着重指出一点不同之处：某段时间有效去向只有一个。 联房操作步骤：（1）、单击联房，打开联房设置窗口，单击增加，打开帐号查询窗口；（2）、输入查询条件，单击检索，显示查询结果，核实正确时，单击确定，弹出提示框：“是否同时更新Package Routing设置？”。Package Routing是指联房的各房间包价共享。（3）、按实际情况选择是否更新，联房成功。图 记帐允许记帐，即客人登记成功后，可签单付费，此时宾客列表中该客人的记帐灯显示亮绿色。设置所有费用都允许记帐：单击允许记帐，打开允许记帐费用窗口，单击“所有费用”前“”，使框内出现“”符号，如下图-1所示。单击确定（O），设置所有费用可以签单成功，记帐灯显示。设置部分费用允许记帐：单击允许记帐，打开允许记帐费用窗口，单击目标费用前“”，使框内出现“”符号，单击确定（O）即可。如设置客房、商务中心传真、商务中心复印允许记帐，单击选择这些费用，如下图-2所示即可，记帐灯显示。 图-1 图-23.3 查询 快速查询操作步骤：（1）、ALT+Z将光标移至输入条件处（或鼠标单击右上角快速查询输入框）；（2）、输入已知信息，可以是客人姓、名、姓名、房号、预订号、帐号等，回车，显示查询结果。图 组合查询用于多个条件组合，查询客人信息，如要查询一个星期内某公司客人的住店情况。宾客列表下，单击右下角组合查询按钮，或按CTRL+SHIFT+Z打开组合查询窗口，根据需要输入多个条件，单击确定，即可显示查询结果。图第四节 客房可用资源查询4.1 客房可用与占用用于查询客房可用与占用资源。系统主窗口下，按CTRL+D，或者执行查询客房可用与占用，打开客房可用与占用窗口。操作者可以通过选择【显示条件】、【时间】、【房类】，关注客房资源。图4.2 实时房情实时房情以汇总方式显示前台关注的，酒店客房的各类统计指标。实时刷新。系统主窗口下，按CTRL+H，或者执行查询实时房情，打开实时房情窗口。要求操作员明确各个指标的含义。图4.3 Control PanelControl Panel是针对整个酒店的统计数据。侧重于显示管理层关注的统计数据，体现酒店的运作情况，帮助管理层掌握酒店的运作。系统主窗口下，按CTRL+P，或者执行查询Control Panel，打开Control Panel窗口。要求了解统计数据。如：出租率、本日到店人数（房数）、本日离店人数（房数）这几个数据结合，可以反映出当天前台的工作量。图4.4 客房占用状态图客房占用状态图是针对整个酒店的直观的数据统计图表。系统主窗口下，执行查询客房占用状态图，或按CTRL+Y打开客房占用状态图窗口。该窗口以柱型图直观了显示了酒店在某一段时期的客房占用状态。图第五节 团队&会议预订一个完整的团队&会议信息包含了两类主单：团体主单与成员主单。团体&会议主单记录了整个团队&会议的总体信息，而成员主单则对应于各成员的具体信息。成员主单界面与散客界面基本一致，散客中的各种操作在成员主单中也可完成。但因同一团队的各成员间有很多共性，为了更快捷地操作，系统为成员处理设计了批量信息输入等。5.1 团队&会议预订基本步骤团队&会议预订的基本步骤可以分成两部分：一、基本信息的录入；二、预留房操作。操作步骤：（1）（4）团队基本信息录入（1）、系统主窗口下，执行预订新建团队预订，或按CTRL+G打开团队预订主单。（2）、【名称】处输入团队名称，确定【国籍】、【语种】。多语种是X5系统的重要特点之一，预订时选择正确的语种，打预订确认单时，系统会默认所选语种。（3）、确定【旅行社】（或【公司】/【订房中心】），此处以旅行社为例。光标移动至【旅行社】处，输入旅行社名称，回车，系统自动匹配旅行社档案，客户档案查找窗口显示符合查询条件的旅行社列表，选中。单击确定，【旅行社】处显示该旅行社名称，【房价码】处显示该旅行社专用协议代码。图（4）、录入【抵离日期】，方法同散客； 录入【成人】、【小孩】等其他信息。基本信息录完后，单击存盘按钮，系统自动生成团队帐号（G9位流水号）、预订号。图预留房操作（5）、单击预留按钮，打开客房预留窗口，选择【房类】、输入【房数】、【人/间】。单击存盘，弹出确认窗口，单击是（Y），某房类预留成功。若需预留其他房类，只需重复上步骤即可。图注意：基础团队预订操作，包括建立团队主单和预留客房两部分。5.2 团体预订主单一个完整的团体主单包含以下内容：主要信息、附加信息、团体付费及记帐情况、预留房信息、团体成员信息等。团体预订主单中主要信息、附加信息的大部分内容和散客预订单一致，下表列出了团体预订主单中需要指出的几个参考项目，操作员只要了解含义即可。项目说明共同点成人团体成员的成人数（不包括陪同、导游）。 根据排房情况，这些值都会自动调整，仅供参考。小孩团体成员的小孩数量。房数团队的房间总数（如果只在房数处输入一数量，而不做预留操作，并不会真正占用房类资源）。房价指团体中各种房类中的最高价格，系统设计了专门的【房价】定义功能。此处的房价将自动根据房价定义情况进行调整。仅供参考。表5.3 客房预留处理客房预留即建立团队占房，是团队&会议业务处理中特有的功能。团队预留房处理包括预留、调整预留数、释放纯预留。5.3.1 客房预留操作步骤：（1）、单击预留按钮，打开客房预留窗口。（2）、系统默认【抵离日期】与团队主单相同，若成员日期有不同的，可调整【抵离日期】。团队中预留房的抵离日期范围不能超出团队主单抵离日期范围。图（3）、选择【房类】，输入【房价】、【房数】。（4）、单击存盘，弹出确认窗口，单击是（Y）预留成功。图 注意：客房预留完成之后，在团队预订主单底行有该预订实际占用房数和人数的记录，此时方真正占用房类资源。5.3.2 调整预留数预留数有增减变化时，需要调整预留数。操作步骤：（1）、团体预订单下，双击下方预留记录；图（2）、打开修改预留窗口。选择【房类】，表示换房类；修改【房数】，调整需要数；也可修改【房价】。单击删除，删除该预留记录；图（3）、单击存盘，退出即可。5.3.3 释放纯预留首先要求操作员明确纯预留的含义。可以从两方面来理解纯预留：（1）、从操作上看，有预留，无分房的，即为纯预留；（2）、从信息上看，团队主单有效记录中有指定【房类】，同时没有产生成员帐号的预留，可以理解为纯预留。释放纯预留操作步骤：团队主单下，按F8或执行客房释放所有纯预留，弹出确认信息提示框，单击是，即可。图5.4 成员批量处理成员主单界面与散客界面基本一致，基本业务操作也基本相同。但团队成员又有其特殊性，同一团队的各成员间有很多共性，为了更快捷地操作，系统为成员处理设计了批量信息输入功能。批量处理功能可以批量处理成员入住、预订取消，批量开关电话、VOD等接口，修改抵离日期等。下面指出批量开关电话等操作的基本步骤：（1）、团体主单下，单击分房，打开综合排房窗口，按客人要求选择房号。图 注意：由于排房只能是针对综合排房窗口左边的某一条记录进行分房。如果有多条记录需要排房，每个记录对房间的要求是一样的，比如需要安排同一个楼层，则可以在“楼层”处选择某一个楼层，单击【查找】，找到目标房间后，将打上勾。此时，系统将固定筛选结果，可以分别对多条记录进行分房。如下图所示：图（2）、单击分房，如预留时每间房人数超过1人，则系统会自动提示是否要按人数拆分：图选择是，则一个房间生成2条成员记录，等同于散客的同住；选择否，则每个房间产生一条记录，人数为2。图注意：综合排房窗口下，分房有两种方式：手工、自动。手工分房就是选择所需房号，单击分房按钮；自动分房不需要选择房号，只需直接单击自动按钮，系统将自动自上而下分房。（3）、退出综合排房窗口，主单下方显示多条记录。图（4）、单击批量处理按钮，打开住店信息批量处理窗口。图（5）、系统默认全选所有成员记录，操作员可以根据工作需要，选择目标记录；注意：选择记录的方式：、利用窗口上全选、反选按钮；、连选：单击选择第一条目标记录，按住SHIFT键，单击最后一条目标记录；间隔多选：单击选择第一条目标记录，按住CTRL键，单击其他目标记录。（6）、选择项目值，单击执行按钮，即可看到批量处理效果。图批量处理还可以进行批量入住、批量预订取消、批量预订恢复（需要把打勾）。如果分房或者拆分时，没有按照人数拆分，则可以选中所有记录，点击“加人”，系统将为每条记录增加一条新的记录。如要批量修改宾客档案，则单击选中【项目】处的宾客档案，则看到可修改的项目变化为宾客档案修改项，可逐个选中成员记录，进行修改，存盘即可。图5.5 定义团体付费团体帐务分为团体主单帐务和成员帐务两部分。这两者之间通过团体付费的设置实现成员费用到团体主单的自动转帐，因此团体付费也可以理解为团体成员（定义帐户）的批量设置。团体付费定义是否正确，直接关系到团队的结帐速度。通常团体付费的定义是由酒店预订员或接待员在预订或登记时完成。操作步骤：（1）、团体主单下，单击“4.团体付费”，弹出选择费用类型窗口；图（2）、费用类型按树型结构显示，单击多选框，选择费用；（3）、单击确定，团体付费定义完成。注意：（1）、团体付费定义前后，请比较成员房间定义帐户的变化。（2）、团体付费只对定义之后的录入的费用起作用，对于定义之前已有的费用，如需要转帐，必须手工处理。5.6 会议室处理系统中，关于会议团的很多概念与旅行团类似，因此预订员在学习过程中，重点是把握会议团与旅行团的不同之处。通常会议室资源的使用，是会议团的特色，其他信息的处理基本与旅行团一致，操作员完全可以参考团队预订处理。综上：预订员在本章节的学习重点是学会如何在系统中占用会议室资源（即会议室预留）。5.6.1 新建会议室预订X5系统中,新建会议室预订有两个入口，下面分别加以说明。操作步骤（方法一）：（1）、执行预订新建会议预订，打开会议团预订单。（2）、【名称】