付款工作流程.doc

付款工作流程 YY-ZD 02 025 02-2005*有限公司制度体系付款工作流程12付款工作流程1.目的为明确公司付款工作中相关人员的职责和权限，规范付款程序，保证各种款项支付的准确性，特制定本流程。2.适用范围本流程适用于公司所有付款工作全过程。3.定义 费用承担部门：本流程是指发生费用的直接受益部门。4.职责4.1 申请人负责提出付款申请及过程的跟进；负责提交完整的付款申请资料。4.2 费用承担部门负责人负责本部门验收确认工作并出具验收报告；负责本部门报价确认工作；负责本部门分摊费用确认工作。4.3 费用承担部门直属经理负责申请费用的成本控制；负责审核付款申请的符合性；负责付款资料的审查。4.4 会计部负责人负责对付款资料进行财务可行性审查；负责审核付款凭证的正确性；负责查验付款资料的规范性、正确性、审批程序的合理性；负责所申请付款与有关资料的符合性。4.5 财务总监负责对付款费用合理性审查。4.6 总经理负责付款项目的审查及成本效益控制；负责对付款的准确性审批。4.7 法人代表或授权人负责支票的签发。4.8 会计部会计负责编制付款凭证；负责相关的账务处理；负责付款资料的存档。4.9 会计部出纳负责申请支票；负责支票申请过程的跟进；负责支付款项。开始5.流程图审核费用承担部门直属经理填写支票会计部出纳会计部会计付款资料编制记账凭证会计部会计Y复核费用承担部门负责人申请付款申请人YNNYN审核财务系统经理审核会计部负责人Y审核财务总监审核财务系统经理N审核财务系统经理NY审批总经理签核支票法人代表或授权人支票盖章会计部负责人付款会计部出纳结束6.流程说明6.1申请付款责任人：申请人1)合同类A.工程项目类合同 A1)部门申请的工程项目，由经办人员依据合同约定，填写付款通知单，并将完整的报价单、合同、验收报告资料一起提交费用承担部门负责人复核。 A2)公司管理层决策的工程项目，由该项目的经办人依据合同约定，填写付款通知单，并将完整的报价单、合同、验收报告资料一起提交费用承担部门负责人复核。B.机器设备类合同 由机器设备经办人填写付款通知单，并将完整的机器设备申购表、生产机器研究委员会审批报告、合同资料一起提交费用承担部门负责人复核。2)固定供货商类 后勤部每月3日前将上月同一供货商的送货单交付会计部，会计部根据固定供货商每月10日前提供的上月对账单核对，核对无误后统计每个供货商的付款金额。3)其他类 除以上两种类别外，经办人员将送货单、发票提交费用承担部门负责人复核。申请付款：付款通知单应注明申请人、结算方式、金额(含税价)、供应商名称、款项用途，如需由会计部转账需提供供应商开户银行、供应商开户行帐号。 付款的金额在5000元，经办人可以申请现金；付款的金额在5000元范围，经办人应申请支票。对一次性付款及首期付款，经办人必须至少在合同约定付款日前七个工作日向会计部申请付款。对申请预付定金款项(特殊情况才以现金支付),经办人必须在付款通知单用途栏写明支付定金，在结算方式处标注现金，并说明收回定金、发票后才可支付支票，整个跟踪过程由经办人负责。另外借款金额在1万元人民币或3000港币时，经办人必须提前通知会计部。合同中期及末期申请付款，应提供验收报告，并应注明标的质量、数量、履行时间、以及是否与合同约定相符等，并交付费用承担部门负责人签名确认。公司管理层决策的工程项目费用按合同审批表费用分摊金额进行分摊，合同审批表要求费用承担部门负责人和费用承担部门直属经理签名，总经理审批确认。6.2 复核责任人：费用承担部门负责人1)接收经办人提交的付款资料；2)对付款资料进行复核：A.费用承担部门负责人是否已验收合格并签名确认； B.机器设备类是否按生产机器研究委员会机器购买审批流程（YY-ZD 06 002 01-2004）进行审批； C.送货单是否有收货人及费用承担部门负责人的签名；D.履行期限是否符合要求。3)分类处理：A.如果复核通过，则签名确认后，由经办人提交费用承担部门直属经理审核；B.如果复核不通过，则将付款资料退还经办人。6.3 审核责任人：费用承担部门直属经理1)接收经办人提交的付款资料： 审核内容： 查验付款通知单填写的规范性、正确性、审批程序的合理性；填写金额是否与约定金额相符； 是否满足约定支付款项的条件。A.如果审核通过，则签名确认后，再由经办人送会计部申请付款。B.如果审核不通过，则将付款资料退还经办人。6.4 编制记账凭证责任人：会计部会计1)接收经办人交付的付款资料，核对付款资料的完整性和正确性。 核对的内容： 付款通知单是否有费用承担部门负责人与费用承担部门直属经理签名。 验收报告是否有费用承担部门负责人签名，对于同一项目涉及2个或2个以上受益部门，要求所有的受益部门负责人在验收报告中签名确认。 付款资料包括合同、报价单、合同审批表、验收报告、FA FORM、送货单、发票。2)根据付款金额编制记账凭证，并将合同、报价单、合同审批表、验收报告、FA FORM、送货单与发票作为附件一同提交会计部负责人审核。6.5 审核责任人：会计部负责人1)接收本部门会计提交的记账凭证与付款资料；2)审核付款资料的完整性与正确性，支票金额与合同金额、付款通知单金额一致性；3)审核记账凭证编制科目、事项与合同一致无误后，在记账凭证中签名确认，并交回会计部会计。6.6 填写支票责任人：会计部出纳1)依据记账凭证填写空白支票，然后将支票、记账凭证、付款通知单、验收报告等相关资料提交财务总监审核。空白支票：应填写收款人名称、支票金额(大小写)、付款人名称、出票人账号、款项用途。6.7 审核责任人：财务总监1)接收会计部出纳提交的支票、记账凭证、付款通知单、验收报告；1)审核记账凭证编制科目、事项与合同一致无误后，在记账凭证中签名确认，由会计部出纳提交总经理审批；2)将审核后的支票、记账凭证、付款通知单、验收报告退回会计部出纳。6.8 审批责任人：总经理1)接收会计部出纳提交的支票、记账凭证、付款通知单、验收报告；2)审批是否通过： A.如果通过，则在付款通知单领导栏签名确认，由总经办将资料退回出纳。 B.如果不通过，则说明原因并由总经办将资料退回会计部出纳。6.9 签核支票责任人：法人代表或授权人1)接收会计部出纳交付的支票、记账凭证、付款通知单等相关资料；2)审核支票填写是否规范正确、金额是否准确；3)确认无误后，在支票上签名并交还会计部出纳。 6.10支票盖章责任人：会计部负责人1)接收法人代表或其授权人交付的已签字的支票； 2)查验无误后，在支票上盖章。6.11 付款责任人：会计部出纳 1)在经办人提出付款申请的七个工作日内办理付款手续； 固定供应商货款一般在每月的24日左右支付。2)通知经办人或收款人领取现金/支票；3)将付款的资料收集后交付总经办存档。7.本流程由财务系统会计部负责解释，自下发之日起执行。8.附件：附件1：财务费用审批单（FA Form） 附件2：合同审批表 附件3：付款通知单 附件4：工程项目验收报告 附件5：机器设备验收报告附件1：财务费用审批单（FA Form）*有限公司财务费用审批单(FA FORM)归档编号：致：财务管理委员会由：*有限公司注：费用申请费用类别：(资本性费用/非资本性费用)*申请原因：金额(大写)(小写)附有报价单(是/否)*如果是，有多少费用承担部门申请部门/公司/其它*，请详细注明最迟批复时间姓名签名日期申请人费用承担部门直属经理深圳财务总监总经理香港财务管理委员会*-如果不适合，请划掉附件2：合同审批表合同审批表经办人： 填写日期：合同对方名称：合 同 金 额： 报批日期：年月日*项目概况：*合 同 标 的：数量：单价：合 同 期 限：由年月日至年月日履行时间：年月日履行方式：费用承担部门分摊原则*分摊金额费用承担部门负责人费用承担部门直属经理会计部意见： 签名： 年 月 日总经理意见：签名： 年 月 日注：带“*”栏可以不填，其他栏为必填项目。附件3：付款通知单付 款 通 知 单申请人： 年 月 日收款人名称结算方式现金/支票/电汇/信汇/其它付款金额(港币/人民币) 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分HKD/RMB用途 费用承担部门(代码： )部门主管 公司领导直属经理会计部： 出纳： 领款人：附件4：工程项目验收报告合同项目名称工程项目验收报告合同总造价人民币： 佰 拾 万 仟