公司活动保障工作单.doc

公司活动保障流程工作单总协调：组 长：副组长：组 员：分项负责人：1. 文稿会务组：2. 文案宣传组：3. 接待联络组：一、前期筹备工作单序号工作内容完成时限责任人1.确定活动议题，明确活动邀请的单位2.会场预订，草拟活动方案3.收集邀请单位的联系方式，发送活动邀请函4.收集与会人员及其行程信息5.酒店房间预订及分配（提前考察房间房况，确认房间设施完好情况）6.车辆预订及司机安排，考察车况，并根据行程提前做好接机工作单7.提前联系做好人员用餐安排（及时向领导请示，提前确认用餐人数、标准；准备酒水、桌位的布置、制订好菜单）8.呈报活动预算（视情办理借款手续）9.下发活动通知（内部），做好保障分工及相关汇报材料收集（通知内应明确各单位上报材料最终时限，具体最终时限以实际活动保障行程安排为准）10.拟写主持人词及领导讲话代拟稿。11.演示材料准备（公司简介、PPT和宣传片等）12.会议设备准备（投影仪、打印机、笔记本电脑、翻页笔、U盘、录音笔、照相机等）13.联系合照拍摄方，确定合影人员数量、名单、座次及引导方案。要有户内和户外两种方案，考虑到下雨情况。座次依照管理级别及单位大小提前排序，并与领导确认。14.协调酒店做好欢迎横幅悬挂和水牌制作，打印桌牌15.协调酒店做好会场布置（音响、投影调试、灯光等），在会议前至少再确认两次，保证无误；无线麦克，保证两块电池；有线座式，保证线头不要被踢掉。16.会务提示手册制作17.礼品准备（收集礼品信息，请示领导进行比选）18.预先草拟活动简报二、保障流程工作单一、接机安排时间：总协调：工作人员：序号工作内容责任人1.根据收集航班信息，提前做好人员乘车安排2.提前调度车辆到指定停车位停放3.协助与会领导提取行李4.与会领导上车后统计人数，发车5.通知领导入住及用餐事项，及活动行程安排6.车辆从机场出发后电话通知酒店对接人员7.酒店接待二、与会领导入住酒店时间：总协调：工作人员：序号工作内容责任人1.将住房安排表、会务手册提前放入房间，并提前检查房间内的设备实施能否正常使用，以及相关用品是否配备到位。2.提前确认房间鲜花、水果及欢迎卡是否到位3.酒店入住引导4.提前确认酒店指引指示牌布置到位5.酒店悬挂欢迎横幅等6.制作电子显示屏“欢迎*”字样7.酒店领导在酒店大堂迎接，并发放房卡三、活动现场保障时间：地点：总协调：工作人员：序号工作内容责任人1.会议材料的准备2.会议议程的拟定，包括会议地点、时间、主持人、议程的确定等3.参会领导的通知及信息统计4.会议现场的布置及会议记录5.会议期间的茶点服务6.提前做好会场房间的通风透气活动现场保障工作单时间段工作内容实施细则完成情况设备材料检查阶段会议设备1.笔记本电脑1. 确认电脑电源已接通，或保证电池已有充足电量；2. 确认电脑桌面无关程序、文档和界面已清理；3. 视情多备一台电脑。2.投影仪安装投影仪，并调试。3.录音笔1. 确认录音笔空间充足；2. 确认录音笔电量充足，必要时加电池或备份电池。4.会议桌牌确认上座领导已打印桌牌，并摆放无误。5.翻页笔确保电量充足。6.话筒1.测试话筒声音，尤其是领导话筒；并在会前3分钟时候再行测试一次。2.保障人员应备用2个话筒，以便出现问题。7.照相机及摄像机确认电源充足，测试效果。会议材料1.会议议程提前打印并摆放2.视频及PPT汇报材料1. 确认演示PPT和视频材料为最新版且已拷入电脑中；2. 确认视频已备份；3. 确认PPT已备份（PPT名称统一）；4. 确认PPT与视频文件已按会议流程进行排序；5. 确认视频、PPT显示无误，且播放内容与会议内容吻合无误。会议现场保障阶段1领导到会情况跟踪提醒会议开始前保障人员查看领导到会情况，未到则及时提醒相关会场保障人员，尽快联系领导参会。2主会场现场监控与服务会议期间，会议保障人员要监控会场整体情况，随时根据会议要求和会场领导需求提供相应保障服务。会议后续业务处理1会议现场材料、物资整理会议结束后，保障人员要及时回收会议材料、桌牌、笔记本电脑等。2工作简报拟写、上报并跟踪审批情况会议保障人员需在会议结束后一天时间内完成工作简报拟写并上报，及时跟踪工作简报审批情况。3工作简报发文工作简报审批结束后要第一时间审核并发机要秘书发文，若领导对会议纪要有其他审批意见，需及时请示综管部领导具体发文事宜。四、合影时间：地点：总协调：工作人员：序号时间工作内容责任人1.完成拍摄场地布置、整理、架子搭建2.摄影架子上贴好背签3.对接会议主持人，会议茶歇时合影安排4.礼仪引导参会人员进入拍摄场地并排好座位5.拍摄合影6.引导参加合影人员退场7.安排冲洗照片、存档及分发给参加合影人员五、宴请时间：地点：总协调：工作人员：序号时间工作内容责任人1.确认车辆到位 （检查车辆情况，确保车辆的安全使用和清洁，保留司机联系电话，与司机沟通好时间、地点等用车的具体事宜）2.将赠送礼品装车3.提醒各位领导做好赴宴准备4.组织登车5.清点人数，发车6.确认车辆到位7.组织参会领导登车8.组织登车9.清点人数，发车（参观规划人员